Инвентаризация: понятие, виды и задачи

Инвентаризационная опись  составляется не менее чем в двух экземплярах, которые подписывают все члены комиссии. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, которые записаны на данной странице, вне зависимости от единиц измерения. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путём зачёркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Исправления должны подписать все члены комиссии и материально ответственные лица. На каждой описи материально ответственные лица подтверждают, что у них нет претензий к комиссии и что все проверенные ценности приняты ими на хранение.

После того, как инвентаризация проведена, описи сдаются в бухгалтерию, где их проверяют и сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учёта. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость (см. приложения).

Таблица 2

Формы для  учета результатов инвентаризации [9]

Номер формы	Наименование  формы
ИНВ-18	Сличительная ведомость  результатов инвентаризации основных средств
ИНВ-19	Сличительная ведомость  результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей
ИНВ-24	Акт о контрольной  проверке правильности проведения инвентаризации ценностей
ИНВ-25	Журнал учета контрольных  проверок правильности проведения инвентаризаций
ИНВ-26	Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией

 

В сличительной ведомости  указывают фактическое наличие  средств по данным инвентаризации, наличие средств по данным учета  и результаты сравнения – излишки и недостачи.

 

 

3. Отражение результатов инвентаризации

Как отмечалось ранее, зачастую, в ходе проведения инвентаризации, на предприятиях выявляют недостачи или излишки. В этом случае необходимо составить сличительные ведомости и отразить выявленные расхождения в бухгалтерском учёте [3].

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и  данными инвентаризационных описей.

Согласно п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете и п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации, выявленные при инвентаризации, излишки имущества приходуются, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации.

Однако не всегда обнаружение  неучтенных материальных ценностей  означает выявление излишков. Если материально ответственное лицо, например кладовщик, не сдало в бухгалтерию накладную, то в данном случае фактически имеет место выявление не излишков или недостачи, а несоблюдение установленного порядка документооборота. Поэтому в сложившейся ситуации следует оприходовать товар на склад на основании имеющейся накладной в общеустановленном порядке. При этом от виновных лиц (в рассматриваемой ситуации – от кладовщика) должны быть получены письменные объяснения о причинах произошедшего.

Все вышеперечисленные действия хороши только в том случае, если ошибка выявлена в ходе проведения инвентаризации самой организацией. Если же подобное нарушение будет  выявлено сотрудником налоговых  органов, то он вправе усомниться в  том, насколько полно отражается в учёте не только поступающий товар, но и выручка от его реализации.

Если в излишке оказались  ценности, которые в бухгалтерском  учёте данной организации не числились, и нет оснований утверждать, что  это явилось следствием неверных записей в учёте, то их стоимость должна быть указана по рыночным ценам.

На счетах бухгалтерского учёта результаты проведения инвентаризации при выявлении излишков отражаются следующими записями.

Отражена стоимость выявленного  при инвентаризации неучтённого  имущества или финансовых обязательств:

Дебет счёта 41 (10 и др.); Кредит счёта 91(субсчет «Прочие доходы»).

Согласно п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учёте, выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учёта отражаются на счетах бухгалтерского учёта в следующем порядке:

– недостача  имущества и его порча в  пределах норм естественной убыли относятся  на издержки производства или обращения;

– недостача  имущества и его порча сверх указанных норм относится на счёт виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Под естественной убылью товарно-материальных ценностей в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке норм естественной убыли, утверждёнными приказом Минэкономразвития России от 31.03.03 № 95 следует понимать потерю (уменьшение массы товара при сохранении его качества в пределах требований (норм), устанавливаемых нормативными правовыми актами), являющуюся следствием естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств товаров. К нормируемым потерям также относятся потери от боя товаров в стеклопосуде. Естественная убыль определяется по специальным нормам.

В соответствии с п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации убыль ценностей в пределах норм, утверждённых в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации, соответственно, на издержки производства и обращения у организации. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических потерь, образующихся вследствие вытечки, россыпи, улетучивания, а также потерь товарного вида, связанных с боем или порчей потребительской тары.

Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачёта недостач ценностей излишками по пересортице.

Для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи  материальных ценностей предусмотрен счет 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей». Поэтому все выявленные недостачи независимо от дальнейших источников их списания должны быть первоначально отражены на счете 94.

Выявление недостачи, не превышающей норм естественной убыли, отражается следующей записью:

Дебет счёта 20 (26, 44); Кредит счета 94 – списана недостача на издержки производства (обращения).

При отсутствии норм, убыль рассматривается как недостача сверх норм естественной убыли.

Выявленные  во время проведения инвентаризации недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновные не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на финансовый результат организации.

Одним из результатов проведения инвентаризации может стать выявление поступивших в организацию материальных ценностей, не отраженных в регистрах бухгалтерского учёта, с одновременным выявлением также не отраженной в учёте задолженности по таким ценностям перед поставщиком. Недостача вполне может возникнуть из-за ошибок, допущенных при отражении операций в учёте (например, забыли учесть какую-либо накладную на отпуск сырья в производство или неправильно перенесли данные из первичного учетного документа в бухгалтерские регистры).

Поэтому, прежде чем предъявлять претензии к материально ответственному лицу, следует проверить полноту и достоверность записей, произведенных в бухгалтерских регистрах. Если будет выявлена бухгалтерская ошибка, то в графах 12-17 сличительной ведомости делаются соответствующие записи

В соответствии с п. 5 ст. 8 Закона о бухгалтерском учёте все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учёта без каких-либо пропусков или изъятий. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учёте и отчётности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по инвентаризации, проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности – в годовом бухгалтерском отчёте.

На счетах бухгалтерского учёта результаты проведения инвентаризации при выявлении недостачи сверх норм естественной убыли отражаются следующими записями:

Дебет счёта 94; Кредит счёта 41 (20 и др.) – списана недостача, выявленная сверх норм естественной убыли;

Дебет счёта 73; Кредит счёта 94 – списана выявленная недостача на виновных лиц;

Дебет счёта 50; Кредит счёта 73 – отражена сумма недостачи, внесенной виновным лицом в кассу организации;

Дебет счёта 70; Кредит счёта 73 – отражена сумма недостачи, удержанной из заработной платы виновного работника;

Дебет счёта 91 (субсчёт «Прочие доходы»); Кредит счёта 94 – списана на финансовые результаты выявленная при проведении инвентаризации недостача, в случае отсутствия виновных лиц.

 

 

4. Порядок проведения инвентаризации денежных средств

Инвентаризация кассы  проводится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утверждённым решением Совета директоров Банка России от 2.09.93 № 40. Для выявления ошибок и предотвращения злоупотреблений проводят внезапную инвентаризацию кассы, в ходе которой производится полный пересчёт наличных денег и проверка других ценностей, находящихся в кассе. Пересчитанный остаток наличных денежных средств сверяют с данными кассовой книги.

Кассир предоставляет  для проверки последний кассовый отчёт и документы по операциям последнего дня, а также даёт расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или несписанных в расход денег.

При инвентаризации кассы проверяется фактическое наличие денежных средств путем полистного пересчёта всех денежных знаков в покупюрной описи; никакие расписки в остаток наличных денег в кассе не включаются.

Одновременно  подлежат инвентаризации денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности, с учётом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. При этом определяется как фактическое их количество, так и стоимостная оценка.

По результатам  проверки оформляется акт инвентаризации. В этом акте указывается состав комиссии, местонахождение проинвентаризированных денежных средств, фактические остатки и остатки по данным учета, подписка кассира о приеме денежных средств на свою ответственность. Кроме того, определяется результат инвентаризации, берется объяснение причин расхождения с учётными данными от кассира и решение руководителя по результатам инвентаризации.

Результаты  инвентаризации отражаются бухгалтерскими записями.

Излишки денег, установленные проверками, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации :

Дебет счета 50 «Касса»; Кредит счета 91 «Прочие доходы».

Недостача денег  в кассе оформляется бухгалтерской  записью :

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»; Кредит счета 50 «Касса».

Недостача денег  в кассе подлежит взысканию с  кассира :

Дебет счета 73 «Расчеты по возмещению материального ущерба»; Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостача денег  в кассе внесена с кассиром :

Дебет счета 50 «Касса»; Кредит счета 73 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Если во взыскании  недостачи с виновного лица отказано судом, недостача списывается на финансовый результат:

Дебет счета 91 «Прочие  доходы»; Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Инвентаризация денежных средств, находящихся на расчётном и специальных счетах, согласно п. 3.43 Методических указаний по инвентаризации, производится путём сверки остатков сумм, числящихся соответственно по данным бухгалтерского учёта на счетах 51 «Расчётные счета», 55 «Специальные счета в банке» с данными выписок банков. Обычно сверка с банком осуществляется в специальных формах по состоянию на 1 января каждого года. Для отражения результатов инвентаризации денежных средств на счетах в банках не предусмотрено никаких унифицированных форм актов и описей. Организация разрабатывает указанные формы самостоятельно.

Отклонения от учётных данных, выявленные при инвентаризации, образуются только из-за ошибок бухгалтера. Например, при проведении инвентаризации было выявлено превышение остатка на счёте по данным выписки из банка над остатком, который значится по данным бухгалтерского учёта. При выяснении причины этого отклонения оказалось, что оно произошло из-за того, что в учёте была повторно отражена сумма, поступившая от покупателей. В данном случае положительное отклонение фактических данных от данных бухгалтерского учёта образовалось из-за ошибки бухгалтера, которую можно исправить следующей проводкой:

Дебет счета 51; Кредит счета 62 – сторно – исправлена ошибка, вызванная повторным отражением в бухгалтерском учета платежного поручения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Порядок проведения инвентаризации основных средств и нематериальных активов

Проведение инвентаризации основных средств и отражение её результатов в учёте осуществляются согласно Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Целью инвентаризации является подтверждение фактического наличия основных средств в натуре по местам их эксплуатации или нахождения данным бухгалтерского учёта.