Место и роль переговоров в современном деловом мире

   Не  нужно планировать встречу сразу  же после обеда. Спешка за обедом не способствует решению серьезных проблем. Не мешает узнать, когда ваши собеседники обычно возвращаются с обеда. К этому времени добавьте еще полчаса, назначая время послеобеденной встречи.

   Место встречи для переговоров способно во многом отразиться на их результативности. Встреча в вашем офисе или кабинете бросает вызов человеку, который чувствует свою силу; внушает угрозу недостаточно влиятельному человеку; является плюсом для клиента, желающего быть уверенным в вашей силе, которая может способствовать положительному разрешению и его проблемы.

   Посещение кабинета партнера показывает ваше к  нему уважение. Если вы старше своего партнера, то это придает вам дополнительную авторитетность. Посещение места  работы других людей дает возможность  понять, как они себе представляют собственную “силу”, и какое впечатление хотят произвести на других. Если вы идете в чужой офис как равный, то тем самым вы как бы приподнимаете уровень своего партнера.

   Если  вы — руководитель и собираетесь  посетить кабинет своего подчиненного, договаривайтесь с ним о встрече как бы между прочим, говоря: “Разрешите, я к вам загляну завтра часов в двенадцать, чтобы кое-что обговорить”.

   Благоприятной средой для создания деловой атмосферы  может служить нейтральная территория, например, конференц-зал или другое помещение без каких-либо индивидуальных отличий. Нейтральную территорию целесообразно использовать, когда вы хотите сосредоточиться на бизнесе, а не на саморекламе. Недостаток встреч в конференц-залах в том, что они слишком безлики. Если переговоры здесь затягиваются или осложняются, то требуется немало усилий для того, чтобы сделать атмосферу встречи немного теплее.

   Еще до назначения встречи желательно поточнее знать, сколько времени она займет. Не огорчайтесь, если у партнера окажется очень плотный график, будьте гибкими, но помните, что времени должно быть достаточно не только для изложения позиций обеих сторон, но и для обсуждения и ответов на вопросы.

   Если  речь идет о предмете, известном  обеим сторонам, то изложение проблемы можно сократить, но так, чтобы было ясно, что общая заинтересованность при этом не пострадает. Если встреча предстоит сложная, то, возможно, не стоит слишком много времени уделять деталям. Наметьте главное, что способно заинтересовать партнера, причем надо стремиться к тому, чтобы информация настраивала на позитивный ответ, чтобы партнер не начал ориентироваться на отказ. С этой целью нелишни будут выражения типа: “Некоторые мысли на сей счет вас могут заинтересовать”, “Это связано с получением дополнительной прибыли”.

   Разница между встречами тет-а-тет и группами состоит в уровне интенсивности общения. При встрече наедине у собеседников ограничено время на размышления. Встреча двух людей, взаимодействующих в бизнесе, чревата стрессами. Крупным преимуществом разговора с глазу на глаз, в отличие от групповой дискуссии, является то, что каждый участник имеет возможность сосредоточиться на идеях партнера в контексте.

   У людей есть склонность “замыкаться” в себе, если идея принадлежит не им. Прежде чем высказать свою точку  зрения, надо убедиться в том, что вы правильно поняли идею партнера, а для этого нужно внимательно вслушиваться в его слова, а не отвлекаться при этом на собственные мысли. Часто бывает, что, начав излагать партнеру давно выношенные вами мысли, вы говорите очень быстро, и он не успевает вникнуть в суть дела.

   В деловом мире западных стран весьма широко распространена процедура, при  которой партнер в начале встречи  рассказывает о своей семье, доме, показывает фотографии, а потом уже  непосредственно переходит к  изложению деловой части проблемы.

   Во  время деловой встречи неэтично раздражаться и вызывать раздражение у партнера. Тем не менее полезно знать, что в этой обстановке люди с положением чаще позволяют себе вспышки гнева, чем их подчиненные. Существует много уровней возбужденности и враждебности, поэтому следует учитывать многоликость подобных состояний и всегда быть готовым к их проявлению.

   Никогда не забывайте замечательное правило: “светская нота” прощания в конце  встречи должна эхом звучать под  потолком зала, который покидает ваш партнер, чтобы он был в хорошем настроении, целеустремлен, подзаряжен и способен на большие дела. Возможно, когда-нибудь он вспомнит, как блестяще вы держались во время совместных встреч.

   4. Эффективность и результативность переговоров

   Для достижения максимального положительного результата при проведении деловых переговоров целесообразно использовать следующие принципы.

   Соблюдайте  срок договоренности с точностью  до минуты. Дайте понять своему партнеру по переговорам, что вы — человек  надежный.

   Установите хорошие отношения с сотрудниками вашего партнера по переговорам, начиная от швейцара и кончая секретаршей шефа.

   Тщательно готовьтесь к началу переговоров.

   Попытайтесь предотвратить возникновение факторов, мешающих ходу беседы. Не позволяйте партнеру довести вас до раздраженного состояния или сбить с толку.

   Побуждайте  его больше высказываться. Внимательно  и сосредоточенно слушайте его. Поощряйте  каждого участника переговоров, который хочет высказать свое мнение. Не перебивайте говорящего.

   Не  просто говорите, но и подкрепляйте сказанное записями или схемами, подключайте визуальные средства. Вручите некоторые материалы партнеру, позвольте и ему действовать таким же образом.

   Следите за тем, чтобы во время переговоров  у вас были в распоряжении все  необходимые документы и материалы, чтобы все они были в полном порядке и находились под рукой.

   Выражайтесь конкретно, а не отвлеченно. Излагайте  подробности, факты, цифровые данные.

   Обращайте внимание на понятия, которые вы используете  в своей речи. Применяйте те специальные термины, которыми пользуется ваш партнер.

   На  вопросы партнера давайте прямые деловые ответы.

   Ведите  переговоры настойчиво и энергично. Но не пытайтесь сломить партнера бесконечным приведением аргументов. Будьте корректны.

   Излагая какую-либо информацию, делайте паузы, чтобы дать возможность вашим словам воздействовать на собеседника.

   Не  избегайте, опасаясь вступить в дискуссию, щекотливых вопросов. Это неотъемлемая часть переговоров.

   Больше  оперируйте вопросами, а не декларированием. Задавайте вопросы, чтобы вместе с партнером по переговорам:

а) проанализировать его условия;

б) получить информацию;

в) установить новые оценочные факторы;

г) проверить  воздействие вашего собственного высказывания;

д) вежливо, не давая советов, выслушать противоположное вашему мнение.

   Позвольте вашему партнеру по переговорам дать вам совет и оказать помощь. Тщательно следите за тем, как  воспринимает ваш партнер происходящее, и за тем, чтобы он имел возможность удовлетворить свое тщеславие.

   Сопровождайте своими положительными комментариями некоторые высказывания партнера. Подтверждайте, что его идеи производят на вас очень сильное впечатление.

   После каждых переговоров отмечайте положительные  и отрицательные моменты и  результаты, тогда вы будете точно  знать, как можно усовершенствовать свою стратегию.

   Нужно помнить, что переговоры практически  никогда не проходят без возражений. По этой причине никогда не следует  рассматривать ответ “нет” партнера по переговорам как его окончательную  точку зрения. Чаще всего слово  “нет” служит заменой слову “почему?”.

   Возражения  разного рода в ходе переговоров  — естественное явление. В возражениях  заключены вопросы или требования, пробелы в знаниях сторон. Без  возражения и некоторого сопротивления  вообще не может быть никаких переговоров. Возражения — это способ достичь успеха в переговорах, поэтому, прибегая к вопросам, подвергайте возражения тщательному анализу. Хорошая подготовка к переговорам и умелое их ведение превратят возражения в согласие. Влиять на ход переговоров всегда лучше, чем отрицательно реагировать на возражения партнера.

   Любой партнер по переговорам, как правило, имеет за собой кого-либо еще, кому он должен передать ваши предложения. Поэтому доходчиво объясните  свои предложения, изложите ему свои аргументы, приведите примеры, убедительные доказательства.

   Никогда не идите по линии наименьшего  сопротивления. Не обещайте ничего невозможного или того, что вы или ваша фирма  не способны выполнить. Правдивость  и ясность убеждают. Твердо и доходчиво  называйте собственные условия.

   Учитесь отклонять невыполнимые требования, не проявляя высокомерия и не оскорбляя достоинства партнера. Ссылайтесь при этом на третью сторону, свою фирму, своего начальника. Обосновывайте, почему вы не можете пойти навстречу требованиям партнера по переговорам.

   Не  верьте каждой причине отказа, которую  вам называют. Некоторые причины  только звучат убедительно, кажутся  обоснованными.

   Оценивая  позицию партнера, не сразу называйте  отрицательные моменты. Сначала  изложите положительные стороны  и лишь затем противопоставьте им отрицательные факторы и недостатки.

   Основательно  подготовьтесь к тому, что вам  придется столкнуться с затруднениями, которые возникнут у партнера по переговорам в связи с вашими предложениями. Поразмыслите: каковы истинные причины колебаний, нерешительности вашего партнера по переговорам.

   Внимательно слушайте собеседника, не перебивайте  его. Повторите его возражения. Не стесняйтесь задавать встречные  вопросы, чтобы выяснить, что конкретно  имеет в виду партнер. Этим вы выиграете, кроме всего прочего, время для обдумывания своего ответа.

   Не  идите на прямую конфронтацию, применяя оборот “да, но...”. Лучше применяйте аргументацию: “да, и...”. Она поворачивает негативную силу возражения в русло, важное для вашей аргументации.

   Прямо попросите партнера отметить все пункты вашего предложения, с которыми он согласен, а затем поинтересуйтесь, нельзя ли теперь на основании этого договориться.

   Договоритесь  об окончательных результатах и  сразу же зафиксируйте их в письменном виде.

   В ходе переговоров не полагайтесь на свою память, делайте записи. Записывайте все, с чем не согласны, и то, что обещаете. Каждое данное обещание выполняйте точно и аккуратно.

   Затруднительные вопросы обсуждайте в конце, когда  по всем другим вопросам уже достигнуто согласие и уже никто из участников переговоров не заинтересован в их неудачном исходе.

   В конце переговоров прямо поставьте  перед партнером вопросы, которые  еще остались открытыми, в решении  которых имеются помехи и в  отношении которых вы испытываете  опасения. Еще раз подчеркните  основные достоинства ваших предложений. Повторите положительные замечания, которые партнер сделал сам.

   При трудных переговорах целенаправленно  используйте резервы. Предложите уступку, которая особенно хорошо может быть воспринята и побудит партнера к  принятию решения.

   Чтобы получать вразумительные ответы от вашего собеседника во время переговоров, важно владеть техникой постановки вопросов. Вопросы — это импульсы для активизации. Они служат для  выяснения точки зрения и управления ходом переговоров. Наконец, они являются инструментом суггестии (внушения), который способствует принятию нужного вам решения. Существует несколько разновидностей вопросов, которые используются при ведении переговоров:

   Встречные вопросы направлены на постепенное сужение разговора и подводят партнера по переговорам все ближе к тому моменту, когда он скажет окончательное “да”. Хотя, в общем, и невежливо отвечать вопросом на вопрос, однако встречный вопрос нередко является искусным психологическим приемом, пренебрегать которым нерезонно.