Компьютерное программное обеспечение, предназначенное для управления проектами

Введение

Актуальность темы заключается в том, что все большую популярность в мире приобретают технологии проектного управления, призванные помочь руководителям проектов координировать деятельность исполнителей, обеспечивать выполнение работ в срок, в рамках бюджетов, планировать риски и выполнять другие, не менее важные функции. Одним из необходимых инструментов проектного управления является программный продукт, без которого невозможно осуществлять полноценное планирование и оперативные расчеты.

Комплексные системы предназначены для создания среды управления многочисленными сложными проектами. Они включают в себя не только высокопрофессиональные инструменты для планирования, анализа и контроля за выполнением проектов, но и все необходимые средства для организации эффективных коммуникаций между участниками проектных команд. Такое программное обеспечение, в частности, выпускают компании ArtemisManagementSystems, PrimaveraSystems, WelcomSoftwareTechnologies.

Рынок систем программного обеспечения управления проектами постоянно меняется. Функции, которые ранее были доступны только в профессиональных системах, появляются в недорогих пакетах, а профессиональное программное обеспечение, в свою очередь, становится "дружелюбнее" к пользователю. Все системы различаются как по функциональности, так и по коммуникационным и интеграционным возможностям.

Цель курсовой работы: проанализировать компьютерное программное обеспечение, предназначенное для управления проектами.

                Для достижения цели необходимо  решить комплекс задач:

1. раскрыть роль информации в управление проектом; 
2. провести обзор программного обеспечения;
3. проводится анализ ведущих компаний по производству программному обеспечению для управления проектами;
4. причисляются основные требования при выборе программного  обеспечения управления проектами.

             Курсовая работа состоит из ведения, основной части, заключения, списка литературы. Основную часть составляют 2 главы. Первая глава посвящена теоретическим основам, в которых раскрывается роль информации в управление проектом,  так же проводится краткий обзор программного обеспечения для управления проектами. Во второй главе проводится сравнительный анализ ведущих компаний по производству программному обеспечению для управления проектами, таких как  Primavera, Spider Project, Open Plan Professional и Microsoft Project. А так же причисляются основные требования при выборе программного обеспечения управления проектами.

    В работе использованы материалы и учебная литература по дисциплине управления проектами, а так же научные работы некоторых Российских авторов. Статьи из газет, журналов и интернет источников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические основания анализа  компьютерного программного обеспечения

Цель данной главы раскрыть роль информации в управление проектом,  так же краткий обзор программного обеспечения для управления проектами.

1. Роль и место информации в управление проектами

Все большую популярность в мире приобретают технологии проектного управления, призванные помочь руководителям проектов координировать деятельность исполнителей, обеспечивать выполнение работ в срок, в рамках бюджетов, планировать риски и выполнять другие, не менее важные функции.

Одним из необходимых инструментов проектного управления является программный продукт, без которого невозможно осуществлять полноценное планирование и оперативные расчеты.1

В любой организации проектное управление происходит на нескольких уровнях, соответственно и программный продукт должен быть выбран такой, чтобы он облегчил управление на всех уровнях управленческой цепочки, где его применяют.2

В общем виде можно выделить три уровня, на которых происходит управление проектами:

-руководители - высшее руководство (стратегический уровень), на уровне  которого происходит определение  целей и задач предприятия, принимается  решение о финансировании, оценивается  приоритетность проектов;

-функциональные менеджеры, профессионалы, занимающиеся планированием и контролем проектов;

-операционный уровень - менеджеры  проектов, ответственные на местах.

Естественно, при выборе программного продукта нужно исходить из требований всех уровней управленческой иерархии.

Как правило, системы управления проектами делятся на системы начального уровня – для небольших фирм с локальными целями, и на профессиональные системы управления проектами – для координации крупных проектов и мульти проектного управления, поэтому и использовать их можно по-разному. Для одних - это инструмент компьютерного моделирования проектов и просчета последствий принимаемых решений до их реализации, для других – средство отображения показателей и получения отчетности. Выбор программного продукта зависит, прежде всего, от сложности целей и задач проекта.3

Чтобы выбрать оптимальный программный продукт для управления проектами, необходимо четко представлять функции и требования, предъявляемые к системе. Так как управление проектами в организации может осуществляться на различных уровнях, требования к программному продукту на каждом уровне тоже будут отличаться. Например, для высшего руководства важны такие характеристики программного продукта как легкость в применении, процедуры для планирования "сверху вниз", возможность получать обобщенные отчеты. Для руководителей на функциональном уровне важнее мощность временного, стоимостного и ресурсного планирования, анализа рисков, средства контроля реализации проекта, а на уровне операций значение имеют простота использования, наглядность и легкость изучения.

Руководителям предприятий сложно выбрать программный продукт самостоятельно, поэтому необходимо обращаться к специалистам, хорошо ориентирующимся во всем многообразии программных продуктов. 4

Следующим важным шагом в построении системы является выбор программного продукта, который позволит реализовывать логику новых бизнес-процессов предприятия и достигать поставленных целей с максимальным результатом.

При правильном и квалифицированном построении системы все звенья управленцев получают желаемый результат. Высшему руководству система позволяет проводить стратегический анализ хода выполнения всех проектов компании, определять уровни приоритетности проектов, а также задавать относительные степени важности проектов для распределения ресурсов (человеческих, временных и материальных). Функциональные менеджеры (руководители подразделений) получают возможность проводить анализ эффективности использования ресурсов на проектах и анализ загруженности исполнителей. Менеджеры проектов получают возможность быстро планировать проекты с учетом различных факторов и ограничений, минимизировать риски, проводить оперативный анализ хода выполнения работ. 5

Учитывая огромное количество программных продуктов на рынке, сделать правильный выбор очень сложно. Число различных фирм, предлагающих программные продукты по управлению проектами очень много.

Вывод: В целом, применение технологий проектного управления дает возможность предприятию перейти на новый уровень развития, когда любые проекты будут осуществляться в заданные сроки и в рамках бюджета.

 

2. Обзор программного обеспечения управления проектами

 

Первые программы для управления проектами были разработаны почти сорок лет назад. В основе данных систем лежали алгоритмы сетевого планирования и расчета временных параметров проекта по методу критического пути. Первые системы позволяли представить проект в виде сети, рассчитать ранние и поздние даты начала и окончания работ проекта и отобразить работы на временной оси в виде диаграммы Ганта. Позже в системы были добавлены возможности ресурсного и стоимостного планирования, средства контроля за ходом выполнения работ.

Программы управления проектами образуют собственный сектор рынка программных средств, насчитывающий сотни продуктов. Западные компьютерные журналы регулярно публикуют обзоры программ управления проектами наряду с обзорами текстовых редакторов, электронных таблиц и программ управления базами данных. Такие программы установлены на миллионах компьютеров (только Microsoft Project более чем на двух миллионах), ими пользуются сотни тысяч предприятий. Хотя Россия и отстала с внедрением технологии управления проектами, но и на российском рынке представлены наиболее известные и популярные пакеты управления проектами.6

Российские пользователи часто путают программы управления проектами и программы оценки инвестиций (Project Expert. Альт Инвест. Comfar и т.п.). Программы управления проектами предназначены для управления проектом (планирования, мониторинга, анализа) на всех этапах его жизненного цикла - от инициации и до завершения, в то время как программы оценки инвестиций предназначены лишь для начальной стадии управления проектом - оценки того. заслуживает ли проект исполнения. На последующих стадиях эти программы уже не могут быть использованы и для управления проектом бесполезны.7

Использование систем долгое время ограничивалось традиционными областями - крупными строительными, инженерными или оборонными проектами и требовало профессиональных знаний. Однако, за последнее десятилетие ситуация в области использования программного обеспечения календарного планирования резко изменилась.

Благодаря повышению мощности и снижению стоимости персональных компьютеров, а также, при участии таких корпораций, как Microsoft и Symantec, буквально заваливших рынок дешевыми системами для управления проектами, программное обеспечение и методики управления, доступные раньше только состоятельным организациям, пришли на рабочие столы и вошли в повседневную практику менеджеров и сотрудников средних и малых компаний.8

В настоящее время на рынке представлено значительное количество универсальных программных пакетов для персональных компьютеров, автоматизирующих функции планирования и контроля календарного графика выполнения работ. Западные обзоры программного обеспечения для управления проектами традиционно разделяют программы доступные на рынке в две широкие группы: системы "высшего" класса и более простые системы.

Развитие информационных технологий последних лет практически свело на нет различия между системами по объемным показателям мощности систем (размеры планируемого проекта по работам и ресурсам, скорость пересчета проекта). Даже дешевые пакеты сегодня способны поддерживать планирование проектов, состоящих из десятков тысяч задач и использующих тысячи видов ресурсов. Изучая матрицы сравнения основных функций систем, также достаточно трудно найти существенные пробелы в той или иной системе. Выявить отличия в реализации отдельных функций часто удается лишь при детальном изучении и тестировании системы.9

Более правильно разделить пакеты календарного планирования на профессиональные и настольные (непрофессиональные). Профессиональные системы предоставляют более гибкие средства реализации функций планирования и контроля, но требуют больших затрат времени на подготовку и анализ данных и, соответственно, высокой квалификации пользователей.

Второй тип пакетов адресован пользователям-непрофессионалам, для которых управление проектами не является основным видом деятельности. 10

От пользователей, использующих пакеты планирования лишь время от времени при необходимости спланировать небольшой комплекс работ или ввести фактические данные по проекту трудно ожидать серьезных затрат времени и усилий на то, чтобы освоить и держать в памяти какие-либо специфические функции планирования или оптимизации расписаний. Для них более важным является простота использования и скорость получения результата.11

Как правило, современные системы календарного планирования, распространяемые на рынке, обеспечивают основной набор функциональных возможностей.

Подводя вывод можно сказать, что трудности освоения подобных систем могут быть связаны с необходимостью внедрения и использования определенных управленческих технологий и невозможностью интуитивного изучения функции программного обеспечения управления проектами. Таким образом, выбор и покупка подходящего программного обеспечения еще не дает гарантии, что оно будет эффективно применено.

Глава 2. Анализ программного обеспечения для управления проектами

В данной главе проводится анализ ведущих компаний по производству программному обеспечению для управления проектами, таких как  Primavera, Spider Project, Open Plan Professional и Microsoft Project.

А так же причисляются основные требования при выборе программного обеспечения управления проектами.

 

2.1. Ведущие копании по производству компьютерного программного обеспечения для управления проектами

Наиболее популярными пакетами являются такие программные продукты, как MicrosoftProject, SpiderProject, Primavera, OpenPlan и некоторые другие.

Основной программный продукт семейства Primavera - Primavera Project Planner (P3) - хорошо известен среди профессиональных менеджеров проектов во всем мире. P3 применяется для управления средними и крупными проектами в самых различных областях, хот наибольшее распространение данный продукт получил в сфере управления строительными и инженерными проектами.12

Primavera Project Planner предоставляет достаточно стандартный для всех подобных систем графический интерфейс, но у него есть несколько дополнительных возможностей. Прежде всего, это возможность группировки и упорядочивания работ по различным признакам на разных уровнях детализации проекта, что позволяет представить информацию в более удобном виде для конкретной управленческой ситуации.

Другая полезная особенность - это возможность разбиения экрана по горизонтали на две независимые области. Это позволяет одновременно просматривать разные части проекта.13