Состав и функции службы бронирования

Сразу после размещения гостя  в отеле расчетная часть открывает  счет на имя клиента. Обычно гость  пользуется услугами различных гостиничных  служб, предъявляя при этом или карточку гостя, или называя номер комнаты. Эти службы подают сведения о расходах гостя в расчетную часть, которая  включает их в общий счет. В конце  пребывания гостя расчетная часть  рассчитывается с ним и подает информацию об этом во все гостиничные  службы.

Одна из функций службы приема - ведение картотеки гостей. На каждого гостя после его  пребывания в гостинице заполняется  специальная карточка, в которой  содержится информация, собранная со всех служб гостиницы, имевших с  гостем контакт. При повторном приезде  гостя эта информация дает возможность  персоналу значительно повысить качество обслуживания, позволяет предвидеть пожелания и потребности гостя.

Во многих гостиницах имеется  должность ночного портье. Он наделен  широким кругом функций и обязанностей, которые в два раза превышают  обязанности обычного портье. Ночной портье, как правило, сменяет дневного не ранее 23:00, принимая на себя функции  приема и расчетной части. После 24:00 ночной портье часто выполняет  функции бармена вестибюльного  бара, который работает круглосуточно.

Одной из основных обязанностей ночного портье является обход здания в целях проверки исправности  сигнализации и безопасности гостиницы. Во время обхода ночной портье забирает листы-заказы завтраков в номер, которые заполняются клиентами  и вывешиваются за дверь. В ночное время совершается не менее трех таких обходов. Время каждого  заносится в специальный журнал.

После того как собраны  все листы-заказы завтраков в  номер, ночной портье вводит в журнал информацию о виде завтраков, их стоимости  и количестве для каждого номера. К 6:00 утра ночной портье должен подготовить  к транспортировке завтраки в  вакуумных подносах к дверям номеров. К 7:00 осуществляется пересменка, ночной портье предоставляет рапорт.

В службу приема и размещения входят следующие сотрудники.

Руководитель службы приема и размещения - руководит работой  службы, решает основные вопросы и  конфликтные ситуации, возникшие  между персоналом отеля и клиентами, ведет учет и контроль работы службы, контролирует соблюдение пропускного  и паспортно-визового режима.

Заместитель руководителя службы приема и размещения (администратор) - обеспечивает своевременное размещение туристских групп и участников массовых заездов, отвечает за правильное ведение  служебной документации, ее сохранность, состояние архива, принимает меры по устранению конфликтов между персоналом отеля и клиентами.

Менеджеры службы приема и  размещения (портье) - отвечают за проверку документов соотечественников и  иностранных граждан, предоставляют  номера прибывающим гостям, работают с жалобами клиентов, оформляют гостя  при заселении в отель и  выезде из него, снабжают постояльцев  необходимой информацией.

Ночные аудиторы - выполняют  функции портье в ночное время, составляют отчет о загрузке номерного фонда  гостиницы и средней цене номера за день, формируют окончательный  отчет обо всех задолженностях по счетам гостей по всем службам гостиницы.

Консьержи - осуществляют персональное обслуживание гостей в отелях высшей категории - заказ машины для гостей, билетов в театры, бронирование мест в ресторане, авиационных билетов  и т. д.

Дворецкие - оказывают услуги постоянного помощника гостя  в отелях высшей категории - знакомство с отелем и его основными службами, информационная поддержка гостей, персональная помощь в решении различных вопросов.

Швейцар - несет дежурство  у входных дверей отеля, наблюдает  за входом и выходом гостей, обеспечивает сохранность багажа гостей при входе  в отель и выходе из него.

Телефонные операторы - побудка  гостей, ответы на различные вопросы  клиентов или переключение на сотрудников  службы информации, прием входящих и осуществление исходящих звонков  по производственным нуждам.

Багажисты - осуществляют поднос багажа гостей до службы приема и размещения, лифта, номера и обратно при выезде гостя.

Пажи (посыльные) - сопровождение  гостя в номер, объяснение гостю  основных правил пользования номерным оборудованием, поднос багажа до номера, разнесение корреспонденции по номерам, выполнение других функций посыльного.

Ввиду того, что сотрудники службы приема и размещения первыми  вступают в контакт с гостями, они должны иметь полную информацию о своем отеле, его истории, номерном фонде, его структуре, ценах на имеющиеся  номера, количестве свободных мест, инфраструктуре отеля, оказываемых  дополнительных услугах, графике работы основных сервисных служб отеля  и предприятий питания. Кроме  того, обслуживание клиентов сотрудниками службы приема и размещения должно осуществляться по возможности как  можно быстрее.

На некоторые операции, выполняемые сотрудниками службы приема и размещения, часто устанавливаются  нормативы времени на обслуживание клиентов. К примеру, 3 минуты при  обслуживании высоких гостей; 8 минут  на обслуживание индивидуальных клиентов; 15 минут при обслуживании группы до 30 человек; 30 минут при обслуживании группы от 30 до 100 человек. В некоторых отелях Японии достигнут своеобразный рекорд - на обслуживание одного гостя установлен норматив в 45-60 секунд.

Но здесь следует сделать  оговорку. Все клиенты отеля делятся  на две группы - клиенты по брони  и клиенты без брони. На обслуживание клиентов, предварительно забронировавших  номера в отеле уходит не более 3-5 минут. Все данные о клиенте, заранее  забронировавшем номер, уже известны из заявки на бронирование. От гостя  требуется только подписать регистрационную  карточку. Процесс регистрации гостей без предварительного бронирования занимает обычно более 5 минут и требует  получения дополнительной информации и заполнения анкеты гостя.

В связи с тем, что сотрудники службы приема и размещения имеют  непосредственный тесный контакт с  гостями гостиницы, они должны обладать следующими качествами: профессиональная манера поведения; подходящие благоприятные  личные качества; коммуникабельность; гостеприимное отношение; хороший  внешний вид: одежда, прическа; старательность, доброжелательность, внимательность.

Согласно Правилам предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации исполнитель обязан заключить  с потребителем договор на предоставление гостиничных услуг. Договор на предоставление услуг заключается при предъявлении потребителем паспорта, военного билета, удостоверения личности, иного документа, оформленного в установленном порядке  и подтверждающего личность потребителя. Если подтверждение на размещение получено, то заполняется анкета гостя, которая  и является договором между гостиницей и потребителем, подтверждающим вид  размещения, продолжительность пребывания, стоимость номера и гарантию оплаты услуг.

После того как гость заполнил анкету, администратор сверяет данные анкеты с паспортными данными  гостя, вписывает в анкету номер  комнаты, в которой будет проживать  гость, дату и время прибытия и  подписывает ее. Далее администратор  выписывает разрешение на поселение - документ, дающий право на занятие  номера или места в номере.

После оплаты гость получает свой экземпляр счета - документа, по которому он производит оплату за проживание и предоставленные услуги. При  регистрации гостю выписывается счет за проживание, который включает в себя тариф номера, умноженный на количество суток проживания, оплату бронирования, дополнительных услуг  и разнообразные гостиничные  сборы.

Администратор также заполняет  визитную карту гостя - документ на право входа в гостиницу и  получения ключа от номера. Карта  гостя всегда выписывается в одном  экземпляре и должна содержать следующие  данные: Ф. И. О. гостя, номер комнаты  и сроки проживания. Часто в  такой карте рекламная информация.

Расчеты с проживающими. В отелях используются два основных вида расчетов - наличный и безналичный. В отелях высокой категории в качестве платежного средства используются дебетовые и кредитные карты. В таком случае в заявке на бронирование указываются номер и срок действия кредитной карты, а также название платежной системы. Естественно, что в таком случае гостиница должна иметь электронный терминал и банкоматы.

Многие гостиницы практикуют продажу своим клиентам так называемых карт гостя. Такие карты также служат для оплаты гостиничных услуг по безналичному расчету и, кроме того, предоставляют клиентам определенные скидки. Для оплаты по безналичному расчету также могут быть использованы дорожные и именные чеки. Дорожные чеки выписываются на определенную сумму, и клиент выбирает услуги в гостинице на строго фиксированную сумму. Дорожный чек не может быть передан другому лицу, но его можно обналичить в любом банке.

Именные чеки выписывает гость  на требуемую к оплате сумму каждый раз, когда в этом возникает необходимость. Для зачисления платежа по такому чеку на счет гостиницы требуется  определенное время. В мире первое место  занимают расчеты по кредитным картам, второе - расчеты по чекам и только третье место занимает наличный расчет.

Согласно Правилам предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации плата за проживание производится в соответствие с единым расчетным  часом - 12 ч текущих суток по местному времени. Расчет платы за проживание начинают считать с 12 ч той даты, когда гость заехал, независимо от фактического часа заезда. При проживании менее суток плата взимается  за целые сутки независимо от расчетного часа.

При задержке выезда не более  чем на шесть часов после расчетного часа (с 12:00 до 18:00) взимается почасовая  оплата, при задержке выезда в период с 18:00 до 24:00 взимается плата за половину суток. При задержке выезда более  чем на 12 часов, плата взимается  за сутки.