Забезпечення збереженості архівних документів

- організувати розшук не виявлених  при перевірці справ у відповідних організаціях, в діяльності яких утворилися невиявлені справи, попередньо вивчивши їх описи;

- перевірити акти прийому-передачі  справ в архів з організацій;

- вивчити акти про виділення  справ і документів до знищення, акти видачі справ у тимчасове користування.

 На справи, знайдені в ході  розшуку, складається довідка, яка  підписується керівником архіву. У довідці обов'язково вказується  місце виявлення справ, що значаться  невиявленими (було видано у тимчасове  користування без складання відповідного документа, знайдені в організації, об'єднані з іншими справами і т.д.). Знайдені справи підкладаються на місце. У картці обліку невиявлених справ робиться запис "знайдено" із зазначенням дати і номера довідки. Картка вилучається з картотеки невиявлених справ, переставляється за картотеку і зберігається до відпадання потреби.

На справи, відсутність яких є обгрунтованною, складається довідка про результати розшуку зі посиланням на документи, що підтверджують причини їх відсутності (передані на постійне зберігання, виділені до знищення, але не були своєчасно зняті з обліку і т.д.). На відсутні документи, шляхи розшуку яких вичерпано, складаються акт про не виявлення справ і докладна довідка про проведення робіт з розшуку. Перевірка наявності та стану справ вважається завершеною після внесення змін в облікові документи .

 

РОЗДІЛ.3

ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ФІЗИКО-ХІМІЧНОЇ ЗБЕРЕЖЕНОСТІ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ

 

3. 1 Перевірка фізичного  стану документів  

Перевірка фізичного стану документів проводиться для з'ясування загальної картини стану фондів архіву та виявлення документів з конкретними ушкодженнями, які потребують строкової або планової спеціальної обробки. В ідеальних умовах організація робіт з перевірки фізичного стану та виявлення пошкоджених документів має бути підпорядкована завданню послідовного, розрахованого на перспективу формування банку даних про фізичний стан документів.

В основі експертизи фізичного стану також лежить диференційований підхід. Пріоритетними можуть бути такі фонди: що містять унікальні та особливо цінні документи, зазнали екстремального впливу (високих температур при пожежі, води, піни при гасінні пожежі і т. д.), I і II категорій, які мають найбільший попит у дослідників і співробітників архіву, містять документи екстремальних періодів вітчизняного діловодства (Перша світова війна, Велика Вітчизняна війна і т.д.)

Перевірка фізичного стану документів завжди проводиться шляхом полистного перегляду справ. Це трудомістка робота, яку потрібно планувати на роки вперед, контролювати і аналізувати її хід, забезпечувати обов'язкове навчання співробітників (експертів) і наступність у їх роботі.

Проводити оцінку фізичного стану великих масивів документів можна трьома способами:

1) суцільна перевірка всіх об'єктів  досліджуваного масиву (наприклад, всіх документів фонду). Перевага методу - дає повну інформацію про стан усіх документів фонду. Недолік - великі часові витрати;

2) вибірковий спосіб, коли з усього  обсягу масиву вибирають лише  невелику частину (випадкова мала  вибірка) і по ній судять про стан усього масиву (фонду). Досить 2% вибірки від усього масиву для висновку про стан масиву в цілому. Перевага - часові витрати значно менші, ніж при суцільній вибірці. Недолік - дає усереднену інформацію про стан всього масиву без конкретної оцінки стану документів, що не потрапили у вибірку;

3) попутне виявлення документів з дефектами паперу і тексту всіма співробітниками архіву в ході виконання ними службових обов'язків (якщо їх обов'язки пов'язані з полистним переглядом справ). У такому випадку переважає кодування фізичного стану документів співробітниками одного відділу - відділу забезпечення схоронності документів. Перевага - найменші тимчасові витрати. Недолік - результати виявлення документів з дефектами в численних фондах не дає можливості зробити висновки про фізичний стан кожного окремого архівного фонду, звести результати в статистичні таблиці.

Фізичний стан документів оцінюють за відсутності або наявності типових дефектів паперу або текстів. Наявність та вид дефекту паперу і тексту визначається візуально при перегляді кожного окремого документа. При цьому необхідно звертати увагу на «вік» документа (рік його створення), що допомагає судити про природу паперу і тексту. При оцінці тексту звертають увагу на спосіб його нанесення, колір тексту, на локальний або загальний по всьому листу характер ушкодження.

Перевірка і оцінка фізичного стану документів пов'язана з виявленням якісних ознак (ступінь згасання, колір, спосіб написання тексту, міцність паперу і т. п.), а НЕ кількісних показників (вага, довжина, число і т. п.) Це визначає деяку суб'єктивність оцінок експерта. Тому особливої важливості набуває підготовленість експерта. Він повинен відпрацювати техніку експертизи на моделях. Експерт не повинен пропускати дефекти, навіть якщо вони однотипні. Облік фізичного та технічного стану архівних документів на паперовій основі здійснюється в: аркуші-засвідчувачі; аркуші та акті перевірки наявності та стану архівних документів; картці обліку архівних документів з ушкодженнями носія; картці обліку архівних документів з ушкодженнями тексту; картотеці (книзі) обліку фізичного стану архівних документів.

Облік фізичного та технічного стану аудіовізуальних документів здійснюється: в картці обліку технічного стану кінодокумента; картці обліку технічного стану фотодокументів; картці обліку технічного стану фонодокументів; картці обліку технічного стану відеодокументів.

Облік фізичного та технічного стану архівних документів може здійснюватися на паперовому носії або в автоматизованому режимі відповідно до встановлених реквізитами контрольно-облікових документів.

 

3. 2 Фізико-хімічна  та технічна обробка архівних  документів  

Фізико-хімічна та технічна обробка архівних документів проводиться з метою: усунення причин прискореного старіння і руйнування архівних документів; відновлення їх властивостей, технічних характеристик, довговічності; відтворення документної інформації на більш стійких носіях.

Основними видами цієї обробки архівних документів на паперовій основі є:

- дезинфекція, дезинсекція, дератизація архівосховищ як сукупність заходів Біопрофілактика, біозахист та знищення біологічних шкідників у архівосховищах і на архівних документах;

- реставрація (реставраційно-консерваційна обробка), як комплекс робіт і технологічних операцій з відновлення властивостей і довговічності оригіналів архівних документів;

- відтворення архівних документів  з метою створення страхового  фонду копій унікальних документів і особливо цінних документів і фонду користування; фотореставрація архівних документів із згаслим і слабоконтрастним текстом; заміна оригіналів з недовговічними або зруйнованими носіями копіями для збереження документної інформації та ін;

- обезпилювання архівних документів;

- обробка архівних документів в режимі аварійно-рятувальних робіт, в тому числі з застосуванням засобів і способів сушіння, дезинфекції, дезинсекції, заморожування, реставрації, відтворення, дезактивації та інших видів цільової обробки.

Аудіовізуальні і електронні документи залежно від фізичної природи носія піддаються наступним реставраційним і консерваційно-профілактичних робіт:

а) архівні документи на магнітній стрічці:

- очищенню поверхні від пилу  і частинок бруду на спеціальному очисному обладнанні;

- заміні пересохлих і покороблених  склеювань;

- оформленню рулонів магнітної  стрічки захисної магнітною стрічкою  з двох сторін по 2-2,5 м;

- перемотуванню з метою зняття  внутрішніх напружень у рулонах  магнітних стрічок, що виникли через перепади температури і вологості при зберіганні і транспортуванні архівних документів;

б) архівні документи на дискових носіях: знепилюванню; протирання антистатиком;

в) кінофотодокументи, мікрофільми та фонограми до кінофільмів:

- знепилюванню;

- видаленню воскових, жирових та  інших забруднень;

- зміцненню склеювань ;

- ремонту перфорації;

- ремонту пошкоджених полів  кадрів.

Роботи з фізико-хімічної та технічної обробки архівних документів поділяються на планові та позапланові.

Планова обробка архівних документів проводиться за результатами перевірки їх стану в порядку черговості, встановленої в архіві з урахуванням належності їх до різних ціннісних груп, особливостей фізичного стану архівних документів різних видів і можливостей архіву. Пріоритет віддається унікальним документам і особливо цінним документам.

До позаплановим відносяться роботи, що виконуються в аварійно-рятувальних ситуаціях, пов'язаних з локальним або масовим ураженням архівних документів вогнем, водою, хімічними або радіоактивними речовинами. Термінові заходи по виділенню, ізоляції, санітарного оброблення архівних документів та місць їх зберігання робляться також при ураженні архівних документів біологічними шкідниками.

Номенклатура, порядок проведення та технологія робіт з фізико-хімічної та технічної обробки архівних документів визначаються галузевими нормативними та методичними документами.

 

ВИСНОВКИ

Мета дослідження досягнута шляхом реалізації поставлених завдань.У результаті проведеного дослідження можна зробити ряд висновків:

Для забезпечення збереження документів в архіві повинні здійснюватись:

- комплекс заходів з організації  зберігання, що передбачає створення  матеріально-технічної бази зберігання  документів (будівля та приміщення  сховищ, засоби зберігання документів, засоби охорони і безпеки зберігання, кошти кліматичного контролю, засоби копіювання і відновлення пошкоджених документів тощо);

- комплекс заходів з створення і дотримання нормативних умов зберігання документів (температурно-вологісний, світловий, санітарно-гігієнічний, охоронний режими зберігання).

Система заходів по організації зберігання повинна забезпечувати збереження документів та контроль їх фізичного стану при надходженні документів до архіву до передачі їх на постійне зберігання.

Для забезпечення збереженості архівних документів в архівах повинен проводиться наступний комплекс взаємопов'язаних робіт:

- створення оптимальних умов  зберігання документів;

- розміщення документів у сховищах;

- дотримання порядку видачі  справ зі сховища;

- перевірка наявності та стану  справ;

- забезпечення фізико-хімічної  збереженості документів.

 

СПИСКИ ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Альбрехт Б. В. Обеспечение сохранности документов. Требования к материально-техническому обеспечению деятельности архива // Архивы коммерческих организаций / Б. В. Альбрехт. – М., 2005. – С. 63–73.

2. Вуєк Л. М. Аналіз фізичного стану Національного архівного фонду у цмов їх зберігання в державних архівах України / Л. М. Вуєк, А. К. Шурубура // Українське архівознавство: історія, сучасний стан та перспективи : наук. доп. всеукр. конф. (19–20 листоп. 1996 р.). – К., 1997. – Ч. 2. – С. 207–211.

3. Гармаш В. Н. Современные требования к архивным зданиям / В. Н. Гармаш // Отечеств. архивы. – 2004. – № 3. – С. 48–57.

4. Горфейн Г. М. Обеспечение сохранности документальных материалов : [требования к хранилищам] // Архивоведение / Г. М. Горфейн, Л. Е. Шепелев. – Л., 1971. – С. 23–24.

5. Довгалюк В. Б. Забезпечення оптимального мікроклімату в музеях, архівах та бібліотеках / В. Б. Довгалюк, О. П. Кушнір // Українське архівознавство: історія, сучасний стан та перспективи : наук. доп. Всеукр. конф. (19–20 листоп. 1996 р.). – К., 1997. – Ч. 2. – С. 238–241.

6. Новікова Г. М. Деякі аспекти організаційно-методичного та технічного забезпечення фізичного збереження документних фондів / Г. М. Новікова // Українське архівознавство: історія, сучасний стан та перспективи : наук. доп. Всеукр. конф. (19–20 листоп. 1996 р.). – К., 1997. – Ч. 2. – С. 216–219.

7. Положення про умови зберігання архівних документів / Держкомархівів України. – К. : Укрархбудінформ, 2003. – 11 с. 79

8. Полякова Ж. В. Защита архивных документов от повреждений / Ж. В. Полякова // Українське архівознавство: історія, сучасний стан та перспективи : наук. доп. всеукр. конф. (19–20 листоп. 1996 р.). – К., 1997. – Ч. 2. – С. 212–215.

9. Порядок доступу до приміщень і на територію державних архівних установ // Хрестоматія з архівознавства : навч. посіб. / М-во освіти і науки України. – К., 2003. – С. 269–279.

10. Физико-химические методы сохранения и обработки архивных документов / В. Н. Мищенко [и др.] // Библиотеки НАН: проблемы функционирования, тенденции развития : научно-практ. и теорет. сб. / МААН, Совет директоров науч. б-к и информ. центров ; редкол.: А. С. Онищенко [и др.]. – К., 2005. – Вып. 3. – С. 203–216.

11. Христова Н. Забезпечення збереженості архівних документів : [матеріальна основа архівних документів, технології зберігання документів] / Н. Христова // Архівознавство / за заг. ред. Я. С. Калакури, І. Матяш. – К., 2002. – С. 181–194.