Контрольная работа по "Деловому общению"

 

2. Рекомендации к написанию деловых писем.

 

Одним из главных каналов связи  предприятий, организаций, учреждений с внешним миром является деловое  письмо. С помощью писем ведутся  преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения  принять участие в тех или  иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы.

Рассмотрим основные рекомендации по написанию деловых писем:

—        бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;

—        желательно использовать для письма фирменный бланк организации с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым адресом, телефоном;

—        служебные письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок, страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами;

—        ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее двух сантиметров, абзац начинается с красной строки с отступлением пяти интервалов от левого края строки;

—        текст печатается через полтора-два интервала, желательно избегать переноса слов;

—        в правом верхнем углу под адресом организации-отправителя ставится дата, желательно написать ее полностью, например, 22 февраля 2012года;

—        наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляется на левой стороне листа:    

—        ниже, с края строки или в центре листа пишется вежливое обращение; например: Уважаемый Владимир Васильевич или Уважаемый господин Высоцкий;

—        после обращения следует ставить запятую, но часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;

—        заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение;

—        подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, например: Искренне Ваш... , С уважением... , фамилия подписывающего печатается под его рукописной подписью;

—        резолюции на всех видах входящей корреспонденции желательно делать карандашом или на отдельных листах;

—        письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах;

—        на телеграфный запрос следует дать ответ до истечения трех дней, на письмо —до 10 дней; если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение трех дней следует сообщить, что письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

—        точность и ясность изложения мыслей — короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы;

—        максимальная доступность текста для понимания — употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть;

—        краткость — лаконичность, немногословность, отсутствие лишних слов и пустых фраз, хотя короткое письмо составить труднее длинного;

—        грамотность — соблюдение норм грамматики и правописания, а также требований делового этикета;

—        корректность — деловой и вежливый стиль изложения, не исключающий живости и образности языка, оставляющий приятное впечатление о человеке. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Правила деловой переписки. Стандартные фразы и выражения деловых писем. Рекламное письмо (собственный пример).

 

Все официальные письма составляются по единому международному стандарту. В соответствии с ним письмо пишется не от конкретного лица, а от лица коллективного - юридического. Такая форма изложения определяется тем, что в служебном письме выражаются коллективные интересы и подписывается оно, как правило, официальным лицом - директором предприятия, учреждения, председателем комиссии, секретарем оргкомитета.

Организации, занимающиеся бизнесом, как правило, используют для деловой  переписки фирменные бланки, напечатанные типографским способом. Личные деловые  письма печатаются на обычной бумаге.

Бумага для письма должна быть чистой, аккуратно обрезанной.

Служебные письма пишутся только по одному вопросу, при этом информация должна быть исчерпывающей, а письмо по возможности кратким.

В служебных письмах не должно быть сложных предложений, не рекомендуется  использовать сложные способы мотивировки.

Объем служебного письма не должен превышать  полутора страниц машинописного  текста. В тех случаях, когда необходимо изложить более пространные сведения, справки, заключения и т. п., фактически деловым письмом будет письмо, сопровождающее эти документы (они  будут приложением к письму). Объем  приложений к письму и их количество не ограничены.

Следует отвечать на полученные письма незамедлительно, в течение 10 дней. Если невозможно дать подробный ответ  в такой срок, необходимо по крайней мере сообщить о получении письма и объяснить, почему произошла задержка с ответом.

Все участники деловой переписки  должны быть поставлены в известность  о том, что предпринято по получении  письма.

Важно письменно благодарить за письменные поздравления и добрые пожелания. Письма благодарности за подарки, оказанные  услуги и за все, что имеет отношение  к бизнесу, могут быть напечатаны на бланке фирмы. Следует писать на обычной бумаге лишь тогда, когда  не выступают от имени фирмы или  от себя как члена этой фирмы.

Следует подписывать и отправлять только те письма, которые хорошо отпечатаны, красиво расположены на бумаге, безукоризненно аккуратны и внешне выглядят приятно, т. е. письма, которые сразу же производят благоприятное впечатление. Письмо - зеркало, отражающее внешность, вкус и характер человека.

Для деловой переписки необходимо пользоваться бумагой лучшего качества.

Конверт должен соответствовать бланку по качеству и плотности бумаги. Все, что напечатано на конверте на машинке или типографским способом, должно соответствовать напечатанному на бумаге.

Канцелярские принадлежности должны отличаться хорошим качеством и  благородным вкусом. Никогда нельзя пользоваться нестандартными конвертами и бумагой, используемой для ежедневной деловой переписки.

Все деловые письма следует печатать по крайней мере в двух экземплярах. Копия должна храниться в папке для корреспонденции.

В правом верхнем углу под адресом  организации, отправляющей письмо, ставится дата отправления письма.

Текст письма должен быть красиво  и правильно расположен на бумаге. Независимо от того, короткое это письмо или длинное, текст должен быть напечатан  ровно и симметрично.

Широкие поля делают письмо более  легким для чтения и более привлекательным.

 Каждую новую мысль или  идею необходимо начинать с  красной строки и выражать  эту мысль как можно проще  и лаконичнее. В письме не должно  быть ошибок в правописании, опечаток, неправильно или нескладно построенных  фраз. Грамматические ошибки, плохая  орфография, отсутствие знаков препинания  или неправильное их использование  могут свести на нет все  усилия.

При написании деловых писем  следует придерживаться правила, по которому с большой буквы пишутся:

- имена существительные собственные,  а также имена прилагательные, обозначающие национальную и  государственную принадлежность;

- слова, включая сокращения, в  названиях фирм и организаций;

- слова в обозначении занимаемой  должности;

- сокращения, обозначающие названия  городов, республик, улиц, дорог  и т. д.;

- полные и сокращенные названия  месяцев и дней недели;

- названия товаров, торговых  марок.

Если это не первое письмо к партнеру, его следует начинать с вежливой ссылки на последнее полученное от него письмо. Это не столько дань уважения, сколько уведомление о том, что письмо получено и дальнейший диалог строится на его основе.

Если же письмо пишется своему партнеру впервые, необходимо начать с представления  своей фирмы, ее целей и задач, которые она ставит перед собой  в сфере международной деятельности. Еще лучше послать партнеру буклет с подробной информацией о  фирме. Однако рекламный материал не должен быть объемным. Текст этого  материала должен быть на языке вашего партнера или на английском языке.

Заканчивается письмо словами благодарности  за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение. И непременно: "Искренне Ваш", "С уважением" и т. п.

Подпись ставится на правой стороне  листа, под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающегося печатается под его рукописной подписью.

 

ЗАО «Гименей»   Томск, Тверская ул., д. 5   Тел: 8-3822-455464  Факс: 8-3822-506040  Кому: Ивановой В.М.   Уважаемая Валентина Михайловна! Вероятно, Вы сейчас больше всего озабочены предстоящей  свадьбой Вашей дочери. Мы прекрасно  понимаем, что это событие связано  с решением множества различных  вопросов, среди которых — организация свадебного вечера. Мы готовы предложить Вам свою помощь в решении этого вопроса. Мы можем подыскать  для Вас подходящее помещение, обеспечить обслуживание Ваших гостей, включая  доставку разнообразной закуски  и различных напитков, а также  организовать соответствующее музыкальное  оформление. Если Вы хотите, мы можем  доставить все необходимое Вам  на дом. При этом мы гарантируем высокое  качество обслуживания по умеренным  ценам. Вот уже три года мы занимаемся организацией подобных мероприятий, и  многие семьи с удовольствием  и благодарностью вспоминают свадебные  вечера, подготовленные и проведенные  с нашей помощью. Нам бы хотелось, чтобы и Ваша семья пополнила  список наших клиентов. От Вас абсолютно ничего не потребуется. У нас есть все — от официантов до ножей и вилок. Как известно, свадьба — это знаменательное, радостное, но довольно хлопотное событие. Давайте мы возьмем на себя хотя бы часть Ваших забот! С искренним уважением, директор ЗАО «Гименей" Л.И.Петрова P.S. Сообщите нам, пожалуйста, когда бы Вы хотели обсудить  с нами детали организации  предстоящего свадебного вечера. Пусть у Вас не болит голова  в связи с замужеством Вашей  дочери.