Отчет по практике в ООО «Строительная компания «XXXXXX»

Поступления и списания безналичных денежных средств регистрируются платежными документами.

Платежный документ может быть распечатан в бумажном виде или передан в электронном виде по каналам связи в коммерческий банк с помощью специализированной программы типа «Клиент банка», поставляемой банком.

Кассиру предоставляется возможность автоматизированного формирования кассовой книги.

В бухгалтерии данные о хозяйственной деятельности предприятия в 1С:Бухгалтерии хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете соответствующую хозяйственную операцию

Операции могут автоматически формироваться документами, такими, как  приходный кассовый ордер, расходная накладная и др., или вводиться вручную.

 Учет по любому разделу можно вести исключительно с помощью ручных операций, а можно часть операций вводить документами, а часть - вручную.

Для составления бухгалтерской и налоговой отчетности, предназначенной для представления в налоговую инспекцию, внебюджетные фонды и органы статистики, в программе существует набор регламентированных отчетов.

Стандартные отчеты, предназначенные для использования практически в любых организациях и для любых разделов бухгалтерского учета. В основном, они выдают бухгалтерские итоги в различных разрезах для любых указываемых счетов, видов субконто, валют. К стандартным относятся такие отчеты, как «Оборотное- сальдовая ведомость», «Шахматка», «Анализ счета», «Карточка счета» и другие.

Оборотно- сальдовая ведомость (рис.9) для каждого счета содержит информацию об остатках на начало и на конец периода и оборотах по дебету и кредиту за установленный период.

Служба персонала. Кадровый учет организован на базе 1С Бухгалтерия с помощью следующим форм документов: прием на работу в организацию, кадровое перемещение, увольнение из организации, сведения о стаже и заработке.

В информационной базе хранятся сведения, необходимые для периодических расчетов заработной платы и связанных с ней налогов и сборов, в частности, сведения о работниках предприятия.

Для удобства использования кадровые сведения разделены в информационной базе на следующие две категории:

• сведения о физических лицах,
• служебная информация о работниках предприятия.

К первой категории относятся те сведения о работнике, которые никак не связаны с его должностными обязанностями: паспортные и регистрационные данные, место жительства и др. Ко второй категории отнесены сведения, связанные с выполнением работником конкретных должностных обязанностей: место работы и должность, условия оплаты труда и др.

Подобное разделение сведений о работниках не создает никаких неудобств при их использовании, но в то же время исключает необходимость повторного ввода информации о работнике как о физическом лице в случае регистрации его повторного приема на работу в качестве совместителя.

Первоначально сведения о работнике вводятся в информационную базу документом оформления его приема на работу.

Изменения сведений о работнике — кадровые перемещения, новые условия оплаты труда, увольнение работника — также вводятся документами.

Для просмотра сведений по работникам организации можно использовать форму "Управление данными работника".

Форма позволяет быстро посмотреть всю информацию по конкретному работнику: кадровые данные; плановые начисления и удержания; документы по работнику; сведения о начисленной зарплате, расчетный листок; налоговые карточки по НДФЛ и ЕСН.

Прямо из этой формы можно зарегистрировать нового работника или новый документ.

Для автоматизации работы с внутренними документами и корреспонденцией в компании применяется программный продукт реализован на платформе "1С:Предприятие 8.0" и представляет собой тиражное решение для работы с факсограммами, телефонными звонками, письмами, приказами, договорами и любыми другими документами организации.

Основными объектами учета в системе являются электронные документы, которые могут являться как электронными копиями первичных документов, так и самостоятельными документами - "Сообщением", "Задачей", "Поручением" и т.д.

 В системе электронные документы размещаются в каталогах, объединенных в иерархическую структуру, что позволяет хранить отдельно документы разного вида или назначения. Назначение прав доступа к каталогам позволяет легко организовать доступ сотрудников только к тем документам, работа с которыми входит в их должностные обязанности. Работники бухгалтерии, например, работают со счетами, накладными и доверенностями, работникам отдела кадров доступны кадровые приказы, а также анкеты сотрудников и соискателей вакансий. Для работы с персональными документами у каждого пользователя системы имеется свой персональный каталог "Личные папки", доступный только ему одному. В этом каталоге расположены предопределенные папки "Входящие", "Исходящие" и "Отправленные", которые используются системой для автоматического размещения документов. Письма, полученные пользователем по электронной почте, и документы, переданные ему на рассмотрение, автоматически помещаются в папку "Входящие". В папке "Исходящие" находятся письма, подготовленные к отправке по электронной почте, и исходящие документы. Отправленные документы помещаются в папку "Отправленные".

 Для хранения контактной и служебной информации о контрагентах, а также для организации отборов в списках документов и группировки информации в отчетах используется справочник "Контрагенты". Список внутренних адресов электронной почты организации хранится в справочнике "Адресная книга".

 Фактически система предоставляет пользователям среду для работы с электронными документами и электронными копиями первичных документов, которая содержит возможности для организации персональных и общих библиотек, для каталогизации и классификации документов, для хранения структуры взаимосвязей и данных о состоянии документов, а также для поиска по реквизитам и содержанию.

Для писем электронной почты, заданий, сообщений или заметок, событий или обсуждений в системе предусмотрены специальные формы.

 Ввод в систему описания и значений реквизитов официальных документов выполняется с помощью формы "Регистрация документа". К электронному документу прикрепляется файл, полученный в результате сканирования первичного документа и последующего распознавания, или файл, созданный с помощью специализированной программы-редактора.

 В процессе регистрации выполняется размещение документа в необходимом каталоге - в личной папке, в общей папке или в каталоге файлов. Размещение документа в календарном графике позволяет запланировать выполнение каких-либо действий или обработку документа на определенную дату и время.

 После размещения в системе электронный документ становится доступен для выполнения различных операций - передача от одного пользователя к другому, размещение в очереди обработки, присоединение других документов и файлов, контроль исполнения и др.

  Обработка документов в системе упорядочена в соответствии с формализованными схемами бизнес-процессов организации. При регистрации документа для него назначается последовательность обхода ответственных лиц, каждое из которых выполняет то или иное действие по обработке и передает документ дальше по маршруту обхода.

Для особо важных первичных документов в системе предусмотрен учет по местам хранения. После регистрации первичного документа с помощью служебного документа "Перемещение" в систему вводится информация о его физическом местонахождении. Каждое последующее перемещение документа, выдача его в подотчет или возврат из подотчета, передача контрагенту, списание или ликвидация должны отражаться посредством отдельных документов "Перемещение" с указанием вида соответствующей операции.

 С помощью "Отчета о хранении" можно получить общие количественные остатки документов в разрезе мест хранения, складских ячеек или подотчетных лиц, а также отследить каждый документ и его перемещение по отдельности.

В системе предусмотрен контроль исполнения документов. Для документа, работу с которым необходимо контролировать, вводятся контрольные даты, а также информация, позволяющая проконтролировать исполнение. Получить список неисполненных заданий можно с помощью отчета "Контроль исполнения". Отчет "Анализ исполнительской деятельности" обеспечивает анализ общего состояния исполнения документов.

Отдел информационных технологий осуществляет модернизацию приобретенных программ под особенности деятельности компании, а также осуществляет текущее обслуживание информационных систем.

Рассмотрим права, обязанности, отвественность IT-менеджера, применяющего в своей деятельности программное обеспечение для рационализации управления на предприятии.

IT-менеджер:

1. Определяет задачи внедрения информационной системы, направления разработки и применения информационной системы.
2. Осуществляет выбор оптимального сочетания потребностей пользователей и возможностей информационной системы.
3. Разрабатывает методологическую основу информационной системы.
4. Организует подготовку проектной документации, сметы расходов на информационную систему и ее функционирование.
5. Организует договорную работу с поставщиками (подрядчиками) информационной системы.
6. Руководит работами по настройке и поддержке информационной системы.

Осуществляет:

1. Контроль и установку программного обеспечения (software control & distribution).
2. Планирование ресурсов (capacity management).
3. Управление заявками пользователей на обслуживание (incident management).
4. Управление изменениями (change management):

— управление запросами на изменения (RfC);

— подтверждение и планирование изменений;

— управление приоритетами запросов.

5. Управление составом ИС (сonfiguration management):

— контроль инфраструктуры посредством поддержки адекватных данных обо всех необходимых ресурсах;

— предоставление текущего статуса и истории каждого элемента инфраструктуры;

—  взаимосвязь элементов инфраструктур.

6. Управление надежностью (availability management).

7. Устранение нарушений работы сервисов (problem management).

8. Обеспечивает бесперебойное функционирование  системы и принимает оперативные  меры по устранению возникающих  в процессе работы нарушений.

9. Осуществляет прогнозирование  изменений в автоматизации предприятия  и разрабатывает меры упреждающего управления.

10. Осуществляет руководство разработкой  инструкций, методических и нормативных  материалов по использованию  и эксплуатации информационной  системы.

11. Подготавливает отчеты, предложения  по модернизации информационной  системы.

IT-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с документами, определяющими  его права и обязанности по  занимаемой должности, критерии  оценки качества исполнения должностных  обязанностей.

2. Вносить на рассмотрение руководства  предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.

3. Запрашивать лично или по  поручению непосредственного руководителя  от руководителей подразделений  предприятия и самостоятельных  специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства предприятия  обеспечения организационно-технических  условий, необходимых для исполнения  должностных обязанностей.

IT-менеджер несет ответственность  за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

 

 

2.1. Выбор комплекса задач  автоматизации

 

Деятельность ООО «Строительная компания «XXXXXX»  оснащена информационных обеспечением частично, на предприятии в полной мере информатизированы лишь бухгалтерская деятельность и деятельность юридической службы. Наибольшее опасение вызывает отсутствие современных программ, осуществляющих анализ финансовой деятельности, а также ее планирования на основании полученных данных, это может послужить основанием неэффективно принятого управленческого решения, в связи с этим в первую очередь необходимо приобрести программное обеспечение для финансового отдела.

По заданию руководителя была внедрена система для кадровой службы.

Ключевым информационным модулем для оптимизации работы службы по управлению персоналом является разработанная информационная система АИС «Отдел кадров».