Коммуникации в процессе управления

В крупных предприятиях творческие группы могут быть связаны друг с  другом, и тогда коммуникационная структура принимает вид "сот" Это - сеть комбинированная, представляет собой единство открытой "змеи" и замкнутого "колеса" или "круга". Процесс коммуникаций имеет уже здесь свои тупики, а связники легко превращаются в контролеров. Эти тупики при необходимости можно преодолеть замыканием самой "змеи" с использованием принципа "соединительного звена"

 
 

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Коммуникационные  каналы и сети в структуре управления

Основу процесса управления составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры (подразделениями, должностями, отдельными лицами), осуществляемое с помощью коммуникационных каналов, реализуемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирования электронных средств связи и  т.п.

По характеру передаваемой информации взаимодействие может быть информационным, административным и  техническим.

В рамках информационного  взаимодействия субъекты управленческой деятельности обмениваются сведениями, необходимыми для принятия решения. Эти сведения бывают официальными, закрепленными юридически, и неофициальными, не обладающими никаким правовым статусом и служащими для ориентации в производственной ситуации.

В процессе административного  взаимодействия в прямом направлении  передаются управленческие полномочия и ответственность, распоряжения, инструкции, рекомендации, а в обратном —  отчеты, сведения, мнения и др. По назначению административное взаимодействие носит координационный и интеграционный характер.

Практическая деятельность в процессе технического взаимодействия осуществляется между субъектами управленческой структуры (подготовка или проведение совещаний, обмен опытом и документами и пр.).

Взаимодействие может  быть прямым и косвенным, непосредственным и опосредованным через промежуточное  звено. Совокупность каналов может  быть локальной и глобальной, а  взаимодействие — централизованным, децентрализованным и полицентричным.

Сами каналы взаимодействия могут различаться по техническим  возможностям (пропускнойспособности, скорости движения, потерям) и направленности коммуникаций. Если коммуникационные каналы связывают элементы управленческой структуры, принадлежащие различным уровням, то они являются вертикальными (восходящими и нисходящими), если одному — горизонтальными, если и тем и другим — диагональными. Горизонтальные и диагональные каналы часто используются для неофициальных и полуофициальных контактов взаимодействия.

Исследования показывают, что в крупных организациях при  переходе от одного уровня к другому  теряется до 30% информации, а в целом  по цепочке при движении сверху вниз — до 80%, а снизу вверх —  до 90%. По горизонтальным каналам гораздо  меньше — обычно не более 10%.

Можно утверждать, что эффективность  работы менеджера зависит прежде всего от эффективности его коммуникаций и навыков делового общения: умения вести личную беседу и разговаривать по телефону, читать и составлять деловые записки, письма и отчеты, участвовать в совещаниях и т.п.

Коммуникации в организации  — это сложная, многоуровневая система, охватывающая как внешнее окружение (внешние коммуникации), так и  саму организацию и ее элементы (внутренние коммуникации).

Внешние коммуникации —  это обмены информацией между  организацией и ее внешней средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т.д.) оказывают наибольшее влияние на работу организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций.

Внутренние коммуникации — информационные обмены, осуществляемые между элементами организации. Внутри организации обмены информацией  происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между  подразделениями (горизонтальные коммуникации).

Одни их делят на две  части по направлениям движения информации: канал прямой информации и канал  так называемой «обратной связи». Другие подразделяют каналы согласно видовому роду коммуникаций: визуальная, вербальная, перформанская (ритуалы), мифологическая, художественная.

Третьи — каналы информации напрямую связывают с двумя большими группами информации: 
• «входящая информация» — исследование общественного мнения, «горячие линии», мониторинг радио- и телепередач, личные контакты, консультации и др.; 
• «исходящая информация» — пресса, выставки, конференции, рассылка по почте, телексу и факсу и др.

Четвертые делят информацию по форме контроля над ней со стороны  коммутатора: на контролируемую и не контролируемую.

Эффективность коммуникаций во многом определяется количеством  каналов связи в сети и ее характером. Для уменьшения возможных шумов  в организации целесообразно  иметь минимальное число каналов  связи в сети коммуникаций. Исходя из этого положения, рассмотрим основные возможные комбинации каналов связи  между работниками и/или подразделениями  организации. Они могут быть сгруппированы  в три основные системы связей: последовательную, веерную и круговую.

Минимальное число каналов  связи обеспечивают последовательная и веерная сети коммуникаций. Это  вроде бы подтверждает одно из основных достоинств организации, построенной  по строго иерархическому принципу. Однако иерархическая структура дает только минимальное количество официальных  каналов, а, как уже отмечалось, в  любой организации существуют и  неофициальные, неформальные каналы связи. Официальная сеть коммуникаций часто  относительно стабильна, быстро устаревает, и люди ищут пути, как сделать  ее динамичнее и эффективнее в  быстро меняющейся ситуации. Поэтому  на практике фактическая сеть коммуникаций в любой организации, а тем более коммерческой, представляет собой не последовательную или веерную, а, скорее всего, круговую систему, в которой рядом с официальными, прежде всего вертикальными, коммуникациями (руководитель — подчиненный), существует большое число неформальных.

Кроме того, исследования, проведенные  социологами в малых группах, показали, что различные сети коммуникаций неравноценны по своим качественным характеристикам и, следовательно, их эффективность для организации неодинакова.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3 .Коммуникации в процессе управления

Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Нехватка нужной информации, как и  избыток ненужной, дезорганизует  любую хозяйственную деятельность.

Потребность в управленческой информации определяется особенностью решаемых задач (содержанием, повторяемостью и пр.); имеющимися у работников знаниями, опытом, образованием (чем они выше, тем меньше те нуждаются в дополнительной информации).

Информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой организации. Обладание ею дает в руки реальную власть, и поэтому  лица, причастные к ней, стремятся  ее утаить.

Особенностями информации как  ресурса являются: неисчерпаемость, сохраняемость и накапливаемость, возможность параллельного использования, легкость передачи.

К информации предъявляются  такие требования как: количественная и качественная полнота, актуальность, достоверность и точность, полезность, характеризующаяся экономией затрат на принятие решения.

Можно дать следующую классификацию  информации в процессе управления:

1) по носителям (электронные,  вещественные и т.п.);

2) по направлению движения (входящая и исходящая);

3) по источнику (внешняя  и внутренняя);

4) по содержанию (экономическая,  правовая, техническая, маркетинговая  и пр.);

5) по степени надежности: достоверная (уровень достоверности  80 – 100%), вероятностная (менее  80%), ложная (заведомо или в силу  обстоятельства, например опоздания);

6) по способам распространения:  устная, письменная и комбинированная

7) по характеру потребности:  постоянная информация требуется  в неизменной форме в течение  длительного времени (например, законодательные  акты), фиксируются на стойких  носителях и должна быть общедоступной;  переменная используется в течение  короткого срока или один раз;

8) по степени важности:

- основная информация  включает сведения, необходимые  для принятия решений и выполнения  работы (например, указания, предписания,  инструкции);

- вспомогательная облегчает  работу с основной;

- желательная (без которой,  однако, можно обойтись) несет сведения  об итогах, перспективах на будущее,  событиях внутренней жизни и  т.п.;

9) по степени готовности  для использования:

- исходная информация, представляющая  совокупность несистематизированных  данных, полученных непосредственно  из их источника впервые;

- промежуточная информация  несет в себе сведения, прошедшие  через процесс предварительной  «очистки» и систематизации, позволяющий  решить вопрос о конкурентных  направлениях и способах их  дальнейшего использования;

- конечная информация  дает возможность принимать обоснованные  управленческие решения.

Промежуточная и конечная информация являются производными по отношению к исходной. Они получаются путем ее логической обработки.

Специфической формой управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную эмоционально значимую для себя ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия объяснения, кочуя от одного субъекта к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформулируется вариант, в целом устраивающий большинство.

Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80-90 процентов.

Процесс управления и, прежде всего, выработка стратегии предприятия  невозможны без обладания широкой  информацией. Эта информация состоит  из сведений, почерпнутых из внутренних (бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие  наблюдения и пр.) и внешних источников (публикации в книгах, каталогах, справочниках, журналах, газетах). Эффективный сбор информации должен опираться на научных  подход, обеспечивающий объективность  и точность результата, быть систематическим, вовлекать в свою орбиту разные источники, сопровождаться анализом.

Сегодня источники информации настолько многочисленными, а сама она так разнопланова, что определенная ее часть может быть не вполне достоверной  и поэтому должна многократно  перепроверяться.

Поэтому в крупных организациях создаются специальные подразделения, занимающиеся ее планированием, сбором, обработкой, анализом, оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а  также созданием базы стратегических данных.

Коммуникационные каналы и разновидности коммуникационных структур в процессе управления

3.1 Коммуникационные каналы и коммуникационная структура

Взаимодействие между  элементами управленческой структуры  осуществляется посредством коммуникационных каналов. Совокупность таких каналов, связывающих органы управления, образуют коммуникационную структуру.

Такая структура может  быть глобальной, когда охватывает предприятие в целом, и локальной, если относится только к одной  ее части, например подразделению.

Осуществление коммуникаций только через одно какое-то центральное  звено означает, что коммуникационная структура является централизованной. Причем само это звено выступает  в качестве не только посредника, но и источника и контролера коммуникаций преимущественно вертикального  характера. В то же время коммуникационная структура может быть и полицентричной, предполагающей наличие нескольких равноправных субъектов, выполняющих  функции «узлов» коммуникаций, или  децентрализованной, когда большая  их часть происходит напрямую.

Коммуникационные каналы различаются, прежде всего, техническими возможностями: пропускной способностью (реальным объемом и скоростью  взаимодействия, которое может осуществляться с их помощью за единицу времени), частотой и масштабами возможных  сбоев (например, потерь информации). Другой характеристикой коммуникационных каналов является их направленность. Она может быть односторонней, когда  коммуникация идет в одном направлении (например, отчет о проделанной  работе), или двусторонней, предполагающей взаимодействие (переговоры).

Коммуникационные каналы внутри предприятия могут быть официальными и неофициальными. Первые связывают  между собой должности или  подразделения, а вторые – субъектов  управления как частных лиц.

Если коммуникационные каналы соединяют элементы управленческой структуры, принадлежащие к различным  ее уровням, они являются вертикальными. По ним сверху вниз передаются, например, команды и инструкции, осуществляется регулирование деятельности нижестоящих  звеньев. Снизу верх поступают отчеты о проделанной работе и рекомендации руководству.