Коммерческое предложение, методика его разработки, анализ реальных коммерческих предложений, предложения по устранению выявленных ошибо

5. Рекомендации

Наличие рекомендаций может  стать последней каплей, которая  перевесит чашу весов в пользу принятия коммерческого предложения.

Возможны различные  формате представления рекомендаций:

1. Ксерокопии письменного рекомендательного письма. Желательно, чтобы их было несколько (не менее трех). Рекомендательное письмо должно обязательно содержать контактные данные клиента.

2. Страница с контактными  данными рекомендателей. Желательно, чтобы также содержалась информация о том, какое именно решение приобретали указанные клиенты. Разумеется, это должны быть решения аналогичные тому, которое предлагается в данном предложении.

В любом случае (особенно - во втором), следует предварительно получить согласие клиента на размещение его контактных данных в коммерческих предложениях.

1.2.5 Оформление

Коммерческое предложение  является лицом компании ничуть не меньше, чем ее интернет-сайт или  офис. Фактически, по тому, как выглядит предложение, будут составлять представление  о компании.

Во многих компаниях  существуют более или менее четкие рекомендации относительно того, каким  образом должна выглядеть вся  исходящая корреспонденция. Если же таких рекомендаций нет, то следует  придерживаться следующих правил.

Оформление предложения  обязательно должно содержать элементы узнаваемого корпоративного стиля компании, и перекликаться с оформлением корпоративного сайта, буклетов, рекламных материалов или проспектов, и пр. - тогда у клиента компания будет четко ассоциироваться с определенным зрительным рядом.

Каждый лист предложения  должен содержать логотип компании, ее адреса и телефоны. Как правило, все это располагается в верхней  части листа; иногда - вверху располагается  лишь логотип, а данные о компании размещаются внизу листа; но может  быть и иначе - это определяется корпоративным стилем компании.

Однако необходимо соблюсти чувство меры - избыточно красочное  предложение может быть воспринято клиентом, как желание «пустить пыль в глаза».

Если клиенту отправляется бумажный вариант предложения, то крайне желательно, чтобы предложение было полноцветным. Можно обойтись и черно-белым вариантом, однако, от этого предложение сильно проиграет.

Если предложение отправляется по электронной почте, то оформление не должно сильно «утяжелять» файл. Почтовые сервера многих компаний отфильтровывают письма больше определенного объема, поэтому не стоит без особой необходимости отправлять письма более 500 Kb.

Если в предложении  несколько страниц, то они должны быть обязательно пронумерованы, причем - для удобства клиента, следует использовать формат «стр. №_ из (всего)» - это уменьшит риск, что клиент не дочитает предложение до конца, растеряв половину страниц.

Не стоит использовать вычурные шрифты, сложное форматирование и тому подобное, в оформлении коммерческого  предложения желательна умеренность. Лучше, если шрифт будет не очень мелким и привычным. Не стоит использовать в предложении более двух видов шрифтов, злоупотреблять с курсивом, жирностью и подчеркиванием, их целесообразно использовать только для выделения каких-то моментов, причем в незначительных количествах.

Организации, осуществляющей внешнеэкономическую деятельность важно также изучить особенности  стилистики и правила написаний  коммерческих предложений в конкретной стране, где функционирует предприятие. Так, для Германии не должно быть абзацев (просто пропускается строчка), «модный» шрифт (Arial), размер не более 12. Доверять перевод текста следует только опытным переводчикам, тем более не следует прибегать к компьютерному переводу. Серьезные документы должны переводиться или как минимум корректироваться носителями языка.

В большинстве случаев  для передачи предложения клиенту, используют или почтовую/курьерскую службу, или электронную почту. Иногда предложения отправляют по факсу - факсимильная отправка лучше способствует сохранению секретности сообщения, однако, качество полученного факса несколько хуже, чем отправленного .

 

Глава 2. Анализ и оценка коммерческих предложений

 

2.1 Пример 1

Коммерческое  предложение о внедрении системы  электронной коммерции

ООО «Инфо-Порт»

Куда: ООО «Свема»

Кому: Руководителю отдела маркетинга

Романову Андрею Николаевичу

Уважаемый коллега!

Руководство компании «Инфо-Порт» предлагает Вам  рассмотреть предложение о взаимовыгодном сотрудничестве.

Разработанная нами система электронной коммерции позволяет в режиме реального времени совершать комплекс бизнес-операций: оформлять для своих клиентов полисы обязательного и добровольного страхования, принимать у населения платежи за услуги мобильной связи федеральных и многих региональных операторов, городскую и междугороднюю связь, абонентскую плату спутникового телевидения, Интернет и ЖКХ. Кроме того, взаимодействуя с ведущими российскими туроператорами, система позволяет в режиме он-лайн осуществлять продажу туристических путевок в страны с безвизовым и облегченным режимом въезда.

К Вам  в офис ежедневно приходят клиенты, они ждут своей очереди, вносят платежи, консультируются со специалистами  и т.д. Почему бы не предложить им комплекс услуг, которыми регулярно пользуется каждый житель мегаполиса: пополнить счет мобильного телефона, заплатить за интернет или городскую связь, оформить страховку и рассмотреть предложения о том, в какую страну лучше всего отправиться отдохнуть?

Повысить  экономическую рентабельность компании за счет увеличения количества предоставляемых услуг - значит стимулировать приток клиентов в офисы продаж. Мы предусматриваем многоуровневую структуру партнерских отношений и предоставляем возможность формировать собственные сетевые образования (филиалы, агенты, субагенты). Доступ к уникальной в своем роде системе осуществляется с помощью одного компьютера, подключенного к сети Интернет. Подключение к системе и обучение сотрудников производится нами бесплатно.

Мы  готовы ответить на все Ваши вопросы и провести презентации нашей системы. Ждем Вашего звонка по телефону в Москве  (495) 730-36-05.

Краткое досье:

Группа  компаний «Инфо-Порт» основана в 2004 году.

В состав «Инфо-Порт» входят лидеры рынка  страховой и туристической отрасли, а также агентства, осуществляющие продажу авиа и ж/д билетов  и прием всех видов платежей, включая  мобильную связь.

Наша  разработка - Автоматизированная Информационная Система (АИС) - уникальная программа, позволяющая развивать новые каналы дистрибуции. Посредством этой программы разные направления бизнеса и целый штат сотрудников, обслуживающих бесперебойную работу, заменяет всего один компьютер, подключенный к системе АИС «Инфо-Порт».

На  сегодняшний день АИС признана лучшей системой дистрибуции на российском рынке.

ООО «Инфо-Порт»

 

Хотя данное коммерческое предложение хотя и является, так называемым, персонифицированным и направлено конкретному должностному лицу, оно не содержит подписи и информации о лице, составившем и отправившем его. В связи с этим теряется ощущение диалога, которое могло и должно было создать данное коммерческое предложение. Если бы в конце этого коммерческого предложения стояла бы подпись не просто  ООО «Инфо-Порт», а имя и должность сотрудника этой компании, к примеру также руководителя отдела маркетинга, это решило бы проблему восприятия в положительную сторону.

 

Коммерческое предложение  начинается с описания сути предложения - то есть с системы электронной коммерции, как говорится «с места в карьер». Хотя рекомендуется начинать с выявления сути проблемы потенциального потребителя, чтобы плавно подвести его к важности данной системы. Конкретно в этом предложении я предлагаю поменять первые два абзаца местами, таким образом, с логической точки зрения будет выстроена правильная последовательность для получателя и соответсвенно повысится интерес к данному предложению и, соответственно, повысится шанс успешного его рассмотрения.

При описании компании-отправителя и ее продукта используются термины в превосходной степени: «лидеры рынка», «лучшая система», при том, что ни одного подтвердительного документа к предложению не прилагается. Говорить о себе хорошо могут многие, однако конкретная выкладка по доли рынка, или по росту компании, а также о торговых партнерах является, по моему мнению, лучшей рекламой компании, а такой информации, кроме бравурных стандартных фраз предоставлено не было.

Кроме этого, не указаны  преимущества использования именно данной системы электронной коммерции по сравнению с аналогичными. Хотя потенциального потребителя, несомненно более заинтересовала бы система сравнения с конкурентами.

В целом можно сказать, что данное предложение составлено недостаточно грамотно с точки зрения восприятия получателем, а также полноты информации о продукте и поэтому рассмотрено с должной заинтересованностью в сотрудничестве не будет.

 

 

 

2.2 Пример 2

. Коммерческое  предложение о приобретении электротехнической  продукции

TREVIS & VVK

Куда: ООО «Запад-Сервис»

Кому: Руководителю отдела технического развития

Светлову Алексею Юрьевичу

Уважаемый Алексей Юрьевич!

Компания TREVIS & VVK предлагает Вам качественную электротехническую продукцию ведущих мировых производителей.

Ассортимент нашей компании составляет более 30.000 наименований оборудования, расходных материалов, инструмента, который Вы можете в любой момент заказать со склада представительства нашей компании в Санкт-Петербурге.

Мы  предлагаем:

- Кабельно-проводниковую  продукцию любого профиля и сечения (ВВГ, ВВГнг, ВббИв и др.)

- Системы  для прокладки и соединения  кабеля;

- Распределительные  щиты и шкафы (до 6300А), аксессуары  к ним;

- Низковольтную  аппаратуру;

- Пускорегулирующую  аппаратуру;

- Электрические  счетчики;

- Светотехнику (лампы, светильники, дросселя, стартеры, элитный свет);

- Удлинители, пробки, патроны, катушки, вилки,  шнуры, розетки и многое другое - в огромном ассортименте;

-Конвекторы, теплые полы;

- Качественный  инструмент для электрика.

В число  производителей, продукция которых  представлена в нашей фирме, входят только проверенные компании, гарантирующие качество и высокие эксплуатационные характеристики оборудования. Среди наших партнеров такие известные предприятия, как ABB, Schneider Electric, Legraund, DKC, Cavel, российские производители кабельной и электротехнической продукции - ИЭК, Лисма, RuVinil, Wessen, Apator, ЛЭМЗ.

Вся продукция сертифицирована и  соответствует российским и европейским  стандартам качества.

5 причин работать с нами - на  следующей странице!

Почему с TREVIS & VVK выгодно работать?

1. Цены не кусаются. У нас одни из самых низких цен в Европе на качественную электротехническую продукцию. Покупать у нас выгодно как оптом, так и в розницу!

2. Доставка за наш счет! Бесплатная доставка оптовых заказов «от двери до двери» полностью решает проблему с транспортировкой электротехнической продукции. Мы бесплатно доставим купленный Вами товар до Вашего склада, строительной площадки или магазина.

3. Накопительные скидки. Система накопительных скидок делает работу с нами выгоднее с каждым заказом. Чем больше Вы с нами работаете - тем больше Ваши скидки!

4. Отвечаем на вопросы. Каждый клиент компании независимо от объема закупок может рассчитывать на бесплатные консультации наших менеджеров по вопросам выбора оборудования, квалифицированную помощь в покупке необходимых товаров.

5. Приехал и купил! У нас Вы сможете приехать и сразу приобрести необходимое Вам оборудование - без очередей и ожидания, пока продукция поступит на склад.

Если  Вам нужна электротехническая продукция  в любом объеме, и требуется надежный и стабильный поставщик - выбирайте компанию TREVIS & VVK, предлагающую огромный ассортимент товаров по конкурентоспособным ценам и европейский уровень обслуживания.

Гарантии, сервис, услуги электриков:

При покупке кабельной и электротехнической продукции в нашей компании Вы получаете все гарантии производителей, право заменить продукцию в случая выявления заводского брака. Гарантийный срок на электротехнические товары составляет минимум год.

Кроме поставки электротехнической продукции, специалисты TREVIS & VVK осуществляют проектирование и монтаж электрических систем, сборку электрощитов и иные услуги, связанные с монтажом и обслуживанием электрики. Если Вам требуется квалифицированные услуги специалистов - звоните в нашу компанию прямо сейчас!

«TREVIS & VVK» - продажа кабельной и электротехнической продукции, инструмента для электрика. Более 30.000 наименований на складе.

Каталог продукции на сайте: http://trevis-vvk.ru/

С глубоким уважением и надеждой на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество менеджер отдела продаж компании «TREVIS & VVK»

 

Рассмотренное коммерческое предложение в общем составлено достаточно грамотно, в нем присутствуют элементы персонализации как по отношению  к получателю предложения, так и  отправителя, выражено уважение к получателю. Коммерческое предложение написано доступным языком, обоснованы выгоды для клиента работать именно с этой компанией, перечислены конкурентные преимущества.

Существенным недостатком  данного предложения является отсутствие направленности на клиента. Предложение содержит информацию исключительно о компании-поставщике, и даже описание преимуществ работы с ней сформулировано общими фразами, подходящими абсолютно для любой организации. При прочтении данного предложения у получателя скорее всего не сложится впечатление, что оно написано конкретно ему. Хотя изначально данное коммерческое предложения, с учетом элементов персонализации получателя и отправителя было направлено конкретной компании.

Этого можно было бы избежать добавив конкретики, касательно компании получателя. Во-первых всегда приятно понять, что о тебе знают и обращаются конкретно к тебе. Во-вторых так можно выделить проблемы или потребность в товарах компании отправителя, так как заинтересованный получатель гораздо с большей вероятностью пойдёт на контакт и дальнейшие переговоры.