Инвентаризация как основной метод фактического контроля

2. ОТРАЖЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

2.1. Сличительные ведомости

Но зачастую в ходе проведения инвентаризации на предприятиях выявляют недостачи или излишки. В этом случае необходимо составить сличительные ведомости и отразить выявленные расхождения в бухгалтерском учете.

В соответствии с п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляют сличительные ведомости.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

2.2 Отражение излишков

Согласно п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете и п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации выявленный при инвентаризации излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации.

Однако не всегда обнаружение неучтенных материальных ценностей означает выявление излишков. Если материально ответственное лицо, например кладовщик, не сдало в бухгалтерию накладную, то в данном случае фактически имеет место выявление не излишков или недостачи, а несоблюдение установленного порядка документооборота. Поэтому в сложившейся ситуации следует оприходовать товар на склад на основании имеющейся накладной в общеустановленном порядке.

При этом от виновных лиц (в рассматриваемой ситуации – от кладовщика) должны быть получены письменные объяснения о причинах произошедшего.

Все вышеперечисленные действия хороши только в том случае, если ошибка выявлена в ходе проведения инвентаризации самой организацией. Если же подобное нарушение будет выявлено сотрудником налоговых органов, то он вправе усомниться в том, насколько полно отражается в учете не только поступающий товар, но и выручка от его реализации.

Если в излишке оказались ценности, которые в бухгалтерском учете данной организации не числились, и нет оснований утверждать, что это явилось следствием неверных записей в учете, то их стоимость должна быть указана по рыночным ценам.

На счетах бухгалтерского учета результаты проведения инвентаризации при выявлении излишков отражаются следующими записями.

Отражена стоимость выявленного при инвентаризации неучтенного имущества или финансовых обязательств:

Дебет счета 41 (10 и др)

Кредит счета 91(субсчет «Прочие доходы»)

2.3. Отражение недостач

Согласно п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

– недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения;

– недостача имущества и его порча сверх указанных норм относится на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Под естественной убылью товарно-материальных ценностей в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке норм естественной убыли, утвержденными приказом Минэкономразвития России от 31.03.03 № 95 следует понимать потерю (уменьшение массы товара при сохранении его качества в пределах требований (норм), устанавливаемых нормативными правовыми актами), являющуюся следствием естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств товаров. К нормируемым потерям также относятся потери от боя товаров в стеклопосуде. Естественная убыль определяется по специальным нормам.

В соответствии с п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения у организации. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических потерь, образующихся вследствие вытечки, россыпи, улетучивания, а также потерь товарного вида, связанных с боем или порчей потребительской тары.

Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице.

Для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных ценностей предусмотрен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Поэтому все выявленные недостачи независимо от дальнейших источников их списания должны быть первоначально отражены на счете 94.

Выявление недостачи, не превышающей норм естественной убыли, отражается следующей записью:

Дебет счета 20 (26, 44) Кредит счета 94 – списана недостача на издержки производства (обращения).

При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм естественной убыли.

Выявленные во время проведения инвентаризации недостачи мате-риальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновные не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на финансовый результат организации.

Одним из результатов проведения инвентаризации может стать выявление поступивших в организацию материальных ценностей, не отраженных в регистрах бухгалтерского учета, с одновременным выявлением также не отраженной в учете задолженности по таким ценностям перед поставщиком. Недостача вполне может возникнуть из-за ошибок, допущенных при отражении операций в учете (например, забыли учесть какую-либо накладную на отпуск сырья в производство или неправильно перенесли данные из первичного учетного документа в бухгалтерские регистры).

Поэтому прежде чем предъявлять претензии к материально-ответственному лицу, следует проверить полноту и достоверность записей, произведенных в бухгалтерских регистрах. Если будет выявлена бухгалтерская ошибка, то в графах 12-17 сличительной ведомости делаются соответствующие записи

В соответствии с п. 5 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по инвентаризации, проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности – в годовом бухгалтерском отчете.

На счетах бухгалтерского учета результаты проведения инвентаризации при выявлении недостачи сверх норм естественной убыли отражаются следующими записями:

Дебет счета 94 Кредит счета 41 (20 и др.) – списана недостача, выявленная сверх норм естественной убыли (при отсутствии норм таким образом списывается вся сумма недостачи, выявленной по результатам инвентаризации);

Дебет счета 73 Кредит счета 94 – списана выявленная недостача на виновных лиц;

Дебет счета 50 Кредит счета 73 – отражена сумма недостачи, внесенной виновным лицом в кассу организации;

Дебет счета 70 Кредит счета 73 – отражена сумма недостачи, удержанной из заработной платы виновного работника;

Дебет счета 91 (субсчет «Прочие доходы») Кредит счета 94 – списана на финансовые результаты выявленная при проведении инвентаризации недостача, в случае отсутствия виновных лиц (что должно быть подтверждено соответствующими документами).

3. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ДЕНЕЖНЫХ

СРЕДСТВ

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 2.09.93 № 40. Для выявления ошибок и предотвращения злоупотреблений проводят внезапную инвентаризацию кассы, в ходе которой производится полный пересчет наличных денег и проверка других ценностей, находящихся в кассе. Пересчитанный остаток наличных денежных средств сверяют с данными кассовой книги.

Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или несписанных в расход денег.

При инвентаризации кассы проверяется фактическое наличие денежных средств путем полистного пересчета всех денежных знаков в покупюрной описи; никакие расписки в остаток наличных денег в кассе не включаются.

Одновременно подлежат инвентаризации денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. При этом определяется как фактическое их количество, так и стоимостная оценка.

По результатам проверки оформляется акт инвентаризации (Приложение 2). В этом акте указывается состав комиссии, местонахождение проинвентаризированных денежных средств, фактические остатки и остатки по данным учета, подписка кассира о приеме денежных средств на свою ответственность. Кроме того, определяется результат инвентаризации, берется объяснение причин расхождения с учетными данными от кассира и решение руководителя по результатам инвентаризации.

Результаты инвентаризации отражаются бухгалтерскими записями.

Излишки денег, установленные проверками, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации :

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 91 «Прочие доходы».

Недостача денег в кассе оформляется бухгалтерской записью :

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит счета 50 «Касса».

Недостача денег в кассе подлежит взысканию с кассира :

Дебет счета 73 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостача денег в кассе внесена с кассиром :

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 73 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Если во взыскании недостачи с виновного лица отказано судом, недостача списывается на финансовый результат :

Дебет счета 91 «Прочие доходы»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Инвентаризация денежных средств, находящихся на расчетном и специальных счетах, согласно п. 3.43 Методических указаний по инвентаризации производится путем сверки остатков сумм, числящихся соответственно по данным бухгалтерского учета на счетах 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в банке» с данными выписок банков. Обычно сверка с банком осуществляется в специальных формах по состоянию на 1 января каждого года. Для отражения результатов инвентаризации денежных средств на счетах в банках не предусмотрено никаких унифицированных форм актов и описей. Организация разрабатывает указанные формы самостоятельно.

Отклонения от учетных данных, выявленные при инвентаризации, образуются только из-за ошибок бухгалтера. Например, при проведении инвентаризации было выявлено превышение остатка на счете по данным выписки из банка над остатком, который значится по данным бухгалтерского учета. При выяснении причины этого отклонения оказалось, что оно произошло из-за того, что в учете была повторно отражена сумма, поступившая от покупателей. В данном случае положительное отклонение фактических данных от данных бухгалтерского учета образовалось из-за ошибки бухгалтера, которую можно исправить следующей проводкой:

Дебет счета 51 Кредит счета 62 – сторно – исправлена ошибка, вызванная повторным отражением в бухгалтерском учета платежного поручения.

4. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОСНОВНЫХ

СРЕДСТВ И НЕМАТЕРИАЛЬНЫХ АКТИВОВ

4.1. Инвентаризация основных средств

При инвентаризации основных средств проверяется обоснованность остатков по счетам 01 «Основные средства», 02 «Амортизация основных средств» и 03 «Доходные вложения в материальные ценности».

В соответствии с п.5 ПБУ 6/01 к основным средствам относятся: здания, сооружения, рабочие и силовые машины и оборудование, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная техника, транспортные средства, производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности, рабочий, продуктивный и племенной скот, многолетние насаждения, внутрихозяйственные дороги и прочие соответствующие объекты.

В составе основных средств учитываются также: капитальные вложения на коренное улучшение земель (осушительные, оросительные и другие мелиоративные работы); капитальные вложения в арендованные объекты основных средств; земельные участки, объекты природопользования (вода, недра и другие природные ресурсы).