Инвентаризация как основной метод фактического контроля

Инвентаризация основных средств производится инвентаризационной комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия.

До начала инвентаризации необходимо проверить:

        наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета основных средств;

        наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации на основные средства;

        наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду или на хранение.

При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление. При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или в технической документации в них должны быть внесены соответствующие изменения и уточнения (п.3 Методических указаний по инвентаризации).

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации (п.3.1 Методических указаний по инвентаризации).

Согласно п. 3.3 Методических указаний по инвентаризации при выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям – указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем, площадь, число этажей, год постройки и др.; по дорогам – тип дороги, протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т.п.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта.

В соответствии п. 3.4 Методических указаний по инвентаризации машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации- изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации, инвентаризуются до момента временного их выбытия (п. 3.5 Методических указаний по инвентаризации).

Согласно п. 3.6 Методических указаний по инвентаризации на основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой делается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду (п. 3.7 Методических указаний по инвентаризации).

При проверке первоначальной стоимости объекта основных средств необходимо иметь в виду, что первоначальная стоимость основных средств, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, может быть изменена в случаях достройки, дооборудования реконструкции, модернизации, частичной ликвидации и переоценки объектов основных средств (п. 14 ПБУ 6/01).

В процессе инвентаризации изучают все документы, которыми оформлены затраты на восстановление объекта основных средств и определяют характер выполненных работ (ремонт, реконструкция, модернизация и т.д.)

Если объект подвергся восстановлению, реконструкцию, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим своему новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях (п. 3.8 Методических указаний по инвентаризации).

При проверке правильности начисления амортизации по объектам основных средств необходимо проверить :

       правильность определения месяца, с которого началось начисление амортизации;

       правильность определения срока полезного использования;

       соответствие способов начисления амортизации, фактически применяемых по группам однородных объектов, способам, указанным в учетной политике предприятия;

       правильность расчета сумм амортизационных отчислений и их отражения в учете;

       факты перевода основных средств на консервацию. Согласно п.3 ПБУ 6/01 в течение срока полезного использования объекта основных средств начисление амортизационных отчислений не приостанавливается, кроме случаев перевода его по решению руководителя организации на консервацию на срок более трех месяцев, а также в период восстановления объекта, продолжительность которого превышает 12 месяцев;

       не было ли случаев начисления амортизации по объектам основных средств, по которым амортизации не начисляется. В соответствии с п.17 ПБУ 6/01 такими объектами являются :

—     объекты основных средств, которые законсервированы и не используются в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное владение и/или пользование;

—     объекты основных средств некоммерческих организаций, амортизация по которым не начисляется;

—     объекты основных средств, потребительские свойства которых с течением времени не изменяются (земельные участки; объекты природопользования; объекты, отнесенные к музейным предметам и музейным коллекциям, и др.).

Для оформления данных инвентаризации основных средств применяется инвентаризационная опись основных средств (форма №
ИНВ-1, Приложение 3). Результаты инвентаризации основных средств, по которым выявлены отклонения от данных учета, отражают в сличительной ведомости (форма № ИНВ-18, Приложение 4)

4.2. Инвентаризация нематериальных активов

При инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить обоснованность включения актива в состав нематериальных активов.

Согласно п.3 ПБУ 14/2000 при принятии к бухгалтерскому учету активов в качестве нематериальных необходимо единовременное выполнение следующих условий:

       отсутствие материально-вещественной (физической) структуры;

       возможность идентификации (выделения, отделения) организацией от другого имущества;

       использование в производстве продукции , при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд организации;

       использование в течение длительного времени, т.е. срока полезного использования, продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

       организацией не предполагается последующая перепродажа данного имущества;

       способность приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем;

       наличие правильно оформленных документов, подтверждающих существование самого актива и исключительного права у организации на результаты интеллектуальной деятельности (патенты, свидетельства, другие охранные документы, договор уступки (приобретения) патента, товарного знака и т.п.)

Согласно п. 3.8 Методических указаний по инвентаризации при инвентаризации нематериальных активов необходимо в первую очередь проверить наличие документов, подтверждающих права организации на его использование (патенты, свидетельства, другие охранные документы, договор уступки (приобретения патента, товарного знака и т.п.).

При создании нематериальных активов в самой организации основание для записи в регистрах бухгалтерского учета  являются:

       акт, подтверждающий создание нематериальных активов на предприятии;

       акт приемки нематериальных активов, подтверждающий их оприходование в качестве таковых в самой организации;

       документы, подтверждающие размер затрат, произведенных при создании нематериальных активов (аналогичные документы, подтверж-дающие затраты, произведенные при изготовлении основных средств).

После проведения указанных проверок инвентаризационная комиссия уточняет, используется ли объект нематериальных активов в производстве продукции (при выполнении работ, оказании услуг) либо для управленческих нужд организации. Согласно п.22 ПБУ 14/2000 стоимость нематериальных активов, использование которых прекращено (в связи с прекращением срока действия патента, свидетельства, других охранных документов, уступкой (продажей) исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности либо по другим основаниям), подлежат списанию.

Кроме того инвентаризационной комиссии необходимо проверить правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

Нематериальные активы отражаются в бухгалтерском балансе по остаточной стоимости (п.57 Положения по ведению бухгалтерского учета). Поэтому при проведении инвентаризации необходимо проверить правильность определения первоначальной стоимости (это фактические затраты на приобретение, изготовление и затраты по доведению нематериальных активов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях) и начисленной амортизации.

Если при проведении инвентаризации обнаружено отсутствие документов, следует обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации в них должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

Для оформления данных инвентаризации нематериальных активов применяется унифицированная форма № ИНВ-1а. Результаты инвентаризации нематериальных активов, по которым выявлены отклонения от данных учета, отражают в сличительной ведомости (форма № ИНВ-18), которую составляет бухгалтер непосредственно после выявления излишков или недостач в процессе проверки инвентаризационной описи.

5. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ

В ходе инвентаризации материально-производственных запасов проверяют счета 10 «Материалы», 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей», 41 «Товары», 42 «Торговая наценка», 43 «Готовая продукция».

Согласно п. 2 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов ПБУ 5/01, утвержденного приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н (далее – ПБУ 5/01), к бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов принимаются активы:

       используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);

       предназначенные для продажи;

       используемые для управленческих нужд организации.

При этом готовая продукция является частью материально-производственных запасов, предназначенных для продажи (конечный результат производственного цикла, активы, законченные обработкой (комплектацией), технические и качественные характеристики которых соответствуют условиям договора или требованиям иных документов, в случаях установленных законодательством).

Товары также являются частью материально-производственных запасов, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц и предназначенных для продажи.

Инвентаризация материально-производственных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в том помещении, где они хранятся.

При хранении материально-производственных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица, инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, оно опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение (3.16 Методических указаний по инвентаризации).