Электронный обмен данными

- использование в процессах таможенного оформления и контроля исключительно электронных форм документов;

- удаленный компьютерный доступ декларанта и иных участников ВЭД при предоставлении документов, необходимых для таможенного оформления и контроля;

- предварительное декларирование, т.е. подача электронных документов для целей таможенного оформления и контроля до прибытия товара к месту фактического оформления;

- полная автоматизация документального контроля;

- применение системы автоматической проверки рисков для оценки вероятности нарушения таможенных правил;

- применение электронной цифровой подписи для придания юридической значимости передаваемым документам;

- возможность осуществления платежей с использованием электронной платежной системы;

2.4 Анализ эффективности использования электронного документооборота

Для обеспечения организованной системы обмена информацией создаются  высокоскоростные средства передачи данных. Электронный обмен данными является передовой технологией для такой коммуникации.

Обмен коммерческой информацией (заказы, доставки, счета, денежные переводы и т.д.) на бумажных носителях предусматривает  в основ- ном ручной ввод информации в компьютерную систему компаний-партнеров. Использование стандартов электронного документооборота позволяет избежать этого — все действия совершаются  автоматически, без задержек и неточностей (в отличие от ручного ввода).

Применение автоматических процедур повышает скорость и точность сбора данных и предоставляет  компаниям возможность сконцентрироваться на ключевых моментах продаж, а не на рутинных вопросах оформления и отправки бумажной документации.

Какой бы ни была точка зрения компаний к системе электронного документооборота, любая организация  может извлечь пользу из своевременной  и четкой информации о спросе и  о снабжении продукцией, а также  сэкономить значительную часть затрат, возникающую при ручной обработке  документов.

Удобство и выгода в  использовании электронного документооборота состоит в том, что EDI имеет коммуникационную основу, к которой каждый клиент (будь он ритейлер, поставщик или  логистическая компания) подключается один раз — и приобретает почти  неограниченную возможность общаться со всеми подключенными участниками, не задумываясь об особенностях их учетных систем, их документооборота, квалификации персонала и т.д.

Легко подсчитать, какое  количество различных соглашений об обмене потребуется заключить его  участникам в самом общем случае:

- Для 6 партнеров

N = 6 x (6-1)/2 = 15

- Для 100 партнеров

N = 100 x (100-1)/2 = 4450

Кроме того, необходимо учесть, что коммуникационное оборудование и протоколы, используемые каждым партнером, могут значительно отличаться. Поэтому  организация и обслуживание схемы  электронного обмена данными «каждый  с каждым», ее корректная и надежная работа могут стать трудновыполнимой задачей даже при небольшом числе  партнеров и потребовать значительных ресурсов (финансовых, кадровых, организационных, административных).

Теперь рассмотрим, как  решается задача организации обмена документами в сети EDI.

Количество связей теперь равно числу участников обмена, каждый партнер «играет» по единым правилам и решает всего лишь одну задачу — собственное подключение к EDI - платформе. При этом его совершенно не заботит, каким образом подключены и работают остальные партнеры: EDI- провайдер берет все остальные  задачи на себя. И все это делается за счет того, что на платформе EDI происходит определенная стандартизация сообщений. Их преобразование «на входе» —  к стандартному виду, «на выходе»  — к виду получателя.

Проанализируем экономическую  эффективность при внедрении, возьмем торговую сеть, которая отправляет 4000 заказов в месяц.

Ручная обработка заказа — 30 мин, используя EDI — 5 минут.

Стоимость времени сотрудника — 20 тыс. руб. з/п, + 5 тыс. руб. налоги, + 3 тыс. руб премия, + 20 % от зарплаты officeoverheads, итого: 32 тыс. руб., 1 час = 32 000/21,75/8 =184руб.

Прямая экономия на заработной плате сотрудников:

4000 х 25/60 х 184=301 тыс. руб. 

В любом случае каждый из участников сохраняет свою индивидуальность и при этом получает возможность  общаться с каждым из участников с  минимальными для себя затратами. EDI также может помочь и в разборе  конфликтов. Например, в спорных  ситуациях между партнерами, когда  один утверждает, что отправлял заказ, а второй — что он его не получал. Таких ситуаций может быть множество. EDI в этих ситуациях выступает  третейским судьей, внешним аудитором, фиксатором ситуации, который может  предоставить обоим участникам полную информацию о том, что и когда  происходило с документами.

Если торговое предприятие  имеет несколько сотен или  тысяч поставщиков, то даже простая  экономия в 30 мин. на каждом партнере уже  дает ощутимый результат. Например, московская сеть гипермаркетов «Мосмарт», реализовавшая EDI, имеет 50 тыс. наименований товаров, 800 поставщиков и 75 тыс. покупателей  ежедневно.

В качестве оценки эффективности  использования EDI можно использовать унифицированный набор показателей (KPIs). Использование единых критериев  позволяет компании сравнивать свои показатели с другими компаниями в России, в других странах, внутри корпорации и т.д.

В этой главе мы рассмотрели нормативно-правовые основы использования электронных документов, основные компоненты систем электронного документооборота при осуществлении внешнеторговых сделок и их таможенном оформлении, некоторые общие особенности их реализации, а также провели анализ эффективности использования электронного документооборота

3 Направления  развития электронного документооборота  во ВЭД

3.1 Современные  проблемы систем электронного  документооборота

Высокие темпы роста объемов электронных документов, создающихся и хранящихся в информационных системах предприятия, трудности нахождения, извлечения и предоставления необходимой информации отмечаются всеми ведущими аналитиками мира как ключевые современные проблемы, присущие отрасли систем электронного документооборота (СЭД) и управления контентом.

Ежегодное удвоение массы мирового электронного содержания обусловлено  растущими технологическими возможностями  обработки электронного контента, расширением  видов (номенклатуры) документов, поступающих  в электронные системы хранения, увеличением размеров самих документов. Растет число участников документооборота, работающих с документами и обменивающихся информацией друг с другом в электронном  виде. Все более широкие категории  людей начинают создавать, публиковать  и потреблять документы в электронной  среде.

При этом непрерывно возрастают требования к числу и сложности функций  и процедур обработки документов, которые информационная система  должна брать на себя, способам "обнаружения" электронных документов в корпоративном  хранилище, формам предоставления потребителю. Кроме того, множатся внутренние процессы, которые необходимо выполнять информационной системе по обслуживанию данных.

Среди них особое место занимают процессы, связанные с защитой  информации. Один из ключевых принципов  защиты информации заключается в  том, что права доступа к документам должны определяться на уровне документа, а не только баз данных. Списки управления доступом должны быть динамическими  и меняться (пересчитываться) — часто  многократно, в течение жизненного цикла документа и в связи  с изменениями в организационной  структуре.

Реализация множественных, разнородных, часто взаимно противоречивых требований к СЭД в сочетании с обращением большого количества потребителей с  разнообразными запросами к огромным массивам данных и возрастанием внутренней активности информационной системы  приводит к экспоненциальному росту  нагрузки на систему и соответствующему падению производительности. При  определенных соотношениях технических  и эксплуатационных характеристик  система перестает быть масштабируемой. СЭД достигает порога интенсивности  нагрузки, за которым она не может  нормально функционировать вне  зависимости от предоставляемых  ей системных ресурсов. И чем крупнее  компания, тем выше вероятность, что  этот порог будет рано или поздно достигнут.

В связи с тенденцией массового  подключения к СЭД бизнес-пользователей  наблюдается нарастание проблемы удобства работы различных категорий пользователей  в системе. Эксплуатационную эффективность  СЭД следует оценивать с двух точек зрения. С одной стороны, она определяется временем отклика  системы на различные действия (запросы) пользователей (быстродействие). С другой, — тем, насколько удобно и эффективно пользователь может сформулировать свои запросы к системе, адресовать их и получить адекватный ответ. (В  стандарте ISO DIS 9241-11 определяется понятие "юзабилити" как степень, в которой  продукт может быть использован  определенными пользователями при  определенном контексте использования  для достижения определенных целей  с должной эффективностью, отдачей и удовлетворением). Однако разные категории участников документооборота по-разному работают с документами.

3.2 Перспективы  применения электронного обмена  данными

Несмотря на усложнение взаимоотношений  между компаниями и не очень удачные  попытки стандартизации автоматизированного  документооборота, технология передачи документов между компьютерами - Electronic Data Interchange (EDI) - имеет хорошие перспективы дальнейшего развития благодаря интенсивному использованию глобальной сетевой структуры Internet.

Около двух десятилетий потребовалось  технологии электронного обмена данными, чтобы занять достойное место  в мире информационных систем. Происходящие изменения в аппаратном и программном  обеспечении наряду с бурным развитием  информационных супер магистралей способствуют превращению технологии EDI в универсальный инструмент бизнеса, чего давно ожидали ее сторонники. EDI в своей простейшей форме позволяет компаниям обмениваться документами (счетами, заказами на приобретение товаров, накладными и т. п.) по электронным линиям связи. Основная задача данной технологии - ускорить и упростить ежедневное взаимодействие деловых партнеров, исключив из этого процесса кипы бумажных документов, способных "задушить" любую организацию. За последние годы EDI из простой технологии обработки заказов превратилась в комплексный инструмент управления. В дополнение к передаче обычного набора коммерческих документов EDI используется в таких областях как складское хозяйство или страховая медицина. Эксперты утверждают, что новые технологии и реорганизация бизнес- процессов приведут в ближайшие годы к значительному расширению использования EDI. Это уже не просто пересылка по проводам данных о транзакциях. Здесь уже находит применение текстовая, графическая, звуковая и видео-информация.

Средства мультимедиа все больше внедряются в деловую жизнь. EDI следует рассматривать как информационную коммерцию - технологию, которую можно использовать для обмена публикациями, презентационными материалами и базами данных наряду с традиционными документами деловых операций. Поскольку это уже поддерживается сетевыми структурами, в документах будет не только текст, но и звуковая или видеоаннотация, графические символы и чертежи.

Весьма перспективной для развития EDI видится технология асинхронной передачи данных (ATM). ATM регламентируется группой стандартов, определяющих одновременную передачу в сети больших объемов данных, звуковой и видеоинформации со скоростью до 155 Мбит/с. АТМ позволит применять EDI для передачи полных каталогов продукции и услуг, а это должно оказать заметное влияние на все виды бизнеса, особенно на розничную торговлю. Менеджеры компаний смогут не только видеть строку в каталоге, но и ознакомиться с видеоизображением товара. Грядущие изменения в области использования Х.400 - международного стандарта сетевой связи между компьютерными системами, на котором базируются частные коммерческие службы электронной почты, - окажут влияние и на EDI.

В настоящее время спецификации X.400 расширяются и разрабатывается  новый стандарт Х.435, который будет  регламентировать транзакции EDI. Внедрение X.435 ускорит интеграцию электронной почты и EDI-коммуникаций, так как сможет обеспечить лучшие средства защиты и регистрации информации, чем существующие ныне службы EDI.

Перенос технологии EDI в недорогую  и технически доступную для многочисленных предприятий большого и малого бизнеса  сетевую среду - идея, на которой  основана Fast, автоматизированная электронная  биржевая система, созданная Information Sciences Institute (ISI) Университета Южной Калифорнии. Чтобы воспользоваться ее услугами, покупатель, которому необходимо какое-либо изделие, связывается через Internet из своего персонального компьютера с  городом Марина-дель-Рей (шт. Калифорния), где расположена Fast, и вводит запрос в виде стандартной электронной  формы, поступающей затем в эту  систему по электронной почте. По запросу Fast осуществляет поиск необходимой  информации в разветвленной базе данных. Крупные поставщики применяют "in-plant terminals" - специальные программы, которые в ответ на поступивший  запрос потребителя оперативно отображают информацию базы данных своей продукции. Небольшие фирмы отвечают клиентам по электронной почте, используя для этого специальные формы. Запросы в некоторые компании должны поступать через коммерческие сети, обеспечивающие дополнительные услуги (Value-Added Networks, VAN), в формате базового стандарта представления документов EDI - Х.12 или посредством автоматизированных факсов. Система Fast, содержащая необходимые сведения о форматах для всех зарегистрированных в ней поставщиков, автоматически переводит запросы клиентов в требуемый вид. С момента ввода в действие Fast в 1987 г. с ее помощью осуществлено перемещение товаров более чем 2500 компаний на сумму, превышающую 7 млн. долл. В дальнейшем, учитывая бурное развитие Internet, предполагается значительное увеличение объема таких услуг. ISI получает 8% комиссионных с покупателей и имеет дополнительную финансовую поддержку агентства Advansed Research Project Agency (ARPA), находящегося в ведении Министерства обороны США. К числу пользователей Fast относятся научно- исследовательские подразделения General Еlectric и лаборатории Wright Labs военно-воздушной базы Wright-Patterson. Анна-Лин Ничес (Anna-Lena Neches), операционный менеджер проекта Fast в ISI, не сомневается в хороших перспективах дальнейшего использования Internet для передачи деловой информации. "Internet - это не что иное, как разновидность VAN, - заявляет она.