Основные аспекты этики международного делового общения за рамками переговоров

Порядок рассадки гостей за столом на приемах почти во всех странах одинаков и принципиально  ничем не отличается от используемого в России.

Места за столом делятся  на более и менее почетные. Основное правило рассадки — на самых почетных местах сидят самые почетные гости. Самое почетное место — справа от хозяйки (на приеме с участием женщин) и справа от хозяина (на мужском приеме). Далее идут места слева от хозяйки, слева от хозяина. По мере удаления от хозяйки и хозяина места становятся менее почетными. Не следует сажать женщину рядом с женщиной, не сажают рядом супругов, женщину — в конце стола. Если на приеме присутствуют только мужчины, главному гостю может быть предложено место за столом напротив хозяина. Следует подумать и о том, чтобы гости за столом могли общаться без переводчика. В противном случае приглашают переводчиков, которые в соответствии с протокольной практикой чаще всего сидят за столом.

Трудностей бывает меньше, если при составлении списка приглашаемых делается предварительная рассадка за столом, которая может внести изменения в первоначальный список приглашаемых.

Следует помнить и о  том, что супруге хозяина приема присваивается старшинство супруга. Это правило помогает правильно  рассадить гостей на приеме, на котором  присутствуют женщины, или на чисто  женском приеме. На смешанных приемах  при отсутствии супруги у хозяина  приема он может предложить место  за столом напротив себя старшему гостю  или супруге одного из своих заместителей.

По мере поступления ответов  на приглашения план рассадки уточняется. В день приема или накануне составляется общий список участников приема в  порядке протокольного старшинства.

В дипломатическом протоколе  сложилась техника обозначения  мест за столом. Печатаются рассадочные или кувертные карточки — небольшие белые прямоугольники из плотной бумаги с ФИО участников приема.

В зале, где собираются гости  и подаются напитки (или перед  входом в зал), на небольшом столике  выставляется общий план рассадки. Приглашенные на прием знакомятся с  планом рассадки, находят свой стол и место, уточняют фамилии соседей  справа и слева. Если позволяют обстановка и время, знакомятся предварительно, так как за столом это делать менее  удобно.

 

Войдя в зал, участники  приема быстро находят свои обозначенные кувертными карточками места за столом и дожидаются, когда хозяйка подойдет к своему месту и предложит всем садиться. Гости не приступают к еде, пока официант не предложит блюдо хозяйке (в последнюю очередь). Она дает сигнал: можно начинать. Хозяин и хозяйка не заканчивают свое блюдо первыми. Надо подождать, когда закончат гости (особенно если это блюдо подано последним).

В заключение отметим, что  для успеха в международном общении  кроме всего прочего большое  значение имеют ваше ощущение национальной гордости за свою страну (если оно есть) и ее демонстрация. Согласитесь, что  вы только уменьшите свои шансы на благополучное завершение внешнеэкономической  сделки, если будете неуважительно  относиться к государству, гражданином  которого являетесь. Но при этом совершенно недопустимо бахвальство и противопоставление своей страны стране вашего партнера. Уважение к национальным чувствам вашего партнера, культуре и традициям его  страны очень важно и необходимо для повышения эффективности  межнационального общения и достижения успеха при заключении внешнеэкономической  сделки.

 

Переписка как фактор делового общения.

Деловое общение — это  двусторонний процесс, взаимосвязи  и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией  и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение  конкретной проблемы или реализацию определенной цели. Его содержанием  является то, чем заняты люди, а не те проблемы, которые затрагивают их внутренний мир.

Овладение основами делового общения дает возможность иметь  повседневный успех в своей деятельности, эффективнее решать задачи и устранять  разногласия.

Условно деловое общение  разделяют на прямое (непосредственный контакт) и косвенное, когда между  партнерами существует пространственно-временная  дистанция.

В современных условиях деловое  общение реализуется в различных  формах:

1) телефонное общение;

2) деловая переписка;

3) деловая беседа;

4) коллективные формы общения – совещания, собрания;

5) деловые переговоры;

6) публичные выступления.

От неформального общения  деловое отличается тем, что в  его процессе ставятся цели и конкретные задачи, которые требуют своего решения.

Деловое общение предполагает наличие умения грамотно и разумно  строить человеческие отношения.

«Записывай! Независимо от того, что это – письмо, дневник или  просто некоторые заметки... Простое письмо помогает нам организовать свои мысли... Бумага и ручка творят чудеса – они облегчают боль, делают мечты осуществимыми и вызывают потерянную надежду.

«Слово имеет силу»

 Пауло Коэльо

 

В условиях стремительно развивающейся  сферы деловых отношений невероятно возросла роль знаний и умений эффективного делового общения. Среди составляющих делового общения деловая переписка занимает особое место, так как к ней предъявляются более высокие по сравнению с устной речью требования точности, логичности, однозначности, грамотности, которые не компенсируются обаянием, используемом в личном общении. Активные изменения в деловом мире находят отражение не только в устной, но и письменной речи.

Деловая переписка — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста. Письма, исходящие из вышестоящих организаций, содержат, как правило, указания, уведомления, напоминания, разъяснения, запросы. Подведомственные организации направляют вышестоящим сообщения, запросы. Организации обмениваются письмами, содержащими просьбы, предложения, подтверждения, извещения, сообщения и пр. Переписка как вид делового общения делится на собственно деловую и частно-официальную. Деловое письмо — это корреспонденция, направленная от имени одной организации на имя другой. Она может быть адресована коллективу или одному человеку, выступающему в качестве юридического лица. К такой корреспонденции относятся коммерческие, дипломатические и др. письма. Частным официальным письмом является деловое послание, которое адресуется от имени частного лица организации частному лицу. Деловая переписка сохраняет и в настоящее время ряд этических и этикетных норм и правил, которые очеловечивают ее, ограничивая ее канцелярский характер.

Конечно, каждое деловое  письмо должно быть строго индивидуально. На него накладывают отпечаток, прежде всего адресат, конкретная ситуация, личность и должность пишущего. Подход к решению вопроса, каким должно быть деловое письмо, предполагает определенную долю творчества, но тем не менее, существуют и общие правила деловой переписки. Подробно об этом вы можете почитать в специальной литературе. Мы же попытаемся обозначить наиболее существенные моменты этой проблемы.

Переписка - это общение  в миниатюре, овладение ею - это  и труд, порой нелегкий, и искусство. Толковая деловая переписка способствует увеличению оборота фирмы, предприятия, улучшению взаимосвязи различных  служб, повышению квалификации, установлению прочных связей с потребителями.

Джен Ягер в своей книге "Деловой этикет" отмечала, что качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности и корректности.

Одно из главных требований к письму - оно должно быть не длинным. Если хотите, чтобы ваше письмо прочли, постарайтесь уложиться на полутора страничках машинописного текста, а  еще лучше - на одной странице. Хорошее  письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным. Это второе требование к письму. Старайтесь избегать в  деловом письме многосложных, непонятных (иностранных, сугубо специальных) слов и выражений. Это третье правило  написания делового письма. Это же правило предполагает и составление  писем короткими предложениями, в которых четко и ясно сформулированы основные мысли автора. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших  собеседников, владеющих искусством общения. В письмах не должно быть лишних прилагательных, наречий, что часто делает стиль излишне "цветистым". Таким слогом чаще всего пользуются в странах Востока.

Письмо должно отражать индивидуальность автора, отдела или компании, где  он работает. Из письма должно быть ясно, что это за компания, чем она  занимается, прочно ли стоит на ногах  и т.д. Это еще одно требование к служебному письму.

Но даже при таком, казалось бы, стандартном подходе, остается большой простор для творчества. Прежде всего, думайте об адресате, старайтесь узнать его интересы, в свою очередь приложите силы, чтобы заинтересовать его, так донести до него суть вопроса, чтобы ваше письмо запомнили. Поможет вам решить эти и другие проблемы... чувство юмора. Письмо, написанное с чувством юмора, как правило, быстрее читается и прочнее запоминается. Оно поможет завоевать будущего клиента. Такое письмо показывает получателю, что его готовила личность.

При деловой переписке  следует помнить, что восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и бланка фирмы. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги - светлым: белым, светло-серым, кремовым и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами  должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака), а в некоторых случаях - имя  и фамилия сотрудника и, может  быть, его должность. Кроме того, деловые письма могут быть выполнены  и на обычной почтовой бумаге. Вопрос о том, целесообразно ли дать сотруднику право пользоваться бумагой, где  указаны не только название фирмы, но и фамилия и должность сотрудника, решается руководством организации.

Специалист в области  делового письма американец Р. Теппер полагает, что правильно составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать.

Не пожалейте времени, если даже вам кажется, что письмо написано безупречно, отложите его  отправку еще некоторое время, перечитайте  еще раз. Как правило, найдутся неточности, излишне эмоциональные выражения. Исправьте их, а уж потом отправляйте. Особенно важно соблюдение этого  правила при ответах на жалобы клиентов. Не стремитесь отписаться, отделаться от клиента - это непростительная  ошибка. Недовольство клиента работой  фирмы распространяется в 100 раз  быстрее, чем добрая слава о ней.

Постарайтесь начинать письмо дружески - это вызывает у получателя добрые чувства к автору. Личностные штрихи придадут вашему посланию большую  значимость. Этому способствует также  разговорный стиль письма.

Специалисты по переписке  делят корреспонденцию на шесть  видов:

Торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция.

Ответные письма с благодарностью. Поздравления. Извинения.

Требования и запросы. Соболезнования.

Эти шесть видов писем  в свою очередь делят на две  категории: формальные и неформальные.

Служебные записки тоже делятся  на виды:

распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;

- благодарности и поздравления;

- напоминания, просьбы, проведение мероприятия.

В неформальной деловой переписке  часто используются сокращения, односложные  слова и прилагательные: они создают  впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как добросердечный, умелый, отзывчивый, изумительный, прекрасный и т.п., сближают автора письма и его адресата. Они  передают эмоциональное состояние, показывают, насколько объективен или  субъективен автор письма, может  быть, он готовил его, руководствуясь лишь эмоциями.

Существует много способов подготовки корреспонденции, но выделим  наиболее общие вопросы:

Что нужно потенциальному клиенту? Каковы его основные заботы? Какие сомнения его тревожат? Каковы его финансовые соображения? Были ли у него раньше какие-либо проблемы, которые беспокоят его до сих пор? Какие у него цели?

И еще один не малозначительный момент: письмо должно строиться по схеме: внимание - интерес - просьба - действие.

Надо только помнить, что  формулируя просьбу, предоставьте адресату ограниченный выбор вариантов. Чем  меньше вариантов, тем больше вероятность  успеха.

Письмо должно быть составлено, как правило, на языке адресата. При  невозможности это сделать (трудности  с переводом на сравнительно редкие языки) допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в деловых отношениях. Направление письма на русском языке (кроме случаев, когда Вы знаете, что Ваш партнер свободно владеет  им) крайне нежелательно, так как  могут возникнуть трудности с  переводом, задержка его, а также  искажение текста. Можно рекомендовать  направление двух текстов письма: основного - на русском языке (с подписями) и параллельного - на языке адресата или на английском языке.

 

Заключение

 

 Таким образом, деловой  этикет занимает особое место  в искусстве поведения. Если, нарушая  те или иные нормы поведения,  в быту и в обществе вы  рискуете главным образом своей  репутацией воспитанного человека, то в бизнесе такие ошибки  могут стоить больших денег  и карьеры.