Информационные системы менеджмента в СКСиТ

На  основе указанных услуг в карточке заказа рассчитывается их суммарная  стоимость, далее ведется статистика по оплате заказа (оплачивать разрешается  поэтапно). В зависимости от внесенной  суммы каждому заказу присваивается  статус, определяемый из набора: «заказан», «оплачен» или «не оплачен». Сразу  после

3. Программа «Само-Тур»

Само-Тур  — это программный комплекс для  автоматизации работы турфирмы, разработанный  фирмой «Само-Софт». Фирма создана  в 1991 г. и занимается разработкой  программного обеспечения, установкой локальных вычислительных сетей, проводит работы по системной интеграции (офис «под ключ»), подключение абонентов  к сети Интернет, изготовление и  размещение Web-страниц, поставку вычислительной техники и оборудования.

Программный комплекс «Само-Тур» обеспечивает информационную поддержку всех основных функций, предусмотренных  технологией работы в туроператорской  фирме. В системе существует более 20 различных справочных баз данных, в том числе справочников по направлениям (география), клиентам, отелям, рейсам, услугам, партнерам, посольствам, перевозчикам, ценам и т.д. Формирование справочников является наиболее трудоемкой предварительной  работой. В связи с тем, что  турфирмы часто для расчетов стоимости  туров используют электронные таблицы, в которых заранее вводятся цены по различным составляющим тура, в  системе реализована возможность  импорта необходимой информации по ценам из таблиц Excel. Также в справочниках предусмотрена возможность хранения любых документов приложения, поддерживающих протокол OLE 2.0, например документов Word, Excel, картинок формата .bmp, .gif и др. Это обеспечивает возможность хранения иллюстраций и дополнительных описаний отелей, туров и т. п. В системе возможен поиск и отбор данных по условиям, включая непосредственное формирование SQL-запросов. Предусмотрено формирование турпакета, включающего описание маршрута, набора предоставляемых услуг, графика заездов, оформление блоков номеров в отелях и на транспорте. Удобной функцией является формирование прайс-листа в формате Excel, в котором указываются различные варианты стоимости туров в зависимости от выбранных составляющих тура. Программный комплекс «Само-Тур» обеспечивает ведение календаря бронирований с указанием сроков, цен, квот номеров в отелях и мест на транспорте, а также эффективную загрузку рейсов в соответствии с задаваемыми пользователем критериями. Система обеспечивает постоянный мониторинг блоков бронируемых услуг по гостиницам и рейсам в течение всего сезона, за счет этого не допускается перебронирование. Она позволяет оформлять заявки клиентов и контролировать их оплату. Для оформления заявки клиента необходимо:

выбрать стандартный или сформировать индивидуальный маршрут;

определить  дату поездки;

знать анкетные данные туристов (ФИО, паспортные данные, дата рождения; ввод дополнительных сведений для формирования анкет  в посольство);

определить  покупателя (туристское агентство или  физическое лицо);

осуществить бронирование услуг тура (отели, рейсы, визы, страховки, трансферы, экскурсии  и др.) и указание цены каждой услуги;

оформить  скидки, комиссии и доплаты и сформировать суммарную стоимость тура.

Контроль  оплаты туров осуществляется ежедневно  по каждой заявке, партнеру и в целом  по туру (заезду). Кроме того, программа  дает возможность изменения статуса  заявки, в том числе ее отмены и наложения штрафных санкций, восстановления отмененной заявки.

В системе реализована многовалютность при формировании цены тура и при оплате; предусмотрены формирование комиссий и скидок для партнера, тура, сезона, социального статуса туриста; а также выдача более 100 стандартных отчетов, в том числе списков групп туристов, ваучеров, турпутевок, страховых полисов, анкет в посольства и т.п.; имеется возможность создания отчетов произвольной формы с помощью режима настройки печатных форм; проведения статистического анализа и оценки эффективности рекламной деятельности турфирмы, а также хранения индивидуальных настроек для каждого пользователя (профилей).

Программный комплекс может работать в сетевом  режиме, причем каждому пользователю могут быть назначены специальные  права доступа к данным и функциональным режимам. Администратор может ограничить для пользователя отдельные прикладные возможности или назначить ему  специальные права для пунктов  меню и элементов форм. Кроме того, возможно ведение протокола, в котором  отмечаются все действия с указанием  даты и времени операции, а также  фиксируются измененные и удаленные  данные; реализована возможность  обмена почтовыми сообщениями между  операторами в сети.

Система имеет дружественный двуязычный интерфейс (русский/английский). Все  основные действия в программе реализованы  при помощи «Мастеров» — специальных  программ, которые при выполнении конкретных операций ведут пользователя в пошаговом режиме от начала до конечного результата.

В системе реализован модуль удаленного бронирования заявок через Интернет, который предусматривает возможность  бронирования заявки на Web-странице, формирование отчета о забронированных заявках для агента, анализ и проведение полученных заявок в системе. Использование агентами ресурсов туроператора через глобальную сеть Интернет (удаленное оформление заявки) позволяет ускорить процесс взаимодействия тур-агент — туроператор.

В системе существует возможность  организации единого информационного  пространства туроператора и принимающей  стороны, которая обеспечивает выполнение следующих функций:

прием и оформление заявок туроператоров  с автоматическим подтверждением заявки;

формирование  счетов туроператорам для оплаты заявок, контроль счетов гостиниц;

планирование  и контроль трансферов;

планирование  и продажа экскурсий и т.д.

Программу «Само-Тур» используют следующие турфирмы: «Пак-Тур», «Пак-Трэвел», «Роза ветров», «Спектр-Тур», «Люкс-Тур», «Тройка», «Детур», «МосТрэвел», «Он Трэвел», «ГЕО Туризм», «Пеликан Райзен» и многие другие.

4. Программный комплекс «Мастер-Тур»

Программный комплекс «Мастер-Тур» разработан компанией  «Мегатек» и предназначен для полной автоматизации деятельности как турагентских, так и туроператорских фирм, создающих и реализующих индивидуальные и групповые туры.

В этом программном комплексе основным структурным элементом любого тура считается понятие услуги, а совокупность взаимосвязанных услуг формирует  турпродукт. Выделены основные виды услуг: авиаперелет, трансфер, проживание, экскурсии, виза, страховка. Однако можно задавать дополнительные виды услуг, например прокат автомобилей и т. п. Такой подход позволяет менеджеру во время  работы с клиентом формировать или  видоизменять тур по его желанию.

Все услуги, из которых формируется тур, можно разбить на три типа:

индивидуальные, стоимость которых на одного человека не зависит от наличия или отсутствия других услуг в туре, а также  от числа туристов, пользующихся данной услугой;

индивидуальные  групповые, для которых стоимость  на одного человека зависит от общего числа туристов, пользующихся данной услугой; пакетные, стоимость которых имеет смысл лишь при наличии других услуг, составляющих пакет.

Существуют  типовые блоки услуг — это  стандартный набор услуг, первоначально  предлагаемый клиенту. Каждая услуга независима от других, имеет свою цену и в  общем случае может быть изменена или удалена из программы стандартного тура, если это разрешено старшим  менеджером по туру.

«Мастер-Тур» осуществляет практически все функции, характерные для деятельности туроператорского и турагентского офисов:

ведение справочников стран, городов, отелей, видов  проживания и питания, экскурсий, авиаперелетов, типов самолетов, авиакомпаний, транспорта, партнеров, видов услуг, контрольных  действий и др.;

формирование  и расчет групповых и индивидуальных туров;

изменение параметров уже оформленных путевок (даты заезда, отель и т. п.) и автоматическое ведение истории путевки, что  необходимо при разрешении спорных  ситуаций, а также для отслеживания прохождения турпутевки;

расчет  ожидаемой прибыли по туру, а также  размер комиссионных, получаемых партнерами;

формирование  календаря поездок по разным турам, а также определение числа  оформленных туристов на каждую дату;

квотирование  любых услуг, входящих в тур, с  указанием количества забронированных, занятых и свободных мест, что  исключает их перепродажу;

ведение мониторинга по каждому туру и  услуге с помощью справочника  контролируемых действий;

ведение системы предупреждений по любой  услуге, например вывод на экран  сообщения менеджеру о необходимости  выкупа билетов за определенный срок до начала тура;

мониторинг  оплаты по туру;

мониторинг  работы менеджеров за определенный период времени, в частности отслеживание путевок, оформленных конкретным менеджером;

оценку  текущего финансового состояния  фирмы;

печать  пакета необходимых документов (туристские путевки, списки туристов, ваучеры, анкеты в посольства, авиабилеты, письма, заявки, подтверждения, финансовые отчетные формы  и т.д.);

групповую рассылку факсов партнерам через  встроенный интерфейс с программой Delrina WinFax Pro;

администрирование системы (разграничение доступа, настройка  программы и т.п.).

Программа предусматривает также механизм контроля, отслеживающий как загруженность  туров, так и состояние входящих в него услуг. Причем регистрируется не только основное состояние услуги (готово/не готово), но и уточненные состояния, например услуга «виза» может  находиться в состоянии «отданы  паспорта в посольство», «не получены визы».

Структурно  в программе выделяются отдельные  автоматизированные рабочие места (АРМ), адаптированные к выполнению специфических функций соответствующих  специалистов туристской фирмы. К основным АРМ относятся: формирование турпро-дукта; продажа и оформление турпутевок; работа с партнерами; АРМ кассира; АРМ финансового директора; АРМ администратора базы.

Автоматизированное  рабочее место по формированию турпро-дукта предусматривает создание готовых к реализации пакетов услуг и программ туров, калькуляцию их стоимости, расчет прибыли, комиссионных и т. д. Причем каждая услуга, например стоимость проживания в отеле, может быть разной и зависеть от принимающего туроператора или того пакета, в котором эта услуга используется. Имеется возможность многовариантных просчетов стоимости собранного блока (тура) на разные сезоны в зависимости от цены «нетто» на услуги, изменения прибыли или цены «брутто». Таким образом, менеджер имеет возможность оценить конкурентоспособность тура и сформировать оптимальный тур. Предусмотрен гибкий аппарат расчета цен, позволяющий различать цены на услуги, предлагаемые разными партнерами, а также размер комиссионных, даваемых партнерам при продаже тура.

«Мастер-Тур» — универсальная и очень гибкая программа, позволяющая работать как  с групповыми, так и с индивидуальными  турами любой сложности.

Автоматизированное  рабочее место по продажам и оформлению турпутевок предусматривает составление  туров по индивидуальному желанию  клиентов или вызов программы  стандартного тура. При этом клиенту  можно показать вид отеля, комнаты  отеля или его достопримечательности, входящие в программу тура. После  ввода паспортных данных клиентов формирование всех необходимых для оформления документов осуществляется автоматически.

Автоматизированное  рабочее место по работе с партнерами позволяет поддерживать базу данных партнеров, в которой каждому  партнеру можно присвоить определенные признаки, назначить комиссионные в  зависимости от тура, а также использовать для автоматической рассылки факсов (direct-mail).

Автоматизированное  рабочее место кассира обеспечивает печать приходно-расходных ордеров, экспорт их в программу и оплату клиентами туров.

Автоматизированное  рабочее место финансового директора  позволяет оценить реальное финансовое состояние фирмы в заданный момент времени и информационно поддерживает принятие правильных и оптимальных  финансовых решений.

Автоматизированное  рабочее место администратора поддерживает организационное обеспечение программного комплекса. В частности, предусматривает  для каждого пользователя системы  его права доступа к информации и полномочия работы, определяет доступные  режимы работы сотрудника, определяет туры, страны или отдельные услуги, к которым он имеет допуск.

В программу включен также справочный раздел, в котором содержится информация по странам, городам и отелям.

Программа располагает дружественным графическим  интерфейсом, сходным с интерфейсом  стандартных продуктов фирмы  Microsoft. Кроме того, обеспечен интерфейс с бухгалтерской программой 1С и с программой рассылки факсов Delrina WinFax Pro.

В программе предусмотрено около 50 стандартных отчетов. Все выходные отчеты выдаются в формате Word или Excel, что очень удобно для дальнейшей работы с ними, или формируются путем прямой печати на бланках (авиабилеты, ваучеры, страховые полисы, анкеты в посольства). Предусмотрена возможность настройки шаблонов выходных документов (отчетов). Кроме этого в программу встроен режим рассылки факсов по модему, что обеспечивает отправку документации в одно или несколько мест в удобное время. Режим отсроченной рассылки обеспечивает начало рассылки факсов по нужным номерам в заданное время.