Системный подход в исслеодвании управления

В таблице 2 представлены формы ведения документации по аудиту.

 

Таблица 2 Формы составления документации по внутреннему аудиту

	Наименование формы	Предмет составления формы
1	Ф 01 ДП 03-8.2-01/01-06	Вопросник аудита
2	Ф 02 ДП 03-8.2-01/01-06	Отчёт по внутреннему аудиту
3	Ф 03 ДП 03-8.2-01/01-06	Акт о несоответствии
4	Ф 04 ДП 03-8.2-01/01-06	Годовая программа аудита
5	Ф 05 ДП 03-8.2-01/01-06	План проведения аудита
6	Ф 06 ДП 03-8.2-01/01-06	План корректирующих мероприятий

 

При составлении годовой программы аудита ПРК учитывает:

наличие претензий,

получаемых компанией;

результаты предыдущих внутренних и внешних аудитов; важность и сложность проверяемых процессов:

результаты анализа состояния результативности СМК.

Составление годовой программы аудита (Ф 04 ДП 03-8.2-01/01-06) (планирование) осуществляется с учетом принципа независимости проводимых аудитов (аудиторы не могут проверять собственную работу).

Разработанную годовую программу аудита ГТРК передает управляющему директору для утверждения. Утвержденная годовая программа аудита должна сформироваться не позднее 15 января планируемого года. Утвержденная годовая программа аудита доводится ПРК до всех заинтересованных лиц под роспись. После этого ПРК помещает документ в дело с материалами по внутренним аудитам СМК.

Порядок работы (Приложение 1).

Ежеквартально в компании проводятся внутренние аудиты отдельных процессов. Ответственность за проведение внутреннего аудита несет ПРК. Он назначает ведущего аудитора и группу внутренних аудиторов. В группу аудита может быть назначен также технический эксперт, не имеющий полномочий аудитора, но обладающий специальными знаниями или опытом применительно к объекту, подвергаемому аудиту.

Ведущий аудитор СМК, назначенный для проведения аудита, в соответствии с годовой программой аудита приказом директора, примерно за 2-3 недели до аудита составляет план проведения аудита (Ф 05 ДП 03-8.2-01/01-06) и представляет его на согласование ПРК, а затем на согласование с проверяемым должностным лицом (структурным подразделением).

План аудита выступает в качестве основы соглашения между аудиторской группой, проверяемым структурным подразделением и ПРК. План должен облегчить координации действий по аудиту. План аудита должен быть достаточно гибким, чтобы допускать изменения, например, изменение объема аудита, которое может оказаться необходимым по мере выполнения аудита на местах.

План аудита должен включать следующее:

-цели аудита;

-критерии аудита и любые справочные документы;

-объем аудита, включая идентификацию организационных и функциональных единиц и процессов, подлежащих проверке:

-дату и место, где должны осуществляться действия по аудиту на местах;

-ожидаемое время и продолжительность действий по аудиту на местах, включая совещания с руководством организации и совещания аудиторской группы;

-роли и обязанности членов аудиторской группы и сопровождающих лиц;

-выделение соответствующих ресурсов для критических областей аудита.

При планировании внутреннего аудита ведущий аудитор должен делать проверку исполнения плана корректирующих мероприятий предыдущего внутреннего аудита, если данная проверка не была осуществлена ранее. Любые возражения со стороны проверяемого подразделения должны быть разрешены совместно ведущим аудитором и ПРК. Любой пересмотренный план аудита должен быть согласован вовлеченными сторонами до продолжения аудита.

Ответственность за проведение внутреннего аудита несет ПРК по качеству. Он назначает ведущего аудитора и группу внутренних аудиторов.

Руководители подразделений обеспечивают процесс аудита в их подразделениях и несут ответственность за предоставление достоверной информации. В случае выявления несоответствия, руководители подразделений, совместно с ответственными за соответствующие процедуры СМК. Обязаны своевременно предпринять корректирующие и действия по устранению причин несоответствий.

Описание этапов процесса (Приложение 2):

Распределение ответственности и полномочий по аудиту.

ПРК собирает рабочую группу внутренних аудиторов во главе с ведущим аудитором. Которые были утверждены приказом управляющего директора. Проводится совещание, на котором ПРК информирует аудиторов об особенностях предстоящего аудита и распределяет ответственность и полномочия по процессам между аудиторами. Ведущий аудитор извещает руководителей подразделений, где будет проводиться утренний аудит СМК, не позднее, чем за три дня до даты проведения аудита. Назначает время аудита.

Анализ документации и подготовка к проведению внутреннего аудита.

Ведущий аудитор распределяет между аудиторами документацию (процедуры, инструкции формы и прочее) для анализа и составления вопросов. Затем ведущий аудитор и аудиторы составляют вопросник аудита по форме (Ф 01 ДП 03-8.2-01/01-06) с учетом происходящих процессов, применяемых процедур, используемых документов, регистрируемых данных и требований МС ИСО 9001:2000. Руководитель проверяемого подразделения должен подготовить необходимую документацию, информацию и рабочее место для аудиторов. А также провести предварительное внутренне совещание с сотрудниками подразделения по подготовке к аудиту. В случае своего отсутствия руководитель назначает ответственных исполнителей в подразделении для работы с аудитором СМК.

Проведение аудита на местах.

Ведущий аудитор проводит первичное совещание в проверяемом подразделении, на котором сообщает о рамках и порядке проведения аудита, объясняет порядок отчетности и следующие шаги. При проведении аудита в проверяемом подразделении группа аудиторов работает гласно составленному вопроснику. Аудиторы должны рассматривать объективные данные, задавать вопросы с максимумом деталей, вести записи, учитывать влияние на другую деятельность.

По мере заполнения вопросника (Ф 01 ДП 03-8.2-01/01-06) аудитором формирую записи о несоответствиях либо замечаниях. По окончании каждого рабочего дня аудита группа внутренних аудиторов обсуждают на совещаниях отнесение выявленных отклонений к несоответствиям либо замечаниям, которые далее отражаются в Актах о несоответствии (Ф 03 ДП 03-8.2-01/01-06), оформляемых в 2-х экземплярах, один из которых остается у внутреннего аудитора, а другой передается руководителя аудируемого структурного подразделения, причастного к возникновению данного несоответствия. Если руководитель проверяемого подразделения не согласен с замечанием аудитора, то он имеет право записать свое особое мнение при подписании акта. По окончании проведения внутреннего аудита в структурном подразделении (процессе) ведущий аудитор и рабочая группа анализируют результаты аудита; восстанавливается тип несоответствия (значительное, незначительное), совместно с руководителем структурного подразделения - причина и систематичность его возникновения.

На основании актов руководитель данного структурного подразделения совместно со своими подчиненными готовит план корректирующих мероприятий (Ф 06 ДП 03-8.2-01/01 06) в течение 5 (пяти) рабочих дней после получения акта и передает план ведущему аудитору.

Ответственность по корректирующим и предупреждающим действиям возложена на руководство и сотрудников проверяемого подразделения. Руководитель аудируемого подразделения ответственен за выполнение корректирующих мероприятии в сроки согласно плану.

Анализ результатов и составление отчета по аудиту.

Ведущий аудитор оформляет отчет но внутреннему аудиту по форме (Ф 02 ДП 03-8.2-01/01-06); приложениями к отчету являются программа ВА (Ф 04 ДП 03-8.2-01/01-06); ВА (Ф 05 ДП 03-8.2-01/0.-06), вопросники (Ф 01 ДП 03-8.2-01/01-06), акты о Несоответствиях (Ф 03 ДП 05-8,2-01/01-06) и планы корректирующих мероприятий (Ф 06 03-8.2-01/01-06).

Ведущий аудитор представляет отчет на заключительном собрании перед ПРК и руководителями аудируемых структурных подразделений не позднее пять рабочих дней после получения планов корректирующих мероприятий. При предоставлении отчета ведущий аудитор должен объяснить и обсудить выявленные несоответствия, обязательно отметить позитивные моменты и успехи, общий уровень соответствия, а также предложенные корректирующие/предупреждающие мероприятия и сроки их выполнения. Аудит считается законченным после подписания отчета (Ф 02 ДП 03-8.2-01/01-06) ведущим аудитором и ПРК. ПРК проводит и предоставляет анализ внутреннего аудита управляющему директору в составе отчета "Анализ со стороны руководства".

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В наше время происходит невиданный прогресс знания, который, с одной стороны, привел к открытию и накоплению множества новых фактов, сведений из различных областей жизни, и тем самым поставил человечество перед необходимостью их систематизации, отыскания общего в частном, постоянного в изменяющемся.

Изучение объектов и явлений как систем вызвало формирование нового подхода в науке -- системного подхода.

Системный подход обладает существенными достоинствами по сравнению с другими, например:

возможности системного подхода значительно шире для познания объекта исследования, в том числе его синергетических свойств;

можно декомпозировать любой изучаемый объект с необходимой глубиной для достижения цели исследования, что обеспечивает выявление всего необходимого для изучения любого относительно неделимого элемента;

создается более глубокая схема обоснования и выявления характера и достоверности связей и отношений в исследуемом объекте, и при этом формируются предпосылки для поиска новых механизмов эффективного функционирования объекта;

обусловливается тесная связь с другими методологическими направлениями науки, а при необходимости имеется возможность совместного интегративного применения других методологических подходов, что повышает результативность исследования.

Применение системного подхода к процессу принятия управленческого решения позволяет определить структуру проблемы, систему ее решения, взаимосвязи компонентов системы и очередность их совершенствования [18, с.39].

Одной из общемировых тенденций в обеспечении качества продукции является системный подход в управлении качеством продукции.

Одним из важнейших факторов роста эффективности производства является улучшение качества выпускаемой продукции. Повышение качества выпускаемой продукции расценивается в настоящее время, как решающее условие её конкурентоспособности на внутреннем и внешнем рынках. Конкурентоспособность продукции во многом определяет престиж страны и является решающим фактором увеличения её национального богатства.

В соответствии с имеющимся собственным и зарубежным опытом и действующими международными стандартами необходимо пересмотреть модель действующей системы управления качеством продукции. Направленность совершенствования действующей системы УКП должна быть таковой, чтобы было обеспечено её функционирование на основе реального механизма управления качеством, сориентированного на изготовление конкурентоспособной продукции, удовлетворяющей требованиям имеющихся и потенциальных потребителей. При этом необходимо ориентироваться на использование следующих принципиально важных положений в системе УКП:

- приоритеты в системе УКП должны быть расставлены так, чтобы на первом месте стояло качество продукции во имя потребителя. Руководство предприятия должно доходчиво, на основе экономического обоснования довести до производственных подразделений, что на первом месте стоит задача обеспечения качества, а объёмы производства - только на втором и настоять на выполнении этого подхода.

- повсеместно и постоянно подкреплять выше указанный подход проведением новой инвестиционной и инновационной политики, переходя от традиционного увеличения объёмов производства к реконструкции, перевооружению и обновлению основных фондов и самой продукции, обеспечивающих существенное повышение качества продукции;

- изготовитель обязательно должен иметь и осуществлять рациональную систему сбора, учёта, обработки, анализа и хранения в течении определённого срока информационных данных о качестве продукции;

- для обеспечения требуемого качества каждого вида продукции на предприятии должна функционировать отдельная система УКП;

- улучшение материально-технического снабжения должно осуществляться умением найти нужных поставщиков, повышением заинтересованности каждого поставщика и установлением с ними тесных контактов многопланового характера;

- управленческие воздействия должны быть эффективными и выполняться применительно ко всем стадиям жизненного цикла продукции;

- создание системы непрерывного обучения в области УКП и воспитание всех трудящихся (учащихся, студентов, рабочих, мастеров) в духе уважительного отношения к потребителям, заказчикам. Необходимо создавать специализированные центры по обучению и повышению квалификации в области управления и повышения качества продукции, различные школы и курсы качества, преподавание в которых могут осуществлять также специалисты других стран;

- повышение роли стимулирования в сфере производства, изготовления продукции высокого и стабильного качества.

Таким образом, целевой установкой общефирменной системы обеспечения качества является обеспечение постоянной динамики улучшения качества производимой продукции и снижения её себестоимости.

В основе же системного подхода, как методологии научного познания, лежит исследование объектов как систем. Системный подход способствует адекватному и эффективному раскрытию сущности проблем и успешному их решению в различных областях науки и техники.

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Аронов И.З. TQM как система управления Тейлора / Стандарты и качество. -- 2001. -- № 12. -- с. 94-98.

2. Берталанфи Л. Общая теория систем -- критический обзор // Исследования по теории систем. М., 1969.

3. Богданов АЛ. Всеобщая организационная наука: В 2 т. М., 1989.