Требования к персоналу службы приёма и размещения и его подготовка

1.2 Требования, предъявляемые к внешнему виду и личной гигиене персонала гостиницы

Внешний вид персонала создает для  гостя первоначальное впечатление о гостинице, поэтому все сотрудники гостиницы должны позаботиться о том, чтобы выглядеть нарядными и ухоженными, опрятными.

Если  у девушки волосы длиннее плеч, они не должны падать на лицо, их нужно  закреплять лентой или заколкой.

Лица  мужчин должны быть чисто выбриты, усы  и бороды - ухожены и подстрижены (ношение бороды допустимо только для персонала, не контактирующего  с гостями).

Обувь должна быть удобной, в хорошем состоянии  и начищенной до блеска.

В обязательном порядке предусматривается пользование дезодорантами и антиперсперантами, а при работах, связанных с физическими нагрузками, принятие душа. Средства личной гигиены должны применяться в меру и не раздражать.

Дыхание сотрудников должно быть всегда свежим и не раздражающим.

Если  в гостинице предусматривается  ношение формы, то весь персонал должен неукоснительно выполнять это требование. Форма быть чистой, опрятной и отглаженной. Как правило, стирку форменной одежды осуществляют в прачечной данной гостиницы, поэтому персонал может либо отдавать форму в прачку, или же самостоятельно стирать ее дома.

Ношение форменной одежды включает в себя и ношение именного значка. Также  форма подразумевает у женщин чулки нейтрального или черного  цвета, у мужчин - носки черного  цвета или в тон форменных  брюк.

Работники, контактирующие с гостями, должны носить черную закрытую обувь без украшений, каблук женской обуви не должен превышать 5см.

Ювелирные украшения должны быть сведены к  минимуму. Они должны быть небольшого размера и неброскими.

Макияж  женщин должен быть неярким. Ногти - чистыми, короткими, с маникюром.

1.3 Требования к униформе обслуживающего персонала гостиницы

Персонал  всех категорий гостиниц, вступающий в контакт с проживающими гостями, должен носить фирменную одежду, в ряде случаев включающую личный значок с указанием имени и фамилии. Форма должна быть всегда чистой и в хорошем состоянии.

В гостиничных  комплексах любой категории должны быть созданы отдельные условия  для отдыха и питания персонала. Объем таких условий должен соответствовать  численности персонала.

Численность персонала в службах зависит  от размеров гостиничного комплекса  и объемов обслуживания.

1.4 Этика делового общения и стиль в обслуживании гостей

Этика - это своеобразный кодекс хороших  манер и правил поведения. Богатому и красивому внутреннему миру обычно соответствует и высокая  культура общения.

Обслуживающий персонал гостиницы должен обязательно  соблюдать этику делового общения, так как деловой этикет определяет взаимоотношения между начальником  и подчинёнными, между сотрудниками внутри учреждения и посетителями. Сюда же входят правила пользования  служебным телефоном, умение вести  деловую переписку.

Взаимоотношения между начальником и подчинёнными во многом определяют атмосферу в  коллективе. Прежде всего, начальник  гостиницы должен пользоваться уважением  сотрудников, быть авторитетом для  подчинённых. В первую очередь это  отражается на посетителях гостиницы. Для того, чтобы в коллективе царила дружеская атмосфера, которая помогает лучше и быстрее справиться с полученным делом, руководителю надо знать и соблюдать некоторые правила:

• ко всем сотрудникам начальник должен относиться одинаково;
• если возникла необходимость сделать сотруднику замечание, то не следует высказывать его в присутствии других сотрудников;
• заходя в комнату с подчиненными, начальник всех приветствует, но руку при этом подавать не следует;
• при встрече с начальником подчиненные должны здороваться первыми, но если начальник - молодой мужчина, то он первый приветствует женщину и мужчину намного старше себя;
• руководитель - мужчина всегда пропускает женщину при входе в лифт, на лестнице, помогает открыть дверь;
• руководитель должен поставить перед собой конкретные задачи по обращению и общению с подчиненными.

Если  сложилась ситуация, когда один из сотрудников является близким другом начальника, то на работе между ними должны быть сдержанные отношения и  в присутствии других им не следует  вести посторонние разговоры.

Также существуют правила служебных бесед начальника с подчиненными:

• руководитель должен заранее составлять план беседы;
• выбирать время, необходимое для достижения своей цели;
• выбирать место и время для проведения бесед с учетом их влияния на результаты;
• прежде чем начать беседу, начальнику необходимо создать атмосферу взаимного доверия;
• от начала до конца беседы руководитель должен придерживаться основного направления, ведущего к намеченной цели;
• начальник должен быть на высоте положения;
• руководитель должен прекратить беседу после достижения намеченной цели.

Такие беседы неизменно способствуют успеху начальника, повышению его авторитета среди  подчиненных.

Также успех  гостиницы зависит от взаимоотношений  между сотрудниками. В их отношениях действуют те же правила поведения, что и в быту.

Прежде  всего, по отношению друг к другу  все должны быть предельно вежливы  и корректны. В понятие вежливости входят дружелюбие, внимательность, предупредительность. Если в коллективе царит доброжелательная атмосфера, то настроение поднимается, работа спорится, любое дело выполняется  намного быстрее и легче.

Если  кто-то в работе допускает ошибки, то важно тактично указать на них  сослуживцу. При этом объяснять и  указывать на недостатки в работе следует спокойно и по-деловому. Если просят о помощи, то нужно сделать  все возможное.

Вести себя на работе нужно уравновешено и тихо. Необходимо научиться избегать того, что могло бы помешать работе людей, работающих рядом.

Сотруднику  нельзя совершать следующие действия: кричать, шуметь, хлопать дверьми, заниматься посторонними разговорами, отвлекающими от работы, делать двусмысленные и  циничные замечания. Тон разговора  должен быть спокойным. В случае какого-либо инцидента нужно откровенно поговорить и выяснить все обстоятельства дела.

Сотрудник должен помнить, что ни в коем случае не следует раздражаться и терять самообладание при разговоре. Это  меньше всего будет способствовать разрешению возникшего конфликта.

Если  в одном коллективе работают родственники или близкие друзья, они не должны допускать фамильярности в разговорах между собой на работе. Кроме этого  следует отметить, как должен вести  себя персонал, если в гостиницу  пришел посетитель.

Прежде  всего, к посетителям следует  относиться с максимальным уважением. Кто бы ни пришел в гостиницу, нужно  проявить максимальный интерес. А уж если это входит в непосредственные обязанности, то нужно безукоризненно их выполнять.

Персонал  должен знать, что пришедшему человеку сначала нужно предложить сесть, и лишь потом начинать деловой  разговор. Если просьба, с которой пришел человек не может быть выполнена или быть решена в ближайшие сроки, то нужно постараться, чтобы у человека не возникло негативное чувство по отношению к гостинице.

Каждый  из сотрудников гостиницы вносит свой вклад в создание у гостя  хорошего впечатления о гостинице. Поэтому, разговаривая по телефону, общаясь  лично или в письменной форме, гостиничные работники обязаны  вести себя "стильно" как с  гостями, так и с коллегами. Идея "стиля" осуществляется благодаря  соблюдению следующих правил:

"Лицо  персонала"

Разговаривая  с гостем или коллегой, сотрудники гостиницы должны быть вежливы, доброжелательны, дружелюбны. Человека следует приветствовать следующими словами: "Доброе утро", "Добрый день", "Добрый вечер".

Следует быть внимательными к просьбам гостя. В этом случае любой сотрудник  гостиницы должен дать совет или  оказать необходимую помощь. При  разговоре с гостем настроение персонала должно быть только положительным.

Если  персонал гостиницы знает гостя  по имени, то и обращаться к нему следует следующим образом: "Добро  пожаловать в гостиницу..., господин Миллер, надеемся, что Ваша поездка  будет удачной... Мы желаем Вам приятно  провести время. Если мы что-нибудь можем  сделать для Вас, пожалуйста, обращайтесь  к нам в любое время".

Прощаясь  с гостем, тоже необходимо обратиться к нему по имени: "До свидания, господин Миллер. Счастливого пути, и мы надеемся увидеть Вас снова во время  Вашего следующего приезда в наш  город".

"Лицо  в корреспонденции"

Стильным  должен быть и язык персонала в  письмах. Вся корреспонденция (факсы, письма, телексы, служебные записки) демонстрируют уровень эффективности  работы и профессионализма. В гостинице должны оставаться все копии исходящей корреспонденции. Кроме того, корреспонденция:

• должна получить ответ в течение 24 ч;
• должна быть отпечатана на правильно выбранной бумаге или бланке;
• должна быть красиво отформатирована;
• должна быть адресована конкретному лицу с указанием его полного имени;
• не должна содержать орфографических ошибок;
• не должна быть написанной от руки;
• должна под именем и должностью отправителя всегда содержать подпись.

"Лицо" при телефонных переговорах

Персоналу гостиницы следует так разговаривать  с гостем по телефону, как будто  он находится перед вашими глазами. Отвечать на звонок следует быстро, не позднее 3-го звонка. Это говорит  о вежливости и эффективности  работы персонала. Отвечать необходимо на русском и английском языках, но сначала необходимо представиться  и представить, то место, в которое  гость позвонил, а также предложить свою помощь.

Заканчивая  телефонный разговор с гостем, имя  которого известно, следует обратиться к нему по имени и поблагодарить  за звонок. Говорить следует спокойно, медленно, давая гостю возможность  обращаться к вам с просьбами.

1.5. Правила ведения телефонных разговоров

В гостиницах существуют определенные правила ведения  телефонных переговоров с клиентом. Они играют важную роль в деятельности работников гостиницы. Рассмотрим подробнее  понятие "телефонный этикет".

Многие  люди отвечают на телефонные звонки бессистемно. Некоторые называют себя по имени, некоторые  по фамилии, другие - и по имени, и  по фамилии сразу. Некоторые не представляются.

Персонал  гостиницы должен помнить, что слова, которые произносятся в начале разговора, определяют тональность дальнейшей беседы.

Необходимо  в разговоре тщательно следить  за тем, чтобы речь была грамотной, избегать жаргона.

Существуют  определенные правила, как отвечать на звонки, поступающие в гостиницу, так как впечатление у клиентов о гостинице формируется именно от того, что и как говорит персонал.

Телефонный  разговор следует начинать со слов: "Доброе утро", "Добрый день". Затем желательно сказать название гостиницы, имя администратора, который ответил на звонок.

Отвечать  следует обстоятельно, но коротко, избегать многотонного перечисления.

Персонал  должен знать, что при ответе на внутренние и внешние звонки необходимо назвать  свое имя и фамилию. Если же отвечая  на звонки, сотрудник называет только свое имя, он рискует быть воспринят  как человек, имеющий обязанности, но не имеющий власти. Такова одна из маленьких хитростей ведения  телефонных переговоров.

Следует отметить, что телефонный этикет требует, чтобы вы назывались и в том  случае, если вы сами звоните. Это освободит  секретаря или человека, отвечающего  на звонки, от обременительной обязанности  спрашивать: "Кто спрашивает?". Когда вам ответят, не следует  вступать в немедленную беседу.

Персонал  должен проявить любезность и спрашивать, есть ли у абонента время для разговора. Звонящий оценит то, что вы считаетесь с его временем.

Если  вы случайно набрали номер неправильно, то не вешайте трубку без извинения.

Персонал  должен помнить, что, если работающего  нет на месте и он, естественно  не может ответить на телефонный звонок, то ему следует немедленно перезвонить звонившему ему человеку. Оперативные ответы на звонки могут привести большие дивиденды.

Когда звоните  человеку, который не может ответить на ваш звонок, объясните, когда и  где вас можно застать. Чем  быстрее вы все объясните, тем  большим профессионалом вы будете выглядеть  в глазах своих коллег.