Документооборот при реализации турпродукта

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

на тему:

 

«Документооборот при реализации турпродукта»

                   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

           Введение…………………………………………………………….…...…….3

1. Нормативно-правовое обеспечение туристической отрасли……………4

2. Перечень туристской документации…………………………..………….5

3. Документооборот между туроператором и турагентом…………..……11

4. Документооборот между турагентством и туристом…………………..12

     Выводы………………………………………………………………………..16

     Список использованной литературы………………………………………..17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения.

Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Цель данной работы – проанализировать документооборот организаций туристской отрасли, и в частности между туроператором и турагентом и турпгентом и туристом.

 

 

 

Нормативно-правовое обеспечение туристической отрасли

 

Специфика туристского бизнеса заключается в комплектации турпродукта из различных сервисов: транспорта, питания, размещения, консульских служб и т.п. Отсюда большое кол-во правовых и нормативных документов, регулирующих туристическую деятельность.

Субъектами правового отношения в туризме являются:

• туристическая фирма
• турист (клиент, потребитель туристско-экскурсионных услуг)
• организации, взаимодействующие с турфирмой (транспортные, гостиничные)

Источник правового регулирования турдеятельности – это нормативно–правовые акты, содержащие нормы, которые регулируют туристские отношения.

В настоящее время помимо национальных законодательных актов принято более 500 международных нормативно-правовых актов.

Основными источниками являются международные и национальные нормативно-правовые акты. Международные::

• межправительственные соглашения и договоры
• конвенции
• рекомендации ВТО (с 1975)
• рекомендации ВОЗ при ООН например: 1985 г. – одобрена генеральной ассамблеей ООН «Хартия туризма»

1994 – в Осаке на всемирной конференции по туризму принята Декларация по туризму. В декларации признано, что международный туризм несет на себе ответственность за сохранение планеты в целом и за будущее поколение. Рассмотрены вопросы: защиты окружающей среды, межправительственные соглашения и т.д.

Ашхабадское соглашение  – принято правительствами стран-участников СНГ в г. Ашхабаде в 1993 году: определены задачи туризма, указываются выгоды от развития туризма на основах равноправия, укрепления межнациональных связей.

Приоритетными направлениями государственного регулирования признаются поддержка и развитие внутреннего и въездного туризма, а также социального и самодеятельного туризма.

Закон Украины «О туризме» определяет общие правовые, организационные, воспитательные и социально-экономические основы реализации государственной политики Украины в области туризма. Целью Закона есть создание правовой базы для становления туризма как высокорентабельной области экономики и важного средства культурного развития граждан, обеспечение занятости населения, увеличение валютных поступлений, защита законных прав и интересов туристов и субъектов туристической деятельности, определение их обязанностей и ответственность.

Действие этого Закона распространяется на предприятия, учреждения, организации независимо от форм собственности, физических лиц, деятельность которых связана с предоставлением туристических услуг, а также на граждан, которые их получают.

 

Перечень туристской документации

 

Созданный туроператором туристский продукт (тур) подразумевает его обязательное методическое обеспечение в фирме. Методическое обеспечение воплощается в виде подготовки специальной технологической документации, которая призвана полностью описать сам тур, процессы его производства и услуги, предоставляемые туристам. Это необходимо для четкой, оперативной и гибкой работы сотрудников фирмы, а также для возможности постоянного контроля за содержанием тура, его выполнением и для работы над его совершенствованием.

Туры и их технологическая документация должны отвечать нормативным требованиям, направленным на защиту прав потребителей. Они контролируются в процессе проведения сертификации туристской продукции. Технологическая документация комплектуется в папки туров (или направлений).

Разработанный тур документально оформляется в соответствии с действующими требованиями. Технологическая документация по тура включает:  

- технологическую карту (карту туристического маршрута), содержащего необходимые для  работы сведения по данной  поездки;   

- график заезда туристических групп и туристов-индивидуалов, составленный на определенный срок (в зависимости от продолжительности и сезонности тура);    

- бланк ваучера (путевки); лист бронирования; бланк соглашения  с клиентами (с туристом);  

- соглашения с партнерами-поставщиками услуг; калькуляцию тура (с указанием стоимости отдельных составляющих);   

-  картосхему маршрута, его описание и график движения;

    - памятку по  организации тура (сроки падения  заявок на бронирование мест  в гостиницах, учреждениях питания, сроки заказов на транспорт, бланки этих заявок; пункты пересадок и график движения транспорта по маршруту, время возможного ожидания и т.д.).

     - варианты рекламных проспектов и буклетов;

     - прайс-листы (каталоги).   

 Маршрутно-транспортный автобусный тур, кроме указанной документации, содержит маршрутный лист (паспорт автобусного тура), в котором отмечается как схема маршрута и технология обслуживания, так и технические характеристики автобуса, километраж и состояние дорог, ограничения и запреты на движение автотранспорта, придорожные пункты отдыха и питания, санитарные стоянки и т.п., а также тексты дорожной информации.   

 При обслуживания  конференций, симпозиумов, ярмарок  и других массовых мероприятий  как национального, так и международного значения, к указанной выше документации прилагаются списки участников, заверенные туристическими фирмами-партнерами.   

 К разработанному  туру прилагаются информационно-справочные  материалы: памятки для туристов, в которых отражена специфика  данной поездки, например, относительно специального туристического снаряжения для спортивных или экстремальных туров или соблюдении противоэпидемиологических и карантинных требований и т.д.; справочные и рекламные материалы по туру (например, буклет или проспект или цветная туристическая картосхема, содержащие информацию о стране временного пребывания - ее природно-географические особенности, историю и культуру, сведения об основных историко-культурных памятниках и прочее).

Технологическая карта туристского путешествия - это документ, наглядно и лаконично дающий все необходимые для работы сведения и данные по туру. В ряде случаев (в зависимости от специфики маршрута и обслуживания) некоторые пункты могут быть опущены.

График загрузки туристских предприятий по маршруту отражает реальную загрузку туристских предприятий по маршруту и позволяет ее отслеживать и контролировать.

Информационный листок к путевке туристского путешествия содержит разделы обязательной и дополнительной информации по маршруту, предназначенной для туристов, и является неотъемлемым приложением к туристской путевке или ваучеру.

Информационный листок содержит следующие данные:

• указание вида и типа туристского путешествия, основного содержания программы обслуживания в путешествии, протяженности и продолжительности всего маршрута, его походной части, категорийности походов и другой специфики;

• описание трассы путешествия - пункты пребывания, продолжительность пребывания и условия размещения в каждом пункте обслуживания (тип здания, число мест в номере, его санитарно-техническое оборудование);

• краткое описание района путешествия (достопримечательности, особенности рельефа местности и т. п.), программы обслуживания в каждом пункте тура;

• перечень услуг, предоставляемых за дополнительную плату;

• наличие и краткая характеристика спортивных сооружений и площадок, автостоянок, пассажирских канатных дорог, водоемов, аттракционов, детских игровых площадок (комнат), библиотек, кинозалов и т. д.;

• адрес туристского предприятия, в котором начинается туристское путешествие, и проезд до него.

В перечень дополнительной информации входят сведения, зависящие от специфики тура:

• информация о возрастных ограничениях, приеме родителей с детьми, семейных пар;

• специальная информация для туристских путешествий с походом;

• прочая информация и рекомендации, вытекающие из особенностей и специфики конкретного тура или направления.

Описание маршрута составляется в свободной форме для удобства работы менеджеров или супервайзеров по маршруту (или направлению), гидов, а также для приложения к договору с турагентом для включения в текст информационного листка к путевке.

График движения по маршруту составляется в табличной форме с указанием дат и времени прибытия и отправления по каждому пункту маршрута.

Карта-схема маршрута составляется для линейных и кольцевых маршрутов с целью наглядности пути следования.

Описание технологических особенностей тура - это памятка о сроках подачи заявок на транспорт, билеты, экскурсии в музеи, бронирование мест в гостиницах, питание, а также напоминание о сроках и правилах оформления виз и страховок, пересадках, ожиданиях, о работе гидов на приеме или зарубежных представителей, гидов сопровождения и т. п. Для удобства работы изготавливаются специальные бланки заявок на перечисленные услуги. Все это необходимо для оперативной работы персонала, контролирующего проведение данного тура.

Тексты памяток для туристов составляются в особых, необходимых случаях, например при организации специализированных туров (приключенческих, спортивных - по снаряжению, сохранению здоровья и безопасности во время путешествия и т. д.) или в случае направления туристов в эндемические страны. Каждому туристу, выезжающему в страны, неблагополучные ввиду наличия там опасных инфекций (чумы, холеры, желтой лихорадки, ВИЧ-инфекции, малярии), необходимо выдать индивидуальные памятки, заверенные подписью туропера-тора и печатью фирмы. Наличие таких памяток у туристов в обязательном порядке проверяется при таможенном досмотре в аэропортах.

Справочные материалы по маршруту - это различные справочники, буклеты, расписание движения транспорта, работы музеев, адреса гостиниц, пути проезда к ним и другие материалы, освещающие особенности тура.

Рекламные проспекты и буклеты предназначены для туристов с целью их ознакомления, информирования и рекламы возможностей туроператора по путешествиям (систематизированная рекламная информация по направлениям поездок с соответствующими реквизитами).

Прайс-листы. Для каждой туроператорской компании прайс-лист является одним из важнейших рабочих документов. От того, насколько лаконично и грамотно изложена в нем информация, во многом зависит успех сотрудничества с турагентами. Прайс-листы могут иметь форму листовок, буклетов и каталогов (развернутые ценовые предложения). В любом случае - это информация о ценах на различные туристские услуги.