Організаційна структура управління туристичної фірми

Самостійна робота

З дисципліни «Менеджмент організації»

Підготувала студентка 

4 курсу групи Т-50

Мельник Анастасія

Організаційна структура управління туристичної  фірми

Основні аспекти

1. Загальна характеристика туроператора .

2. Організаційна структура управління туристичної фірми:

  а) Штатний розпис фірми.

б) Схема організаційної структури управління (додається)

3. Функції посадових осіб та відділів туристичного підприємства:

         а) повноваження генерального директора;

б)  головного менеджера по туризму;

в) обов’язки менеджера з організації вітчизняного туризму

г) функції відділу маркетингу та реклами.

4. Висновки.

1. Загальна характеристика туроператора.

Реквізити

Повна назва: туристична фірма «найменування»».

Юридична адреса: наприклад м. Львів, вул. Наливайка 14/17.

Фактична адреса: наприклад м. Львів, вул. Наливайка 14/17.

Телефон : ++++++++

Email:     ++++++++.com.ua

Сфера бізнесу (вид діяльності) підприємства: туристична діяльність (Згідно з КВЕД туристична діяльність належить до секції Про, класу 92).

 Організаційно-правова форма – товариство з обмеженою відповідальністю.

 Наявність філій: 2  - в містах Севастополь та Київ.

Наявність власного транспорту.  У власності фірми є лише транспорт для доставки. Для перевезення клієнтів фірма співпрацює з провідними перевізниками України.

Час роботи офісу з 10.00 до 18.00. з понеділка по п’ятницю.

                               з  11.00 до 16.00  в суботу та неділю.

 

Фірма пропонує організацію туристичних турів по основних напрямах:

• гірськолижні тури до Польщі, Болгарії, Словаччини, Австрії, Швейцарії, Андорри.

• відпочинок на морі (В'єтнам, Камбоджа, Таїланд, Маврикій, ЮАР, Туреччина, Єгипет, Туніс, ОАЕ).

• відпочинок і лікування на Мертвому і Червоному морях (Ізраїль, Йорданія).

• екскурсійні тури

 • відпочинок в Україні (Крим, Карпати).

 

 Крім того, фірма пропонує додаткові послуги:

  • авіаквитки по мінімальних тарифах, по цінах авіакомпаній, без додаткових зборів і такс;

 • професійну консультацію фахівців з підбору маршруту із зручними стиковками і оптимальних цін;

 • максимальний пріоритет обслуговування, завжди вільний телефон;

 • безкоштовну доставку авіаквитків в слушний для клієнтів час і місце;

 • будь-яку форму оплати (готівка, безготівкова форма, кредитна карта);

 • можливість відстрочення платежу;

 • постійне інформування про спеціальні пропозиції і розпродажі авіакомпаній;

• On-line консультації, можливість замовлення авіаквитків через Інтернет;

• бронювання Vip-залів в аеропортах України і за кордоном;

• замовлення автомобілів і готелів;

• паспортно-візовий консалтинг;

• організацію участі у виставках і ярмарках;

• ж/д квитки з доставкою;

• туристичні путівки по спеціальних цінах, із спеціальними знижками для постійних клієнтів.

Цілями  діяльності турфірми є:

- Забезпечення домінуючої позиції  на туристичному ринку за рахунок  надання якісних послуг будь-якого  клієнта;

- Забезпечення цілорічної продажів;

- Збереження конкурентних переваг;

- Розвиток співробітництва.

   Успіх в технології продажів  туристського продукту  досягається   фірмою завдяки добре відсадженій  системі реалізації і гнучкій  агентській політиці. По кожному  туру розроблена обширно інформаційна  база (листівки, брошури), що дає можливість  клієнтові отримати достатній  об'єм інформації для ухвалення  рішення про вибір напряму  і конкретного туру. Набуваючи  туристської путівки, клієнти  підписують з фірмою договір,  в якому вказаний ретельно  відпрацьований набір умов, що  дозволяє попередити можливі  недоліки і конфлікти в обслуговуванні.

2. Організаційна структура управління туристичної фірми

      Організаційна структура  фірми постійно удосконалюється  адекватно її стрімкому розвитку. В даний часу фірмі працює 36 фахівців. Сформовано декілька відділів відповідно до профілю робіт (таблиця. 1.). Всі співробітники мають належну професійну освіту, підготовку і досвід роботи. Організаційна структура фірми приведена на табл.1.

Таблиця. 1 Штатний розклад фірми

Найменування посади		Кількість чоловік
Генеральний директор		1
Секретар директора		1
Заступник директора		1
Помічник заступника		1
Фінансовий відділ:
Фінансовий директор		1
Головний бухгалтер		1
Помічник бухгалтера		1
Системний адміністратор		1
Головний менеджер по туризму		1
Відділ вітчизняного туризму:
Організація турів до Карпат і Криму		2
Агент з продажу вітчизняних  турів		1
Відділ виїзного туризму туризму:		2
Організація гірськолижних турів		2
Організація відпочинку на морі (пляжний  туризм)		2
Агент з продажу турів виїзного туризму		1
Екскурсійний відділ:
Керівник відділу		1
Екскурсоводи		3
Відділ он-лайн бронювання:
Керівник відділу		1
Менеджер  з он-лайн бронювання		2
Агент з продажу авіаквитків		1
Відділ маркетингу та реклами:
Начальник відділу реклами		1
Менеджер з реклами та стимулювання збуту		1
Менеджер зі збуту		1
Менеджер з розроблення товарів		1
Менеджер з маркетингових досліджень	1
Відділ доставки:
Керівник відділу	1
Кур'єри	3
РАЗОМ	36

 

    Продумана рекламна політика, значні засоби, що витрачаються на неї, приносять позитивний ефект – об'єм туристського продукту фірми постійно збільшується. Туристські маршрути відрізняються оригінальністю і високим рівнем обслуговування. Керівництво фірми уважно стежить за достатньо непостійним попитом на туристські послуги, ретельно вибирає для своїх клієнтів готелі, організовує живлення, цікаві екскурсії

Переваги:

* чіткість і простота взаємодії;

* відповідальність кожного за виконання свого завдання ;

* оперативність прийняття та  виконання правлінських рішень;

Пояснення до схеми

  Так як туристична фірма - товариство з обмеженою відповідальністю, яке утворилося з внесків засновників, то головним управлінським органом виступають         Збори учасників.. Очолює збори Голова  зборів учасників, який остаточно затверджує рішення різного характеру. До того ж Генеральний директор туристичного підприємства, що є одним з членів засновників, є підзвітним Голові зборів.   Збори учасників туристичної фірми проводяться не рідше 2 разів на  квартал, а при вирішенні важливих питань і частіше.

   Отже,очолює туристичне підприємство генеральний директор, який, в свою чергу, підпорядковується Голові Зборів учасників. Йому підпорядковуються всі працівники туристичної фірми.

      Для виконання  різної паперової роботи генеральний  директор має власного секретаря. На секретаря керівника покладаються такі функції:  здійснення роботи з організаційно-технічного забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника;ведення діловодства; організація прийому відвідувачів.

   Заступник генерального директора підпорядковується генеральному директорові,слідкує за діяльністю всіх нижчих ланок підприємства, координує діяльність всіх відділів туристичної фірми, в тому числі і системний адміністратор. Здійснює діяльність генерального директора у разі директор не може здійснювати свої повноваження та обов’язки за певних обставин. Секретар замісника генерального директора займається тим самими обов’язками що і секретар керівника.

   Відділ маркетингу безпосередньо підпорядковується як генеральному директорові так і заступникові та є останньому підзвітним.

    На основі прав, обов’язків і відповідальності посадових осіб, розроблених у цій організації, генеральний директор делегує повноваження фінансовому директорові. Повноваження передаються директорові разом з відповідальністю за виконання покладених на нього завдань. Він делегує повноваження головному бухгалтеру

 Фінансовий директор  керує та координує діяльність  відділу бухгалтерії. Підзвітними  йому є головний бухгалтер та його помічник.

   Важливою посадовою особою в туристичній фірмі є головний менеджер з туризму, якому підпорядковуються всі відділи. А саме такі відділи:

- відділ вітчизняного  внутрішнього туризму; 

- відділ виїзного  туризму; 

- екскурсійний відділ;

-  відділ маркетингу;

- відділ доставки.

     Підпорядковуються  головному менеджеру по туризму  і всі працівники відділів.

    Найнижчою ланкою  виступає відділ доставки, який підпорядковується всім вище перерахованим відділам і їх працівникам. В обов’язки входить вчасно доставляти всю необхідну документацію, в тому числі квитки на транспорт туристам.

 

3. Функції посадових осіб та відділів туристичного підприємства

а) Повноваження генерального директора  туристичної фірми

Очолює туристичне підприємство генеральний директор.

    Директор має  чимало різних обов’язків і  відповідає за їх виконання,  тобто його робота передбачає  виконання ряду завдань. Іноді виникає необхідність сконцентрувати всі зусилля на вирішенні одного завдання. Тоді доцільно призначити певну особу, яка відповідала б за виконання даного завдання, а отже, самостійно приймала рішення, визначала виконавців і шляхи вирішення поставлених завдань. Наприклад, виникає необхідність віднайти постачальника будь-якої ексклюзивної послуги за найнижчими цінами. Це завдання генеральний директор може доручити головному менеджеру з туризму і очікувати на його виконання (як правило, встановлюють ся конкретні терміни). Кожен працівник має визначені функціональні обов’язки, які повинен виконувати в певні терміни та звіту вати перед керівництвом.

    Генеральний директор одночасно є лідером, який об’єднує організацію у згуртовану команду. Важливі рішення приймає директор, але ряд конкретних поточних рішень приймають і підлеглі.

     Генеральний директор представляє інтереси підприємства у відносинах з іншими організаціями як в Україні, так і за кордоном, укладає угоди та інші акти, необхідні для забезпечення функціонування підприємства. Має право раз на рік проводити аудиторську перевірку фінансово-господарської діяльності, вирішує питання щодо службових відряджень, у т. ч. за кордон.

    За необхідності директор скликає весь персонал на виробничі наради, де вирішуються оперативні питання, визначаються завдання на тиждень, дається оцінка зробленому і, v разі потреби, вино сить догани, якщо завдання не виконані або через недбалість завдано збитків організації.

 

б) Функції головний менеджер по туризму

 

    Важливою посадовою особою в туристичній фірмі є головний менеджер з туризму, якому підпорядковуються менеджери-туроператори різних туристичних напрямів. Він слідкує за діяльністю кожного працівника свого відділу та затверджує підібраних менеджером з персоналу перекладачів, гідів та екскурсоводів. Крім того:

• координує роботу туроператорів  за напрямками;

• представляє інтереси підприємства з питань туристичної діяльності перед партнерами;

• проводить переговори (перемовини), а також укладає  угоди із закордонними та вітчизняними партнерами;

• узгоджує кінцевий варіант  турів по Україні та за кордоном і передає їх для реалізації на рецепцію;

• контролює забезпечення високого рівня виконання турів;

• здійснює роботу з представництвами (консульствами) зарубіжних держав;

• перевіряє, чи належно  виконана робота туроператорів з керівниками туристичних груп, забезпеченість документами, необхідними для успішного проведення турів;

• займається розвитком  нових напрямів туристичної діяльності, розробляє нові тури.

в) Обов’язки менеджера з організації турів вітчизняного туризму

До його обов’язків входить:

• робота з вітчизняними партнерами (туристичними фірмами, готелями, агентствами) по забезпеченню конкурентного турпродукту;

• підготовка програм приймання  іноземних туристів в Україні  а також перебування вітчизняних  туристів в Україні, обчислення вартості та дохідності;

• забезпечення високого рівня  виконання турів;

• робота з керівниками  туристичних груп та забезпечення необ хідними документами;

• інструктаж гідів-перекладачів;

• формування внутрішньої  інформаційної бази (туристична ін фраструктура);

• впровадження практики створення  якісно нових туристичних продуктів (екотуризм, екстремальний туризм, агротуризм тощо).

г) Функції  відділу маркетингу та реклами

Очолює відділ начальник відділу реклами. Йому підпорядковуються:

1. Менеджер з реклами та стимулювання збуту.
2. Менеджер зі збуту.
3. Менеджер з розроблення товарів.
4. Менеджер з маркетингових досліджень.