Порядок ведения кассовых операций на примере банка ВТБ24

Аудиторская проверка денежных средств в кассе и на счетах в банках операций  осуществляется в следующей последовательности:

1. Определение цели и основных  задач аудита, подборка нормативных  актов.

2. Составление аудиторской программы,   программы тестов средств контроля и программы процедур по существу.

3. Установление соответствия данных бухгалтерского баланса по статье «Денежные средства и кассовая наличность» и Отчета о движении денежных средств счетам учета денежных средств, в том числе находящихся в кассах .

4. Проверка  материальной ответственности.

5. Определение возможности использования  результатов работы внутреннего  аудита.

6. Документальное оформление движения  наличности.

7. Выявление существенных нарушений  ведения учета, подготовки отчетности, соблюдения законодательства и  выражение мнения.

8. Требование устранить экономическим субъектом нарушения в учете и отчетности.

По результатам проверки аудитор составляет отчет экономическому субъекту – аудиторское заключение.

В аналитической части аудиторского заключения должны быть изложены результаты проверки по трем направлениям:

1) состояние внутреннего контроля;

2) состояние бухгалтерского учета  и отчетности;

3) соблюдение законодательства  при совершении экономическим  субъектом хозяйственных операций.

Основные задачи аудитора при проверке, в том числе и операций с денежной наличностью, определяются также по указанным трем направлениям.

Исполнитель из состава аудиторской группы при проверке должен исходить из нормативных актов Российской Федерации, ведомств, российских стандартов, а также внутрифирменных аудиторских стандартов.

Аудитор с помощью специально составленного вопросника определяет состояние внутреннего контроля, дает предварительную оценку соблюдения в банке кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места, планирует состав основных контрольных процедур, определяет специфические черты ведения учета кассовых операций  в банке, описание которых отсутствует  в имеющемся у него наборе стандартных процедур.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля за движением денежных средств в кассе банк для аудитора служат:

-отсутствие в банке налаженной системы проведения внезапных ревизий кассы с полным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе;

-отсутствие в бланке приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок;

-наличие признаков формального  проведения ревизий кассы: назначение  в комиссии по проведению ревизий  постоянно одних и тех же  лиц, отсутствие прилагаемых к  акту рабочих записей ревизионной  комиссии, свидетельствующих о полистном пересчете банкнот, проведение проверок кассы на отчетные даты, когда кассир знает о них и заранее готовится;

-предоставление права  подписи приходных и расходных  кассовых ордеров другим лицам  помимо главного бухгалтера и  руководителя банка, не отраженное в распоряжениях руководителя банка;

-формальное проведение  ревизии при смене (увольнении) кассиров;

-отсутствие в штате  кассира и возложение этих  функций на отчетного работника  без письменного распоряжения  руководителя банк;

-отсутствие договора  с кассиром о полной материальной  ответственности;

-отсутствие у кассира навыков подготовки к ревизии кассы, свидетельствующих о том, что такая процедура является для него обычной.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя банка, главного бухгалтера и кассира, поэтому аудитор должен опросить каждого из перечисленных ответственных лиц. Вопросник аудитора  составляется в трех экземплярах, на каждом из них проставляется должность, фамилия, имя, и отчество лица, с которым будет проведена беседа.

Результаты опроса ответственных лиц могут не совпадать: кассир может не знать, имеется ли в банке приказ о внезапных ревизиях кассы, руководитель банка - о необходимости заключать договор о полной материальной ответственности с кассиром. Несовпадения в ответах на поставленные аудитором вопросы также свидетельствуют о слабых сторонах внутреннего контроля. Ответы на вопросы могут быть типа «должен (должны) быть», т.е. отвечающий не уверен в своем ответе. В таком случае ответ на поставленный вопрос аудитору приходится находить самому или опрашивать других сотрудников банк.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии кассовой дисциплины в банке. Представленный вопросник позволяет аудитору сделать ряд промежуточных выводов, совокупность которых дает право сделать основной вывод о том, что кассовая дисциплина у клиента не соблюдается, а порядок ведения кассовых операций нарушается.

Если по результатам опроса сотрудников, проверяемого банка и данным экспресс анализа отчетности кассовые операции составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку кассовых операций в обычном порядке для оценки существ6енности статьи «Касса» в отчетности банка.

Для  выявления каждых из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур..

Все процедуры построены по определенной схеме: наименование, цель процедуры; средства, необходимые для ее выполнения; техника исполнения процедуры; оформление результатов.

Процедуры снабжены классификационными номерами, позволяющими делать ссылки на них в программе аудиторской проверки у конкретного клиента. Классификационный номер содержит название раздела бухгалтерского учета и три знака - номер нарушения по классификации (выделено семь нарушений порядка ведения кассовых операций); второй знак- номер разновидности нарушения (от 1 до 4); третий знак – порядковый номер процедуры для выявления данного нарушения.

1. п.13 Порядка ведения кассовых операций в РФ, кассовые ордера подписываются параллельно с главным бухгалтером лицами, полномочия которых не подтверждены письменным распоряжением (приказом) руководителя банк;
2. п.14 Порядка ведения кассовых операций в РФ, расходные кассовые ордера подписываются параллельно с руководителем банк лицами, полномочия которых не  подтверждены письменным распоряжением (приказом) руководителя банк;
3. п.21 Порядок ведения кассовых операций в РФ, в бухгалтерии банка не ведется Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
4. п.37 Порядка ведения кассовых операций в РФ, в банке не  установлены приказом руководителя банка сроки внезапной ревизии кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе;
5. п.37 Порядка ведения кассовых операций в РФ, в банке при смене кассира не была проведена ревизия кассы;
6. п.37 Порядка ведения кассовых операций в РФ,  приказом руководителя банка не назначена специальная комиссия для проведения ревизии кассы;
7. п.37 Порядка ведения кассовых операций в РФ,  приказом руководителя банк №______ от _________, в банке внезапные ревизии кассы не проводились;
8. п.32 Порядка ведения кассовых операций РФ, договор о полной материальной ответственности с кассиром не заключен;
9. ст.1 Закон РФ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» №5215-1 от 18 июня 2003г., банк производит расчеты с физическими лицами за выполненные услуги без предоставления соответствующих документов;
10. ст.2 Закон РФ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» №5215-1 от 18 июня 2003г., банк не зарегистрировал в налоговой службе используемые при  расчетах с физическими  лицами контрольно-кассовые машины;
11. Порядок регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах, утвержден Приказом ГНС РФ №ВГ-3-14\36 от 22 июня 1995г., банк не имеет договоров с центром технического обслуживания и ремонта контрольно-кассовых машин;
12. пп.22,23 Порядка ведения кассовых операций в РФ, в банке не ведется кассовая книга. Очевидно, что одна такая запись превышает значение всех предыдущих и последующих. Но такой вывод вполне может быть сделан и тогда, когда кассовая книга представляет собой разрозненные листы, или листы не пронумерованы, книга не прошнурована и не опечатана печатью банк;
13. п.6 Инструкции МФ СССР №17 от 14 января 1967г. «О порядке выдачи доверенностей на получение материальных ценностей и отпуска их по доверенности», для регистрации и учета выданных доверенностей журнал выданных доверенностей не ведется;
14. принятых положений, внутренний контроль за правильностью и своевременностью расчетов с персоналом по выплате заработной платы и социальных выплат ослаблен отсутствием в банке журнала регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей.
15. принятых условий, внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы банка ослаблен отсутствием в банке установленного приказом руководителя банка круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды;
16. п.11 Порядка ведения кассовых операций РФ, при выдаче денег на хозяйственные нужды срок, на который они выданы, не устанавливается. Такое положение снижает возможность контроля за расходованием средств;
17. п.18  Порядка ведения кассовых операций РФ, кассир при закрытии платежных ведомостей реестр депонированных сумм не составляет;
18. принятых правил, внутренний контроль за выплатой депонированных сумм ослаблен отсутствием в банке журнала учета депонентов;
19. принятых правил, внутренний контроль за выплатой депонированных сумм ослаблен тем, что обязанность ведения книги регистрации депонентов возложена на кассира, а не на счетного работника.

 

4.Методика проведения проверки

4.1.Методика проведения и оформления результатов инвентаризации наличных денег и ценных бумаг в кассе

 

Общий порядок проведения инвентаризации имущества  изложен в ст. 12 Закона «О бухгалтерском учете» и детализирован в Методических указаниях о проведении инвентаризации имущества и обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

  Аудит кассовых операций  начинаем  с проверки сохранности  наличных денежных средств в  кассе  ВТБ 24. Для хранения, приема и выдачи наличных денежных средств оборудовано специальное помещение в соответствии со всеми  необходимыми требованиями.  В ходе проверки устанавливаем, что инвентаризация кассы проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально-ответственных лиц, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, в случае стихийного бедствия, пожара или других случаях, предусмотренных законодательством.

Инвентаризация наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе начинается с формирования  приказа руководителя банка на проведение инвентаризации. Приказ регистрируется в «Книге регистрации приказов на проведение инвентаризаций» и под роспись в этой книги приказ вручается председателю комиссии.

Материально-ответственное лицо составляет последний кассовый отчет на момент инвентаризации. Берется расписка о том, что все первичные документы предъявлены. Председатель комиссии визирует кассовый отчет и приложенные к нему документы  «До инвентаризации, дата, подпись». Цель визирования состоит в разграничении документов до и после инвентаризации. Остаток денежной наличности в рублевой и валютной кассе  сверяется с данными учета по кассовой книге. Составляется акт наличия денежных средств в кассе. Если при инвентаризации присутствует аудитор, он только присутствует при пересчете.

Берется расписка, что вся  денежная наличность предъявлена. Члены рабочей инвентаризационной комиссии, составляют акт предварительных результатов инвентаризации  путем сличения остатка денег в кассе, отчета и акта о наличии денежных средств.

Бухгалтер в течение одного дня после получения предварительного результата, должен определить  окончательный результат в одноименном акте.

Ответственность за обеспечение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя банка, главного бухгалтера, рублевого и валютного   кассира.

Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с Законодательством Российской Федерации. 

При проверке методом инвентаризации выявляется ничем не замаскированное хищение денежных средств. Для этого необходимо провести инвентаризацию денежной наличности в момент выхода аудитора на банк.

Таблица 3

Проверка договоров о материальной ответственности

ФИО	должность	Наличие договора	Соответствие требованиям
Смирнова Е.И. Егорова В.С.	Рублевый кассир Валютный кассир	да да	Соответствует требованиям Соответствует требованиям

 

4.2.Методика проверки кассовых операций

 

Следующим шагом основного этапа проверки является проверка соблюдения установленного лимита остатка денежных средств в кассе,   для чего  необходимо запросить расчет на установление  лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег, поступающих в ее кассу за аудируемый период, утвержденный банком.  В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 23.05.1994 N 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх лимитов определен штраф в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности, при этом на руководителей банка, допустивших нарушения, налагается административный штраф в 50-кратном размере установленной законодательством Российской Федерации минимальной месячной оплаты труда (МРОТ). 

Для проверки соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе банк, установленного банком, необходимо провести сплошную проверку кассы, выявить отклонения от лимита и оформить все выводы по форме, представленной в таблице 4

 Таблица 4. Проверка остатка лимита кассы

Дата	Остаток по кассовому отчету, тыс.руб.	Отклонение, тыс .руб.
10.02.13	4800	-
27.02.13	2100	-