Документооборот при реализации турпродукта

В листовках информация излагается сжато, а цены турпакетов указаны лишь на небольшой срок. В отдельных случаях -это специальные предложения турфирм на один или на несколько вылетов.

Развернутые ценовые предложения представляют собой объемные издания (каталоги, буклеты) и включают не только полный перечень сезонных расценок предлагаемых туров, но и дополнительную информацию рекомендательного и разъяснительного характера: перечни необходимых документов для оформления тура, правила оформления визы и бронирования (с приложением листа бронирования), расписание авиа перелетов, информацию о расценках, условиях аренды автомобилей и особенностях отелей.

Хотя поставщики не входят в состав работников предприятий индустрии гостеприимства, они являются партнерами, так как предоставляют этим предприятиям качественные продукты и услуги. Поставщики должны иметь возможность оказывать эффективную поддержку предприятию. Успешная деятельность всей индустрии зависит от трех составляющих: качества, цены и доступности (наличия). В некоторых случаях главным моментом является свежесть; в других — уникальность продукта; в третьих — приобретаемая продукция разрабатывается и изготовляется специально для конкретных гостиниц и клубов. В эту же категорию входит и оформление крупных гостиниц. Многие рестораны закупают пирожные у своих внешних поставщиков; то же относится и ко многим клубам и кафетериям, которые таким образом приобретают разные уже готовые продукты. Кондитерские изделия иногда покупаются лишь наполовину выпеченными и приготовляются полностью уже на месте продажи в самом заведении, что способствует более высокому качеству продуктов.

 

Документооборот между туроператором и турагентом

.

Агентский договор между турагентом и туроператором — это документ, который заключается в письменной форме, подписывается сторонами и скрепляется печатями. Также в договоре должна быть определена форма подтверждения полномочий турагента. В данном случае стороны договора не ограничены законом в выборе формы подтверждения полномочий турагента, однако в любом случае форма подтверждения полномочий должна быть определена в договоре. На практике в большинстве случаев форму подтверждения полномочий турагента указывают непосредственно в договоре, иным вариантом является выдача доверенности.

Предметом агентского договора в сфере туризма является предоставление услуг турагентом туроператору по заключению договоров на туристическое обслуживание от его имени и за его счет. Договор является двусторонним и оплатным.

Определяя основное место агентского договора среди иных договоров, его следует отнести к группе торгово-посреднических договоров, то есть договоров о предоставлении услуг. Это обусловлено его консенсуальным характером, то есть договор считается заключенным с момента достижения сторонами согласия относительно существенных условий.

Такой договор вступает в силу с момента его подписания и действует до полного выполнения сторонами своих обязательств. В соответствии с частью 2 статьи 180 Хозяйственного кодекса Украины (ХК) договор считается заключенным, если сторонами в предусмотренных законом порядке и форме достигнуто согласие по всем существенным условиям. Существенными являются условия, признанные таковыми законом или необходимые для договора данного вида. В любом случае стороны должны согласовать предмет, цену и срок действия договора. В свою очередь, для агентского договора в соответствии с частью 2 статьи 297 ХК также необходимо определить характер и порядок выполнения турагентом услуг, права и обязанности сторон, условия и размер вознаграждения, санкции в случае нарушения сторонами условий договора.

Агентский договор в сфере туризма может быть прекращен в таких случаях:

1) по взаимному  согласию туроператора и турагента;

2) отзыва полномочий турагента туроператором. В таком случае туроператор должен известить турагента о прекращении договора не менее чем за месяц, если более длительный срок не установлен договором;

3) отказа турагента  от коммерческого посредничества  по договору;

4) выбытия одной  из сторон договора вследствие  ее прекращения или смерти;

5) возникновения  иных обстоятельств, прекращающих  полномочия турагента или туроператора.

Договор заключается в письменной форме либо путем выдачи ваучера. В соответствии с Законом Украины «О туризме» ваучер — это форма письменного договора о туристическом или экскурсионном обслуживании. Туристический ваучер — это документ, подтверждающий статус лица или группы лиц как туристов, оплату услуг или ее гарантию и являющийся основанием для получения туристом или группой туристов туристических услуг.

 

Документооборот между турагентством и туристом

 

Для осуществления своей деятельности туристическое предприятие заключает соглашения (договоры), с одной стороны, с другими организациями, предприятиями, частными предпринимателями, которые принимают участие в формировании и продвижении туристического продукта, со второй стороны, с потребителями туристического продукта (туристами). Согласно закона Украины "О туризме" - реализация туристического продукта осуществляется на основании договора. По договору на туристическое обслуживание, одна сторона (туроператор, турагент) за установленную договором плату обязывается обеспечить предоставление по заказу другой стороны (туриста) комплекса туристических услуг (туристический продукт). Договор на туристическое обслуживание заключается в письменной (электронной) форме в соответствии с законодательством. Договор на туристическое обслуживание может заключаться путем выдачи ваучера.

Неотъемлемым приложением к договору фирмы с клиентом при продаже тура, в соответствии с вышеуказанным законом, является туристическая путевка.

Туристическая путевка - это документ, который подтверждает факт передачи туристического продукта. Туристический ваучер - документ, который устанавливает право туриста на услуги, которые входят в состав тура и подтверждающий факт их передачи.

Ваучер - документ, который является основанием и гарантией для получения туристом оплаченной услуги или комплекса услуг у субъекта туристической деятельности, которая предоставляет услуги. В случае заказа туристом услуг у разных субъектов туристической деятельности турист получает ваучеры в количестве, пропорциональном количеству субъектов туристической деятельности.

Ваучер оформляется субъектом туристической деятельности, который реализует туристу услугу или комплекс услуг. В соответствии со статьей 23 Закона Украины "О туризме", ваучер является документом сурового учета, который подлежит учету и хранению в соответствии с правилами и процедурами, предусмотренными действующим законодательством.

При заключении субъектами туристической деятельности соглашений (контрактов), которыми предусмотрено применение ваучеров как формы договора о предоставлении туристических услуг, образцы ваучеров являются приложениями к вышеупомянутым соглашениям (контрактов). В соответствии со статьей 23 Закона Украины «О туризме» в договоре о туристическом обслуживании, заключенном путем выдачи ваучера, должны содержаться следующие данные:

— наименование и местонахождение субъекта туристической деятельности, номер лицензии (разрешения) на соответствующий вид деятельности, юридический адрес;

— фамилия, имя, отчество туриста, при групповой поездке должны прилагаться списки туристов (фамилии, имена, отчества каждого из туристов);

— сроки предоставления и виды туристических услуг, их общая стоимость;

— название, адрес и номер телефона объекта размещения, его тип и категория, режим питания;

— размер финансового обеспечения ответственности туроператора (турагента) или границы ответственности субъекта туристической деятельности по агентскому договору.

Таким образом, можно сделать вывод, что ваучер является многофункциональным документом, так как подтверждает статус туриста, гарантирует ему получение всех указанных в ваучере и оплаченных туристом услуг. На его основании осуществляются расчеты между направляющей и принимающей туристов фирмами.

Финансовое обеспечение ответственности. Раздел III ЗУ «О туризме», статья 15, часть 3: Минимальный размер финансового обеспечения туроператора может составлять сумму, эквивалентную не меньше чем 20 000 евро. Размер финансового обеспечения туроператора, который предоставляет услуги исключительно внутреннего и въездного туризма, может составлять сумму, эквивалентную не меньше чем 10 000 евро. Минимальный размер финансового обеспечения турагента может составлять сумму, эквивалентную не меньше чем 2 000 евро.

Любые суммы, предоставления которых гарантируется финансовым обеспечением гражданской ответственности туроператора, используются исключительно для удовлетворения требований, которые выдвигаются на основании и при наличии обстоятельств, указанных в этой статье.

Возмещения убытков, причиненных туристу в случае возникновения обстоятельств неплатежеспособности туроператора (турагента) или вследствие нарушения процесса о признании его банкротом, осуществляется соответствующим кредитным учреждением на основании заявления туриста, договора на туристическое обслуживание (ваучера) и документов, которые подтверждают невыполнение туроператором (турагентом) договорных обязательств.

Страхование туристов. Раздел III ЗУ «О туризме», часть 16. Страхование туристов (медицинское и от несчастного случая) является обязательным и обеспечивается субъектами туристической деятельности на основе соглашений со страхователями. Туристы имеют право самостоятельно заключать договоры на такое страхование. В этом случае они обязаны раньше времени подтвердить туроператору ли турагенту наличие надлежащим образом заключенного договора страхования.

Обязательное (медицинское и от несчастного случая) страхование осуществляется один раз на весь период туристического путешествия. По требованию туриста туроператор или турагент обеспечивают страхование других рисков, связанных с осуществлением путешествия. По желанию туриста с ним может быть заключено соглашение о страховании для покрытия затрат, связанных с аннулированием договора на туристическое обслуживание по инициативе туриста, или соглашение о страховании для покрытия затрат, связанных с преждевременным возвращением к месту постоянного проживания при наступлении несчастного случая или болезни.

Компенсация вреда, причиненного жизни или здоровью туриста или его имуществу, проводится в установленном порядке.

 

 

 

ВЫВОДЫ

 

Состав и содержание технологической документации туров предусмотрены нормативными документамими Украины. Туры и их технологическая документация должны отвечать нормативным требованиям, направленным на защиту и прав потребителей. Они контролируются в процессе проведения сертификации турпродукции.

Все технологические документы, относящиеся к туру, комплектуются в «папку тура» или в «папку маршрута» для обеспечения бесперебойной работы туроператора на данном участке и соблюдения принципа «гибкости» туристского продукта, чтобы каждый работник фирмы мог с легкостью и квалифицированно заменить отсутствующего по каким-либо причинам менеджера направления.

Между туроператором и турагентом заключается посреднический (агентский) договор, в рамках которого турагент осуществляет продвижение и реализацию туристского продукта от имени и по поручению туроператора либо от своего имени. Такой договор не предусматривает перехода права собственности на туристский продукт от туроператора к турагенту

Договором страхования должны предполагаться предоставления медпомощи туристам и возмещения их затрат при наступлении страхового случая непосредственно в стране (месте) временного пребывания. Информация об условиях обязательного страхования должна быть доведена до сведения туриста до заключения договора на туристическое обслуживание.

Особенности договора на туристическое обслуживание обусловлены комплексным характером его содержания - обязанностью исполнителя (туроператора, турагента) оказать заказчику (туристу) на возмездной основе различного вида услуги, составляющие в совокупности туристическую услугу.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

• Андреева В. И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы
• http://consultants.kiev.ua/publ-kats/agentskie-otnosheniya-v-turizme
• http://www.allbest.ru/union/searchg.html?cx=000224572358511756595%3Awtlwyqfuerk&cof=FORID%3A11&q=%E4%EE%EA%F3%EC%E5%ED%F2%EE%EE%E1%EE%F0%EE%F2+%F2%F3%F0%E8%E7%EC+%F3%EA%F0%E0%E8%ED%E0&sa.x=63&sa.y=7
• http://www.taa.kiev.ua/agents/deal/808
• http://kimmeria.com/kimmeria/yourlawyer/yourlawyer03.htm
• http://resortscrimea.com/index.php?option=com_content&view=article&id=3&Itemid=2&showall=1&lang=
• http://www.valkiriya.su/dokumentaciya.htm
• http://www.asinfo.com.ua/relax_law.htm#2_3
• http://turisty.at.ua/index/zakon_ukrainy_quoto_turizmequot/0-6
• http://ukraine-diplom.com/60/16187-pravovoe-regulirovanie-turisticheskoj-deyatelnosti.html