Коммуникации в процессе управления

Совокупность этих средств  призвана выполнять следующие функции: дополнение речи, замещение речи, репрезентация  эмоциональных состояний партнеров  по коммуникативному процессу.

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Коммуникационные процессы и сети

1 Процесс коммуникации

Коммуникативный процесс - это  процесс взаимодействия между различными субъектами коммуникаций, при котором  осуществляется обмен информацией. Коммуникативный процесс включает в себя динамическую смену этапов формирования, передачи, приема, расшифровки  и использования информации в  обоих направлениях при взаимодействии коммуникатов. Процесс обмена информации начинается с её формирования. Например, чтобы подготовить рекламное  сообщение о каком-либо товаре, адресованное определенной аудитории, необходимо сконструировать  его образ, выгодно отличающийся от аналогов. Далее рекламную концепцию  нужно воплотить до включения  обладателя в процесс потребления. Исходя из этого, информация, предназначенная  для использования в коммуникативном  процессе между продавцом и покупателем, должна включать в себя как очевидные (реальные) сведения, так и символические (образные), которые помогают придать вещи социальную ценность.

Способность передачи информации определяется целью коммуникации, сформированностью  каналов коммуникации, наличием общих  сторон коммуникации знаковой системы (языка общения, символьной системы). Язык общения характеризуется жанрами  устной и письменной форм речи, которые  должны быть сформированы для каждого  канала коммуникации. Стандартизация коммуникации осуществляется исходя из стандартов стиля, механизма передачи информации. Для передачи смысловой  и оценочной информации отбираются соответствующие вербальные и невербальные средства.

Передаваемая информация должна адекватно восприниматься получателем. Для этого кодирование и декодирование  замыкает единую цепь. В том случае, когда коммуникация осуществляется с помощью технических средств, обеспечивается кодирование и декодирование (шифрование и дешифрование) информации по различным каналам средств  массовой коммуникации (с помощью  соответствующей аппаратуры, идентичной на входе и канала коммуникации).

Коммуникативные факторы  как выбор языкового кода, так  и нормы их использования и  способы актуализации частных коммуникативных  функций формируют коммуникативную  установку.

Языковый код выбирается, исходя из объема, частотности, существующих коммуникативных средств и каналов  коммуникации. На выбор языкового  кода также влияют тематика, жанр публикаций, тип радио- или телепередач. Выбор  кода определяется реально функционирующими в прессе, радио и телевидении  видами языков. Свой языковый код подбирается  для людей соответствующего образовательного и культурного уровня. В национальных регионах законом предписывается необходимость  использования языка коренного  населения в СМИ, в образовательных, научных государственных учреждениях.

Среди эстетических требований к речевому коммуникативному процессу - ограничение или полное исключение использования неблагозвучных и  редко употребляемых форм, недопущение  в одном высказывании слов с общим  корнем и тождественным содержанием, неоправданных повторов, пауз.

Эффективность коммуникативного процесса увеличивает обращение  к известным именам, авторитетам. Люди чувствуют себя уверенней, если их мнение совпадает с точкой зрения известных личностей. Нередко в  коммуникативном процессе можно  заметить использование экзотических терминов, с целью введения слушателя (читателя, зрителя) в мир таинственного  и неизведанного. В то же время  перенасыщенность сообщения непонятными, хотя и будоражащими воображение  словами, может создать барьер непонимания.

Таким образом, использование  различных приемов поддержания  коммуникативного процесса и факторов, способствующих воздействию средств  массовой коммуникации на индивидов  и социальные группы, позволяет коммуниканту направлять процесс обмена информации в нужное русло и добиваться поставленных им целей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Прохождение  информации по элементам коммуникативной  системы

Среди элементов цепи коммуникации выделяют: кодирование, передача сигнала, канал (передаточный механизм), приём  и декодирование, обратная связь, помехи и барьеры.

Кодирование ставит задачу преобразования сигнала в форму, обеспечивающую оптимальную передачу сигнала по определенному каналу коммуникации. Форма сигнала в  виде набора символов выбирается в  зависимости от специфики коммуникативной  системы, включающей все отмеченные элементы коммуникации.

Канал является промежуточным  механизмом от коммуникатора к реципиенту. Это и устное обращение, телефонная и интерактивная (двусторонняя телесвязь), это и собрания, митинги, шествия, это и офис, где происходит обмен  информацией, это и уличная, и  любая другая реклама, посредством  которой рекламодатель общается с рекламополучателем и др.

Передача сигнала осуществляется через канал коммуникации. Вид  сигнала зависит от типа осуществляемой коммуникации и используемого канала.

Прием и декодирование  сигнала. Каждый реципиент может  полноценно функционировать в системе  коммуникации, если в состоянии понять то, что ему передают. Если каналом  коммуникации является звук, то лишь поняв  систему звуковых символов, составляющих понятные слова и предложения, можно  наладить речевую коммуникацию. При  передаче сигналов в виде азбуки Морзе  реципиент должен принимать радиосигнал, состоящий из комбинаций коротких и  длинных сигналов (точек и тире) и декодировать их путем распознавания  набора символов, заключенных между  паузами.

Дешифровку и преобразование сигнала в исходную форму, которую  они имели до шифрования, осуществляют специальные устройства, называемые декодерами. Специалисты считают, что  наиболее важным фактором, нарушающим «общность» в коммуникациях между  источником и получателем информации, являются изменения, которые происходят в ее кодировании и расшифровке. Наиболее эффективные коммуникации устанавливаются в том случае, когда процессы кодирования и  расшифровки информации являются единообразными. Когда эти процессы становятся разнородными, коммуникации разрушаются. Н. Винер  назвал эту проблему энтропией, т. е. тенденцией процессов человеческого  общения к распылению.Такая тенденция возникает в том случае, когда работники организации имеют различный опыт, используемую лексику, знания, интересы и т. п., в результате этого возникают барьеры для эффективных коммуникаций.

При передаче сигналов на его  пути возникают барьеры и помехи. При диалога людей различной  национальности, например, может возникнуть языковый барьер, а при прохождении  радиосигнала - радиопомехи. В коммуникациях  между руководителем и подчиненным  в качестве помех и барьеров могут  служить статусные различия между  руководителем и подчиненным, или  желание слышать только то, что  хочется услышать. В беседе помехой могут быть и отвлечения, и неправильная интерпретация полученной информации реципиентом, и семантические проблемы (придание различных значений одним и тем же словам).

Все помехи и барьеры искажают передаваемый сигнал, поэтому коммуникатору  важно убедиться в том, правильно  ли понята реципиентом информация. Для этого в систему коммуникации включается канал обратной связи. В  разговоре в качестве канала обратной связи может быть, например, краткий  пересказ реципиентом услышанного. В коммуникациях радиотелеграфистов с помощью азбуки Морзе - это подтверждение  получения всего объема сообщений (определенное количество групп, состоящих из пяти знаков).

Благодаря обратной связи, даже при имеющихся искажениях, коммуникация превращается в дорогу с двусторонним движением, а сам процесс приобретает  динамику. При этом достаточно, чтобы  обратная связь в её кодовой системе  была известна новому получателю. Например, порой на какую-то фразу мы можем  ответить просто кивком головы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Коммуникационные  сети и их разновидности

Коммуникационная сеть - это соединение определенным образом  участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью  информационных потоков . В данном случае рассматриваются не индивиды как  таковые, а коммуникационные отношения  между индивидами. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или  сигналов между двумя и более  индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется  на выработанных в организации образцах этих потоков. А не на том, удалось  ли передать значение или смысл послания.

На предприятиях коммуникационные каналы объединяются в сети, связывающие  элементы управленческой структуры  в единое целое. Они объединяют в  себе формальные и неформальные коммуникационные каналы, как дублирующие, так и  дополняющие друг друга.

Исходя из отечественного и зарубежного опыта можно  выделить три вида коммуникационных сетей:

·открытые, в этих сетях  движение команды или информации может быть остановлено, так как  попадает в тупик, т.е. к элементу структуры управления, находящемуся в конце канала. Одновременно движение может встретить препятствие  в виде посредника или контролера, но который по каким - то причинам этому  движению препятствует (останавливает, искажает, направляет в другую сторону) и которого нельзя обойти.

·Замкнутые, в них тупики и контролеры либо отсутствуют, либо могут быть обойдены.

·Комбинированные сети сочетают в себе оба принципа построения и  присущи крупным многоуровневым предприятиям.

Рассмотрим более обстоятельно каждый из видов сетей, их преимущества и недостатки, помня при этом, что речь идет об их принципиальных схемах, а не о "портретах" тех  или иных реальных организаций или  подразделений.

Наиболее простой вид  открытой коммуникационной сети - линейная, называемая змеей . Она характеризует элементы структуры управления А и Б, которые соединяясь находятся в тупиках, а В выполняет роль не только посредника коммуникаций, но может контролировать их. Такая сеть соединяет работников одного уровня управления, имея чаще всего неформальный характер, или является элементом более сложной сети.

 

Если число звеньев, принадлежащих  к нижнему уровню иерархии управленческой структуры, не выходит за пределы  диапазона контроля, наиболее подходящей для нее является коммуникационная сеть, называемая звезда позволяет  оперативно получать информацию, концентрировать  ее в центральном звене А и  в кратчайшие сроки направлять исполнителям Б, В, Г. Звену А легко поддерживать порядок в управлении, поскольку  при коммуникациях отсутствуют  посредники и неформальные каналы, что делает невозможным появление различного рода "возмущений". Однако для крупных управленческих структур такая коммуникационная сеть непригодна. Центральное звено А уже не в состоянии вырабатывать самостоятельно все решения и доводить их до исполнителей. В этом случае появляется помощник (посредник) Б, конкретизирующий команды и распределяющий информацию между исполнителями В , Г, Д. Являясь представителем среднего уровня управления и играя вторые роли, на деле он получает огромную власть, так как контролирует информацию и может навязывать свою волю первому лицу. Такая сеть получила название шпора .

 

В сетях типа звезда и  шпора число коммуникационных каналов, сходящихся к центральному элементу, на практике может бесконечно расти  и в конце концов превысить  возможности отдельного человека их контролировать. Это обстоятельство ставит естественный предел развитию управленческих структура следовательно, препятствует расширению самих предприятий, обусловленному ростом масштабов производства.

Поэтому для крупных многопрофильных  функциональных структур свойственны  иные коммуникационные сети, например, тент  и его модификации. Суть этих модификаций, получивших название палатка и дом  состоит в официальном допущении наряду с вертикальными горизонтальных коммуникационных каналов, посредством которых подчиненные могут напрямую самостоятельно решать многие второстепенные проблемы, что позволяет руководству не отвлекаться на них и сосредоточиться на главном.

 

В "палатке" допускается  один уровень горизонтальной коммуникации - между вторыми лицами; в "доме" же такие каналы возможны на всех уровнях  управленческой структуры, что придает  ему характер замкнутой сети. Практика показывает, однако, что вследствие относительно свободного пользования  коммуникационными каналами здесь  могут возникать определенные целенаправленные деформации, с помощью которых  отдельные субъекты управленческой структуры могут быть сначала  выключены из системы коммуникаций, а затем удалены из нее

Например, на основе предварительной  договоренности субъект Д может  направлять информацию для А через  Б и Г, минуя В, что должен делать в соответствии с формальными  предписаниями. Через некоторое  время будет нетрудно доказать принципиальную ненужность В и возможность исключения его из управленческой структуры.

В целом открытые коммуникационные структуры присущи бюрократическим  структурам, где имеет место жесткое  подчинение одних звеньев другим и преобладают формальные связи. Однако в рамках таких предприятий  могут существовать и гибкие структуры - консультационные и совещательные (комитеты, комиссии, специальные творческие группы), которые основаны преимущественно  на неформальных или полуформальных внутренних связях и принципах самоуправления. Коммуникации здесь осуществляются посредством замкнутых сетей, в которых посредники.

Основой замкнутых сетей  является сеть типа "круг"

 

В крупных предприятиях он может быть сложным, включающим дополнительные коммуникационные каналы, связывающие  всех со всеми. "Круг" характерен для структур с благоприятным  морально-психологическим климатом. Он помогает объединять людей, облегчать  обмен информацией и идеями, стимулирует  творческие процессы.