Выставочная деятельность туроператора

Выставки и ярмарки по времени  функционирования. В зависимости от продолжительности работы выставочные мероприятия подразделяются на:  постоянно действующие (полугодие, год и более);  временные (от двух недель до пяти месяцев);  краткосрочные (от одного - пяти дней до двух недель).

Выставки и ярмарки по частоте  проведения. В зависимости от периодичности  проведения выставки и ярмарки можно  подразделить на: ежегодные; сезонные; периодические (проводящиеся каждые два, три, четыре года).

В некоторых источниках приводится классификация по направлению работ: по осуществлению продаж;  информационные (ознакомительные);  проводимые в  целях развития контактов.

Кроме перечисленных выше классификаций  существует еще «Классификация выставок и ярмарок по отраслям экономики». Выставки и ярмарки с коммерческих позиций. Выставки и ярмарки можно  классифицировать с позиций бизнеса  как: коммерческие;  некоммерческие.

        По специализации выделяются  два выставочных формата: b2c (мероприятия,  рассчитанные на конечных потребителей) и b2b (мероприятия, рассчитанные  на профессионалов, представителей  бизнеса).

Особое внимание необходимо уделять разделению задач уровней Business to Business и Business to Customer. Здесь не подходит единая стратегия: зачастую запросы B2B- и B2C-клиентов могут быть близки к диаметрально противоположным.

В качестве основных групп В2В-целей  можно выделить следующие:²

• информационные;

• имиджевые;

• маркетинговые;

• организационные;

• коммерческие;

• технологические;

• оценочные.

В качестве основных групп В2С-целей можно выделить следующие:

• информационные;

• имиджевые;

• коммерческие;

• технологические;

• оценочные.

           Для привлечения посетителей  организаторы b2c мероприятий часто  используют так называемые «ярмарочные  приемы»: яркое оформление стендов,  различные шоу, конкурсы и т.д.  Как правило, посетителей на  таких мероприятиях довольно  много. 

     Основное отличие b2b выставки  – исключительно профессиональная  аудитория, отсутствие «зевак»  и случайных людей, пришедших  за календариками, ручками и другими бесплатными сувенирами. Именно на профессиональных выставках компании-участники представляют потенциальным клиентам и партнерам результаты работы за год и выводят на рынок новые продукты и решения. Часто в рамках профессиональных выставок проходят различные конференции и семинары по актуальным проблемам отрасли.

Определив для себя цели участия  в выставке, вы сможете гораздо  эффективнее подготовиться к  мероприятию и получить конкретные результаты по ее итогам.

Для структурирования работ по подготовке и участию в мероприятии менеджеры по выставкам, как правило, используют т.н. «выставочный блокнот», содержащий полную информацию о том, что, кем, в какие сроки должно быть выполнено и с каким результатом. Грамотно составленный «выставочный блокнот» также будет полезен при подготовке отчёта о прошедшей выставке.

       Стив Миллер, один из ведущих  американских консультантов по выставочному маркетингу, предлагает выделять в «выставочном блокноте» следующие разделы:³

• планирование;

• экспозиция;

• выставочные услуги;

• продвижение;

• доставка и размещение;

• персонал;

• клиенты;

• разное.

Планирование 

     Этот раздел включает в себя  подробный график работ, смету,  время проведения встреч команды  стенда, задачи участия в выставке, распределение функций между членами стендовой команды и т.д.

Экспозиция

       Этот раздел содержит список  экспонатов, необходимого оборудования (включая инструкции по сборке  и установке), дизайн-проект стенда (включая схемы расположения оборудования и экспонатов), инструкцию по обслуживанию экспозиции.

Выставочные услуги

       Этот раздел содержит копии  всех договоров – с организаторами выставки, с рабочими, об аренде стенда, об оплате электричества, телефонных линий, доступа в Интернет, уборки и др. Здесь же должны быть ксерокопии всех чеков за оплаченные услуги.

Продвижение

      Этот раздел содержит все тексты  пресс-релизов, пресс-пакетов, рекламных  объявлений, материалов для почтовых  рассылок и т. д. Сюда же  входит список почтовых адресов  для рассылки материалов заинтересованным  лицам. В целом, раздел охватывает всё, что используется в рекламной и PR-кампании участия в выставке.

Доставка  и размещение

        Раздел должен включать в себя  копию договора и счёта за доставку экспозиции и персонала, номер трейлера/поезда/самолёта, название и координаты транспортной компании (как локальные, так и представительства в месте проведения выставки). Аналогичная информация нужна по аренде склада и размещению персонала.

Персонал

      Этот раздел включает в себя  информацию о составе команды стенда, её обучении, распределении функций, штатном расписании, инструкции по работе с посетителями и т.д.

Разное

      Как следует из названия, в  этот раздел заносится любая  значимая информация, не вошедшая  в предыдущие разделы (например, карта города, где будет проходить  выставка).

      Эффективность выставки зависит от того, насколько правильно была построена работа самих компаний-участников, особенно работа представителей компаний (стендистов) на своем стенде.

      Независимо от того, в каком  сегменте работает компания-участник  выставки (В2В или В2С) стенд  компании на отраслевой выставке  – это универсальный магазин  компании. Потенциальный клиент (заказчик), как и в магазине, ожидает профессионализма  консультантов (сотрудников компании, работающих на стенде) и их  умения работать (конструктивно  общаться) с людьми.

      Оценивать степень успешности  участия в выставке должна  вся выставочная команда. Желательно, чтобы в разборе результатов также участвовал представитель отдела маркетинга и специалист, отвечавший за обучение персонала стенда перед выставкой. Есть несколько подходов к оценке уровня успеха. Мы предлагаем сочетать их все:⁴

1. Каждый сотрудник стенда по  очереди высказывает всё, что  показалось ему успешным. Затем  проходит второй круг, в течение  которого поочерёдно высказываются  все замеченные недостатки.

2. Каждый сотрудник стенда в  специальной карточке выставляет количественную оценку выставке (в баллах или процентах) по системе критериев.

3. По системе критериев опрашивается  мнение посетителей стенда (используются контактные данные с визитных карточек).

Мы  рекомендуем использовать при оценке успешности мероприятия нижеследующую  систему критериев. Количественные оценки выставляются в единицах (в этом помогут бланки учёта посещений), качественные – в баллах или процентах.

Таблица 1

Количественные  и качественные оценки эффективности  участия в выставке

Количественные критерии	Качественные критерии
Число откликнувшихся на приглашение  организаций	Эффект стенда на посетителей
Число посетителей стенда	Эффект экспонатов на посетителей
Число посетителей из каждой целевой группы	Эффект новой продукции на посетителей
Число установленных контактов	Качество организации выставки
Число проведённых переговоров	Качество работы персонала стенда
Число заключённых контрактов	Оценка выставки организаторами
Количество приглашений на следующие  выставки	Оценка выставки СМИ

Роб Астон, директор по выставкам Compaq, использует для оценки успешности выставки свою «теорию четырёх вёдер». Методика её применения такова: критерии оценки задаются руководством компании заранее, до начала выставки; затем они распределяются между четырьмя «вёдрами»: продажами, аудиторией, брэндингом и освещением СМИ. В соответствии с этими четырьмя группами по итогам выставки готовятся четыре отдельных отчёта.

 

2. Анализ выставочной деятельности туроператора ООО «Премиум Сервис»

 

1. Краткая характеристика туроператора

2.1. Краткая характеристика предприятия

Компания  «Премиум Сервис» работает на рынке туризма с 2003 года и является туроператором по Москве, Санкт-Петербургу, Золотому кольцу и Киеву. За время работы компании были организованы принципиально новые программы по приему в Москве и интересные маршруты по городам Золотого кольца! Кроме сборных туров, компания уделяет большое внимание организованным школьным и взрослым группам, а также обслуживанию индивидуальных туристов! Компания осуществляет прием иностранных групп и оказывает качественное обслуживание корпоративным клиентам! 

Миссия  ООО «Премиум Сервис» - содействовать развитию российского туристского рынка путем предоставления по доступным ценам качественных туристских услуг, соответствующих международным стандартам.

Компания  является постоянным участником крупных  московских и региональных выставок MITT, «Отдых», «УралТурЭкспо» и других. И с каждым годом увеличивает объем продаж!

Компания  «Премиум Сервис» сотрудничает с множеством российских и зарубежных агентств и крупных туроператоров, для удобства бронирования туров создана система online-бронирования, благодаря которой возможно быстрое бронирование и подтверждение туров. Фирма имеет прямые договоры с такими крупными авиакомпаниями, как: «Аэрофлот», «Аэрофлот-Дон», «S7 Airlines», «SkyExpress», «Turkish Airlines», «Uzbekistan airways», «Lufthansa», «Austrian Airlines», «KLM Royal Dutch Airlines», «LOT», «Delta Air Lines», «Air France», «Olympic», «British Airways», «SAS», «Emirates», «Qatar Airways», а также с рядом других российских авиакомпаний. Предоставляет полный пакет услуг, включающий в себя организацию авиаперевозок по любым направлениям и всеми российскими и иностранными авиакомпаниями по тарифам авиакомпаний без дополнительных сборов и без дополнительной страховки, бронирование гостиниц любого класса, трансферы, аренду автомобилей, экскурсионную программу. 

Большое значение уделяется профессиональному  обслуживанию частных клиентов: подбор необходимых туров, точная информация и качественное предоставление необходимых  документов для поездки. Основными  направлениями являются отдых в  Подмосковье, санаториях и пансионатах Краснодарского Края и Крыма, экскурсионные и индивидуальные туры за рубеж, горнолыжный отдых на лучших курортах России и Европы. Работа с надежными  туроператорами гарантирует качественный отдых туристов.  Также для постоянных клиентов создана дисконтная  система скидок, позволяющая увеличивать бонус после каждой предоставленной услуги.

Индивидуальный  подход к каждому клиенту, удобная  система бронирования и высокая  степень ответственности гарантирует  высокий уровень обслуживания в  ООО «Премиум Сервис».

Лицензия  на туроператорскую деятельность № ТД 0022768 от 28.05.03.

Лицензия  на турагентскую деятельность № ТД 002758 от 28.05.03.

Адрес: г. Москва, ул. Скаковая д. 32.

………

 

2. Анализ выставочной деятельности предприятия

Перед тем, как принять участие в  выставке, ООО «Премиум Сервис» заключает договор с организатором выставки, в соответствии с которым организатор обязуется обеспечить участие заказчика в туристской выставке.

В контракте оговариваются следующие  вопросы:

• предмет контракта;

• обязанности сторон;

• цена контракта и порядок расчетов;

• порядок приемки работ;

• ответственность сторон;

• срок действия контракта;

• прочие условия;

• юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

В обязанности ООО «Премиум Сервис» как заказчика входит:

• предоставление организатору для экспонирования необходимых

материалов  и изделий;

• предоставление организатору в месячный срок до открытия выставки всех сведений, являющихся существенными условиями участия в выставке (необходимая выставочная площадь, концепция стенда и др.).

• обеспечение доставки на выставку и с выставки необходимых к

экспонированию  материалов.

В обязанности организатора выставки как исполнителя входит:

• обеспечение заказчика оборудованным выставочным стендом для размещения и распространения рекламно-выставочных материалов с организацией переговорного процесса согласно спецификации. Выставочный стенд представляет собой оформленную с помощью элементов конструкции или других выразительных средств часть выставочной площади. Выставочный стенд за счет своей архитектуры должен представлять собой просторное помещение, удобное для получения информации для посетителей и по существу дела, и лично для персонала. Успех обеспечивают компетентный персонал стенда и соответствующий своим функциям ход работы выставки;

• обеспечение внесения информации от заказчика в каталог выставки,

основываясь на сведениях и материалах, полученных от заказчика;