Возможности использования электронной почты и конференций на предприятиях индустрии гостеприимства и туризма

Так как письмо обычно используется для обеспечения деятельности организации, как телефон и факс, использование его в личных целях  должно быть ограничено или запрещено (это зависит от организации).

Хотя проще всего  определить, что электронная почта  используется только для решения  задач организации гостеприимства, все понимают, что эту политику тяжело претворить в жизнь. Если политика не может быть согласованно внедрена, неизбежно ее несоблюдение и тогда политика не сможет использоваться в качестве основы для наказания. Гораздо более мудрым будет создать политику, которая устанавливает четкие границы использования e-mail в личных целях, аналогично тому, как устанавливаются рамки использования служебного телефона в личных целях.[10]

Посылка электронного письма личного характера сотрудником гостиницы или турагентом с электронным почтовым адресом, содержащим адрес организации, будет похожа на посылку бумажного письма на фирменном бланке компании. Если отправитель использует свой логин в компании для посылки электронной почты в группу новостей, может показаться, что компания одобряет мнение, высказываемое им в письме.

Все служащие сферы гостеприимства и туризма должны использовать электронную почту так же, как и любое другое официальное средство организации. Из этого следует, что когда письмо посылается, как отправитель, так и получатель должен гарантировать, что взаимодействие между ними осуществляется согласно принятым правилам взаимодействия. Взаимодействие с помощью почты не должно быть неэтичным, не должно восприниматься как конфликтная ситуация, или содержать конфиденциальную информацию.

Официальные документы  организации, передаваемые с помощью  электронной почты, должны быть идентифицированы и должны администрироваться, защищаться и сопровождаться настолько долго, насколько это нужно для деятельности организации, аудита, юристов, или для  других целей. Когда электронная  почта - это единственный способ передачи официальных документов компании, то к ним применяются те же самые  процедуры, как если бы они передавались на бумаге.

Для предотвращения случайного удаления писем, сотрудники должны направлять копии таких сообщений  в официальный файл или архив. Должны храниться как входящие, так  и выходящие сообщения с приложениями. Любое письмо, содержащее формальное разрешение или выражающие соглашение организации с другой организацией, должно копироваться в соответствующий  файл (или должна делаться его печатная копия) для протоколируемости и  аудита.[3] 

2. Телеконференции или Группы новостей – важная часть информационных технологий в сфере гостеприимства и туризма.

Телеконференция - это система обмена электронными сообщениями на определенную тему между  абонентами сети (в режиме отложенного  общения -offline). Каждый участник получает все материалы на свой почтовый адрес (E:mail). Каждое электронное письмо абонента публикуется на сервере телеконференции  и доходит до всех участников.

В отличие от электронной  почты, когда пользователь отправляет свое письмо персонально какому-то абоненту или группе абонентов, в  телеконференциях письмо направляется одновременно всем ее участникам. В  свою очередь, все сообщения, которые  поступают в адрес конференции, будут поступать в почтовый ящик пользователя и загружаться в  его компьютер во время сеанса связи. Чтобы стать участником телеконференции, на нее нужно подписаться. Для  этих целей существуют определенные адреса. Всякая конференция посвящена  определенной теме, поэтому переписка  в ней происходит только в рамках темы. По некоторым данным число  постоянно действующих в настоящее  время конференций в Интернете  превысило 50000.

Службу телеконференций  называют по-разному: группы новостей, служба Usenet. На узлах Сети работу телеконференций  обслуживают серверы новостей. На ПК пользователя должна быть установлена  клиент-программа новостей. Упомянутая выше программа MS Outlook Express является одновременно почтовым клиентом и клиентом новостей.[18]

Телеконференции объединяют в себе как коммуникационную, так  и информационную функции. С одной  стороны, здесь происходит личностное общение, с другой — материалы  конференции содержат большой объем  полезной информации, которая определенное время хранится на сервере. Эта информация может рассматриваться как некоторый  информационный ресурс (электронная  газета). Это особенно важно для  специалистов, участвующих в конференциях по профессиональной тематике: гостиничный бизнес, туризм и т.д.. В материалах конференции можно найти ценные советы, консультации, которые помогут в принятии важных решений.

Телеконференции могут являться важным источником информации. Они разбиваются на группы (рубрики) по тематике. Участвующие в телеконференциях могут написать свое сообщение или послать комментарии на чужое сообщение.

Если электронная  почта передает сообщение по принципу «от одного – одному», то сетевые  новости передают сообщения «от  одного – всем». Причем пользователь одновременно может участвовать  в бесчисленном количестве электронных  конференций, не боясь пропустить чего-либо. 
Одновременно он может публиковать некоторое подмножество групп, расположенных непосредственно на нем, в том числе группы, получаемые по подписке. Таким образом происходит распространение информации в USENET и обеспечение доступа к ней, любого пользователя, не зависимо от того, к какому из серверов USENET он подключен.[17]

Еще одним немаловажным моментом службы USENET явилась возможность  создания модерированных групп новостей. В модерируемой группе каждое новое сообщение автоматически перенаправляется лицу, исполняющему роль цензора или модератора. Если сообщение не противоречит уставу конференции и «одобрено» модератором, оно становится публично доступным для прочтения. В противном случае – просто удаляется.

Простота и одновременно высокая эффективность реализации распределенного доступа к данным, и широкая доступность обеспечили службе новостей Интернет в сфере индустрии гостеприимства и туризма огромную популярность.

Как и электронная  почта, USENET реализована по технологии «клиент-сервер». Помимо традиционных специализированных программ (news-клиентов), для чтения сообщений можно использовать Web-интерфейсы, такие как Google. Кроме  чтения сообщений эти сервера  позволяют осуществлять поиск нужного сообщения в огромном архиве. Это намного увеличивает эффективность работы с USENETом.

В Интернете существует десятки тысяч конференций, посвященных  обсуждению различных проблем в сфере гостеприимства и туризма. Каждая конференция имеет свой почтовый ящик на серверах Интеpнет, называемых серверами новостей.

Серверы новостей постоянно  обмениваются информацией, поэтому  информация, поступающая на один из них, будет доступна и другим серверам. Для передачи информации используется протокол NNTP.

Конференции Usenet организованы по иерархическому принципу, т.е. каждая конференция разделена на тематические группы и подгруппы, по имени группы можно понять, что в ней обсуждается. Самое первое слово означает принадлежность конференции к определенному  разделу в общепринятой иерархии телеконференций, совпадающей чаще всего с названием сети, где  они находятся.

В России самой популярной является группа relcom на русском языке.  
Конференции могут быть открытыми (доступны для всех желающих) и закрытыми (для участия, в которых допускаются только избранные пользователи).

Также среди конференций  выделяются: модеpиpуемые (управляемые  конкретным человеком, определяющим общее  направление дискуссии) и свободные. Материалы, публикуемые в сетевых  конференциях можно условно разделить  на два типа: одиночные и нитевидные. Одиночные материалы – это, как  правило, реклама, информационные сообщения, объявления. Проблемные публикации вызывают дискуссионную цепочку сообщений  – в конференции образуется нить. Определить нить в конференции очень  просто: обычно эта цепочка сообщений  с одинаковой темой, перед которой  проставлен пpефис Re:

Сетевую конференцию  можно не просто просматривать время  от времени, на нее можно подписаться, тогда вы будете регулярно, каждый день получать сообщения о новых публикациях.

В конференции статьи хранятся одну – две недели.

Телеконференция осуществляется на базе программно-технической среды, которая обеспечивает взаимодействие пользователей. Для проведения телеконференции  каждый из них должен иметь доступ к персональному компьютеру, включенному в сеть. Различают два вида телеконференций [5]:

− телеконференция  в реальном времени;

− телеконференция  в режиме просмотра документов.

Телеконференция в реальном времени основана на том, что все ее участники одновременно находятся у персональных компьютеров и получают возможность:

• показывать партнерам тексты, изображения;
• вести речевой диалог;
• пользоваться дистанционным указателем для выделения на экранах нужных частей изображения;
• управлять пересылкой файлов и сообщений.

 Второй вид  телеконференции осуществляется  в режиме просмотра документов. Здесь используется одна из баз данных (БД), в которой создается файл, содержащий обсуждаемую информацию. Например, проект машины. Каждый пользователь в течение согласованного времени знакомится с имеющейся информацией, замечаниями других пользователей и записывает в файл свои замечания. Такое обсуждение может повторяться несколько раз.

Стандарты Международного союза электросвязи (МСЭ) определяют услуги передачи данных, обеспечивающие проведение двух видов конференций:

 «аудиографическую  конференцию» AGC, которая сочетает аудиоинформацию, звук и неподвижные изображения;

 «видеоконференцию» VC, обеспечивающую передачу аудиоинформации, изображений и видеофильмов.

3. Влияние информационных технологий на развитие социально-культурного сервиса и туризма

Туристский бизнес, являясь одной из самых динамичных сфер экономики, представляет собой  высоко насыщенную информационную отрасль. Другими словами, сбор, хранение, обработка  и передача актуальной информации являются важнейшим и необходимым условием функционирования любого туристского  предприятия. Успех бизнеса некоторых  отраслей экономики напрямую зависит  от скорости передачи и обмена информацией, от ее актуальности, своевременности  получения, адекватности и полноты. В связи с этим успешное развитие туристского бизнеса предполагает широкое использование новейших технологий как в области создания турпродукта, так и его продвижения  на рынок услуг.[16]

Современные компьютерные технологии активно внедряются в  сферу туристского бизнеса, и  их применение становится неотъемлемым условием повышения конкурентоспособности  любого туристского предприятия. Индустрия  туризма позволяет использовать все многообразие компьютерных технологий, начиная от специализированных программных  продуктов управления отдельной  туристской фирмой до применения глобальных компьютерных сетей. На сегодняшний  день в туризме используется достаточно много новейших компьютерных технологий, например, глобальные компьютерные системы  резервирования, интегрированные коммуникационные сети, системы мультимедиа, Smart Cards, информационные системы менеджмента и др. Перечисленные  выше информационные технологии используются с разной степенью активности и имеют  неодинаковое распространение. Различается  также степень их влияния на развитие туристской индустрии.

Распространение информации в гостинице. 

Профессиональная PR-деятельность начинается с надежной информации. В ее основу положена подробная информация о таких характеристиках предприятия, как, например:

• перечень ответственных сотрудников (кто за что отвечает);
• количество и тип номеров;
• время работы и специализация ресторана и бара;
• наименование, вместимость и технические характеристики банкетных и конференц-залов;
• возможности проведения досуга и занятий спортом для клиентов;
• описание местоположения гостиницы с указанием маршрута от вокзала и аэропорта;
• автомобильные стоянки;
• архитектурные и (или) художественные достопримечательности;
• характеристики ключевых руководителей;
• фотографии, иллюстрирующие возможности гостиницы в области услуг, и т.д.

Эта информация постоянно  дополняется, исправляется и наполняется  новым содержанием, говорящим о  событиях, происходящих в гостинице.[15]

Влияние электронной почты и телеконференций на туризм ощущается на разных стадиях создания и продвижения турпродукта (распространение и продажи). Прежде всего это касается возможности формирования новых маркетинговых каналов продвижения и сбыта туристского продукта. Так, в области рекламы широкое распространение получила прямая рассылка туристской информации по электронной почте (direct-mail). В последние годы большинство туристских предприятий создают свои собственные сайты в Интернете, а также используют баннерную рекламу. Хотя эффективность этих каналов распространения туристского продукта в России не очень высока, это направление следует рассматривать как весьма перспективное.