Забезпечення збереженості архівних документів

Міністерство освіти і науки України

Східноєвропейський національний університет ім. Лесі Українки

Кафедра документознавства і музейної справи

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Індивідуальне науково-дослідне завдання

на тему:

«Забезпечення збереженості архівних документів»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗМІСТ

 

ВСТУП...............................................................................................................3

РОЗДІЛ 1. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ НОРМАТИВНИХ УМОВ ЗБЕРІГАННЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ.................................................................................................5

1.1 Створення оптимальних умов зберігання документів......................5

1.2 Розміщення документів у сховищі.....................................................11

РОЗДІЛ.2 ЗАСТОСУВАННЯ СПЕЦІАЛЬНИХ ЗАСОБІВ ЗБЕРІГАННЯ І ПЕРЕМІЩЕННЯ ДОКУМЕНТІВ .................................................................13 

2.1 Порядок видачі справ зі сховищ.........................................................13

2.2 Перевірка наявності та стану справ....................................................17

РОЗДІЛ.3 ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ФІЗИКО-ХІМІЧНОЇ ЗБЕРЕЖЕНОСТІ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ.................................................................................................21

3.1 Перевірка фізичного стану документів .............................................21

3.2 Фізико-хімічна та технічна обробка архівних документів ..............24 

ВИСНОВКИ.....................................................................................................27

СПИСКИ ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ.................................................28

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

Актуальність теми  дослідження. Архівіст нині - перший, хто має справу з інформацією, створеною в минулому. Він зобов'язаний її відібрати і зберегти. Але архів - це не склад, а наукова установа, яка виконує завдання формування довготривалої соціальної пам'яті суспільства. Державні органи, органи місцевого самоврядування, організації та громадяни, що займаються підприємницькою діяльністю без утворення юридичної особи, зобов'язані забезпечувати збереження архівних документів, в тому числі документів з особового складом, протягом термінів їх зберігання, встановлених  законом. Завданням архівістів залишається збереження документів, що відображають особливості діяльності тих чи інших організацій і підприємств. Такими особливостями можуть бути: унікальність діяльності, новизна продукції, трудові, суспільні традиції, участь у міжнародних та регіональних програмах, робота в експериментальних умовах. Забезпечення збереженості документів - основне завдання державних архівів. Складність вирішення завдання визначена тим, що ніхто і ніколи не створював документи для «вічного» зберігання. При цьому архіви щороку поповнюються новими фондами, а реставраційні можливості залишаються скромними. В основі сучасного підходу до вирішення даної проблеми лежить принцип поступового переходу до диференційованого, виборчого принципу забезпечення збереженості архівних документів, з урахуванням їх цінності, фізичного стану. Диференційований підхід передбачає виділення із загального обсягу документів , що зберігаються в архіві, так званих пріоритетних об'єктів на рівні фондів, частин фондів, окремих документів. Основою для пріоритетного виділення є два критерії: цінність документів і ознаки фізичного стану, що загрожує їх збереженню (низька потенційна довговічність).

Комплекс заходів щодо створення нормативних умов, дотримання нормативних режимів і належної організації зберігання архівних документів, що виключають їх розкрадання та втрату і забезпечують підтримання їх у нормальному фізичному стані, забезпечує збереження архівних документів в архіві.

Нормативні умови зберігання архівних документів забезпечуються:

- будівництвом, реконструкцією і  ремонтом будівель архівів;

- створенням оптимальних (нормативних) протипожежного, охоронного, температурно-вологісного, світлового та санітарно-гігієнічного режимів в будівлі і приміщеннях архіву;

- застосуванням спеціальних засобів  зберігання і переміщення архівних документів.

 Основною метою роботи є дослідження проблеми забезпечення збереженості архівних документів як одного з головних напрямків роботи архівів. Від того наскільки вірно була обрана стратегія зберігання документів, залежать їх фізичний стан і можливості використання в найрізноманітніших цілях.

Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити такі завдання:

1. Розглянути заходи щодо забезпечення  нормативних умов зберігання  документів.

2. Розкрити порядок застосування  спеціальних засобів зберігання  і переміщення архівних документів

3. Дослідити методику забезпечення фізико-хімічної збереженості документів.

 

РОЗДІЛ 1.

ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ НОРМАТИВНИХ УМОВ ЗБЕРІГАННЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ

1. 1 Створення оптимальних  умов зберігання документів

Оптимальні умови зберігання документів забезпечуються: будівництвом, реконструкцією та ремонтом будівель архівів; обладнанням сховищ засобами пожежогасіння, охоронної та протипожежної сигналізації; застосуванням технічних засобів для створення оптимального температурно-вологісного режиму зберігання, проведення санітарно-гігієнічних заходів у приміщеннях сховищ; застосуванням спеціальних засобів зберігання документів (стелажі, шафи, сейфи, коробки, папки тощо). Будинки для державних архівів можуть бути побудовані спеціально або переобладнані з інших приміщень. Вони повинні бути віддалені від промислових підприємств, що забруднюють повітря (агресивні гази, цементний пил і т.п.), від об'єктів і споруд, небезпечних у пожежному відношенні (нафтосховища, бензоколонки, автостоянки, гаражі і т.п.), а також відповідно до вимог будівельних норм і правил. Придатність місця розташування архіву визначається з урахуванням висновків служби пожежної охорони та санепідемстанції про ступінь забрудненості повітря.

Будівництво та реконструкція будівлі архіву проводяться відповідно до нормативно - правових актів, що містять вимоги до об'єктів технічного регулювання і проектної документації, погодженої з відповідним уповноваженим органом виконавчої влади у сфері архівної справи. Будівля архіву являє собою комплекс основних і допоміжних приміщень, призначених для виконання завдань архіву щодо зберігання, оброблення, використання архівних документів і завдань адміністративно-  господарського, технічного, побутового характеру, відповідати вимогам раціонального планування приміщень.

Склад, розташування, обладнання приміщень основного призначення повинні забезпечувати збереженість архівних документів на всіх ділянках роботи з ними, дотримання вимог технології робіт, охорони праці, техніки безпеки і виробничої санітарії, а також раціональне взаємодія підрозділів архіву. Архів забезпечується архівосховищем, читальним залом, робочими кімнатами, приміщеннями для автоматизованої бібліотеки знімних електронних носіїв, серверного і комунікаційного устаткування. Призначені для зберігання архівних документів приміщення в пристосованих будівлях мають бути ізольовані від інших приміщень будівлі. Не допускається розміщення архівних документів у приміщеннях будинку, зайнятого службами громадського харчування, харчовими складами, організаціями, що зберігають пожежонебезпечні та агресивні речовини або застосовують пожежонебезпечні та хімічні технології.

Архівосховища нумеруються арабськими цифрами у валовому порядку і розташовують ізольовано в віддаленні від лабораторних, виробничих, приміщень, пов'язаних з застосуванням (зберіганням) хімічних речовин, продуктів харчування, а електронного архіву - від джерел електромагнітних випромінювань і силових полів.

Сховища рекомендується розташовувати в будівлях вікнами на північну сторону. Природне освітлення допускається тільки з обов'язковим захистом документів від прямого попадання сонячних променів. Допускається розсіяне освітлення із застосуванням на вікнах жалюзі, захисних фільтрів, штор або забарвленого скла. Для штучного освітлення застосовуються лампи розжарювання в закритих плафонах або люмінесцентні лампи з урізаною ультрафіолетовою ділянкою спектру випромінювання.

Зберігання архівних документів здійснюється в темряві. Захист документів від дії світла забезпечується зберіганням документів в коробках, папках і палітурках, застосуванням на вікнах світлонепроникних і світлорозсіювальних штор і т. п. Документи на електронних носіях зберігаються в умовах, що виключають пряме попадання світла, і підлягають додатковому захисті від агресивних домішок у повітряному середовищі (сірчистого газу, сірководню, парів ртуті, оксидів азоту, аміаку), електромагнітно-іонізаційного (радіаційного) впливу.

Захист архівних документів від руйнівної дії природного і штучного світла здійснюється у всіх приміщеннях архіву при будь-яких видах роботи з архівними документами.

Архівосховища забезпечуються сучасними засобами пожежогасіння, охоронної та пожежної сигналізацією. Загальні і поверхові рубильники розташовуються поза архівосховищ. Будівлі архівів обладнуються протипожежним водопостачанням, вуглекислотними вогнегасниками, охоронно-пожежною сигналізацією.

Не допускається розміщення архівосховищ у підвальних, напівпідвальних та цокольних приміщеннях. Через архівосховища не повинні проходити газові, водопровідні та каналізаційні трубопроводи.

 Охоронний режим архіву забезпечується комплексом заходів щодо забезпечення інженерно-технічної укріпленості, обладнання будівлі (приміщення) архіву засобами охоронної сигналізації, організації посту (ів) охорони, опечатування приміщень, дотримання всередині об'єктового та пропускного режимів, зберігання ключів від службових приміщень.

Обов'язковому оснащенню засобами охоронної сигналізації та опечатування підлягають архівосховища та приміщення, в яких постійно чи тимчасово зберігаються архівні документи, а також матеріальні цінності, аварійні та запасні виходи з будівлі архіву, основний вхід за відсутності цілодобового поста охорони.

Архівосховища і інші приміщення, де постійно або тимчасово зберігаються архівні документи, обладнуються дверима з підвищеною технічною укріпленістю проти можливого злому, оснащеними замками підвищеної секретності.

Винос з архіву архівних документів, матеріальних цінностей та книг науково-довідкової бібліотеки, а також науково-довідкового апарату дозволяється тільки за спеціальними перепустками, що видаються у встановленому порядку.

Зберігання документів здійснюється в умовах, що забезпечують нормативні параметри світлового, температурно-вологісного та санітарно-гігієнічного режимів.

У архівосховищах, обладнаних системами кондиціювання повітря, підтримується наступний оптимальний температурно-вологісний режим для зберігання документів на:

1) паперових носіях - температура +17 - +19 С, відносна вологість повітря 50-55 відсотків;

2) чорно-білих плівкових носіях - температура +15 С, відносна вологість повітря 40-55 відсотків;

3) кольорових плівкових носіях - температура +2 - +5 С, відносна вологість повітря 40-55 відсотків;

4) електронних носіях - температура +15 - +25 С, відносна вологість повітря 40-60 відсотків.

У архівосховищах з нерегульованим кліматом здійснюються раціональне опалення, провітрювання будівлі і зволоження (осушення) повітря. Різкі коливання (сезонні і протягом однієї доби) температури і відносної вологості повітря не допускаються.

Температурно-вологісний режим контролюється шляхом регулярного вимірювання температури і відносної вологості кімнатного і зовнішнього повітря в один і той же час: в кондиціонованих приміщеннях - не рідше 1 разу на тиждень; в архівосховищах з нерегульованим кліматом - 2 рази на тиждень; при порушеннях режиму - 1 раз на добу.

Контрольно-вимірювальні прилади температурно-вологісного режиму (термометри, психрометри, гігрометри) розміщуються на віддалі від опалювальних та вентиляційних систем. Показання контрольно-вимірювальних приладів фіксуються у спеціальних реєстраційних журналах, в яких також відображаються перевірка правильності показань приладів і заходи, прийняті щодо нормалізації температурно-вологісного режиму у випадках його порушення.

Приміщення сховищ повинні підтримуватися в зразковому порядку і чистоті, що виключають можливість появи цвілі, комах, гризунів та накопичення пилу. У архівосховище забезпечується вільна циркуляція повітря, виключно утворення непровітрюваних зон сталого мікроклімату. Не допускається розміщення архівних документів на підлозі, підвіконнях.

Основними засобами зберігання документів є стаціонарні або пересувні металеві стелажі, дерев'яні стелажі, оброблені вогнезахисними засобами. В якості допоміжного або спеціального обладнання можуть використовуватися металеві шафи, сейфи, шафи-стелажі, а також стаціонарні відсіки-бокси з металевими перегородками і полицями.

Кінодокументи, рулонні мікрофільми зберігаються у горизонтальному положенні в металевих або пластикових коробках на стелажах типу "ялинка" або на стаціонарних стелажах. Кінодокументи на негорючій триацетатній основі зберігаються в нещільно закритих металевих або пластикових з отворами коробках для запобігання скупчування всередині коробки парів оцтової кислоти, що виділяються основою кіноплівки. Відеодокументи зберігаються у вертикальному положенні в заводській упаковці.

Не допускається зберігання архівних документів на носіях з магнітним робочим шаром на феромагнітних металевих стелажах; сталеві стелажі можуть бути використані у виняткових випадках, тільки за умови розмагнічування і замикання контурів стелажа (з'єднання металевих частин стелажа електропроводів та їх ефективне заземлення).

Кожна одиниця зберігання аудіовізуального або електронного документа вкладається в негерметичну індивідуальну упаковку. При цьому повинно бути виключено вільне переміщення архівного документа всередині упаковки.

Архівні документи на паперовій основі розміщуються на стелажах, у металевих шафах горизонтально або вертикально в коробках або інших первинних засобах зберігання (папках, футлярах і т.п.). Не допускається розміщення документів на підлозі, підвіконнях, сходових майданчиках або в не розібраних стосах. Засоби зберігання встановлюються перпендикулярно до стін з віконними прорізами. Не допускається їх розміщення впритул до зовнішніх стін будинку і джерел тепла.