Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризация проводится с обязательным участием бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих на момент начала инвентаризации.

 Процедура проведения  инвентаризации слагается из  нескольких этапов. Этап первый  – подготовительный. Он включает  в себя следующие мероприятия:

– подготовку приказа о проведении инвентаризации;

– формирование инвентаризационной комиссии;

– определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;

– получение расписок от материально ответственных лиц и т.д.

Второй этап – взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей. Третий этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

И наконец заключительный этап – оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Предприятия розничной и оптово-розничной торговли, а также склады (базы) разрешается закрывать для проведения инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов на срок не более трех дней.

 

1.3Подготовительные мероприятия

 

Перед началом инвентаризации членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ о проведении инвентаризации, а председателям комиссий – контрольный пломбир. В приказе должны быть указаны содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Он может содержать в качестве приложения план проведения инвентаризации, который определяет срок окончания инвентаризации, разграничивает обязанности между членами рабочих комиссий. Кроме того, на этапе подготовки к проведению инвентаризации организация может разработать соответствующие внутренние документы, например:

– правила с подробным описанием действий членов рабочих комиссий при проверке наличия и состояния имущества предприятия;

– порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий;

– формы первичных документов для оформления результатов инвентаризации.

 Прежде чем приступить  к проверке фактического наличия  имущества, рабочая инвентаризационная  комиссия обязана опломбировать  подсобные помещения, подвалы и  другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения. Весы проверяются на устойчивость, чувствительность и точность взвешивания.

 До начала инвентаризации  необходимо произвести соответствующие  записи в карточках (книгах) аналитического  учета и вывести остатки на  день инвентаризации. Комиссия должна  получить последние на момент  проведения инвентаризации приходные  и расходные документы или  отчеты о движении материальных  ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной  комиссии визирует все приходные  и расходные документы, приложенные  к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)", которое служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

 Во время инвентаризации  все операции по приему и  отпуску материальных ценностей  должны быть прекращены. Ценности, фактически поступившие после  начала инвентаризации, – оприходованы  после даты инвентаризации.

 Материально ответственные  лица дают расписки, в которых  указывают, что к началу инвентаризации  все расходные и приходные  документы на имущество сданы  в бухгалтерию или переданы  комиссии и все ценности, поступившие  под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и  лица, имеющие подотчетные суммы  на приобретение или доверенности  на получение имущества.

Если впоследствии выяснится, что часть имевшихся на начало инвентаризации документов, связанных с движением ТМЦ, денежных средств и иного имущества и финансовых обязательств, не была передана в бухгалтерию и, следовательно, не учтена при расчете по данным бухгалтерского учета остатков инвентаризуемых ценностей и обязательств, от виновных лиц должны быть взяты письменные объяснения о причинах допущенных нарушений, а также тщательно проверена подлинность представленных документов. Документы с приложенными к ним объяснительными приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при обосновании ее результатов на общих основаниях. Никаких специальных санкций за подобные нарушения действующим законодательством не установлено. Вместе с тем администрация может применить к виновным лицам общие меры ответственности, установленные за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими трудовых обязанностей.

 При внезапных инвентаризациях  все товарно-материальные ценности  подготавливаются к инвентаризации  в присутствии инвентаризационной  комиссии, в остальные случаях  – заблаговременно. Они должны  быть сгруппированы, рассортированы  и уложены по наименованиям, сортам, размерам в определенном порядке, чтобы было удобно подсчитать  их количество.

 

1.4Опись имущества

 

На втором этапе члены инвентаризационной комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Как правило, проверка осуществляется сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц.

 В ходе инвентаризации  составляются инвентаризационные  описи или акты [5] , в которые  заносятся сведения о фактическом  наличии имущества и реальности  учтенных финансовых обязательств. Описи и акты оформляются в  двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

 Инвентаризационные описи  и акты являются первичными  учетными документами для бухгалтерского  учета. Поэтому задача инвентаризационной  комиссии на этом этапе –  наиболее полно и точно внести  в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки чернилами или шариковой ручкой, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае, в них не должно быть помарок и подчисток.

 В ходе инвентаризации  материально ответственные лица  могут обнаружить ошибки в  описях. В этом случае они должны  немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить  об этом председателю инвентаризационной  комиссии. Инвентаризационная комиссия  должна проверить этот факт  и, в случае его подтверждения, устранить выявленные ошибки.

 Ошибочные записи исправляются  во всех экземплярах описи  в соответствии с правилами  бухгалтерского учета – неправильные  записи зачеркиваются, а над ними  проставляется правильная запись. Исправления должны быть оговорены  и подписаны всеми членами  инвентаризационной комиссии и  материально ответственными лицами. Незаполненные строчки следует  прочеркивать. Наименования имущества  и отдельных объектов указываются  в описях по номенклатуре, принятой  в организации. Количество ТМЦ  определяется в установленных  единицах измерения.

 Товарно-материальные  ценности заносятся в описи  по каждому отдельному наименованию  с указанием вида, группы, количества  и других необходимых данных (артикул, сорт и т.д.). Инвентаризация ценностей  должна проводиться в порядке  их расположения в данном помещении.

 Если инвентаризационная  опись или акт составляется  на нескольких страницах, то они  должны быть пронумерованы и  скреплены таким образом, чтобы  исключить возможность замены  одной или нескольких из них. В конце каждой страницы описи  следует прописью указать:

– число порядковых номеров материальных ценностей;

– общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

 Такая запись позволяет  исключить возможность внесения  в составленный документ несанкционированных  изменений после его подписания  членами инвентаризационной комиссии  и материально ответственными  лицами.

 На последней странице  описи должна быть сделана  отметка о проверке цен, таксировки  и подсчета итогов за подписями  лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются  все члены инвентаризационной  комиссии и материально ответственные  лица. Кроме того, в конце описи  материально ответственные лица  дают расписку, подтверждающую проверку  комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии  каких-либо претензий и принятии  перечисленного в описи имущества  на ответственное хранение. Если  инвентаризация имущества происходит  в связи со сменой материально  ответственных лиц, работник, принявший  имущество, расписывается в описи  в получении, а работник, сдавший  это имущество, – в его сдаче.

 Для подтверждения  фактического наличия имущества  на складах сторонних организаций  необходимо в ходе инвентаризации  получить от них расписки. Такое  требование объясняется тем, что  основной целью инвентаризации  является проверка фактического  наличия имущества. Документы, оформленные, например, год назад, по сути являются слабым подтверждением того, что и в момент инвентаризации имущество находится в целости и сохранности у лица, которому оно передано по договору аренды или хранения, в доверительное управление или хозяйственное ведение. Например, организация, которой было передано имущество, могла ликвидироваться, имущество – уничтожено в результате несчастного случая или утрачено из-за противоправных действий третьих лиц и т.д. При выявлении в ходе инвентаризации фактов невозможности получения имущества, находящегося в другой организации, необходимо принять меры по взысканию с виновных лиц его стоимости через суд или во внесудебном порядке.

 Хотелось бы еще  раз подчеркнуть важность правильного  оформления документов – в  последующем это позволит избежать  как мелких недоразумений, так  и крупных неприятностей.

 

1.5Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета

 

Следующим этапом проведения инвентаризации является сравнение фактических остатков материальных и нематериальных ценностей, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, которая сравнивает фактические остатки имущества с данными бухгалтерского учета. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях.

 На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском  учете (находящиеся на ответственном  хранении или арендованные, полученные  для переработки) составляются отдельные  сличительные ведомости. Владельцам  ТМЦ представляется справка о результатах инвентаризации с приложенной копией инвентаризационной описи. Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а другой передается материально ответственному лицу.

 

1.6 Выявленные суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

 

 При составлении сличительных  ведомостей необходимо учитывать  пересортицу ТМЦ, когда один сорт  товара неправильно учтен в  составе другого сорта, а также  суммовые разницы, образовавшиеся  в результате пересортицы. Кроме  того, следует списать потери  в пределах норм естественной  убыли.

 Одновременно с инвентаризацией  ТМЦ бухгалтерия предприятия  должна проверить записи по  всем соответствующим счетам, сопоставляя  их с корреспондирующими счетами. Например, по основным средствам  необходимо установить, все ли  объекты, принятые в эксплуатацию, числятся в учете; по ТМЦ –  все ли поступившие ценности  оприходованы, а выбывшие списаны  и отражены в учете; по незавершенному  производству – все ли затраты  списаны на выпущенную продукцию  и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Практическая часть
Таблица 1-Ведомость остаткам по систематическим счетам на 1-ое число месяца
Номер и наименование счета	остатки
	дебет	кредит
01 основные средства	900000
02 амортизация основных  средств		98000
04 нематериальные активы	21000
10 материалы	251460
20 основное производство	23000
43 готовая продукция	171100
50 касса	620
51 рассчетный счет	98550
58 краткосрочные финансовые  вложения	55000
60 расчеты с поставщиками  и подрядчиками		29000
66 краткосрочные ссуды  банков		310500
68 расчеты с бюджетом		35500
69 рассчеты по социальному страхованию и обеспечению		9500
70 расчеты по оплате  труда		28480
76 расчеты с дебиторами  и кредиторами		16820
80 уставный капитал		900300
82 резервный капитал		40800
84 нераспределенная прибыль		45230
96 резерв предстоящих  расходов и платежей ( по отпускам)		6600
ИТОГО	1520730	1520730