Механизмы формирования осуп

 

 

 

2.2. Структурное месторасположение  кадровой службы на разных  стадиях деятельности предприятия

Организационный статус подтверждается набором полномочий и ответственности. Их объем и  иерархический ранг во многом определяются позицией первого руководителя организации  по отношению к кадровой службе. Они также формируются по мере организационного развития управления, накопления финансового, кадрового, интеллектуального  потенциала.

Авторитет кадровой службы зависит не только от ее полномочий распорядительства, но и от уровня специальных знаний сотрудников, полезности службы по степени ее воздействия на кадровые процессы. Поэтому в зарубежной практике наблюдается следующая закономерность: службы управления персоналом начинают свою деятельность как штабные звенья с чисто консультативными функциями, а затем, по мере развития кадрового потенциала и все более очевидного его влияния на результаты работы, служба персонала наделяется управленческими полномочиями и начинает непосредственным образом участвовать в руководстве организацией:

В зарубежной практике выделяются несколько таких  вариантов. Структурное местоположение кадровой службы зависит от степени  развития и особенностей организации.

Вариант 1: кадровая служба структурно подчинена  руководителю по администрированию (рис. 2.1.). Основная посылка этого варианта состоит в сосредоточении всех центральных координирующих служб в одной функциональной подсистеме. Выполнение задач службой персонала рассматривается в рамках его роли как штабного подразделения.

 

 

 

Рис. 2.1. Первый вариант местоположения кадровой службы

               в системе управления организацией.

 

Вариант 2:служба управления персоналом в качеств штабного отдела структурно подчинена общему руководству организации (рис. 2.2.)

Преимуществом второго варианта является близость ко всем сферам руководства организации. Наиболее целесообразна такая структура для небольших организаций на начальных этапах их развития, когда руководство еще четко не определило статус кадровой службы. Однако следует исключить при таком варианте опасность множественной подчиненности противоречивым указаниям.

 

 

 

 

Рис. 2.2. Второй вариант местоположения кадровой

                службы в системе управления  организацией

Вариант 3: кадровая служба в качестве штабного органа структурно подчинена высшему  руководству (рис. 2.3.). Данный вариант наиболее приемлем на начальных этапах развития организации, когда первый руководитель пытается таким образом поднять статус и роль кадровой службы, хотя иерархический уровень заместителей руководителя еще не готов к восприятию отдела персонала как подразделения, равнозначного второму уровню управления.

 

Рис. 2.3. Третий вариант местоположения кадровой

                  службы в системе управления  организацией

 

 

Вариант 4: служба управления персоналом организационно включена в руководство организацией (рис. 2.4.). Данный вариант можно рассматривать как наиболее типичный для достаточно развитых фирм с выделением сферы управления персоналом в качестве равнозначной подсистемы управления в ряду остальных подсистем управления.

 

 

 

Рис. 2.4. Четвертый  вариант местоположения кадровой службы

                   в системе управления организацией        

2.3 Нормативная база определения объема работ и установления правового статуса кадровой службы

Задачи, функции, кадровой службы устанавливается  целым рядом внутренних организационных  документов, разрабатываемых для  этих целей: положением, регламентом, инструкцией, правилами внутреннего трудового  распорядка, структурой и штатной  численностью, штатным расписанием, приказами о распределении обязанностей. 

рис. 2.5. « Перечень кадровых документов»

Отдел кадров в своей деятельности руководствуется  действующими законодательными актами Российской Федерации о труде, нормативными и нормативно-методическими актами Правительства РФ, Основными положениями  Государственной системы документационного  обеспечения управления (ГСДОУ), государственными стандартами, инструкцией о порядке ведения  трудовых книжек, уставом и иными  организационными документами организации, приказами и указаниями ее руководителя, инструкцией по документированию кадровой деятельности, правилами внутреннего  трудового распорядка и настоящим  положением.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия  для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Состоит  в организации разработки и применения методических документов, а также  ведении нормативного хозяйства  в системе управления персоналом.

На основе типовых документов с учетом особенностей организации работники службы управления персоналом разрабатывают документы  для внутреннего пользования. Так, важным организационно-распорядительным документом являются правила внутреннего  трудового распорядка, которые регулируют трудовой распорядок в организации. В соответствии со ст. 15 кодекс законов о труде (КЗоТ) трудящийся обязан  выполнять возложенную на него работу с подчинением внутреннему трудовому распорядку. Правила принимаются в следующем порядке. Администрация разрабатывает проект правил и выносит их на обсуждение общего собрания (конференции), которое и утверждает их согласно ст. 130 КЗоТ РФ.

Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый  при непосредственном участии подразделений  службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда  и зарплаты, юридического отдела). Коллективный договор — это соглашение, заключаемое  трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на срок от одного до трех лет.

В коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работодателя и работников по следующим вопросам:

• форма, система и размер оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты;

• механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных договором;

• занятость, переобучение, условия высвобождения  работников;

• определение  рабочего времени и времени отдыха;

• улучшение  условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи (подростков);

• добровольное и обязательное медицинское и  социальное страхование;

• соблюдение интересов работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья;

• экономическая  безопасность и охрана здоровья работников на производстве;

• льготы для работников, совмещающих работу с обучением;

• контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений  и дополнений, ответственность сторон, социальное партнерство, обеспечение  нормальных условий функционирования представителей работников;

• отказ  от забастовок по условиям, включенным в договор, при своевременном  и полном их выполнении.

Условия коллективного договора, заключенного в соответствии с законодательством, являются обязательными для работодателя. Если условия договора ухудшают по сравнению с законодательством  положение работников, то они недействительны.

К документам организационно-методического и  методического характера относятся  те, которые регламентируют выполнение функций по управлению персоналом. Сюда входят: положение по формированию кадрового резерва в организации; положение по организации адаптации  работников; рекомендации по организации  подбора и отбора персонала; положение  по урегулированию взаимоотношений  в коллективе; положение по оплате и стимулированию труда; инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.

Разработку  этих документов осуществляют работники  соответствующих звеньев системы  управления персоналом.

Положение о  подразделении — документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения организации (отдела, службы, бюро, группы и т.п.) — его  задачи, функции, права, ответственность. Типовая структура положения включает следующие разделы:

1) общие положения  (кому подчиняется данное подразделение,  степень его самостоятельности,  какими нормативно-правовыми документами  оно руководствуется в своей деятельности и т.п.);

2) задачи  подразделения;

3)оргструктура подразделения (схема с указанием линейно-функциональной, методической и иной подчиненности и взаимосвязей отдельных звеньев и работников подразделения);

4) функции  подразделения;

5) взаимоотношения  подразделения с другими звеньями  организации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой  данным подразделением, от кого  и кому, сроки и периодичность;

6) права подразделения  (в пределах возложенных на него функций);

7) ответственность  подразделения (в рамках приданных  ему полномочий за некачественное, несвоевременное их выполнение).

Типовые положения  о подразделениях содержатся в специальной  литературе, но требуется их адаптация, уточнение применительно к каждому  конкретному предприятию и подразделению.

Совокупность  должностей служащих находит отражение  в штатном расписании - это основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с учредительным документом (уставом или положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ дает руководству право на укомплектование организации и ее структурных подразделений работниками. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.

Структура и штатная численность  предприятия закрепляются в документе, в котором содержится перечень структурных  подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия. Данный документ не имеет унифицированной  формы и утверждается приказом (распоряжением) руководителя предприятия или уполномоченным им в письменной форме лицом. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе  количества штатных единиц по каждой должности. Этот документ служит основанием для составления штатного расписания. 
Структурное подразделение предприятия выделяется для решения определенных задач, выполнения каких-либо функций и несет ответственность за выполнение возложенных на него задач. 
Различают следующие виды структурных подразделений: 
-управление; 
-служба; 
-отдел; 
-цех; 
-отделение; 
-бюро; 
-лаборатория; 
-сектор; 
-участок. 
           Необходимость создания того или иного подразделения определяется различными факторами, прежде всего списочной численностью работников. Обоснование создания подразделения, как правило, увязывается с нормативами численности работников. Данные нормативы устанавливают численность работников того или иного подразделения, должностные обязанности, характер распределения работы между исполнителями. 
Так, на предприятиях со среднесписочной численностью работников свыше 700 человек создаются бюро охраны труда при штатной численности работников 3 - 5 единиц (включая начальника) или отдел - при штатной численности работников от 6 единиц. В то же время на ряде предприятий создание отделов охраны труда допускается при нормированной численности работников не менее 4 штатных единиц. 
          На частных предприятиях наиболее распространенной структурной единицей является отдел. Нормативы штатной численности предприятие определяет самостоятельно. Важно учитывать, что дробление структуры и штатной численности предприятия на мелкие подразделения, руководители которых не имеют права на принятие управленческих решений, приводит к "размыванию" ответственности руководителей всех уровней за принятые ими решения. 
          При определении численности и должностного состава того или иного структурного подразделения предприятия необходимо руководствоваться принятыми в организации штатными нормативами и перечнями, а также иными документами, определяющими данные показатели.

Основные  задачи правового обеспечения системы  управления персоналом — это правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наемными работниками; защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.