Возможности использования электронной почты и конференций на предприятиях индустрии гостеприимства и туризма

Министерство образования и  науки Российской Федерации

НАЗВАНИЕ ВУЗА

 

НАЗВАНИЕ КАФЕДРЫ 

 

 

Контрольная работа

«Информационные технологии в социально-культурной сфере»

 

на тему:

« Возможности    использования    электронной    почты    и    конференций    на   предприятиях 
индустрии гостеприимства и туризма»

 

 

 

Выполнил:

 

Преподаватель:

 

 

 

Название города 2012

 

Содержание

Введение 3

1. Электронная почта в индустрии гостеприимства. 6

2. Телеконференции или Группы новостей – важная часть информационных технологий в сфере гостеприимства и туризма. 11

3. Влияние информационных технологий на развитие социально-культурного сервиса и туризма 15

Заключение 19

Список использованных источников 21

 

 

Введение

В последнее время  можно наблюдать рост конкуренции  во всех областях экономики развитых стран. Самая важная проблема состоит  в привлечении клиентов и создании высочайшего уровня предлагаемого  сервиса.

Как и любая другая сфера экономики, индустрия гостеприимства нуждается в определенной структуре  и целостности, которые обеспечивали бы ее конкурентоспособность.[4]

В настоящее время  существует определенная маркетинговая  концепция управления туристическим  бизнесом. Суть данной системы взглядов заключается в понятии «индустрия гостеприимства». Понятие «индустрия гостеприимства» является более  широким, чем понятие «индустрия туризма». В основе этих двух сфер деятельности лежит понятие «гостеприимство», т. е. щедрость и дружелюбие по отношению к гостям.[5]

Гостеприимство означает радушие по отношению к гостям, или любезный прием гостей. Другими словами, данное понятие можно объяснить как производство услуг с проявлением персонального внимания по отношению к туристу и способность чувствовать его пожелания и потребности. Индустрия гостеприимства и заключается в том, чтобы предоставить туристу как потенциальному потребителю домашний уют и создать ту обстановку, которая бы отвечала всем запросам и требованиям клиента.

Индустрия гостеприимства направлена на создание позитивной программы  по привлечению туристов, отдыхающих, путешественников, а индустрия туризма  связана с предоставлением услуг  по отправлению туристов в различные  страны или города.

Благодаря новым  технологиям в XXI в. удалось удовлетворить потребности туристов, не прибегая к личному общению с персоналом (включая бронирование номеров в гостиницах, заказ еды в номер и т. п.). Технический прогресс позволил значительно сократить контакты клиентов с персоналом, сохраняя при этом положительные эмоции и теплую обстановку для клиента.[2]

За последние  десятилетия ничто так не способствовало успешному развитию экономики стран  во всем мире как различные технологические  инновации. Технический прогресс позволяет  создавать новые и улучшать работу существующих предприятий различных  направлений. Сейчас уже трудно представить, как могли функционировать отели, санатории, мотели, туристические фирмы  и другие компании без систем компьютерного  обеспечения. В настоящее время  эти системы широко распространены и хорошо скоординированы. Высокая  экономическая эффективность использования  компьютерных систем побудила их владельцев бороться за влияние на рынке. Процесс  компьютеризации индустрии гостеприимства начался позднее, чем в других областях экономики. Многие отрасли  были компьютеризированы уже в 60-х  г. ХХ в., гостиничное хозяйство в  широком масштабе не использовало возможности  автоматизации до начала 70-х г. ХХ в. Это сравнительно позднее начало компьютеризации позволило гостиницам получить более совершенные и  удобные компьютерные технологии с  меньшими издержками1. В настоящее  время на предприятиях индустрии  гостеприимства широко распространены компьютерные системы на базе персональных компьютеров четвертого и пятого поколений, объединенные в сети и  позволяющие при минимуме занимаемого  объема создавать мощную программную  поддержку, что повышает эффективность  системы управления, обеспечивает безопасность гостей, позволяет расширить клиентскую базу гостиницы и решать ряд маркетинговых  задач. Одним из наиболее важных открытий стал Internet - это большое и сложное  соединение компьютерных сетей, дающее возможность доступа к мировой  информации. Также существует целый  ряд программных приложений Internet. В первую очередь- это электронная  почта (e-mail) и различные поисковые  системы. Электронная почта на сегодняшний  день является самым популярным приложением  во всем мире.

Еще совсем недавно  основными средствами общения людей  на расстоянии были только почта и  телефон. Для отправки письма по почте  требовалось приобрести конверт, написать письмо, вложить его в конверт  и отнести на почту или опустить в ближайший почтовый ящик. Не нужно  объяснять, сколько проходило времени  с момента отправки письма до его  получения адресатом. С появлением электронной почты достаточно нескольких минут, чтобы письмо дошло до того, кому оно предназначено.

Вариантов использования  электронной почты (e-mail) много, но основное ее назначение – это обмен сообщениями  и файлами. [1]

Ее преимущество не только в скорости связи, но и  в том, что помимо текста, возможно, отправить любое графическое  фото, анимационное приложение, которые  дойдут до адресата мгновенно.

Система информационных технологий, используемых в туризме, состоит из компьютерной системы  резервирования, системы проведения телеконференций, видеосистем, компьютеров, информационных систем управления, электронных  информационных систем авиалиний, электронной  пересылки денег, телефонных сетей, подвижных средств сообщения  и т.д. Использование каждым сегментом туризма системы информационных технологий имеет значение для всех остальных частей. Например, системы внутреннего управления гостиницей могут быть связаны с компьютерными глобальными сетями, которые обеспечивают, в свою очередь, основу для связи с гостиничными системами резервирования, которые, уже в обратном направлении, могут быть доступны турагентам через их компьютеры. Следовательно, мы имеем дело с интегрированной системой информационных технологий, которая распространяется в туризме. Из вышеизложенного становится ясно, что в туристической индустрии распространяются не компьютеры, не телефоны, не видеотерминалы сами по себе - здесь функционирует система взаимосвязанных компьютерных и коммуникационных технологий.

 

1. Электронная почта в индустрии гостеприимства.

Электронная почта - это ваша персональная связь с  пользователями Сети. Все те миллионы людей по всему свету, которые  используют Сеть, имеют свой адрес  электронной почты, или электронный  адрес. Когда вы зарегистрировались в своей местной системе, с  которой сейчас, в данный момент, работаете, она тоже автоматически  сгенерировала для вас адрес.

Основные понятия, на которых построена электронная  почта, параллельны основным концепциям построения обычной почты. Вы посылаете  людям письма по их конкретным адресам. Они, в свою очередь, пишут вам  на ваш почтовый адрес. Вы можете подписаться  на электронные аналоги газет  и журналов. Сервис Мail Lists (списки рассылки). Он создан на основании протокола электронной почты. Подписавшись (бесплатно) на списки рассылки, можно регулярно получать электронной почтой сообщение об определенных темах (научно-технические и экономические обзоры, презентация новых программных и аппаратных средств, и т. д.) [17]

Электронная почта  имеет два серьезных преимущества по сравнению с обычной почтой. Наиболее очевидное - скорость. Ваше сообщение  будет идти на другой конец мира не несколько дней, а несколько  часов, минут или даже секунд (в  зависимости от места, где вы «бросили письмо» и состояния связи  между этим местом и вашим адресатом). Другое преимущество состоит в том, что после овладения основами вы сможете получить доступ к базам  данных и файлам библиотек.

Электронная почта  имеет преимущества и перед телефоном. Свое сообщение вы отправляете тогда, когда это вам удобно. Ваш адресат  отвечает тогда, когда это удобно ему. Не надо организовывать одновременное  присутствие двух абонентов на двух концах. И если телефонный разговор через всю страну быстро выливается в солидный счет, то электронная  почта позволяет обмениваться большими объемами информации буквально за центы - даже если ваш абонент живет  в Новой Зеландии.

Можно привести такие преимущества электронной почты в организации деятельности предприятий индустрии гостеприимства и туризма:

• реализуется дешевая и почти моментальная рассылка информационных бюлетней;
• не тратится время на визиты к должностным лицам по мелким вопросам;
• не нужно переписывать (перепечатывать) копию для рассылки;
• очень просто использовать цитаты, отвечая на сообщение;
• архив переписки сохраняется на сервере гостинницы в удобном виде;
• можно задавать списки рассылки, псевдонимы (alias), вести адресные записные книжки;
• можно передавать двоичные файлы (схемы, иллюстрации, программы, архивы, и тому подобное).

Существует большой  спектр программ, позволяющих отправлять и получать электронную почту. Однако, принцип работы с электронной  почтой одинаков, независимо от используемой вами платформы и почтовой программы.

Чтобы послать письмо другому пользователю сети необходимо знать его адрес (е-mail). В настоящее  время существуют электронный справочники (эквивалент телефонного справочника) и поисковые системы, позволяющие  найти человека в Сети. Знать точный адрес очень важно, потому что  малейшая ошибка - запятая вместо точки, например, может вернуть ваше сообщение  к вам не доставленным. В этом смысле адреса Сети напоминают телефонные номера: одна неверная цифра - и вы позвонили  не тому человеку. К счастью, в настоящее  время большинство адресов Сети составлены по относительно легкой для  понимания системе.

В Windows для управления почтой удобно использовать Microsoft Outlook Express. С помощью этой программы  вы можете подготовить и отправить сообщение, а также принять и просмотреть сообщения, предназначенные вам.

Outlook Express – программа  для работы с электронной почтой  и группами новостей от компании  Майкрософт.

Outlook Express поставляется  в составе операционных систем Windows начиная с Windows 95 OSR 2.5, Windows NT, а также вместе с браузером Internet Explorer, начиная с версии 4.0. Существуют также варианты Outlook Express для «классических» версий Mac OS.

Название Outlook Express предполагает, что эта программа  является «облегчённой» версией Microsoft Outlook – органайзера от Майкрософт, который также содержит функции работы с электронной почтой.[18]

В гостиницах прямо  в номере гостям предлагаются Интернет, электронная почта и различные  компьютерные приложения на основе сетевых  компьютерных систем. Клиентское приложение предоставляет гостям доступ к защищенной персональной директории на файл-сервере, на котором постояльцы могут выполнять простые задания с помощью текстового редактора, электронных таблиц и приложения для подготовки презентаций. Местным компаниям предлагается разместить свою рекламу в виде Screen Saver’а, что, по оценке маркетинговой службы отеля, позволяет полностью окупить внедрение такого вида услуг.

Также электронную  почту можно использовать как  электронный канал маркетинга и сбыта.[16]

В прошлом, когда  Интернет был исследовательской  сетью, ее коммерческое использование  было запрещено. Кроме того, слишком  мало компаний и людей имели доступ к интернетовской почте, поэтому  было нецелесообразно использовать ее для коммерческих целей. Сейчас Интернет расширился и разрешается использовать его в коммерческих целях, поэтому  компании стали поддерживать списки рассылки для обмена информацией  со своими клиентами. Как правило, клиенты  должны послать запрос для того, чтобы попасть в список рассылки. Когда большие онлайновые сервисы  стали шлюзовать письма в Интернет, неожиданно обнаружилось, что таким образом можно передать информацию гораздо большей аудитории. Так родился маркетинг в Интернете с помощью посылки отдельных почтовых сообщений.

Люди написали программы  для автоматизации поддержания  списков рассылки, и образовали компании для сбора и продажи списков  электронных почтовых адресов организациям, занимающимся маркетингом. Конгресс США  принял билль, согласно которому прямой маркетинг с помощью электронной  почты должен осуществляться в соответствии с теми же правилами, которыми ограничивается использование массовой посылки  писем, чтобы лица, занимающиеся таким  маркетингом, вели списки адресов, владельцы  которых не желают получать рекламу  в электронных письмах.

Главное преимущество электронной почты заключается в высокой скорости распространения информации любого вида (текстовой, графической, аудио, видео) и отсутствии дополнительных расходов на изготовление печатной продукции и оплату междугородных и международных почтовых или транспортных тарифов. Важным свойством электронных писем является возможность внесения в них в любое время изменений. Все это побуждает компании во всем мире использовать электронную почту в качестве канала маркетинга и получения заказов на свою продукцию на электронном рынке.