Аутсорсинг в управлении организацией

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Экономический факультет

Кафедра экономики труда и основ управления

 

 

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Эволюция управленческих теорий»

на тему «Аутсорсинг в управлении организацией»

Заочное отделение

 

Выполнила магистр

1 года обучения                                                            _______________________

Е.П. Лукьянчикова                                                           (подпись, дата)

 

Рецензент                                              

к. ф.-м. н.                                                                       _______________________

М.А. Кравец                                                                (оценка, подпись, дата)

 

 

Воронеж 2015 

Любое предприятие стремится к повышению эффективности своей деятельности при наименьших затратах. Но на сегодняшний день экономическая мысль и научно-технический прогресс не стоят на месте, а перед любой организацией стоит острая необходимость успевать за новыми идеями и технологиями, делать свою работу на отлично.

«Хочешь сделать хорошо - сделай сам!». На сегодняшний день эта пословица уже не актуальна. С появлением такого явления, как аутсорсинг, стало возможным отдавать любую работу, начиная с новейших технологий и руководства проектом и заканчивая уборкой помещения, сторонним организациям. При этом использование посторонних трудовых ресурсов оборачивается для организации наименьшими затратами времени и средств. Но, что удивительно, несмотря на свою широкую применяемость и распространенность на рынке, само понятие «аутсорсинг» многим специалистам не знакомо.

Термин «аутсорсинг» (outsourcing) происходит от английского outsideresourseusing использование внешних ресурсов. В практике международного бизнеса под аутсорсингом понимают выполнение отдельных бизнес-функций (производственных, сервисных, информационных, финансовых, управленческих и пр.) внешней организацией, располагающей необходимыми для этого ресурсами, на основе долгосрочного соглашения.

Что конкретно аутсорсинг представляет собой? Можно дать простое определение аутсорсинг бизнес-процессов – это заключение контракта со сторонней организацией для передачи под ее ответственность осуществление бизнес-процессов или функций.

 

Аутсорсинг - это вывод за пределы субъекта хозяйствования не персонала, а определенных функций или некоторых бизнес-процессов, чаще все не профильных для организации, но тем не менее не обходимых для ее полноценного функционирования. Заказчик покупает не труд определенных работников, а определенную услугу. В отличие от услуг сервиса имеющих разовый и краткосрочный характер, на аутсорсинг передается обычно функции на основе длительного контракта сроком не менее 1-2 лет.

Принцип аутсорсинга: «оставляю себе только то, что могут делать лучше других, передаю внешнему исполнителю то, что он делает лучше других». Для того чтобы аутсорсинг не превратился в примитивную покупку услуг, необходимо определиться с тем, какие компетенции являются для организации ключевыми в настоящее время или станут ключевыми в будущем. Передачу подлежат не профильные активы и процессы предприятия в управлении тем внешним подрядчикам или аутсорсинговым компаниям, которые специализируются в конкретной области и обладают соответствующем опытом, техническими средствами.(10 стр. 10)

Аутсорсинг предполагает привлечение так называемой третьей стороны для решения проблем организации во взаимоотношениях с внешней средой, а так же внутренних проблем, связанных с реализацией конкретных бизнес процессов или использование наукоемких технологий, например информационных. Применение аутсорсинга подразумевает приобретение услуг, и именно с такой точки зрения это процесс рассматривается большинством современных специалистов в области практического менеджмента.

Наряду с понятием «аутсорсинг» существуют и другие понятия отражающие сущность данного явления, которое в различных сферах деятельности организации принимает различные формы. В качестве примера приведем следующий:

- использование услуг сторонних организаций для решения финансовых, налоговых, юридических проблем, связанных с осуществлением коммерческих операций;

- привлечение внешних организаций  для решения собственных проблем (например, разработки проектов);

- перевод производства в регион  с более дешевой рабочий силой  с целью снижения себестоимости;

-использование наемных работников  без заключения трудового договора (иногда при посредничестве специализированного  агентства);

- отказ от выполнения отдельных  бизнес-процессов или видов деятельности  и передачи их внешнему исполнителю (поставщику) при заключении соответствующего  соглашения на определенный период;

-перевод отдельных подразделений  и связанных с ними активов  в организацию поставщика услуг (аутсорсера), иногда лишь на период  действия соглашения на выполнение  отдельных видов деятельности;

-кооперация;

-обслуживание техники специалистами  внешней фирмы;

-дистанционное использование труда  специалистов в области компьютерных  технологий (программистов);

-передача функций контроля за выполнением отдельных функций внешней организации, специализирующейся в данной сфере (экстернализация).

Методология аутсорсинга отражается в отдельных организационных решениях, суть которых заключается в разделении всех бизнес-процессов на основные и вспомогательные и реализации вспомогательных, а иногда и основных бизнес-процессов силами сторонних организаций – аутсорсеров цель применения аутсорсинга – использование передовых бизнес-технологий и ноу-хау для завоевания и удержания конкурентных преимуществ во все более обостряющиеся конкурентной борьбе. Экономическая сущность аутсорсинга состоит в построение системы отношении между организациями, передающими и принимающими на себя выполнение отдельных видов деятельности на основе заключаемых долгосрочных соглашении. Практическим результатом применения аутсорсинга является возможность направлять собственные ресурсы организации на выполнение тех функций организации которые составляют ее сильную сторону, на то, что организация умеет делать лучше других, предоставив внешнему исполнителю (аутсорсеру) те функции которые он умеет выполнять лучше других. Тем самым организация может сосредоточить в своих руках новейшие достижения в области науки, техники и технологии, обеспечив максимальное удовлетворение ожиданий потребителя максимальное соответствие требованиям рынка. (91 стр. 290-291)

К факторам, сдерживающим активное использование аутсорсинга в России, в отличие от мировой практики, относятся: недостаточная проработанность законодательной базы по аутсорсингу; недостаток информированности о работе по схеме аутсорсинга; отсутствие опыта, а так же риск утечки конфиденциальной информации. Как любой лизинг, лизинг персонала представляет собой долгосрочную аренду с правом выкупа. При лизинге персонал числится в штате компаний провайдера. Такая «аренда» осуществляется по отношению к сотрудникам, в услугах которых организация нуждается, но на данный момент времени по каким- либо причинам не имеет возможности иметь у себя в штате. К данной категории относятся консультанты, подрядчики, сотрудники других фирм, работающие по соглашениям профессионалы или технические специалисты. (10 стр. 11)

Сегодня аутсорсинг бизнес-процессов помогает решить не только проблему технологической инфраструктуры, но и вопрос поддержки работы приложений. Провайдер услуг по аутсорсингу берет на себя ответственность за то, чтобы сам процесс успешно осуществлялся, был эффективно согласован с другими процессами в компании и на выходе давал бы ожидаемые результаты. Если переход к аутсорсингу был связан с желанием снизить затраты и сконцентрировать внимание на решение стратегических вопросов через передачу вспомогательных видов деятельности на внешний подряд узкоспециализированным провайдерам, предлагающим лучшие решения. Перед финансовыми директорами встает более глобальная задача: контроль и управление аутсорсингом. (3 стр. 25)

Для того чтобы максимально эффективно избежать возможных рисков, нужно не только познакомиться с выбранной аутсорсинговой компанией, но также узнать принципы ее работы с клиентами. Целесообразно познакомиться и со специалистами, которые будут закреплены за организацией, оценить, насколько они смогут «сработаться» с сотрудниками. Начать сотрудничество с аутсорсинговой компанией целесообразно с относительно небольшого проекта, на котором можно проверить, каким образом работает распределение функций, документооборот, как происходит общение, соблюдение сроков и т.д. При этом необходимо уделить особое внимание подготовительному и начальному этапам работы. Лишь после того, как сложится впечатление, что данный аутсорсер подходит организации, можно переходить к более сложным и важным проектам.

Еще на этапе заключения договора с аутсорсинговой компанией, при планировании подготовке работы необходима четкая проработка и согласование всех деталей в отношении объема услуг, сроков и этапов их выполнения, предоставляемых результатов, распределения функций, полномочий, обязанностей между сторонами. Важно определить все виды документов и информации, предоставляемой аутсорсеру для выполнения работы, а так же внутренний график работы и документооборот между сторонами. Чем детальнее и точнее будет проведена данная работа, тем лучше стороны будут информированы об условиях и требованиях друг друга. Таким образом, снижается вероятность возникновения завышенных ожиданий и в целом улучшается организация и слаженность совместной работы.

Организация ведения учета и обмена данных и документов важная сторона взаимодействия между клиентом и аутсорсером. Следует отметить, что с совершенствованием каналов передачи информации за последние годы значительно расширились технические возможности и скорость передачи данных, что оказывает положительные влияние на аутсорсинговые услуги. Так, в настоящее время активно используются:

-электронные системы для ведения  банковских операций (различные  программы «банк-клиент»);

-электронные системы для сдачи  регулярной финансовой и налоговой  отчетности в налоговые органы;

-электронная почта;

-распределение базы данных и  др.

В этой связи сторонами в договоре важно установить оптимальный вариант обмена информацией и документами, который бы вписывался в корпоративную политику по защите конфиденциальности информации каждой из сторон. Нужно согласовать, в какой компьютерной программе будет вести учет аутсорсинговая компания, с тем, чтобы она была совместима с программным обеспечением, установленным у клиента. (7 стр. 57)

Следует подчеркнуть, что аутсорсинг - это решение руководителя данного предприятия о передаче выполнения некоторых функций или отдельных операции, необходимых для его предприятия, фирме-подрядчику. Вся сущность аутсорсинга концентрируется в разумном разграничении функций бизнес-системы в соответствии с принципом выполнения только того, что можно сделать лучше других и с наименьшими затратами. По каким-то определенным основаниям глава компании принимает разумное решение относительно какого-либо вида ее деятельности: «Самому это делать или следует отдать на исполнение другому?» Можно утвердительно сказать, что какая-то часть бизнес-процесса исполняется не внутри территории этой фирмы, ее выполнение отдается другой фирме, специализацией которой является именно этот род деятельности. Такое решение может возникнуть в расчете на то, что исполнение некоторых конкретных функций фирмой-подрядчиком является более качественным, эффективным и менее затратным, чем их исполнение данной компанией.(2 стр. 12-13)

Компании могут выделить в аутсорсинг практически любую функцию от управления людскими ресурсами до логистики, информационного обслуживания, обработки платежных ведомостей и даже производства. Для того чтобы определить целесообразность передачи той или иной функции на аутсорсинг нужно рассмотреть ее с позиции четырех аспектов: стратегического фокуса, операционной способности, финансовой выгоды и возможности для совершенствования внутри предприятия.(5 стр. 72)

Процесс принятия решения о возможности передачи бизнес-процессов или отдельных функций организации-аутсорсеру состоит из нескольких основных этапов.

Этап 1 – выделение ключевых стратегических компетенций организации, от развития которых зависит ее жизнеспособность и которые не должны передаваться на сторону. В дальнейшем именно эти компетенции станут фундаментом взаимовыгодных аутсорсинговых проектов и залогом успеха компании при выстраивании отношений с партнерами.

Этап 2 – разделение всех бизнес-процессов на основные и вспомогательные, а так же определение необходимости и очередности передачи этих бизнес-процессов внешнему исполнителю. Одновременно решается вопрос о целесообразности перевода части активов аутсорсеру. Опыт компаний США, прибегавших к услугам аутсорсеров с целью повышения экономических показателей и рыночной стоимости компании, показывает, что роль материнских активов в бизнесе значительно снизилась, что является одновременно причиной и следствием повседневной практики аутсорсинга в большинстве отраслей.

Этап 3 – выбор партнера-аутсорсера или поставщика услуг, при этом существенная роль отводится формулировке четких критериев такого выбора. В ряде случаев невозможно в общих чертах определить явные преимущества собственного производства или преимущества услуг сторонних организаций. Сторонняя организация должна предоставить четкое описание бизнес-процесса, дать оценку воздействующим факторам. Дополнительно к детальному анализу издержек принимают во внимание неценовые факторы, влияющие на принятие решения производить или покупать. (1 стр.299)