Формирование и развитие делового общения у сотрудников

Речевой служебный этикет живет по своим законам. К примеру, он требует, чтобы ко всем членам коллектива применялись одни и те же мерки  при оценке их работы. Принцип эмоциональной  нейтральности обеспечивает выдержанное  и ровное отношение ко всем сотрудникам, вне зависимости от пристрастий  и антипатий.

Еще один аспект культуры делового общения - обмен визитными карточками. И сама визитка, и стиль её вручения должны соответствовать канонам  общения. Креативные, необычные визитки, несомненно, привлекут внимание собеседника, но более уместны в творческой среде, где креатив только приветствуется. Визитка несет информацию и отражает общую концепцию корпоративной  культуры, к которой и принадлежит  владелец. Потому контактная информация с визитной карточки должна быть доступна и понятна, не перегружена излишним украшательством.

Культура делового общения  подразумевает благоприятную психологическую  установку. Послевкусие от разговора  или другого общения с партнером  должно оставить позитивное состояние, дать надежду на продолжение сотрудничества. Каждый собеседник должен уметь владеть  приемами психологических развязок, уметь снимать отрицательные  эмоции и грамотно поставить на место  некорректных собеседников. Умение вести  бесконфликтную беседу и при этом добиваться взаимовыгодных результатов - высшая школа делового общения.

6. Факторы повышения эффективности делового общения

 

Руководитель должен не только обладать навыками делового общения, но повышать эффективность отдельных его видов. Рассмотрим некоторые из них, наиболее важные для повышения эффективности делового совещания.

• Создание благоприятных условий для коллективной работы и принятия коллективного решения. Если на совещании рассматриваются сложные проблемы, надо обеспечить условия для коллективного труда присутствующих. При этом могут активно использоваться методы творческого мышления.
• Организация начала деловых совещаний в точно назначенное время и обеспечение сжатых графиков работы позволяют работникам подготовиться к деловому совещанию и эффективно распоряжаться своим временем в течение рабочего дня.
• Создание атмосферы непринужденности и деловитости. Создание плодотворной рабочей обстановки на освещении главным образом зависит от руководителя. Он должен сразу предотвратить возможность проявления факторов, мешающих деловому сотрудничеству. К таким факторам можно отнести неконструктивную, чрезмерную критику друг друга, жалобы, взаимные упреки и т.д. Руководитель должен создать такую атмосферу, чтобы каждый участник чувствовал себя равным на совещании и ощущал не только значимость рассматриваемых проблем, но и свою значимость в этом процессе.
• Обеспечение эффективности ведения записей - очень важный фактор успеха. Руководитель должен знать, что хорошо, грамотно организованные записи помогают внимательно следить за ходом совещания, делать обобщения, замечания, вносить коррективы или конкретные предложения, а также накапливать важную информацию. Форма записей должна зависеть от характера обсуждаемого вопроса.
• Обеспечение активности всех участников совещания. Задачей ведущего совещания является учет психологического феномена при организации порядка выступлений. Заключается это в создании очередности выступающих обратно пропорционально их авторитету и положению Часто бывает так, что молодые, менее опытные, сотрудники не решаются выступать после более старших и опытных, особенно если их мнение не совпадает с мнением руководителя, а идеи, высказанные молодыми специалистами, обычно не обсуждаются, а только принимаются к сведению.
• Другим методом повышения активности на совещании является требование выступления от каждого его участника.
• Обсуждение особых мнений. В этом случае руководитель может столкнуться с двумя ситуациями. Первая ситуация возникает, если имеются явно ошибочные мнения отдельных участков совещания. В этом случае руководитель совещания должен коротко объяснить причину возникновения ошибочного мнения. В противном случае сотрудник, имеющий ошибочное мнение, с таковым и останется.

Вторая ситуация возникает, если большую  часть особых мнений составляет суждения, высказанные сотрудниками, которые  стремятся сузить или расширить  выдвинутое предложение или поставленную проблему. Такие мнения требуют обсуждения, так как имеют ценное зерно  и позволяют достигнуть положительных  результатов.

Важное правило при обсуждении особых мнений - критиковать только точки зрения или подходы к  решению проблем, но не самих выступающих.

Формирование уверенности в  процессе управленческого общения.

Главное психологическое условие  успешной деятельности - это уверенность  в своих силах, которая формируется  только в результате усилий человека. Развить навыки уверенного в себе человека вполне возможно, увеличивая, таким образом, способность успешно  влиять на других.

К основным путям выработки уверенности  можно отнести следующие:

• освоение и совершенствование профессионального мастерства;
• адекватное поведение в различных ситуациях человеческого общения;
• поддержание и укрепление здоровья и работоспособности;
• создание и поддержание благоприятного внешнего облика, собственного имиджа.

Только в результате усилий человека на этих направлениях формируется уверенность  как положительное качество характера. В процессе делового общения порой  очень много зависит от нашей  уверенности, от умения представить  себя партнером, который знает, чего он хочет, и вместе с тем считается  с мнением, устремлениями, желаниями  окружающих его людей.

Вне зависимости от содержательности своей  речи люди, которые мямлят, говорят  несвязно, воспринимаются как менее  значительные, чем те, которые говорят  ясно и убедительно. Именно последние  воспринимаются нами как уверенные  в себе люди.

Подлинная уверенность в себе имеет  много преимуществ. Она помогает человеку:

• благодаря высвобождающейся энергии чувствовать себя сильнее;
• чаще добиваться своих целей;
• снижать напряженность, что позволяет высвобождать подавленные чувства;
• улучшать отношения с людьми в результате выхода напряженности;
• ускорять процесс принятия решений, так как находят выражение и совместно прорабатываются сложные проблемы;
• выразить себя, по мере того как шумные и властные люди теряют часть своего чрезмерного влияния.

Утверждения о преимуществах уверенности  в себе хорошо звучат, но здесь имеются  и своего рода ловушки. Уверенные  в себе люди четко заявляют о своей  позиции, а раз она становится известной, с ними легче расправиться. Кое-кто может воспринимать уверенность  другого как досадную помеху или, что еще хуже, приклеит ему ярлык  упрямого смутьяна и будет действовать  в соответствии с этим. Наконец, возможно и то, что занятая позиция ошибочна.

По  первому разделу можно сделать  ряд выводов.

Во - первых, деловое общение - это взаимодействие двух или более людей, направленное на согласование и объединение их усилий с целью налаживания отношений и достижения общего результата в ходе профессиональной деятельности.

Во-вторых, деловое общение  можно условно разделить на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция). Также деловое общение подразделяется на вербальное и невербальное. Вербальное деловое общение в свою очередь  делиться на два вида речи (устную и  письменную). Устные виды делового общения разделяются на монологические и диалогические.         Письменные виды делового общения - это всевозможные служебные документы: справка, запрос, деловое письмо, протокол, отчет, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

Не менее важным средством  передачи информации является невербальное общение. Установлено, что от 60 до 80% коммуникации человек получает за счёт невербальных средств общения.

В - третьих, важнейшей  формой делового общения являются деловые  переговоры. Задача переговоров состоит  в том, чтобы найти такой вариант  решения, который удовлетворит интересы их участников. В отличие от других форм делового общения деловые переговоры имеют более жесткие формально- ролевые и статусные рамки. Можно  выделить два вида деловых переговоров: спонтанные и спланированные.

 Анализ структуры  делового общения менеджера и  его динамики позволяет выделить  четыре основных этапа:

1. Психологическое «чтение» особенностей поведения, внешнего облика, использование имеющейся психологической информации о конкретном работнике организации и составление первичного психологического портрета взаимодействующего лица.
2. Поиск психологических предпосылок эффективности общения и создание благоприятных условий для межличностного контакта.
3. Интеракция и воздействие менеджера в процессе профессионального общения на других лиц с целью решения профессиональных задач.
4. Оценка результатов конкретного акта общения и планирование содержания и процесса дальнейших контактов с определенными лицами (руководителями, подчиненными, представителями других организаций, коллегами).

  В - четвертых, деловое общение  начинается с внешнего вида. Соответствие  делового костюма месту и времени  своего рода визитная карточка  принадлежности к определенной  культуре. Имидж делового человека  формируется из мелочей - костюм, аксессуары (носки, платки, ремни,  украшения, портфель, средства связи), манеры, разговор. Все вместе, сложенные  воедино, они формируют общий  облик. Культура делового общения, деловой этикет рассматривается не только как особая форма поведения, но и как система знаков. Деловой разговор совмещает в себе речевую, логическую, невербальную и психологическую культуру.

И, наконец, в - пятых, главное психологическое  условие успешной деятельности - это  уверенность в своих силах, которая  формируется только в результате усилий человека. Развить навыки уверенного в себе человека вполне возможно, увеличивая, таким образом, способность успешно  влиять на других.

 

 

2. Анализ производственной деятельности ЗАО «Поспелихинский молочный завод»

 

1.  Организационно - экономическая характеристика предприятия

 

Организационно-правовая форма предприятия «Поспелихинский молочный завод» - закрытое акционерное общество. Общество занимается производством обработанного жидкого молока с широким спектром выпускаемой продукции: кефир, сметана, сливки, сырковую массу, творог, масло сливочное "Крестьянское", сыр «Голландский», «Радонежский», «Буковинский», «Озерный»,  молоко питьевое, йогурт. Предприятие принимает активное участие в международных выставках и конкурсах, неоднократно награждалось дипломами и медалями международных конкурсов.

Годом основания ЗАО «ПМЗ» считается 1962 год.

Молочный завод ведет активную работу по расширению каналов реализации своей продукцииПродукция поставляется также в детские дома, школы, детские сады, социальные центры, больницы. Вся она производится из натурального молока и полностью соответствует нормам экологической безопасности.

Генеральным директором является Валыкин Иван Алексеевич. Количество акционеров, зарегистрированных в реестре 62, в том числе юридические лица - 5, физические лица - 57.

Организационная структура аппарата управления предприятия представлена на рисунке 2(на стр.23).

В таблицах представленных ниже был  проведен анализ размера предприятия (табл. 1 на стр. 23) и анализ финансовых результатов работы предприятия (табл. 2 на стр.23).

 

 

 

Генеральный директор

Отдел                   Отдел                                               Отдел              Бухгалтерия

снабжения          кадров                                   сбыта и реализации

Главный инженер                    Отдел маркетинга

Главный           Лаборатория        Начальник              Мастера              Главный

механик                                              цеха                                               энергетик

Рисунок 2 – Организационная структура  предприятия ОАО «ЮМЗ»

 

Таблица 1 - Размер предприятия ОАО «ЮМЗ» за 2008-2010гг

Показатель	2009 год	2010 год	2011 год	Отклонение, %
Выручка от реализации продукции, тыс.руб.	449539	422658	380010	84,5
Среднегодовая численность работников, чел. из них: занятых  в сельхоз. производстве	314	320	285	90,8
Среднегодовая стоимость основных средств, тыс. руб.	69299	70173	64048	92,4
Среднегодовая стоимость оборотных  средств, тыс. руб.	89396,5	94839,5	70617,5	79

 

В таблице 1 был проведен анализ размета предприятия ОАО «ПМЗ» за 2009-2011 гг. За анализируемый период

Таблица 2 - Финансовые результаты работы предприятия ОАО «ПМЗ» а 2009-2011 гг.

Показатель	2009 год	2010 год	2011 год	Отклонение, %
Выручка от реализации сельскохозяйственной продукции, тыс. руб.	449539	422658	380010	84,5
Себестоимость реализованной сельскохозяйственной продукции, тыс. руб.	355769	322848	321321	90,3
Прибыль от реализации сельскохозяйственной продукции, тыс. руб.	31407	30946	-5286	Х
Валовая прибыль, тыс. руб.	95164	100228	61563	64,7
Чистая прибыль (убыток), тыс. руб.	17067	17489	-28269	Х
Рентабельность сельскохозяйственного  производства, % Молока	26,7	31,0	-8,8	Х