Отчет по практике в ООО «Интеркомплектсервис»

Поступившие в организацию документы проходят следующие этапы обработки: первичную обработку – проверка правильности доставки писем, предварительное рассмотрение – распределение на регистрируемые и нерегистрируемые, разметку, регистрацию, рассмотрение документов руководством, направление на исполнение, контроль за исполнением, исполнение документов, подшивку документов в дела.

Номенклатура дел – перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организаций с указанием сроков их сохранности, оформленный в установленном порядке. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, индексации дел и определения сроков их хранения. Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся необходимые изменения, она утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января следующего года. В номенклатуру включаются дела, заводимые в организации, не включая печатные издания, а также другие вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность подразделений. Номенклатура имеет 5 граф:

1. Индекс дела. Он складывается из условных обозначений подразделений и порядкового номера дела в пределах подразделения.
2. Наименования разделов, наименования (заголовки) дел.
3. Количество дел, томов. Заполняется номенклатура дел в конце года.
4. Сроки хранения и статьи перечня.
5. Примечания. Здесь указываются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. При составлении сводной номенклатуры дел обязательно следует оставлять резервные индексы. Номенклатура является первичным документом, по которому осуществляется передача в архив документов временного срока хранения до 10-ти лет включительно. Документы временного срока хранения свыше 10-ти лет и постоянного срока хранения передаются в архив по описям дел.

Для определения сроков хранения, передачи документов в архив и уничтожения документов руководителем назначается экспертная комиссия, которая отбирает документы постоянного и временного хранения свыше 10-ти лет для передачи в архив, временного хранения до 10-ти лет включительно для дальнейшего хранения в подразделениях и временного хранения, сроки хранения которых истекли, - для выделения к уничтожению. В архив передаются дела постоянного, временного более 10-ти лет хранения и по личному составу. Их передача производится по описям дел. Дела временного до 10-ти лет включительно хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся централизованной службой ДОУ, а по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке. Указанные дела могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя. Их передача осуществляется по номенклатуре дел. Сотрудником архива предварительно проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствие с номенклатурой дел организации. Дела передаются по описи заведующему архивом или лицу, ответственному за архив, в присутствии сотрудников подразделения. Дела выдаются из читальных залов хранилищ для использования и проведения архивных работ с документами. Пользователи архивной информации работают в читальных залах. Дела во временное пользование выдаются не более чем на 30 дней. Выдача дел во временное пользование другой организации оформляется актом «О выдаче дел во временное пользование». При выдаче дел для использования взамен подкладывается карта-заместитель дела. В ней указывается шифр дела, дата выдачи, фамилия пользователя (название организации), дата возврата дела. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается и хранится до минования надобности. Список организаций, документы которых должны передаваться на государственное хранение, определяется государственной архивной службой. Прием документов Национального архивного фонда РБ на государственное хранение осуществляется в соответствии со сроками их ведомственного хранения. Дела передаются в государственный архив по описям, утверждаются в установленном порядке. Организация оплачивает стоимость работ по передаче документов. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи. Организации, деятельность которых не создает документы Национального архивного фонда РБ, хранят свои документы в соответствии со сроками, определенными перечнями документов с указанием срока сохранности. Различают оперативное и архивное хранение документов. С момента заведения до передачи в ведомственный архив или архив организации документы хранятся в подразделении в оперативном архиве. Дела находятся в рабочей комнате в специально отведенном для этой цели помещении, располагаются в запирающихся шкафах. Документы должны быть защищены от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Выдача документов осуществляется только с разрешения руководства. На место изъятого из дела документа помещается листок-заменитель, по которому контролируется возврат документа. На выданное дело заводится карта-заменитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Завершенные дела постоянного и временного (более 10-ти лет хранения) в течение 2-х лет остаются в подразделении, а затем сдаются в архив. Архив принимает от подразделений только правильно оформленные дела. Организация имеет право сохранять в оперативном архиве до уничтожения документы временного срока хранения до 10-ти лет включительно. Документы сроком до 10-ти лет хранения передаются в архив по решению организации. Исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за отчетным (календарным) годом. Документы хранятся 3 года по истечении ревизий и после налоговых проверок. После проведения отбора документов на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению. Акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются комиссией организации одновременно с описями дел, затем утверждаются руководителем организации. Юридические и физические лица, являющиеся источником формирования Национального архивного фонда РБ, не имеют права уничтожать архивные документы без разрешения органов государственной архивной службы РБ. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению дел, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Организациям всех форм собственности запрещается уничтожение документов с не истекшими сроками хранения. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемосдаточными накладными. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте, который подшивается в соответствующее дело только после внесения изменений в учетные документы архива. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения при помощи уничтожителя бумаг либо иным путем не допускается. Исключение в соответствие с нормативными правовыми актами делается для документов, содержащих так называемую конфиденциальную информацию и соответствующие грифы «Секретно» для служебного пользования. Уничтожение таких документов осуществляется с оформлением отдельного акта и отражением факта уничтожения в учетных формах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Ознакомление с организацией материальной ответственности за сохранность имущества торгового предприятия

 

 

 Имущество Общества составляют основные фонды и оборотные средства, а также иные ценности, стоимость которых отражается в балансе Общества.

Основными средствами признается имущество, используемое в течение периода, превышающего 12 месяцев, и имеющее стоимость свыше 30 базовых величин на дату ввода в эксплуатацию.

В состав предметов включаются предметы, служащие менее одного года, независимо от их стоимости либо предметы, служащие более одного года, стоимость в пределах 30 базовых величин, а ковры и ковровые изделия – в пределах 10 базовых величин в момент передачи в эксплуатацию.

Предметы стоимостью до 2 базовых величин списываются в расход по мере  передачи их в эксплуатацию. Материально ответственными лицами учет указанных предметов осуществляется в количественном выражении.

Права и обязанности сторон согласно законодательству фиксируются в письменном договоре о полной индивидуальной ответственности. Кладовщик несет индивидуальную материальную ответственность за сохранность поступивших на склад материалов, о чем прописано в трудовом договоре.

Наниматель должен создать работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения сохранности вверенного ему имущества; знакомить с законодательством о полной материальной ответственности. Работник должен принимать на себя полную материальную ответственность за сохранность вверенного ему имущества, бережно относится к ценностям, своевременно сообщать нанимателю обо всех обстоятельствах, угрожающих сохранности вверенных ему ценностей, вести учёт, составлять отчёты, проводить инвентаризацию.

В случае не обеспечения сохранности возмещение  ущерба производится в соответствии с законодательством. Сроки привлечения к материальной ответственности ООО «Интеркомплектсервис»  определены согласно Трудовому кодексу.

 Работник обязан доказать отсутствие своей вины в причинённом вреде. Если ущерб причинён не по вине работника, то он не несёт материальной ответственности.

 

 

 

7. Ознакомление с организацией работы собственного автотранспорта.

 

 

На балансе ООО «Интеркомплектсервис» нет собственного автотранспорта. Для осуществления грузоперевозок организация заключила договор «об использовании личного автомобиля в служебных целях» с водителем. Согласно данному договору водитель по поручению руководителя должен использовать личный автомобиль в следующих целях:

1. Доставка грузов;
2. Поездки в командировку

Транспортными документами при выполнении автомобильных перевозок грузов ООО «Интеркомплектсервис» признаются:

путевой лист;

товарно-транспортная накладная;

иные документы в соответствии с законодательством.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8. Ознакомление с организацией труда персонала предприятия

 

 

Среднесписочная численность работников за год составила 4 человека. Фонд оплаты труда работников Общества составил 2 544 696 млн. рублей. Заработная плата начислялась за выполненную работу и отработанное время, выплаты стимулирующего характера, выплаты компенсационного характера, оплата за неотработанное время. За счет прибыли работникам были оказаны трудовые и социальные льготы, предусмотренные коллективным договором: премии, материальная помощь, единовременные поощрения.

В ООО «Интеркомплектсервис» работает 4 человека, в том числе работников, находящихся в социальных отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком, по достижении им 3 лет – 0 человек. В организации работают 1 руководитель. Имеют высшее образование – 3 человек, среднее специальное образование – 0 человека, общее среднее образование – 0 человек (учатся в ВУЗах и ССУЗах). В Обществе работают 2 женщины, 2 мужчин.

Для работников ООО «Интеркомплектсервис» установлена 5-дневная рабочая неделя. Полная норма продолжительности рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

Накануне государственных праздников и праздничных дней продолжительность работы сотрудников сокращается на 1 час.

Время начала работы работников ООО «Интеркомплектсервис» - 9 часов 00 минут, обеденный перерыв с 13.00 до 14.00 часов, время окончания – 17 часов 30 минут. Выходные дни – суббота, воскресенье.

В рабочее время запрещается отвлекать работников от непосредственной работы, освобождать от работы для выполнения общественных обязанностей и проведения мероприятий, не связанных с производственной деятельностью, если иное не предусмотрено законодательством.

Очередность предоставления ежегодных отпусков устанавливается Нанимателем с учетом необходимости обеспечения нормального хода трудового процесса и благоприятных условий для отдыха работников ООО «Интеркомплектсервис». График отпусков составляется на каждый год не позднее 15 февраля и доводится до сведения всех сотрудников ООО «Интеркомплектсервис».

Оплата труда производится в соответствии с Постановлением Министерства труда и социальной защиты РБ от 20.09.2002г. №123 «Инструкция о порядке применения Единой Тарифной Сетки работников РБ».

За образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу, новаторство в труде и за другие достижения в работе Работников ООО «Интеркомплектсервис» устанавливаются следующими поощрения:

1. денежная премия
2. оплата санаторных и туристических путевок

Поощрения объявляются приказом директора и заносятся в трудовую книжку работника.

 

 

9. Ознакомление со средствами автоматизированного считывания (сканирования) и передачи информации непосредственно с мест совершения тех или иных операций

 

В ООО «Интеркомплектсервис» не используются средства автоматизированного считывания (сканирования), так как организация осуществляет оптовую торговлю автомобильными деталями, узлами и принадлежностями, бытовыми электротоварами, машинами и оборудованием, станками и др.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10.  Ознакомление с автоматизацией учетных работ.

АИТ в учете приобретают все большее значение. Они позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного, синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской отчетности, данных, необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного контроля над ходом производственных процессов.

Бухгалтерский учет в  ООО «Интеркомплектсервис» ведется с применением автоматизированной бухгалтерской программы  "1С: Предприятие 7.7", версия которой доработана  и выполнена программистом под специализацию организации.

1С: Предприятие 7.7" - это набор прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Система программ позволяет решать различные задачи учета и управления на предприятиях независимо от их профиля. Руководитель может выбрать решение, которое соответствует текущим потребностям предприятия и будет в дальнейшем развиваться по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации.

Фирма "1С" выпускает набор типовых решений, ориентированных на массовые типы предприятий. Основные задачи автоматизации, решаемые тиражными прикладными решениями, поставляемыми фирмой "1С":

Бухгалтерский учет:

• Бухгалтерский и налоговый учет в полном соответствии с национальным законодательством;
• Учет основных средств и расчет амортизации;
• Формирование налоговой, бухгалтерской и другой регламентированной отчетности в различные органы;
• Бухгалтерский учет и контроль смет расходов бюджетных организаций в полном соответствии с законодательством и ведомственными инструкциями;
• Сбор сводной отчетности бюджетных организаций

Складской, торговый, учет производства:

• Автоматизация складского учета, анализ состояния складов, контроль движения товарно-материальных ценностей;
• Управление номенклатурой товаров, продукции и услуг, включая автоматизацию ценообразования, составление сложных калькуляций;
• Управление торговой деятельностью и автоматизация торгового документооборота;
• Анализ эффективности торговой деятельности и прогнозирование продаж;
• Автоматизация расчетов с контрагентами, анализ состояния и динамики взаиморасчетов;
• Управление комиссионной торговлей от лица комитента и комиссионера;
• Расчет себестоимости продукции и анализ экономической эффективности производственной деятельности;
• Управление производством, включая незавершенное производство, многопредельное производство, обработку давальческого сырья;
• Учет заказов от покупателей, внутреннее планирование выпуска продукции, контроль исполнения заказов;
• Планирование и контроль выполнения заказов на закупку продукции.

Расчет зарплаты и кадровый учет:

• Расчет зарплаты и кадровый учет включает практически полный способов набор начислений, удержаний, выплат и компенсаций с учетом национальной и местной специфики.

Задачи планирования и финансового анализа:

• Планирование, управление и анализ финансовых результатов деятельности предприятия (бюджетирование, планирование финансовых показателей, сравнение плановых и фактических показателей за различные периоды).