Анализ состояния готовой продукции

Выявлением и изучением источников закупки у поставщиков на предприятии занимается директор. Он постоянно следит за рекламными объявлениями в средствах массовой информации, специальных изданиях, анализирует проспекты, каталоги, издаваемые поставщиками, но следует отметить, что есть фирма-поставщик, с которой компания работает постоянно.

Переговорный процесс по согласованию условий договора чаще всего проводится путем личных контактов с поставщиками. Такая форма обладает неоспоримым преимуществом перед перепиской и телефонными переговорами. Главная задача переговоров - найти взаимовыгодные условия, которые послужат основой для установления длительных связей.

 В компании ведется компьютерный учет с помощью специальной программы. Узкая товарная номенклатура позволяет достаточно оперативно и точно отражать приход/отгрузку товара в программе, что позволяет руководству в любой момент получать достоверную информацию об остатках материалов на складе и принимать решения о закупках. Товар приобретается сравнительно небольшими партиями с учетом небольшой площади склада.

После доставки продукция немедленно поступает в магазин для реализации. Продажа товаров является основной частью коммерческой работы торгового предприятия.

Перед продажей товара осуществляется его подготовка. Необходимо: распаковать (освободить) товар от внешней упаковки; проверить соответствие цены, очистка от пыли (если товар находился на складе). На предприятии подготовку товаров к продаже осуществляет менеджер торгового зала. Также в магазине много внимания уделяется расстановке товара: продукцию выставляют в зависимости от новизны, сезонности и ценовой характеристики. Новые товары выкладываются на видных местах, а товары, обладающие, низким спросом выкладываются с товарами, имеющими повышенный спрос. Ценники должны быть четко оформлены, крупно и разборчиво написана цена и наименование товаров. Важным коммерческим условием успешной продажи товаров в розничной торговой сети является изучение и прогнозирование покупательского спроса населения. Для обеспечения успешной реализации товаров на предприятии проводится ежедневная работа по изучению покупательского спроса. С этой целью в магазине организован компьютерный учет продажи и запасов товаров в ассортиментном разрезе, исследование рынка товаров с применением компьютерных технологий (Интернет). Также для изучения спроса используются материалы опросов покупателей, выставок-продаж, участие в ярмарках. В магазине существует накопительная система скидок, поэтому постоянные покупатели получают приятные бонусы.

Важным элементом коммерческой работы по сбыту является формирование оптимального ассортимента товаров  в магазине. Компания «ИП Сергеев» постоянно расширяет свой ассортимент, для того чтобы привлечь новую целевую аудиторию. Руководство учитывает пожелание покупателей.

Документальное оформление и учет поступления товаров.

К обязательным реквизитам первичных  учетных документов относятся:

- наименование документа (форма); дата составления; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении); наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки.

Основные хозяйственные процессы торговой организации ИП Сергеев - покупка и продажа товара, которые состоят из множества операций, связанных с товарным и денежным оборотом. Рассмотрим детально организацию бухгалтерского учета операций по поступлению товаров в ИП Сергеев.

Товар на склад поступает в основном от поставщиков с которыми заключены  договора и оформляется товаросопроводительными  документами, предусмотренными условиями  поставки товаров и правилами  перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной или счетом-фактурой).

Основанием для выполнения записей  в бухгалтерских регистрах являются: - договор купли-продажи, накладная, платежно-расчетные документы.

В случае расхождений при принятии товара от поставщика на территории склада получателя составляется акт об установленном расхождении по количеству и качеству и расходная накладная.

Если товары получает материально-ответственное  лицо вне склада покупателя, то необходимым  документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. В ИП Сергеев получение товара вне склада организации осуществляется еженедельно по четвергам.

Одним из признаков учета товаров  в организациях розничной торговли является составление материально ответственными лицами отчетности о наличии и движении товаров - товарный отчет.

В приходной части товарного  отчета каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и  дата документа, сумма поступивших  товаров) записывается отдельно и подсчитывается общая сумма оприходованных товаров за данный отчетный период, а также итог прихода с остатком на начало периода. В расходной части товарного отчета также отдельно записывают каждый расходный документ (направление выбытия товаров, номер и дата документа, сумма выбывших товаров). После этого определяют остаток товаров на конец отчетного периода. Внутри каждого вида прихода и расхода документы располагаются в хронологическом порядке. Общее число документов, на основании которых составлен товарный отчет, указывают прописью в конце отчета. Товарный отчет подписывает материально-ответственное лицо. Товарный отчет составляют под копирку в двух экземплярах. Первый экземпляр скрепляют с документами, которые располагают в порядке последовательности записей и отдают в бухгалтерию. Бухгалтер в присутствии материально-ответственного лица проверяет товарный отчет и расписывается в обоих экземплярах о приемке отчета и указывает дату. Первый экземпляр отчета вместе с документами, на основании которых он был составлен, остается в бухгалтерии, а второй передается материально-ответственному лицу. После этого каждый документ проверяют с точки зрения законности совершенных операций правильности цен, таксировки и подсчета. В ИП Сергеев товарные отчеты составляется ежемесячно материально-ответственными лицами, а затем передаются в бухгалтерию для проверки.

В компании постоянно следят за состоянием товарных запасов, т.е. за соответствием фактических запасов товаров, установленным для предприятия необходимыми размерами. В случае если какой-либо товар заканчивается, менеджер продаж составляет на данный товар заявку и передает ее поставщику по телефону, факсу или электронной почте, уведомив о данной заявке административный отдел.

В соответствии с заявкой поставщик отправляет ИП Сергеев товары, в сроки, предусмотренные договором поставки. Товары поступают на предприятие по счет - фактуре либо по расходной накладной.

Оперативный учет и контроль состояния  товарных запасов в «Деметра» ведется на основании инвентаризационной описи. Инвентаризация на предприятии проводится по приказу директора.

Учет товарных запасов ведется  как в стоимостном, так и в  натуральном выражении. На основании  данных инвентаризационной описи делаются выводы о соответствии товарных запасов установленному нормативу. При выявлении несоответствия работники компании устанавливают его причины и, учитывая их, регулируют товарные запасы.

Эффективность использования средств  организации, вложенных в товарные запасы, характеризуют показатели оборачиваемости. К которым относятся: время обращения и количество оборотов.

В ИП Сергеев при управлении товарными запасами планируют определенный объем и структуру запасов в соответствии с поставленными целями, а также осуществляют контроль за тем, чтобы товарные запасы постоянно отвечали установленным критериям. Управление товарными запасами осуществляется систематически, решают ряд финансовых задач, связанных с формированием и поддержанием ассортимента товаров на требуемом уровне с целью удовлетворения спроса покупателей.

 

 

 

5. Логистика товародвижения

На ИП Сергеев логистика товародвижения состоит из нескольких элементов:

1. В первую очередь  происходит обработка заказов, т.е. получение заказа от клиента.

Отдел заказов готовит счета-фактуры  и рассылает их разным подразделениям фирмы. Изделия, отсутствующие в наличии, записываются в задолженность. Отгружаемые изделия сопровождаются отгрузочной и платежной документацией. Копии отгрузочных платежных документов направляются различным подразделениям фирмы.

И компания, и потребители оказываются в выгоде, если все эти действия проводятся быстро и точно.

2. Складирование - любому предприятию приходится хранить товар до момента его продажи. Организация хранения на «ИП Сергеев» необходима потому, что циклы производства и потребления редко совпадают друг с другом.
3. Поддержание товарно-материальных запасов. ИП Сергеев старается, чтоб на складе всегда присутствовали все наименования товаров, что бы возможно было немедленное выполнение заказов.
4. Транспортировка. От выбора перевозчика зависит и уровень цен товаров, и своевременность их доставки, и состояние товаров в момент их прибытия к местам назначения.

На ИП Сергеев используется 1С: Предприятие 8. Эта программа очень эффективна и имеет большое количество функций, например, выгрузка и загрузка документов партнеров по цепи поставок, возможности электронного обмена данными и прочее - предоставляют широкие возможности для реализации концепции управления цепями поставок (логистикой товародвижения) практически в любой области бизнеса.

Внедрение программного продукта 1С: Предприятие на «ИП Сергеев» позволило:

- уменьшить бумажную волокиту;

- сократить время проведения всех складских операций;

- сократить количество ошибочных складских операций;

- повысить точность учета товара на складе и в цехах;

- избежать потерь, связанных с ограниченным сроком реализации товара;

- уменьшить зависимость от "человеческого фактора";

- дать точную информацию клиентам об имеющейся продукции и остепени выполнения их заявок.

Для предприятия характерны следующие недостатки в системе управления товародвижением:

1. отсутствие системы ведения поминутных контрольных графиков движения транспортных средств;
2. отсутствие единого центра управления процессом товародвижения;
3. недостаточная система автоматизации процессов товародвижения на предприятии.

Однако все эти недостатки можно  устранить, если:

- создание единого информационного центра управления товародвижением.

 

Рассмотрим движение информационных потоков между складом и прочими подразделениями (Рисунок 1).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1 – Схема движения информационных потоков ИП Сергеев

Информационные потоки в части  сбора информации для закупок  организованы следующим образом: менеджеры  отдела продаж направляют в отдел  снабжения график продаж и спецификации. Отдел снабжения, согласно спецификаций на объект и графиков продаж, осуществляет мониторинг цен и возможностей поставки товаров. Также отдел снабжения (в некоторых случаях директор) после проведения маркетинговых исследований, контактов с поставщиками, учитывая информацию по остаткам на складах, формирует информацию по заявкам. Посредством службы экспедиторов товар от поставщиков поступает на склад (по накладным), где осуществляется приемка / передача.

По мере возникновения необходимости  из бухгалтерии поступает информация о расчетах с поставщиками и покупателями, исходя из чего, происходит корректировка графика закупок.

 

6. Управление персоналом

Численность работников магазина составляет 15 человек, в том числе:

директор –1

зам. директора – 1

главный бухгалтер – 1

продавцы-кассиры – 9

рабочие – 2

уборщица – 1.

Организационная структура управления предприятием показана на рисунке 2.

Аппарат управления торговым предприятием построен по линейно-функциональному типу (Рисунок 1).

Главным управляющим является генеральный директор. В его подчинении находятся главный бухгалтер, финансовый директор, заместитель руководителя и руководитель сервисного центра.

В обязанности финансового директора  входит разработка стратегического  планирования, управление информационными  системами, контроль затраты и составление отчетности. Также он участвует в налоговом планировании, в том числе оптимизирует налогообложение, и налаживает внутренний контроль в компании.

Также в подчинении у генерального директора находится заместитель  руководителя. Он занимается обеспечением кадрами рабочих и служащих требуемых профессий и специальностей. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и рабочих, принимает трудящихся по вопросам найма, увольнения и перевода. Участвует в организации повышения квалификации специалистов и подготовка их к работе на руководящих должностях, отправляет на тренинги. Изучает, обобщает итоги работы с кадрами, анализирует причины текучести, прогулов и других нарушений трудовой дисциплины и др.

Как и на любом другом предприятии за учетом поступления финансовых средств, оплатой счетов, начислением заработной платы и сдачей отчетов занимается главный бухгалтер. В его подчинении находится специалист бухгалтер.

В подчинении у администратора находятся менеджеры, которые являются специалистами на своем отделе. Они составляют заказ на товар, принимают его на гарантийный ремонт.

Рисунок 3 - структура управления предприятием

Проведем также анализ внутренней и внешней среды.

К внешней среде обычно относят:

1. покупателей с их демографическими характеристиками, определяющими сбыт товаров;
2. конкурентов;
3. посредников – транспортные фирмы, торговые агенты и т.п.;
4. финансовые учреждения;
5. рекламные агентства;
6. таможенные и другие правительственные органы;
7. готовящиеся законы;
8. экономическую ситуацию в стране;
9. политический климат;
10. развитие и достижения НТР;
11. культурные традиции.

Таким образом, понятие внешней  среды складывается из двух составляющих:

1. факторы макросреды;
2. факторы непосредственного окружения фирмы.