Адаптация персонала

 

 

       2.2.Механизмы и процесс управления адаптацией в организации 

 

Приход в новую организацию - психологически сложный момент для  любого человека. Если он не ощущает  поддержки со стороны организации, у него появляются сомнения в правильности выбора нового места работы, происходят ошибки в рабочем процессе, причины  которых кроются в психологически некомфортном, неуверенном состоянии  человека.

Отношение новичка к организации, к работе во многом зависит от того, насколько реальность соответствует  его ожиданиям. Если в газетных объявлениях  или в личных беседах истинное положение дел на будущем месте  работы было сознательно приукрашено, вряд ли стоит обижаться, если новый  работник почувствует себя обманутым.

Поэтому важное значение имеет  организация эффективного управления адаптацией молодых сотрудников.

В работе по проведению адаптации  новых работников менеджер по персоналу  должен использовать специально разработанную  программу. Программа адаптации  делится на общую и специализированную. Общая программа адаптации касается в целом всей организации и  затрагивает следующие вопросы.

1. Общее представление  об организации: приветственная  речь; тенденции развития, цели, приоритеты, проблемы предприятия; традиции, нормы; продукция и ее потребители;  виды деятельности; организация,  структура, связи; информация  о высшем руководстве, внутренние  отношения.

2. Оплата труда в организации. 

3. Дополнительные льготы, виды страхования, выходные пособия;  пособия по болезни, болезням  в семье, пособия по материнству;  размер пенсии; возможности обучения  на работе.

4. Охрана труда и техника  безопасности: меры предосторожности; правила противопожарной безопасности  и контроля; правила поведения  при несчастных случаях; здравоохранение  и места оказания первой медицинской  помощи.

5. Отношения работников  с профсоюзами; сроки и условия  найма; назначения, перемещения,  продвижения; права и обязанности  работника; выполнение постановлений  профсоюзов; дисциплина и взыскания.

6. Служба быта: питание;  комнаты отдыха; другие службы  быта.[4 c.155]

После реализации общей программы  адаптации проводится специализированная программа адаптации. Она охватывает вопросы, связанные конкретно с  каким-либо подразделением или рабочим  местом. Обычно эту программу проводят линейные руководители или наставники. Эта программа включает в себя следующие вопросы.

1. Функции подразделения:  цели и приоритеты; организация,  структура и функции; взаимоотношения  с другими подразделениями.

2. Обязанности и ответственность;  детальное описание текущей работы  и ожидаемых результатов; разъяснение,  почему эта конкретная работа  важна, как она соотносится  с другими видами работ в  подразделении и на предприятии  в целом; длительность рабочего  дня и расписание; требования  к качеству выполняемой работы.

3. Правила-предписания: правила,  характерные только для данного  вида работы или данного подразделения;  правила техники безопасности; отношения  с работниками других подразделений;  питание, курение на рабочем  месте; телефонные переговоры  личного характера в рабочее  время.

4. Осмотр подразделения:  местоположение кнопки пожарной  тревоги, входы и выходы; места  для курения; места оказания  первой помощи.

5. Представление сотрудникам  подразделения.

Новый сотрудник также  заинтересован в том, чтобы его  как можно быстрее и без  каких-либо осложнений ввели в курс дела.

Довольно быстро проявляются  сильные и слабые стороны нового сотрудника.

Организации приходится тратить  немало средств, чтобы подобрать  способного специалиста, но его потеря обходится еще дороже. Тот, кто  считает, что новичок должен найти  в себе силы, чтобы завоевать свое место, должен иметь в виду, что  он может найти в себе силы и  для того, чтобы его покинуть.

Если новый сотрудник  хорошо проинструктирован, он будет  испытывать доверие к руководителю, организации, усвоит их требования, будет  комфортно себя чувствовать, эффективно и с желанием работать.

Особенно сложна адаптация  руководителей. Это происходит, прежде всего, из-за несоответствия их уровня и уровня новых подчиненных. Если руководитель будет на голову выше коллектива, последний не сможет воспринимать его требований.

Стратегий может быть несколько.

1. Выжидательная. Состоит в постепенном изучении ситуации, проблем подразделения и особенностей работы предшественника.
2. Критическая. Исходя из оценки всего предшествующего как неудовлетворительного, а окружающих - как благодушных рутинеров и попытки сразу привести все в норму. Эта стратегия, как правило, приводит к быстрому провалу.
3. Традиционная. Предполагает действия по проторенной предшествующим руководителем дороге и использование прежних приемов.
4. Рациональная. Основывается на отборе нескольких направлений деятельности с целью решить насущные, волнующие большинство проблемы в течение 4-6 недель и улучшить тем самым положение дел. Подчиненные и вышестоящие руководители имеют свои интересы и ожидания в отношении нового сотрудника. Новый руководитель испытывает давление как сверху, так и снизу. [12 c.350]

Те, кто прежде работал  в организации, хорошо известны, но их выдвижение на руководящую должность  может вызвать отчуждение и зависть  бывших коллег.

Возникают также сложности, связанные с тем, что принятие коллективом нового руководителя во многом зависит от его сопоставления  с предшественником. Новый руководитель сможет добиться успеха только тогда, когда будет хорошо ориентироваться  во внутренних взаимоотношениях и опираться  на ключевые фигуры, например на временно исполняющего эти обязанности для  него.

Процесс вхождения нового руководителя в коллектив облегчается  также предварительным изучением  будущих подчиненных, их достоинств, недостатков, потенциальных возможностей; утверждением себя с первого дня  человеком решительным, но при этом осмотрительным, осторожным, не меняющим всего сразу, однако немедленно устраняющим  помехи в работе, внимательно относящимся  к мнению и предложениям подчиненных. При этом не следует критиковать  прежнего руководителя.

Логическим продолжением этапа первичной адаптации служит адаптация вторичная, направленная на то, чтобы на основе сформированного  ранее у работника восприятия побудить ею к осознанному приобщению к корпоративной культуре предприятия.

К числу основных факторов, влияющих на адаптацию молодых специалистов, относятся:

- соответствие работы полученной в вузе специальности;

- возможность разнообразить труд специалиста, сделать его более привлекательным;

- создание условий для внутриорганизационной мобильности, творческого созидания и профессионального продвижения;

- внедрение научной организации труда на рабочем месте;

- микроклимат в коллективе;

- социально – бытовое обеспечение;

- организация свободного времени.

Комплексный подход к организации  работы с молодыми специалистами, являются основой успешной их адаптации.

Для молодого специалиста  в период адаптации большую опасность  представляет некомпетентный первый руководитель, безразличный к его нуждам и потребностям и чинящий различные препятствия  вместо помощи.

Хорошая программа адаптации  и ориентации работника на рабочем  месте имеет следующие качества: она тщательно спланирована, ее содержание совершенно ясно, роли участников процесса четко определены.[16 c.180]

Основные требования к  подготовке адаптационной программы. В ее содержании указываются:

­ цель программы;

­ основные задачи программы;

­ основные направления реализации программы;

­ планируемые (ожидаемые) результаты реализации;

­ сроки реализации программы в целом;

­ суть планируемых адаптационных мероприятий;

­ должностные лица (структурные подразделения) предприятия, привлекаемые к реализации программы;

­ руководство реализацией программы;

­ меры всестороннего обеспечения реализации программы;

­ порядок осуществления контроля за реализацией;

­ порядок подведения итогов реализации программы;

­ другие сведения, являющиеся существенными для реализации программы в целом и ее отдельных мероприятий.

Структура программы включает следующие основные разделы.

1. Мероприятия общей социальной  адаптации.

2. Мероприятии общей (первичной,  предварительной и пр.) профессиональной  адаптации.

3. Мероприятия частной  социальной адаптации.

Далее на основе утвержденной программы экспресс- адаптации разрабатывается план становления в должность — документ, определяющий перечень основных мероприятий (заданий, поручений и пр.), направленных на обеспечение наиболее быстрой и полной социально-профессиональной адаптации работника к условиям выполнения поручаемой ему в соответствии с трудовым договором работы (трудовой функции) и реализуемых самим работником под руководством должностных лиц предприятия (структурного подразделения). [11 c.109]

Последовательность действий, которые необходимо выполнить в  ходе создания программы адаптации:

1. Составьте список сотрудников, которые войдут в рабочую группу по разработке и внедрению программы адаптации. Целесообразно включить в эту группу линейных руководителей и специалистов отдела кадров.
2. Опишите результаты, которых вы хотите достичь с помощью программы адаптации. Четкие формулировки помогут линейным руководителям понять цели программы.
3. Классифицируйте новых работников по группам. Определите требования к программам адаптации для каждой группы.
4. Составьте список вопросов, обычно возникающих у новых работников.
5. Составьте список действий нового работника во время программы адаптации (испытательного срока), а также список необходимых ему сведений.
6. Разработайте программу первого дня сотрудника.
7. Спланируйте экскурсии по организации, их содержание, время. Назначьте ответственного за их проведение.
8. Определите, каким образом вы представите нового сотрудника остальным членам коллектива, что вы расскажите (напишите) о новичке.
9. Подготовьте комплект печатных материалов, включив в него по необходимости следующие разделы:

• миссия компании, история компании;

• корпоративная культура, Положение о персонале, внутрифирменные отношения;
• организационная структура, положение о подразделении, должностная инструкция;
• технологии работы, техника безопасности;
• список сотрудников с указанием должности, рабочей комнаты, номера телефона, e-mail;
• список ответов на наиболее стандартные вопросы новичков, с указанием лиц, к которым можно обратиться для дополнительных разъяснений;

10. Определите необходимость специальных учебных мероприятий по освоению новым сотрудником своих должностных обязанностей.

11. Определите критерии успешности прохождения испытательного срока, варианты его досрочного прекращения.
12. Определите форму предоставления обратной связи от нового сотрудника и его наставника о ходе адаптационного периода (испытательного срока).
13. Разработайте программу подведения итогов испытательного срока и перевода сотрудника в основной штат.[14 c.205]

Вопросами адаптации занимаются отдельные работники из разных подразделений. Это инспектор отдела кадров, линейные руководители или коллеги по работе. Их главная цель - сделать процесс  адаптации, приспособления молодых работников к предприятию как можно более коротким и безболезненным.

Отметим, что проведение процессов как первичной, так  и вторичной адаптации не отличается большими особенностями, т.е. все мероприятия  похожи друг на друга и выглядят следующим образом.

Процесс адаптации непосредственно  начинается в отделе кадров при приеме и оформлении на работу. Инспектор  отдела кадров проводит небольшую беседу, в которой в общих чертах знакомит с предприятием, отделом или цехом, где предстоит работать новичку. Затем он провожает нового работника  на его рабочее место и представляет непосредственному руководителю. А  тот, в свою очередь, проводит знакомство с коллективом, с коллегами по работе, с рабочим местом. По своему усмотрению руководитель может прикрепить к новичку наставника из числа  более опытных и старших работников. Как правило, еще в течение  месяца руководитель проводит периодические  беседы с новым работником, интересуясь  трудностями, которые у того возникают, его успехами, и дает систематическую  оценку работы.