Договоры аренды, найма и лизинга. Образцы, рекомендации, комментарии

При этом компенсация не выплачивается  во время нахождения владельца автомобиля в отпуске, командировке или в  случае его временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда  его машина не эксплуатируется.

В бухгалтерском учете суммы компенсаций, выплачиваемых работникам, отражаются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Расходы на их выплату являются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99).

Для целей налогообложения  расходы на выплату компенсаций в пределах норм, установленных Правительством РФ, отражаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Постановлением Правительства РФ от 08 февраля 2002 г. № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» установлен размер компенсации в месяц для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 см3 включительно – 1200 руб., свыше 2000 см3– 1500 руб., для мотоциклов – 600 руб.

Следует учесть, что согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ размер возмещения расходов определяется соглашением между работодателем и работником, которое должно заключаться в письменной форме. В связи с этим в таких соглашениях могут быть определены и большие суммы компенсаций.

С точки зрения бухгалтерского учета повышенные компенсации также являются расходами по обычным видам деятельности, однако, для целей налогообложения суммы, уплаченные сверх норматива, предусмотренного для данного вида расходов, не уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль.

В соответствии со ст. 217 НК РФ, все виды компенсационных выплат в пределах норм, установленных в  соответствии с законодательством  РФ, связанных с возмещением расходов, не облагаются налогом на доходы физических лиц. Следовательно, компенсация за использование личного легкового автомобиля в служебных целях в пределах установленных норм не включается в налогооблагаемый доход работника, а вот сверхнормативная сумма должна облагаться налогом на доходы физических лиц. Датой получения дохода является день его выплаты (п. 1 ст. 223 НК РФ).

Компенсационные выплаты за использование личного легкового  автомобиля в служебных целях  в пределах законодательно установленных  норм не облагаются единым социальным налогом (п. 1 ст. 238 НК РФ). Сверхнормативные суммы также не облагаются этим налогом, поскольку не относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде (п. 3 ст. 236 НК РФ).

2.7. Учет и налогообложение операцийпоаренде  транспортного средства 

Арендованный автомобиль принимается к бухгалтерскому учету при наличии письменного договора аренды и акта приемки-передачи автомобиля в аренду (форма № ОС-1).

В соответствии с п. 5 Положения  по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н, автомобили относятся к основным средствам. Арендованные основные средства учитываются за балансом на счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре. Аналитический учет ведется по каждому объекту арендованных основных средств.

Согласно п. 5, 9 Положения  по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина  России от 06 мая 1999 г. № 33н, арендная плата относится к расходам по обычным видам деятельности, на базе которых формируется себестоимость продукции, работ, услуг. Необходимыми условиями уменьшения налогооблагаемой базы являются производственное назначение использования арендованного автомобиля (подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ).

Организация может использовать арендованный автомобиль и не в производственных целях. В этом случае суммы арендных платежей не могут быть отнесены к расходам, связанным с производством и реализацией, а следовательно, не будут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. НДС по таким арендным платежам также не будет приниматься к вычету.

Затраты, возникающие в связи  с коммерческой эксплуатацией арендованного  автомобиля, являются для арендатора расходами по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99), которые для целей налогообложения принимаются как затраты, уменьшающие облагаемую базу по налогу на прибыль, и отражаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). НДС по данным затратам подлежит вычету при условии, что суммы расходов на эксплуатацию оплачены, а сами расходы приняты к бухгалтерскому учету. Главные условия – производственное назначение понесенных расходов (подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ) и наличие правильно оформленного счета-фактуры (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Документальное подтверждение  расходов по содержанию автотранспорта

В соответствии со ст. 252 НК РФ, любые  виды расходов признаются для целей  налогообложения только при обязательном соблюдении двух условий: документального  подтверждения понесенных затрат и их экономического обоснования.

В качестве документального подтверждения  расходов по содержанию транспортных средств могут быть чеки ККМ, платежные  поручения или другие документы, подтверждающие факт оплаты приобретенных  ГСМ, услуг по ремонту (в том числе шиномонтажу), за проведение техосмотра, прочих расходов, без которых транспортное средство не может использоваться в полной мере. Товарный чек не является обязательным дополнением к чеку ККМ. Кроме того, это могут быть договоры на проведение определенных работ (ремонт, техобслуживание) и акты выполненных работ.

В качестве экономического обоснования  расходов, связанных с использованием транспортного средства (в т. ч. ГСМ), могут быть представлены как путевые листы, так и любые другие документы, подтверждающие и обосновывающие понесенные затраты.

Вместе с тем указанные формы  носят обязательный характер лишь в  случаях, когда путевой лист одновременно служит актом сдачи-приемки работ (услуг). В тех случаях, когда служебный  автотранспорт используется только для собственных нужд организации (например, при разъездном характере работы работников организации с использованием автотранспорта), путевой лист установленной формы можно не использовать. В данном случае организация вправе разработать свою форму путевого листа, предусмотрев в ней обязательные реквизиты в соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», а также дополнив реквизитами, которые сочтет необходимыми для наиболее полного контроля за использованием автотранспортных средств в производственных целях (для извлечения дохода).

В качестве других подтверждающих документов могут быть распоряжения по организации, обосновывающие использование транспортного  средства без оформления путевого листа (например, доверенность на использование  автомобиля).

При эксплуатации грузового автотранспорта документом первичного учета и основанием для осуществления расчетов за перевозки  грузов является также товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т. В путевом листе указываются номера товарно-транспортных документов с приложением одного экземпляра этих товарно-транспортных документов, по итогу которых указываются количество перевезенных тонн груза и другие показатели. Путевые листы хранятся совместно с товарно-транспортными документами, обеспечивающими возможность их одновременной проверки.

Для замены запасных частей и осуществления  текущего ремонта оформляются книга  пробега автомашин, журнал выдачи запчастей, график ремонта автотранспортных средств, дефектные ведомости, акты по установке  запчастей и ликвидации снятых.

При приобретении организациями горюче-смазочных  материалов на автозаправочных станциях за наличный расчет приказом руководителя организации утверждается список лиц, имеющих право на получение авансовых  сумм под отчет, и сроки предоставления авансовых отчетов.

К авансовому отчету прикладываются чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Кассовый чек должен содержать  следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный  номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж.

Как правило, в кассовых чеках указывается  еще марка ГСМ, оплаченное количество ГСМ и стоимость одного литра  ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т. п.).

Заправка автотранспортных средств  может также осуществляться на основании  талонов, приобретенных по безналичному расчету. Учет таких талонов должен вестись в книге движения талонов, в которой регистрируются поступление талонов в организацию и их выдача водителям. Талоны на ГСМ хранятся вместе с денежными документами в сейфе организации.

Расходы на ремонт транспортных средств

Восстановление транспортных средств (возвращение объекту первоначальных качеств) может осуществляться посредством  ремонта, модернизации либо реконструкции.

В зависимости от сложности и  продолжительности работ различают  текущий, средний и капитальный ремонт. Отнесение ремонтных работ к тому или иному виду должно быть подтверждено соответствующими документами – договором на проведение ремонта, сметной документацией, внутренними распорядительными документами организации.

Ремонт основных средств может осуществляться непосредственно самой организацией – это хозяйственный способ; с помощью специализированной строительной организации – подрядный способ; либо и хозяйственным, и подрядным способами одновременно.

В соответствии с ст. 260 НК РФ, налогоплательщик может ремонтировать как свои собственные автомобили, так и арендованные. Условия о ремонте арендованного автомобиля должны оговариваться в договоре аренды.

Расходы по ремонту арендованных основных средств можно относить на расходы  для исчисления налога на прибыль только в том случае, если ремонт данного имущества предусмотрен договором аренды и если это имущество находится у арендодателя в составе амортизируемого. Причем в составе амортизируемого основное средство может быть только у организации; у индивидуального предпринимателя – в случае, если автомобиль служит для извлечения его дохода.

У физического лица автомобиль никогда  не учитывается в составе амортизируемого  имущества, следовательно, если налогоплательщик арендует автомобиль у физического лица, расходы по ремонту данного средства передвижения он не может отражать в составе расходов для исчисления налога на прибыль.

Расходы по ремонту автомобиля нельзя относить на расходы и в том  случае, если данное имущество используется на условиях безвозмездного пользования, так как имущество, переданное по договору безвозмездного пользования, исключается из состава амортизируемого на все время его нахождения в пользовании по данному договору (п. 3 ст. 256 НК РФ).

В остальных случаях при каждом проведении ремонта следует запрашивать своего арендодателя о том, находится ли данное имущество в составе амортизируемого. При этом желательно иметь письменное подтверждение от арендодателя, которое будет являться одним из экономических обоснований понесенных расходов по ремонту автомобиля.

Если в поломке автомобиля виновен  арендатор, то арендодатель, принявший  на себя по договору компенсацию расходов на ремонт, может отказаться компенсировать затраты на ремонт. В этом случае они относятся к прочим расходам (п. 13 ПБУ 10/99) и, так как данные затраты не связаны с производственной деятельностью арендатора, не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (п. 49 ст. 270 НК РФ).

Амортизация транспортных средств 

Амортизация – это постепенное  возмещение износа основных средств в стоимостном выражении. Для транспортных средств применяется общий порядок амортизации.

Объектами для начисления амортизации  являются объекты основных средств, в том числе транспортные средства, переданные по договору аренды (за исключением  случаев, предусмотренных законодательством).

Амортизационные отчисления по объекту  основных средств начинаются с первого  числа месяца, следующего за месяцем  принятия этого объекта к бухгалтерскому учету, и начисляются до полного  погашения стоимости этого объекта либо списания этого объекта с бухгалтерского учета в связи с прекращением права собственности, аренды или иного вещного права.

2.8. Оптимизация налогообложения 

Какой же способ использования автомобиля наиболее выгоден с точки зрения уменьшения налоговых расходов как для арендатора, так и для арендодателя?

Выплата компенсации за использование  автомобиля достаточно легко оформляется, компенсация в пределах установленных  норм не облагается никакими налогами. Вместе с тем официальные нормы  компенсации не покрывают всех понесенных расходов, а суммы, выплаченные сверх нормы, налогооблагаемую прибыль не уменьшают.

Со сверхнормативной суммы компенсации  нужно начислять взносы на обязательное страхование от несчастных случаев, а также удерживать налог на доходы физических лиц.

При заключении договора аренды транспортного  средства, как с экипажем, так  и без экипажа, организация имеет  право уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму арендных платежей и должна удержать со всей суммы  арендной платы налог на доходы физических лиц.

Кроме того, по договору аренды с экипажем организации придется дополнительно  заплатить с суммы, выплачиваемой  работнику, ЕСН, взносы на обязательное пенсионное страхование и взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве. Из-за этого такой вариант договора становится невыгодным.