Исследование коммуникаций

 

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..3

1. Коммуникации в системе управления

 

1.1 Коммуникации в системе  управления – понятия, виды, их характеристика………………………………………………………………….4

1.2 Коммуникационный процесс,  понятие, основные элементы. Цели  коммуникаций…………………………………………………………………..5

2. Основные понятия анализа коммуникаций в управлении

 

2.1 Информация в коммуникационном процессе………………………….8

2.2 Барьеры, препятствующие эффективным организационным коммуникациям…………………………………………………………………10

2.3 Факторы, уменьшающие возможности успешной коммуникации…..12

3. Анализ эффективности коммуникаций в менеджменте

3.1 Эффективность вертикальных (восходящих и нисходящих коммуникаций)………………………………………………………………….14

3.2 Успех коммуникационных  процессов органически связан с нормами этического поведения, как со стороны получателя, так и со стороны отправителя информации……………………………………………………….15

3.4 Внутриорганизационные коммуникации……………………………….16

 

Заключение ……………………………………………………………………20

Список использованной литературы ………………………………………..22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В современных условиях коммуникация является фактором создания добавленной стоимости. Стоимость, создаваемая коммуникационным процессом, проявляется в виде репутации  организации, деловых связей, торговой марки, патентов, авторских прав, потенциала сотрудников, ключевых компетенций. Что же делает коммуникации эффективными, а что препятствует передаче информации в организации и в чем особенность коммуникационного процесса в современных условиях….. Главным направлением совершенствования процесса коммуникации в менеджменте является совершенствование коммуникативных навыков всех участников коммуникативного процесса.

Человек приходит в организацию, руководствуется личными целями и личными интересами. У организации в свою очередь тоже существуют свои цели и интересы. При работе человека внутри организации происходит согласование целей персонала и целей организации. В этом процессе информация является технологической основой, с помощью которой происходит это согласование.

Для исполнения роли технологической основы в менеджменте информация должна обладать определёнными характеристиками и свойствами - для этого используют различные информационные источники и учитывают факторы, влияющие на информационное обеспечение, и существующие ограничения использования информации.

Коммуникации в менеджменте  выполняют интегрирующую роль. Объединение  участников коммуникационного процесса происходит с помощью языкового  общения. В коммуникации обязательно  необходимо учитывать ее два аспекта: личностный и информационный.

1. Коммуникации в системе управления

 

1.1 Коммуникации в системе  управления – понятия, виды, их характеристика

 

Коммуникация - это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию. Коммуникации, осуществляемые в организациях, могут быть классифицированы по ряду признаков.

Коммуникация - как форма  общения двух и более субъектов - является естественной и неотъемлемой частью процесса управления. Поскольку  общение подразумевает обмен  информацией между людьми, целью которого является обеспечение понимания передаваемого сообщения, то можно говорить уже о коммуникационном процессе. Область коммуникации тесно связана с теорией и практикой менеджмента, организационными системами и структурами, а также психологией управления. Коммуникации являются важнейшей составляющей в деятельности руководителя, поскольку коммуникации - это обмен информацией между людьми. Без обмена информацией они не могут вместе работать, формулировать задачи и решать их.

Коммуникации - важнейший элемент обеспечения эффективности управления. Руководитель тратит до 90 % своего времени именно на коммуникации. Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимает основное место и является важнейшим в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления. Коммуникации осуществляются с помощью технических средств информационных технологий, в современных условиях приобретают важнейшее значение. Осуществляются с помощью электронной почты, телекоммуникационных систем, управленческих информационных технологий (УИС). Менеджеры с помощью УИС могут, например, обратиться к другим сотрудникам за информацией, нужной для решения проблем, а могут также изучить литературу о современных достижениях в какой-либо интересующей их области.

 

1.2 Коммуникационный процесс, понятие, основные элементы. Цели коммуникаций

 

Коммуникационный процесс - это процесс обмена информацией между двумя или более людьми. Его цель - обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена. Если взаимное понимание не достигнуто, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль. Коммуникационный процесс — это взаимодействие совокупности элементов. Коммуникационный процесс обмена информацией включает взаимосвязанные этапы: генерирование идеи, кодирование и выбор канала, передача, декодирование, генерирование идеи.

Существует четыре базовых элемента коммуникационного процесса:

1) отправитель (это лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее).

2) сообщение (это непосредственно  информация).

3) канал (средство передачи информации).

4) получатель (лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её).

Коммуникации начинаются с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую  важную идею или сообщение надо донести. К сожалению, многие такие попытки  дают сбой уже на первом этапе, поскольку отправитель не уделяет достаточного времени обдумыванию идеи. Прежде чем передать идею, отправитель должен закодировать ее в определенные символы: слова, интонацию и жесты (язык тела). Именно такое кодирование превращает идею в сообщение. Он должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. Самыми известными из них являются устная речь, письмо и электронные средства: компьютеры, электронная почта, видеозаписи и видеоконференции. Если канал не подходит для физической формы выбранных символов, передача невозможна.

Выбор средства передачи сообщения не должен ограничиваться выбором одного канала. Часто бывает желательно использовать комбинацию двух или более средств коммуникации. Это усложняет процесс, поскольку  отправителю надо установить последовательность использования этих средств и определить, какое время будет их разделять. Однако исследования показывают, что одновременное использование устных и письменных средств коммуникации, как правило, эффективнее, чем, использование одного из этих средств.

Передача. На третьем  этапе отправитель использует канал  для доставки сообщения (закодированной идеи или ряда идей). Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие ошибочно принимают за процесс коммуникации как таковой. Но ясно, что передача является лишь одним из важных этапов, через которые необходимо пройти одному человеку, чтобы донести идею до другого.

Декодирование. Получив  сообщение, получатель декодирует его. Декодирование – это процесс перевода символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет, что имел в виду отправитель, формулируя идею. Если реакции на идею не требуется, процесс коммуникации на этом можно считать завершенным.¹

По ряду причин получатель может придать сообщению не такой  смысл, какой вкладывал в него отправитель. В менеджменте процесс  коммуникации можно считать эффективным, если получатель подтвердил, что идея им понята правильно, реальными действиями, которых ожидал от него отправитель. Данный процесс называется обратная связь. Обеспечивая обратную связь, отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Получатель становится отправителем — он проходит через все этапы процесса коммуникации и доносит свою реакцию до отправителя, который в данном случае играет роль получателя. Эффективные коммуникации должны быть двусторонними: обратная связь необходима, чтобы определить, насколько сообщение было воспринято и понято... Менеджер не может полагаться на то, что все сказанное или написанное им будет понято точно так, как он хотел. Менеджер, основывающийся на таком ошибочном предположении, изолирует себя от реальности. Не наладив обратной связи с получателем информации, он резко ограничивает эффективность своей управленческой деятельности».

Цель коммуникации - обеспечить понимание информации (сообщения), которой  обмениваются отправитель и получатель. Коммуникации могут осуществляться в виде монолога - информации, поступающей  от отправителя к получателю; диалога - информации, поступающей от отправителя к получателю и от получателя к отправителю; и обратной связи как реакции на полученную информацию.²

 

2. Основные понятия анализа коммуникаций в управлении

 

2.1 Информация в коммуникационном процессе

 

Информация - предмет труда в процессе управления; является средством коммуникации между людьми. Информация, используемая для коммуникационного управления, подразделяется на базовую информацию, текущую, регулярную или разовую. Текущая информация подразделяется на документированную и недокументированную. По аспектам коммуникационного управления информация классифицируется на экономическую, организационную, социальную, техническую. Развитие информационных потребностей организаций существенно видоизменило требования к информационному обеспечению коммуникационных процессов.

Межличностные коммуникации - это коммуникации, протекающие  между людьми. Межличностные коммуникации могут быть как между сотрудниками одной фирмы, так и между сотрудниками различных фирм, например, фирм-партнеров.

Организационные коммуникации - это коммуникации, протекающие внутри организации между ее сотрудниками. Организационные коммуникации затрагивают только одну конкретную фирму и включают в себя часть межличностных коммуникаций, которые возникают между сотрудниками данной фирмы.

В тоже время межличностные  коммуникации включают в себя организационные  коммуникации. Таким образов, преграды, возникающие при межличностных  и организационных коммуникациях, по своей сути практически ничем  не отличаются друг от друга. Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает её содержание адекватно тому смыслу, который в нее вкладывает отправитель, т.е. менеджер. В противном случае имеет место безуспешная коммуникация. Коммуникациям очень часто препятствует непонимание друг друга членами коммуникационного процесса. Причины возникновения проблем коммуникации из-за непонимания заключаются в следующем:

1. Различия в восприятии  сообщения и его основной идеи и концепции. Так происходит в силу: неправильного кодирования сообщения руководителями без учета культуры и установок членов организации; конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя информации; различных социальных установок членов организаций, различных структур ценностей.

2. Семантические барьеры, возникающие из-за плохо формулированных сообщений, которые могут приводить к потере информации при передаче получателем, особенно много проблем такого рода порождается в многонациональной среде. Семантические вариации часто приводят к недопониманию, поскольку во многих довольно сложно понять, какое значение было присвоено символу отправителя. Символы не имеют исходного фиксированного значения. Их значение человек понимает, исходя из своего опыта, и оно варьируется в зависимости от контекста, т.е. ситуации, в которой использован символ. И поскольку у каждого имеется свой опыт, а каждый коммуникационный контакт в той или иной мере отличается от других, никогда нельзя быть уверенным, что получатель присвоил этому символу то же значение, что и вы³.

3. Невербальные межличностные  преграды. К ним относятся любые  символы, кроме слов. Зачастую  невербальная передача осуществляется  одновременно с вербальной и  может усиливать либо изменять  смысл слов. Зрительный контакт,  улыбка или нахмуренные брови напряженное выражение лица - все это примеры невербальных коммуникаций. К ним относятся и жесты: указание на что-то пальцем, прикрытие рта рукой, прикосновение и т.д.

Исследования показали, что большой процент устных коммуникаций воспринимается именно через язык жестов и интонации. В своей книге«Невербальные коммуникации» (Non-Verbal Communication), А. Мехрабиан утверждает, что 55 процентов сообщений люди воспринимают через выражение лица, позы и жесты, 38 процентов - через интонации и голосовые модуляции. Это означает, что на долю слов как таковых приходится всего 7процентов значения. Это очень важно, поскольку означает, что во многих случаях то, как мы говорим, важнее того, что говорим.