Забезпечення збереженості архівних документів

Розстановка засобів зберігання здійснюється у відповідності з наступними нормами: відстань між їх рядами - 120см; засобами зберігання - 75см; зовнішньою стіною будівлі та паралельними їй засобами зберігання - 75см; стіною і торцем засобів зберігання - 45см; підлогою та нижньою полицею засобів зберігання - 15 см.

 

1.2 Розміщення документів у сховищі

Розміщення документів у сховищах повинно бути раціональним. Документи повинні розміщуватися відповідно до облікових документів в порядку, що забезпечує їх оперативний пошук.

Для оперативного пошуку документів в архіві створюється науково-довідковий апарат до документів архіву:

- описи справ і номенклатури справ;

- предметні, предметно-тематичні картотеки;

- картотеки по особовому складу;

- покажчики;

- історичні довідки;

- огляди документів.

Документи постійного зберігання розміщуються окремо від документів довгострокового (понад 10 років) зберігання та документів з особового складу. Порядок розміщення фондів в архіві визначається планом (схемою) їх розміщення. Схема передбачає розподіл комплексів фондів по сховищах із зазначенням (при необхідності) номерів фондів по кожному стелажу сховища.

В одному архівосховищі можуть розміщуватися архівні документи різного виду, але потребують однакових режимів зберігання (наприклад, архівні документи на магнітних стрічках і дискових носіях з магнітним шаром; архівні документи на кіноплівці і мікрофільми та ін.)

Всі приміщення архіву (будівлі, корпуси, поверхи, яруси, кімнати), а також стелажі, шафи та полиці нумеруються. Засоби зберігання нумеруються самостійно зліва направо від входу в архівосховище, їх полки - зверху вниз зліва направо.

З метою закріплення місця зберігання і пошуку документів у сховище складаються пофондові і постелажні топографічні покажчики. Вони складаються на картках. Картка пофондового топографічного покажчика складається окремо на кожен фонд, ці картки розташовуються в порядку номерів архівних фондів . На ній вказується назва фонду, номер фонду, корпус, поверх (ярус), архівосховище, кімната, опис №, справ з № по №, стелаж №, шафа №, полиця №, примітки.  Картки постелажного топографічного покажчика заводяться на кожен стелаж і розташовуються по порядку номерів стелажів в межах окремого приміщення. Один примірник топографічних покажчиків зберігається у працівника (ів), відповідального (их) за облік документів архіву, другий - у архівосховищі.

Ведення топографічних покажчиків може здійснюватися на паперовому носії або в автоматизованому режимі відповідно до встановлених реквізитів. Зміни в розміщенні документів своєчасно відбиваються у всіх примірниках, а також у схемі розміщення фондів.

 

РОЗДІЛ.2

ЗАСТОСУВАННЯ СПЕЦІАЛЬНИХ ЗАСОБІВ ЗБЕРІГАННЯ І ПЕРЕМІЩЕННЯ ДОКУМЕНТІВ  
2. 1 Порядок видачі справ зі сховищ

Справи видаються зі сховищ:

- для використання (користувачам в читальний зал, співробітникам архіву в робочі приміщення, установам і організаціям у тимчасове зберігання);

- для проведення архівних робіт з документами.

Справи, що містять особливо цінні документи, для використання зі сховищ НЕ видаються, замість них видаються копії. Видача справ зі сховищ і прийом їх назад виробляються зберігачем фондів. Архівні документи видаються з архівосховища на термін: до одного місяця - користувачам в читальний зал і працівникам архіву (крім особливо цінних документів, які видаються на строк не більше двох тижнів); до трьох місяців - фондоутворювачам; до шести місяців - судовим, правоохоронним та іншим уповноваженим органам.

Видача архівних документів з архівосховища для експонування здійснюється на строк, визначений договором про проведення виставки.

Видача справ зі сховищ оформляється відповідними документами і реєструється в особливих книгах. Видачу архівних документів з архівосховища і прийом їх назад, у тому числі перевірку наявності та стану архівних документів перед видачею їх з архівосховища і при поверненні, виробляє працівник архівосховища.  Перевірку наявності та стану архівних документів, що повертаються користувачами в читальному залі, здійснює працівник читального залу.

Обов'язковій поаркушній перевірці наявності та стану перед видачею архівних документів з архівосховища і при їх поверненні підлягають: унікальні документи та особливо цінні документи; архівні документи, що мають в оформленні або додатку до них дорогоцінні камені і метали; несброшуровані архівні документи; справи, які раніше не видавалися з архівосховища і не мають аркушів-засвідчувачів; справи, що містять автографи, графічні документи, поштові та гербові знаки, листівки, конверти з адресами, марками, та інші архівні документи, потенційно представляють інтерес для колекціонерів.

Склад інших справ, що підлягають поаркушній перевірці, визначається керівництвом архіву на основі рішення експертно-методичної комісії.

Архівні документи, що видаються з архівосховища, повинні мати архівний шифр, пронумеровані листи, лист-засвідчувач і лист використання документів.

Підготовка архівних документів до видачі з архівосховища включає: звірення архівного шифру та заголовків (анотацій) з описом (книгою обліку і описи) справ, документів; перевірку архівних справ - у встановлених випадках.

Звірка архівного шифру архівних документів з описом (книгою обліку і описів) справ і документів передбачає перевірку правильності оформлення обкладинки та титульного аркуша справи, первинного засобу зберігання аудіовізуального, електронного документа, правильності складання заголовка і шифру одиниці зберігання. За наявності великих виправлень обкладинка і титульний лист замінюються зі збереженням при необхідності старої обкладинки.

При підготовці до видачі з архівосховища окремих архівних документів, вилучених зі справ, на зворотному боці кожного аркуша поза текстом архівного документа проставляється штамп з архівним шифром.

З метою контролю за збереженням архівних документів підрозділ, відповідальний за зберігання архівних документів, проводить перевірки збереження виданих з архівосховища архівних документів. Перевірки проводяться в плановому порядку або в міру потреби за погодженням з керівництвом архіву.

При поверненні архівних документів у архівосховище здійснюється п перевірка їх фізичного стану в установленому порядку. У книзі видачі архівних документів робиться відмітка про повернення архівних документів у присутності повернення їх працівників архіву або фондоутворювача. Якщо виявлені ушкодження повертаються до архівних документів, складається акт у довільній формі, який підписується працівником архівосховища та особою, що повертає архівні документи, та подається на розгляд керівництва архіву.

При транспортуванні архівних документів на будь-які відстані дотримуються заходи з охорони і захисту їх від впливу шкідливих факторів навколишнього середовища шляхом застосування спеціальних видів упаковок, що забезпечують захист архівних документів від опадів, світла, механічних пошкоджень.

Транспортування архівних документів здійснюється при їх щільному укладанню, яка виключає можливість переміщення архівних документів всередині упаковки, ударів і різних струсів, при цьому фотофонодокументи упаковуються у вертикальному положенні в коробки жорсткої конструкції відповідного розміру, загорнуті у вологонепроникну тканину. Інші аудіовізуальні та електронні документи, графічні та великоформатні справи і документи переміщуються тільки в упаковці, в якій вони зберігаються, або в спеціально призначених для їх переміщення засобах.

Для переміщення архівних документів всередині архіву використовуються пересувні візки та інші засоби транспортування.

Внутрішньоміські перевезення архівних документів виробляються в закритих автомашинах при обов'язковому супроводі працівника архіву. Транспортування архівних документів на далекі відстані проводиться в упакованому вигляді в закритому транспортному засобі відповідно до правил перевезення цінних вантажів, встановленими для відповідного виду транспорту.

 

2. 2 Перевірка наявності  та стану справ

Мета перевірки наявності та стану справ в архівах - встановити відповідність фактичної наявності справ описовим статтями і підсумковим записам у описах; виявити пошкоджені справи, що містять документи з текстами, що вимагають реставрації, палітурки, дезінфекції, перевороту на іншу сторону і тому подібне. Перевірки наявності та стану архівних документів проводяться в плановому порядку, а також одноразово (позачергові).

У державному архіві, музеї, бібліотеці, архіві Російської академії наук планова циклічна перевірка наявності та стану проводиться :

- унікальних документів - щорічно;

- особливо цінних документів  на паперовій основі - один раз  на 10 років (у державній бібліотеці - один раз на 5 років);

- аудіовізуальних та електронних документів - один раз на 5 років;

- кінодокументів на нітрооснові - один раз на 2 роки.

Циклічність перевірки наявності інших архівних документів визначається на підставі рішення експертно-методичної комісії (або іншого дорадчого органу) архіву в залежності від інтенсивності використання і стану обліку архівних документів, але не менше одного разу на 25 років (у державній бібліотеці - один раз на 15 років).

У муніципальному архіві, музеї, бібліотеці, планова циклічна перевірка наявності архівних документів проводиться 1 раз на 10 років.

У разі стихійних лих, масових переміщень та інших обставин, за час яких можуть бути втрачені документи, проводяться позачергові одноразові перевірки наявності та стану всіх фондів архіву або окремих комплексів матеріалів. Перевірку наявності та стану справ проводить група співробітників у кількості не менше 2 осіб. До початку роботи встановлюється повнота облікових документів, облікові документи ретельно вивіряються, тобто встановлюється, чи правильно відображені в підсумкових записах фактично значаться за описом номери справ. Перевірка проводиться шляхом звіряння фактичної наявності справ до опису. При цьому звіряється номер справи, індекс справи, заголовок, крайні дати документів справи, кількість аркушів, зазначених в опису, з описом справи на його обкладинці. Фізичний стан визначається шляхом візуального огляду справи. Всі виявлені в ході перевірки недоліки (відсутність справ, технічні помилки в підрахунку, помилки в описі, фізичні ушкодження) вносяться в лист перевірки наявності та стану справ. Лист перевірки заповнюється безпосередньо в ході перевірки на кожну описі окремо, листи перевірки нумеруються по порядку номерів і підписуються виконавцем.

При перевірці наявності та стану справ необхідно: зберігати порядок розташування справ на стелажах, в коробках, папках; підкладати на свої місця, виявлені під час перевірки, неправильно підкладені справи інших фондів; вилучати справи, не внесені в опис; повідомляти завідувачем архівосховищах про справи, заражених біологічними шкідниками, для негайної їх ізоляції. Справи, не внесені до опису, поміщаються в кінець фонду. Внесення в опис неврахованих справ у ході перевірки забороняється. По закінченні перевірки наявності та стану справ у кінці опису проставляється штамп «перевірено», дата, посада і підпис. На підставі підсумкових записів в листах (листі) перевірки складається акт перевірки наявності та стану справ, в якому вказується номер, назва та категорія фонду, дата перевірки, а також сумарні дані за підсумками перевірки: кількість справ, значаться по описам, кількість справ, що не опинилися в наявності, кількість літерних номерів, не зазначених в опису, пропущених номерів, а також кількість справ, що опинилися в наявності. В акті вказується також кількості справ, що вимагають підшивки, дезинфекції та дезинсекції, реставрації, відновлення запущених текстів . Одночасно з актом перевірки можуть складатися у разі потреби довідки про технічні помилках при підрахунках, акти виявлення неврахованих справ, акти по невиправному пошкодженні справ та ін.

Якщо в ході перевірки не було виявлено порушень в умовах зберігання документів фонду, то матеріали перевірки підшиваються в справу фонду, а дані про справи, що вимагають проведення дезинфекції, реставрації, передаються в лабораторію мікрофотокопіювання та реставрації документів. Можливі випадки, коли в ході перевірки наявності виявляється відсутність справ. Це свідчить про порушеннях збереження документів і потребує вжиття невідкладних заходів. У цьому випадку архів повинен почати роботу з розшуку справ протягом одного року з моменту завершення перевірки.

 У ході розшуку необхідно :

- вивчити облікові документи  з видачі справ зі сховища;

- перевірити правильність підсумкового запису в описі, по якому числяться невиявлені справи, так як могли бути допущені технічні помилки в порядковій нумерації справ, а при складанні підсумкових записів пропущені і літерні номери не були враховані;

- проаналізувати заголовки невиявлених  справ в описах справ, що дозволить  виявити справи, включені в опис двічі або включені в інший опис даної організації, але під іншим номером;

- вивчити старі описи на справи, які зазнали раніше науково-технічної обробки, звірити їх з описом, за яким проводилася перевірка;