Информационные системы менеджмента в СКСиТ

контроль  за сроками действия брони и автоматическое ее снятие;

контроль  ситуации на рейсах;

развернутый анализ проделанной работы.

Система может быть использована в базовом  варианте или в комплексе с  системой автоматизации розничной  продажи тур-услуг Travel Office-2000, устанавливаемой в точках продаж. Система может функционировать в локальном и сетевом вариантах.

Кроме того, фирмой «Интур-Софт» созданы системы Hotel-2000, Restaurant-2000, разрабатываются также компьютерные системы резервирования туристских услуг, интернет-технологии в туризме.

6. Программы Voyage Office и «Аист-2.5»

Программа Voyage Office, которая разработана петербургской компьютерной компанией «Малая Нева», появилась на отечественном рынке в 1996 г.

В программе предусмотрены: работа с  клиентами, ведение заявок, договоров; расчет турпакетов; ведение справочных баз данных; работа с партнерами.

В программе система учета построена  на базе работы с услугами, в качестве которых могут выступать любые  сегменты тура (проживание, авиаперелет, трансфер, экскурсия, оформление документов и т.п.). Каждая услуга отслеживается  по нескольким критериям, таким, как  цена, сезон, поставщик, квота. Такая  система учета позволяет оперативно контролировать все операции с услугой  и расчеты с клиентами и  поставщиками. При этом технология обработки информации в программе  соответствует стандартной технологии работы, принятой в большинстве турфирм. В частности, предусматривается  ввод данных, формирование турпакета  как для работы с индивидуальными  клиентами, так и с группами, контроль наличия свободных мест, расчет конечной стоимости пакета, контроль оплаты услуг клиентом, контроль расчетов с поставщиками услуг, печать необходимых  документов.

В программе предусмотрена подготовка 20 базовых документов (путевка, договор, списки туристов и т.д.) и 10 статистических отчетов. Причем в редакторе Word через шаблоны может производиться создание и настройка новых форм, число которых не ограничено. Система полностью интегрирована с Microsoft Office и Интернетом, поддерживает возможности работы в локальной сети, автоматическую факсовую и e-mail рассылки.

Программа существует в стандартной (Voyage Office) и профессиональной (Voyage Office Pro) модификациях. Стандартная версия предназначена для малых и средних агентств, профессиональная — для крупных компаний с большими объемами работы. Voyage Office используют в своей работе более 70 российских агентств.

Автоматизированная  система туристского офиса «Аист-2.5»  разработана в АО «Совет по туризму  и экскурсиям Санкт-Петербурга». Применение этой системы целесообразно при  оперативной обработке большого объема информации, а также для принятия оперативного решения в режиме реального времени.

Система «Аист-2.5» реализует следующие  функциональные возможности: ведение  базы данных по туристским маршрутам  и дополнительным услугам; ведение  расписаний отправки групп и квот мест в отелях; калькуляции туров, автоматизированный учет оплаты путевок; ведение бухгалтерского учета и  отчетности.

В программе ограничен доступ к  конфиденциальной информации, а также  имеется система ограничений  по внесению изменений и дополнений в данные. Программа интегрирована  с почтовой службой Интернета, что  позволяет сократить расходы  на традиционные средства связи более  чем в 20 раз.

     7. Система Continent-ANT

Программный комплекс Continent-ANT, разработанный компанией ANT-Group, использует нестандартный подход к автоматизации работы туроператора и турагента. За основу взяты три возможных варианта организации коммуникаций между туроператором и его турагентами, при которых программное обеспечение, устанавливаемое у турагента, предназначено для автоматизации операций обслуживания клиентов:

программное обеспечение является неотъемлемой частью единой автоматизированной системы, объединяющей туроператора и его  агентов;

для взаимодействия с туроператором  используется некоторая сеть передачи данных, работа в которой ведется  автономно от внутриофисной деятельности;

программное обеспечение содержит в себе функции, необходимые для обмена информацией  с туроператором через некоторую  сеть передачи данных.

Примером  первого подхода является компьютерная система Continent-ANT. Структура системы очень похожа на организацию систем бронирования авиаперевозок и построена по схеме клиент— сервер. В распоряжении туроператора находится некоторый процессинговый центр, в котором сосредоточена вся информация как по самому туроператору, так и по всем турагентам, с которыми ведется сотрудничество. У туроператора устанавливается часть общего программного обеспечения, предназначенного для формирования туров, выставления их на продажу и ведения расчетов с агентами. В турагентствах устанавливается программное обеспечение, предназначенное для обслуживания клиентов. Вся работа участников корпоративной системы ведется на общей базе данных процессингового центра, к которой подключены компьютеры, туроператоры и турагенты. Такое подключение может быть осуществлено как по обычному телефону, так и через общедоступную сеть передачи данных.

Преимущества  подобного способа работы состоят  в том, что все информационно-технологические  проблемы решает процессинговый центр.

Главный недостаток такой технологии заключается  в зависимости турфирм от этого  центра, которая становится практически  безграничной. Кроме того, центр  оставляет себе процент с каждой совершенной сделки, а все финансовые операции, связывающие туроператора, турагентов и клиентов, доступны процес-синговому центру.

Система Continent-ANT представлена блоками для турагенства, туроператора и совместной работы туроператора с сетью турагентств.

Блок  для турагентства реализует ряд  функциональных задач: объединение  предложений различных туроператоров; прямой доступ к информации в удаленных  точках России, СНГ и Европы; автоматизацию  технологического процесса фирмы и  контроль выполнения заявок; формирование базы данных клиентов; ведение различных  видов статистического анализа  и отчетности; ведение кассовой книги; обеспечение правильности применения цен и тарифов; формирование и  печать различных видов документов и формуляров.

Блок  для туроператора осуществляет следующие  функциональные задачи: формирование туров в рамках единого технологического процесса; формирование и управление агентской сетью; создание, ведение  и обновление различного рода справочников и каталогов; систематизацию работы с группой однородных заявок; автоматизацию  документооборота и отчетности; финансовый анализ деятельности фирмы; учет и контроль денежных потоков.

Блок  для совместной работы туроператора с сетью турагентств работает по принципу виртуального офиса, где  работа удаленных друг от друга агентств имитируется как работа в соседних офисах с одинаковым доступом к информации в режиме реального времени. При  этом экономятся средства на связь, уменьшается  время обслуживания клиента, а туристский бизнес становится более динамичным.

Система выполнена в однопользовательском и локально-сетевом вариантах. Она  защищена от несанкционированного доступа  на двух уровнях: операционной системы; базы данных.

Стоимость работы в системе для турагента — 0,1 % от стоимости проданного тура, для туроператора — 0,5 % от стоимости проданного тура.

 

8. Программа «Тур»

Программа «Тур», разработанная в 1998 г. петербургской  фирмой «Кетони» (старое название «ЭЛСИ»), предназначена для автоматизации рабочего места менеджера малых и средних турагент-ских и туроператорских компаний. Программа реализует технологию клиент—сервер.

В программе осуществляют следующие  функции:

ведение справочников по авиарейсам, морским  рейсам, гостиницам, экскурсиям, дополнительным услугам;

создание  и расчет туров, расчет комиссионных;

ведение журнала туров;

подготовка  отчетности (анкеты, списки, турпутевки, бухгалтерские документы и т.п.);

ведение бухгалтерии.

Тур формируется из отдельных сегментов-услуг  вручную для индивидуальных туристов или на основе существующих справочников. При расчете стоимости тура программа  автоматически учитывает такие  факторы, как сезонность, набор заказанных услуг и др.

Журнал  туров представляет своеобразный архив  выполненных менеджером операций и  график его предстоящих работ. С  его помощью можно подбирать  и оформлять путевки по заказу клиента, вести расчеты, автоматически  контролировать оплату туров, наличие  свободных мест на рейсах и в гостиницах.

Программа обеспечивает связь с бухгалтерским  комплексом «Инотек- Бухгалтер».

9. Программа «Туристский офис»

Программа «Туристский офис», созданная фирмой «Туристские технологии» (Tour Technology) в 1995 г., автоматизирует деятельность как турагентств, так и туроператоров.

Программный комплекс включает три основных модуля: туристский; финансовый; управление документооборотом  и внешними связями.

Модули  туристский и финансовый позволяют  автоматизировать технологические  процессы от небольшой фирмы до крупной  компании с сетью филиалов.

Туристский  модуль реализует следующие функции: ведение справочников; внесение в  исходные справочники цен, полученных от партнера; планирование: подготовка индивидуальных и групповых туров; продажа туров; постановка задачи для оператора по приобретению или продаже туристских услуг; контроль за объемами продаж; оформление (подготовка и печать) договоров, ваучеров, анкет для посольства, формирование всевозможных списков по определенным шаблонам.

Финансовый  модуль осуществляет: настройку на особенности бухгалтерского учета; ввод первичных бухгалтерских документов с дальнейшей передачей информации, накопленной в задаче, в определенную бухгалтерскую программу с целью  составления отчета за квартал или  за год; контроль взаиморасчетов; контроль за предварительной и фактической  сметой; анализ и контроль за финансовым состоянием фирмы.

Система анализа позволяет получить любую  информацию о туристской деятельности, наличных и безналичных расчетах, анализировать загруженность маршрутов, рентабельность туристских направлений  и отдельных дестинаций. Удобный режим настройки под требования пользователя дает возможность легко создать свои виды отчетов и сохранять их для дальнейшего использования. Для удобства использования в пакете предусмотрена возможность получения любых видов графиков и диаграмм.

Использование модуля связи позволяет получить доступ к огромным объемам информации в сфере туристского бизнеса  и организовать: отправку или получение  документов через факс-модемную рассылку или Интернет; организовать продажу  туристского продукта, взаимообмен  туристскими и экскурсионными программами, доступ к различным базам данных и информации глобальных сетей; организовать рекламу предоставляемых туристских услуг.

Модуль  управления документооборотом и  внешними связями предусматривает  два режима: первый режим — хранение, передача, редактирование документа; второй — подготовка документа к отправке потребителю по факсу или модему, а также служебные функции, которые  обеспечивают непрерывное действие, включая передачу информации между  агентствами, между центральным  офисом и отделом продаж.

В «Туристском офисе» можно ставить  на контроль не только турпакет в целом, но и любую туруслугу по отдельности (например, получение виз, бронирование гостиницы, заказ экскурсии и т.д.). Основных состояний каждой брони три: «забронирована» (у поставщика), «куплена» (у поставщика), «продан» (клиенту).

Другая  удобная функция — «Бизнес-Проводник», позволяет просматривать информацию в наглядном графическом виде (так же, как в «Проводнике» Windows). Например, так отображаются данные «Маршруты—заезды—заявки—туристы».

В исходном виде программа настроена  на абстрактно-идеальную турфирму с  определенными взаимоотношениями, структурой, должностными обязанностями, которые возможно настроить на особенности  той или иной фирмы. В организационную  структуру входят: генеральный директор; финансовый директор; операторский отдел  или менеджер-оператор; отдел продаж или менеджер по продажам; отдел  маркетинга или секретарь; главный бухгалтер.

Программа позволяет выполнять настройки  как для деятельности конкретной турфирмы в целом, так и для  работы отдельного сотрудника. Причем настраивать можно практически  все режимы — от экранов, меню до прав доступа к информации.

Основным  режимом, являющимся связующим звеном между системой и программами  автоматизации бухучета, является режим  «Движение денежных средств», куда заносятся бухгалтером или кассиром первичные документы, после чего они обрабатываются в системе.

По  завершении отчетного периода проводки автоматически переносятся в  программы автоматизации бухучета: бухгалтер и кассир.

Программный комплекс удачно сочетает решение сложных  многофункциональных задач с  дружественным интерфейсом, требующим  от оператора лишь знания базовых  понятий предметной области.