Перспективы развития приемов и способов коммуникаций в ТО

Содержание

 

Введение1

1. Сущность и виды коммуникаций 4

2. Таможенные коммуникации8

3. Состояние внутренних и внешних таможенных коммуникаций10

4. Перспективы развития приемов и способов коммуникаций в ТО15

Заключение23

Список литературы24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Преобладающей тенденцией большей  части стран мирового сообщества в конце ХХ - начале ХХI в. является переход к новому типу социальной организации демократического общества - открытому информационному обществу, которое можно определить как общество, в котором экономическое развитие, социальные изменения, качество и образ жизни в решающей мере зависят от научного знания и способа использования информации на основе совершенствования коммуникативных технологий.

Революционные изменения  в области коммуникативных технологий оказывают значительное влияние  не только на экономическое, научно-техническое  и культурное развитие общества, но и на изменение мировоззрения  людей, поведенческие аспекты их жизнедеятельности, государственное  устройство и функционирование государственного механизма. [1]

Почти невозможно переоценить  важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, что бы облегчить организации  достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, тогда они  не сумеют работать вместе, формулировать  цели и достигать их. Однако, как  выяснится далее, коммуникации - это  сложный процесс, состоящий из взаимозависимых  шагов. Каждый из этих шагов нужен  для того, чтобы сделать наши мысли  понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем  небрежны, и не будем думать о  том, что делаем, смысл может быть утрачен.

Цель данного доклада - ознакомиться с природой и сложностями коммуникаций, особый акцент, делая на коммуникации таможенных органов, в динамике их развития, а также на то, что необходимо предпринять для более эффективного взаимодействия как на уровне структурных подразделений Федеральной таможенной службы (ФТС), так и с представителями бизнес - сообщества, участниками ВЭД, представителями широкой общественности и СМИ.

Основными задачами является, прежде всего осмысление и понятие процесса коммуникации, проблем возникающих на этапах коммуникации, а также подробное рассмотрение системы внутренних и внешних таможенных коммуникаций в их современном состоянии и перспектив их развития.

Актуальность темы заключается в том, что на современном этапе развития таможенных органов, требуется срочная разработка и внедрение потенциально новых коммуникационных моделей, ведь от этого в дальнейшем, во многом, будет зависеть вся эффективность деятельности таможенных органов, их репутация в глазах участников ВЭД да и простых людей, которая на сегодняшний день, судя по последним опросам общественного мнения, является, к сожалению, ничтожно низкой.

 

1. Сущность и виды коммуникаций

Коммуникация (от лат. communicatio – сообщение) – специфический обмен информацией, процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания.

Коммуникации – это способ общения и передачи информации от человека к человеку в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи. Так как определения коммуникации очень распространены в нашем мире, не только в сфере управления, но и в других аспектах, то хотелось бы представить Российский вариант классификации данного термина. Её разработали наши исследователи, уделяющие пристальное внимание всем аспектам коммуникативного менеджмента, посвятившие много работ изучению проблемы коммуникаций в таможенном деле - Н.М. Блинов и С.И. Съедин. Они установили, что понятие коммуникации имеет четыре значения, в том числе:

1. Это - путь сообщения (воздушные или водные коммуникации)
2. Это - форма связи (радио, телеграф)
3. Это - процесс сообщения информации с помощью технических средств - средств массовой информации (печати, радио, телевидения и т.д.)
4. Это - акт общения, связь между двумя и более индивидами, сообщение информации одним лицом другому.

Они отметили, что к проблемам  управления наиболее близко четвертое  значение термина "коммуникация", ибо управленческое воздействие  носит информационный характер. На этом основании Н.М. Блинов и С.И. Съедин определили коммуникацию как "передачу информации от одного лица, ее домысливание другим лицом с тем, чтобы информацию можно было исполнить". [3]

Основные задачи, которые решает каждая из коммуникаций:

• внутренняя внешняя таможенная коммуникация
• интеграция отдельных индивидов в социальные группы и общности, а последние в единую и целостную систему общества;
• внутренняя дифференциация общества, составляющих его групп, общностей, социальных организаций и институтов;
• отделение и обособление общества и различных групп, общностей друг от друга в процессе их общения и взаимодействия, что приводит к более глубокому осознанию ими своей специфики, к более эффективному выполнению присущих им функций;
• создание предпосылок и основных компонентов для подготовки, принятия, и осуществления управленческого решения. [1]

Руководитель организации  постоянно работает с информацией - сведениями, которые отражают состояние  внутренней и внешней среды организации. Поэтому информация удовлетворяет  потребности субъекта управления в  знаниях обо всех элементах, факторах и переменных, которые нужны ему  для осуществления управления. По данным американских ученых, опубликованным в 1975 г., руководитель 50-90% времени тратит на обмен информацией, т.е. на коммуникацию, выполняя свои роли: источника и  приемника информации - в межличностных  отношениях, передатчика информации - информационном обмене, переработчика  информации - в процессах принятия решений и реализации функций  управления - планирования, организации, мотивации и контроля. При этом посредством коммуникации связываются  субъекты и объекты управления, подразделения  организации между собой, организация  и все элементы ее внешней среды.

Информационные потоки пронизывают  все процессы внутри организации  и ее контакты с внешним миром, связывают функции управления и  являются сущностью управления: без  информации нет управления. Поэтому  коммуникацию называют связующим процессом. [2]

В условиях рыночной экономики  понятие "коммуникация" выходит  за рамки простого речевого общения  людей и передачи информации от человека к человеку. Из сказанного следует, что информация не равнозначна коммуникации, хотя эти понятия и тесно взаимосвязаны. Информация - это отражение в сознании человека окружающего мира, зафиксированное  каким - либо способом и поэтому обладающее свойством воспроизводимости.

Коммуникации - это связи, основе которых лежат интересы и  ценности.

Повышение эффективности  коммуникаций необходимо и может  быть реализовано в результате применения следующих принципов коммуникации:

1. ясности - который гласит, что сообщение обладает ясностью, если оно выражено ясным языком и передано таким образом, что может быть понято получателем;
2. целостности, который заключается в следующем: цель управленческих сообщений - содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей организации;
3. стратегического использования неформальной организации, который означает, что наиболее эффективной коммуникация бывает тогда, когда руководители используют неформальную организацию в дополнение к каналам коммуникации формальной организации. [1]

По признакам места  осуществления коммуникации подразделяются на внутренние и внешние. Внутри любой  организации виды коммуникаций бывают как межличностные, так и организационные, причем вербальное общение сопровождается невербальными формами (тональность  голоса, выражение лица и т.п.). Наряду с формальными, в организации  существуют неформальные коммуникации (общение служащих с друзьями, знакомыми, когда они рассказывают о своих  делах на работе, комментируют публикации СМИ и т.д.). С внедрением внутренних компьютерных сетей и электронной почты внутренние коммуникации претерпевают существенные изменения.

К внешним коммуникациям  прежде всего относятся: реклама  в средствах массовой информации (СМИ), связи с общественностью, содействие продажам, сбыту, прямая продажа и  т.д.

Полезно разделить  коммуникации в пределах организации  на два типа: формальные (официальные), т.е. официально установленные или  одобренные руководством, и неформальные, или неофициальные и незапланированные, методы коммуникаций.

Коммуникации можно  также разделить на односторонние, при которых отправитель не рассчитывает на реакцию получателя, и двусторонние коммуникации, организованные таким  образом, чтобы был обеспечен  и стимулирован отклик получателя. Односторонние коммуникации быстрые  и являются прерогативой руководства; двусторонние коммуникации более медленные  и показывают участие работников в принятии решений.

В формальных коммуникациях  преобладает написанное или сказанное  слово, тогда как неформальные коммуникации могут включать также жесты, мимику, то, что не сказано, сведения о присутствующих или отсутствующих на собрании. Многие слухи берут начало там, где кто-либо делает выводы на основе нескольких невербальных знаков. Мимолетное появление старшего управляющего с планом офиса в  руках в компании незнакомца, несущего большую рулетку, вне всяких сомнений, породит слух о скором переезде в  другой офис.

Коммуникации можно  проанализировать исходя из их направления. Коммуникации могут быть:

• нисходящие - с более высоких уровней организации на более низкие;
• восходящие - с низшего на высший уровень;
• горизонтальные (или боковые) в пределах организационных горизонталей (т.е. из одного подразделения в другое, примерно того же уровня).

Большинство формальных коммуникаций являются нисходящими, тогда как  неформальные коммуникации в основном восходящие или горизонтальные.

Создается впечатление, что  в большинстве организаций существуют проблемы с коммуникациями, поскольку  в них не предусмотрено обеспечение  восходящего или горизонтального  направлений, что фактически лишает руководство возможности знать  мнение персонала и сильно затрудняет координацию действий структурных  подразделений организации.

2. Таможенные коммуникации

Всемирная таможенная организация (ВТО) в 1995 г. разработала для стран-членов определенные рекомендации по управлению коммуникациями в таможенном деле. Предложенные в нем принципы управления коммуникациями могут быть использованы в системе коммуникативного управления таможенной службой России при условии  ее адаптации к переменам и  ситуации в стране.

Для выполнения задач, стоящих  перед таможенной администрацией любой  страны, необходимо установление и  поддержание соответствующего баланса  между обеспечением законного перемещения  груза и поездок граждан при  необходимом уровне осведомленности  общества о законах и нормативных  актах, в рамках которых работает таможенное ведомство, с одной стороны, и осуществлением эффективного контроля за исполнением данных законов, с  другой стороны. Кроме того, своими действиями таможенная администрация должна внушать уверенность участникам ВЭД и обществу, что их взгляды и мнения приняты во внимание и учтены при расстановке приоритетов в политике ведомства и воплощении в жизнь намеченных программ. [4]

Эффективно налаженные коммуникации приносят взаимную выгоду как непосредственно  таможенному ведомству, так и  бизнес - сообществу и общественности в целом. Главной целью хорошо отлаженных коммуникативных связей является достижение полной информированности общества о деятельности таможенного ведомства и применяемой им законодательной базе, что, в свою очередь, существенно влияет на создание и поддержание положительного имиджа и высокой деловой репутации всей службы. Поэтому, разработка эффективной программы коммуникаций должна стать одним из приоритетов таможенной администрации.

Независимо от ресурсного обеспечения коммуникативной программы  она должна содержать следующие  компоненты:

1. партнерские взаимоотношения между руководством таможенного ведомства и профессиональными коммуникаторами (сотрудниками службы по связям с общественностью);
2. адекватное целям обеспечение выполнения программы персоналом и ресурсами;
3. расположение рабочих мест коммуникаторов в непосредственной близости от ведомственных источников информации в среде, где они могли бы иметь возможность своевременно получать, обмениваться и использовать информацию при планировании и консультировании.

Правильно разработанная  коммуникативная стратегия, во-первых, способствует повышению эффективности  управления непосредственно институтом таможни; во-вторых, оказывает неоценимую помощь сотрудникам таможни в  их работе; в-третьих, обеспечивает поддержку  деловому сообществу; в-четвертых, позволяет своевременно, качественно и полноценно информировать участников ВЭД об их правах и обязанностях, нововведениях и т.д.

Одним из главных и перспективных  направлений развития коммуникативной  стратегии таможенного ведомства  любой страны, является тесное сотрудничество со СМИ. Хорошо налаженные связи со средствами массовой информации должны стать одним из важнейших звеньев  в информационно-коммуникативной  стратегии государственного института  таможни. СМИ быстро и эффективно с точки зрения затрат доносят  информацию как до широких слоев  населения, так и до целевой аудитории, что делает средства массовой информации ценнейшим инструментом для служб  по связям с общественностью, призванных выстраивать взаимоотношения ведомства  с внешними коммуникаторами. В процессе данной работы, осуществляемой таможенным ведомством, "взаимоотношения со СМИ" предполагают установление и  поддержание эффективных коммуникаций с представителями как печатных, так и электронных средств  массовой информации. Очевидным является еще и тот факт, что принципы, на которых основаны отношения между  институтом таможни и СМИ, в значительной степени зависят от общей информационной и коммуникативной политики, проводимой тем или иным государством.