Коммуникации в организации

 

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Государственное бюджетное  образовательное учреждение высшего

профессионального образования

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Филиал РГГУ в г. Улан-Удэ

 

 

 

 

Щурова Елена  Александровна

КОММУНИКАЦИИ  В ОРГАНИЗАЦИИ

 

Контрольная работа по  дисциплине «Социология управления» студента

3-го курса группы № 4610 з/о

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил: Щурова Е. А. Проверил: преподаватель   ______________  В. Н. Жидовецкая

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Улан-Удэ, 2012

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ СИСТЕМА КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ Понятие коммуникаций Виды коммуникаций в организации ЭЛЕМЕНТЫ И ЭТАПЫ ПРОЦЕССА КОММУНИКАЦИЙ ЗАКЛЮЧЕНИЕ СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

3 4 4 5 7 11 12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Общеизвестно, что значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно  возрастает, что связано с изменениями  социально - экономического характера, появлением новейших достижений в области  техники и технологии и результатами научных исследований.

В мире нет ни одной фирмы, которая была бы конкурентоспособной, удерживала позиции на рынке и  при этом смогла бы обойтись без  гибкой динамичной системы коммуникационных связей. Коммуникации оказывают огромное влияние на эффективность управления организаций и на ее функционирование в целом.

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в  мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит  будущее не только предприятия, как  хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в  коммуникациях. Менеджеры должны в  совершенстве владеть искусством коммуникации.

 

 

 

 

 

 

1. СИСТЕМА КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Понятие коммуникаций

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми, основная цель которого - обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения, т.е. сообщения. Коммуникация должна быть эффективной, способствовать достижению целей участников общения.

Являясь элементом системы, фирма, соответственно, взаимодействует  с другими ее элементами. Это взаимодействие осуществляется с помощью различного рода коммуникаций.

Организационные коммуникации - это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах. Это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами.

Коммуникации в организации - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации.

Цели  коммуникаций:

-Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.

-Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

-Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

-Регулирование и рационализация информационных потоков.

 

 

1.2. Виды коммуникаций  в организации

Коммуникации, осуществляемые организацией, могут быть внешними и внутренними.

 Внешние коммуникации  – это коммуникации между организацией и средой. При этом получатель сообщения находится за пределами организации.

Внутренние коммуникации осуществляются в рамках организации - и источник находится внутри организации.

В зависимости от способа обмена информацией различают: межличностные коммуникации и организационные (коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий). Межличностные коммуникации делятся на:

-формальные или официальные;

-неформальные.

Формальные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями данной организации и  осуществляются по формальным каналам.

Неформальные коммуникации не следуют общим правилам данной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений  между работниками организации.

Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих; новые меры по наказаниям за опоздание; изменения в структуре организации; грядущие перемещения и повышения; подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту; кто кому назначает свидания после работы.

Среди формальных организационных  коммуникаций выделяют:

- вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

-горизонтальные - между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

Вертикальные коммуникации, в свою очередь, подразделяются на:

 -восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

-нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.

Коммуникации можно разделить  на вербальные и невербальные. Вербальные  коммуникации – коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования.

Невербальные коммуникации – это сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, с помощью жестов, мимики, поз, манер и т.д. Они выступают как средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими. Невербальные коммуникации полезны, но их интерпретация субъективна и заранее несет в себе возможность ошибки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ЭЛЕМЕНТЫ И ЭТАПЫ ПРОЦЕССА КОММУНИКАЦИЙ

В процессе обмена информацией  можно выделить четыре базовых элемента.

 Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

 Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.

Канал - средство передачи информации.

 Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким  образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это  трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может  быть искажен или полностью утрачен.

Этапы процесса коммуникаций:

Зарождение идеи.

 Кодирование и выбор  канала.

 Передача.

Декодирование.

Зарождение идеи.

 Обмен информацией  начинается с формирования идеи  или отбора информации. Отправитель  решает, какую значимую идею или  сообщение следует сделать предметом  обмена. К сожалению, многие попытки  обмена информацией обрываются  на этом первом этапе, поскольку  отправитель не затрачивает достаточного  времени на обдумывание идеи. Кит Девис подчеркивает важность данного этапа: “ Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Леймотив этапа – не начинайте говорить не начав думать”.

Нужно помнить, что идея еще  не трансформирована в слова или  не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет  сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить процесс эффективно, он должен принять в расчет множество  факторов. К примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит  в том, чтобы сообщить подчиненным  конкретную информацию об их сильных  и слабых сторонах и о том, как  можно улучшить результаты их работы. Идея не может заключаться в смутных  общих похвалах или критике поведения  подчиненных.

Кодирование и  выбор канала.

Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью  символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

 Отправитель также  должен выбрать канал, совместимый  с типом символов, использованных  для кодирования. К некоторым  общеизвестным каналам относятся  передача речи и письменных  материалов, а также электронные  средства связи, включая компьютерные  сети, электронную почту, видеоленты  и видеоконференции.

  Если канал не пригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Картина иногда достойна тысячи слов, но не при передаче сообщения по телефону. Подобным образом может быть неосуществимым одновременный разговор со всеми работниками сразу. Можно разослать памятные записки, предваряющие собрания небольших групп, для обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме.

Если канал не слишком  соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией  будет менее эффективным. Например, руководитель хочет предупредить подчиненного о недозволенности допущенных последним  серьезных нарушений мер безопасности, и делает это во время легкой беседы за чашкой кофе или послав ему записку по случаю. Однако по этим каналам, вероятно, не удастся передать идею серьезности нарушения столь же эффективно, как официальным письмом или на совещании. Подобным образом, направление подчиненной записки об исключительности ее достижения не передаст идею о том, насколько важен сделанный ею вклад в работу, и не будет в той же мере эффективным, как прямой разговор с последующим официальным письмом с выражением благодарности, а также премией.

  Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией. Ориентация на оба канала заставляет тщательнее готовиться и письменно регистрировать параметры ситуации. Однако никоим образом каждый информационный обмен не должен быть письменным. В этом случае потоки бумаг становятся неуправляемыми.

Передача.

На третьем этапе отправитель  использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которые многие люди по ошибке и принимают за сам  процесс коммуникаций. В то же время передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

Декодирование.

После передачи сообщения  отправителем получатель декодирует его.

Декодирование - это перевод  символов отправителя в мысли  получателя. Если символы, выбранные  отправителем, имеют точно такое  же значение для получателя, последний  будет знать, что именно имел в  виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Коммуникационная система - это система, которая упорядочивает  все потоки информации, перемещающиеся по организации. В организации существуют разные системы коммуникаций: внутренняя и внешняя. Внутренняя коммуникационная система представлена межличностными и организационными коммуникациями. Внешняя - коммуникациями с партнерами, потребителями, конкурентами, инвесторами, различными органами власти, взаимодействиями со средствами массовой информации и  т. д. Любая организация заинтересована в повышении эффективности коммуникаций. Получается, работа над коммуникациями организации - это целая система. И чтобы вся эта система  работала правильно и исправно нужно  постоянно работать над ее улучшением.

Осуществление коммуникаций – это связующий процесс, необходимый  для любого важного управленческого  действия.