Проверка полноты и своевременности расчетов с поставщиками и подрядчиками

Введение.

 

Выбранная тема «Проверка полноты и своевременности проведения расчетов с поставщиками и подрядчиками» является актуальной по причине невозможности производственного процесса без взаимодействия  
с сторонними организациями. Любая организация осуществляющая деятельность не может функционировать односторонне. Поставщики  
и подрядчики составляют одну из сторон взаимодействия. Поставщики  
и подрядчики - это организации, поставляющие различные товарно-материальные ценности (готовую продукцию, товары, сырье), оказывающие услуги (посреднические, арендные, коммунальные) и выполняющие разные работы (строительные, ремонтные, модернизирующие и др.). Для нормального функционирования предприятия (организации) требуется электричество, связь, отопление. Для организаций, не имеющих своего помещения, также требуется помещение (аренда). Все это нам предоставляют поставщики.

Организаций осуществляющих ремонтные работы не своими силами прибегают к помощи подрядных организаций (подрядчиков).

Все организации как коммерческие, так и бюджетные имеют поставщиков или подрядчиков, а также и тех и других.

Целью работы является изучение теоретических вопросов проверки полноты своевременности проведения расчетов с поставщиками  
и подрядчиками.

 

Глава 1.

Организация и ведение бухгалтерского и налогового учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

 

Нормативное регулирование организации учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

 

К поставщикам и подрядчикам относятся организации, поставляющие сырье и другие товарно-материальные ценности, а также оказывающие различные виды услуг (отпуск электроэнергии, пара, воды, газа и др.) и выполняющие разные работы (капитальный и текущий ремонт основных средств и многое другое).

Общее правовое и методологическое руководство бухгалтерским учетом в России осуществляется Правительством РФ и Министерством финансов РФ. В России нормативно-правовое регулирование представлено четырьмя уровнями.

К основным документам, регулирующим расчеты с поставщиками и подрядчиками, можно отнести:

 

Первый уровень

Гражданский кодекс РФ, части 1-2 - в части регулирования договоров: поставки, аренды, подряда (ст.410, 414,415,419).

Налоговый кодекс РФ , ч.1-2

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»

Второй уровень

Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010) "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации"

Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006)

Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01)

 

Третий уровень

Методические указания «о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации» (Приказ Минфина РФ №67н от 22 июля 2003г.)

Методические указания «по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (Приказ Минфина РФ №49 от 13 июня 1995г.)

«О порядке отражения в бухгалтерском учете и отчетности операций с векселями, применяемыми при расчетах между организациями за поставку товаров, выполненные работы и оказанные услуги» (Письмо Минфина РФ №142 от 31 октября 1994г.)

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия (Приказ Минфина РФ №94н от 31 октября 2000г.)

 

Четвертый уровень

Устав организации

Учетная политика организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

Источники информации для проверки учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

 

Главной целью проверки является установление соответствия совершенных операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками действующему законодательству и достоверность отражения этих операций в бухгалтерской отчетности.

Согласно основной цели аудитору в первую очередь необходимо проверить наличие договоров с поставщиками и подрядчиками, правильность их оформления и соответствие содержания договоров экономическому смыслу совершенных сделок. Все сделки с поставщиками и подрядчиками можно разделить на две группы в зависимости от предмета и сущности заключаемых договоров.

Первая группа - расчеты с поставщиками и подрядчиками по договорам приобретения любых товаров и имущественных прав. Основные формы договоров заключаемых в этой группе это договора: поставки; договор купли-продажи; энергосбережения; мены.

Вторая группа - расчеты с подрядчиками. Предметом договора этой группы является выполнение определенной работы и сдача ее результата заказчику. Основные формы договоров данной группы это договора: возмездного оказания услуг, договор подряда.

Такое деление на группы существует за счет специфики разных подходов при проведении аудита договоров внутри каждой группы. Основная разница состоит в используемых приемах сбора аудиторских доказательств и порядке построения аудиторской выборки.

В ходе аудита участка расчетов с поставщиками и подрядчиками обязательной проверке подлежат: поступление товарно-материальных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг); в том числе и неотфактурованные поставки и поставки, обеспеченные векселями; выставленные поставщикам и подрядчикам претензии; списанные безнадежные к взысканию долги; выданные авансы и полученные коммерческие кредиты. Особое внимание должно быть уделено просроченной задолженности с истекшим сроком исковой давности. Аудитор обязан выяснить причины возникновения такой задолженности и уточнить, какие были приняты меры к ее взысканию. При дебиторской задолженности необходимо установить дату и причину ее возникновения.

Если среди контрагентов предприятия есть поставщики-нерезиденты, осуществляющие поставки за иностранную валюту, необходимо выяснить, как велся учет курсовых разниц, и уточнить, производился ли пересчет остатков по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на отчетную дату. При наличии поставщиков-резидентов, договоры на поставку от которых выражены в иностранной валюте (или в условных единицах), необходимо определить, каким образом в учете отражались курсовые разницы, возникшие до даты принятия товарно-материальных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг) к учету до и после этой даты.

При применении в организации журнально-ордерной формы бухгалтерского учета все операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками отражаются в журнале-ордере №6. При ведении учета с использованием средств автоматизированной обработки данных все операции группируются в различных аналитических карточках и ведомостях аналитического и синтетического учета.

Данные аналитического и синтетического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками должны давать полное представление о расчетах:

- с поставщиками и подрядчиками по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

- с поставщиками и подрядчиками по не оплаченным в срок расчетным документам;

- с поставщиками по неотфактурованным поставкам;

- по выданным авансам;

- с поставщиками и подрядчиками по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;

- с поставщиками и подрядчиками по просроченным оплатой векселям;

- с поставщиками по полученному коммерческому кредиту и др.

Основными источниками для проверки данного раздела учета являются:

- договоры на поставку товарно-материальных ценностей (выполнение работ, оказание услуг);

- счета-фактуры поставщиков (при импортных операциях - таможенные декларации);

- накладные на поступившие товарно-материальные ценности, акты выполненных работ;

- документы оплаты поставщикам (кассовые, банковские, акты о взаимозачетах и др.);

- журналы регистрации счетов-фактур;

- книга покупок;

- регистры аналитического и синтетического учета.

 

 

 

Проверка организации внутреннего контроля по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками.

 

Перед составлением плана и программы проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками сначала оценивают  качество состояния внутреннего контроля по учету операций с поставщиками и подрядчиками. Для этой цели проводят опрос письменный и устный работников организации. Это позволяет выявить наиболее слабые места в системе учета расчетов и определить дальнейшее направление проверки. В основном проверяют работы, которые совсем не подвергались контролю либо мало контролировались бухгалтерией или другой внутренней службой предприятия.

Аудитор составляет таблицу с перечнем процедур контроля и возможных методов организации внутреннего контроля на предприятии, наличие которых аудитор выявляет в ходе опроса. Примерный перечень таких процедур и методов организации внутреннего контроля представим в таблице №1.

Заполнив две последние графы такой таблицы, аудитор уже с достаточной степенью определенности может оценить действующую на предприятии систему внутреннего контроля применительно к разделу учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. Положительный ответ на каждый из первых предложенных методов достижения поставленных двенадцати задач говорит о наличии очень высокого уровня системы внутреннего контроля в организации. Но не всегда положительные ответы на первые предложенные методы обязательно должны подтверждаться рабочими документами службы внутреннего контроля.

 

 

 

 

Таблица №1

Оценка состояния внутреннего контроля

 

Наиме- нование процедур контроля	Конечные задачи процедуры контроля	Возможные методы проведения процедуры контроля на предприятии	Оценка наличия внут- реннего контро-ля		При- ме- ча-ние
			«+»	«-«
1	2	3	4	5	6
1.Контроль законности соверше-ния опера-ции и создания первич-ного документа	1.Все хозяйствен-ные операции совершаются в учете с письмен- ного разрешения руководства или уполномоченных на то лиц	Систематическая проверка первич- ной документации на наличие не- обходимых подписей службой внутреннего контроля
		Отказ в принятии документа в об- работку работниками бухгалтерии без необходимых подписей
		Отказ конкретных исполнителей в исполнении хозяйственной опе- рации без необходимых письмен- ных распоряжений
1	2	3	4	5	6
	2.Все хозяйствен- ные операции совершаются в строгом соответст- вии с заключен- ными договорами и действующим законодатель- ством	Проверка службой внутреннего контроля соответствия произве- денных и зафиксированных на но- сителе операций хозяйственным договором и действующему зако- нодательству
		Визирование договоров и прочих юридических актов главным бух- галтером или другим уполномо- ченным работником бухгалтерии
2.Фор- мальная проверка докумен- тации на наличие всех обя- зательных реквизитов	3.Весь массив первичных доку- ментов в части наличия необхо- димых реквизитов отвечает требова- ниям законода- тельства о бухгал- терском учете	Систематическая проверка службой внутреннего контроля наличия всех обязательных реквизитов в документах
		Контроль со стороны работников бухгалтерии, обрабатывающих кон- кретные документы, за правильно- стью оформления документов
3.Соответ- ствие пер- вичной докумен- тации регисриру- емым опе- ративным фактам	4.Достижение уверенности в том, что на каждую операцию составлен доку- мент, верно зафи- ксировавший со- вершенный опе- ративный факт	Систематическая проверка службой внутреннего контроля соответствия созданных и полученных первич- ных документов экономическому смыслу операции
		Арифметический и логический кон- тролль со стороны работников бух- галтерии, обрабатывающих доку- ментацию, за соответствием совер- шенной операции оформленному оправдательному документу
4.Контроль полноты регистра- ции пер- вичных докумен- тов	5.Достижение уве- рености, что все первичные доку- менты на пред- приятии будут введены и обра- ботаны	Проверка службой внутреннего контроля полноты регистрации документов в учетных регистрах
		Единая нумерация первичной до- кументации, контроль со стороны бухгалтероии за отклонениями в нумерации документов, ведение журналов регистрации первичных учетных документов
1	2	3	4	5	6
5.Контроль точности регистра-ции и об- работки первичных докумен-тов	6.Точный количес- твенный и качес- твенный перенос данных из доку- мента в систему учета	Проверка службой внутреннего контроля соответствия занесения данных из первичного документа в систему бухгалтерского учета
		Автоматический ввод бухгалтер-ской проводки с документа с помощью программных продуктов
		Обязательная контировка первич-ных документов бухгалтером, про- изводящим их обработку
6.Контроль своевре- менности регистра-ции и об- работки первичных докумен-тов	7.Достижение уверенности в том, что принцип временной опре- деленности на предприятии соб-люден	Проверка службой внутреннего контроля соответствия даты доку- мента дате его регистрации в учет-ном регистре
		Проведение инвентаризации и све- рок расчетов в целях установления реальности числящихся в учете сумм на определенную дату
		Система поощрений и наказаний за выполнение бухгалтером - испол- нителем своих обязанностей, в том числе за своевременность регис- трации документов
7.Контроль докумен-топотоков	8.Достижение уверенности в том, что на пред-приятии исполня-ются действую-щие графики доку-ментооборота	Проверка службой внутреннего контроля исполнения функций пер-сонала, участвующего в системе до-кументооборота в соответствии с действующими графиками
		Контроль со стороны бухгалтерии за сроками оборота документов
8.Контроль защиты ин-формации при орга-низации обработки и регистра-ции доку-ментов	9.Достижение уверенности в том, что в процес-се регистрации и обработки инфор-мации вся первич-ная документация будет защищена от несанкциони-рованного доступа	Проверка службой внутреннего контроля организации хранения документов в процессе текущей де-ятельности
		Определение круга лиц, имеющих право доступа к той или иной доку-ментации, контроль со стороны ра-ботников бухгалтерии за докумен-тами, находящимися у них на обра-ботке
1	2	3	4	5	6
9.Контроль системы защиты ин-формации в условиях КОД		Практика введения паролей на автоматизированных рабочих месс-тах (АРМ), установление системным оператором определенного поряд-ка доступа к информации с другого АРМ
10.Кон-троль орга-низации хранения докумен-тов	10.Достижение уверенности в том, что в органи-зованной на пред-приятии системе хранения доку-ментов не будет допущено утери или исправления первичной доку-ментации	Проверка службой внутреннего контроля  соблюдения требований нормативных актов в части органи-зации архивной службы
		Контроль со стороны бухгалтерии за соблюдением сроков сдачи до-кументации в архив и сроков хране-ния первичной документации
		Инвентаризация дел в архивах
11.Кон-троль за истребо-ванием кредитор-ской за-долженности	11.Достижение уверенности в том, что с любой сомнительной или просроченной за-долженностью на предприятии будет проводить-ся необходимая работа по ее ис-требованию	Систематическая проверка службой внутреннего контроля (ВК) своевре-менности предъявления претензий поставщикам и своевременности подачи дел в арбитражные суды и отслеживание результатов про-веденных мероприятий
		Контроль со стороны бухгалтерии за своевременностью истребования задолженности
12.Кон-троль за правиль-ностью отражения операций на счетах бухгалтер-ского учета	12.Достижение уверенности в том, что все опе-рации по расчетам с поставщиками и подрядчиками бу-дут отражены на соответствующих экономическому смыслу совершен-ной операции сче-тах бухгалтерского учета	Использование на предприятии автоматизированных средств обра-ботки данных, в которых реализо-вана возможность автоматического формирования корреспонденции счетов по типовым операциям
		Контроль со стороны службы внут-реннего контроля и главного бух-галтера (или другого ответствен-ного лица) за правильностью про-изведенных на счетах записей
		Разработка типовых корреспонден-ций счетов без дальнейшего кон-троля за их соблюдением

 

После проведения анализа системы внутреннего контроля аудитор определяет, каким образом на предприятии организован обмен информацией между службой внутреннего контроля и органом управления предприятия. Это важный момент в понимании организации учета на предприятии, так как сами по себе результаты внутреннего контроля лишь свидетельствуют о допущенных нарушениях и ошибках, но не являются подтверждением того, что обнаруженные ошибки нарушения будут исправлены. Аудитор должен выяснить, какие действия со стороны руководства и непосредственных исполнителей были приняты после того, как служба внутреннего контроля выявила конкретные недостатки в системе учета.

 

План и программа проверки учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

 

План и программа аудиторской проверки учета расчетов с поставщиками и подрядчиками строятся с учетом результатов проверки системы внутреннего контроля учетов, с поставщиками и подрядчиками. План аудита охватывает четыре основные направления проверки по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками:

- правовую оценку договоров с поставщиками и подрядчиками с позиций действующего законодательства;

- организацию первичного учета операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками;

- организацию бухгалтерского учета операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками;

- организацию налогового учета операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками.

План аудиторской проверки учета расчетов с поставщиками и подрядчиками должен содержать: название проверяемой организации, период в течении которого будет проводиться проверка данной организации на этом участке, число человеко-часов, фамилию имя отчество руководителя аудиторской проверки, состав аудиторской группы, планируемый аудиторский риск, а также планируемый уровень существенности. Содержание плана представим в таблице №6.

Таблица №2

План аудиторской проверки учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Проверяемая организация

Период проверки

Число человеко-часов

Руководитель аудиторской группы

состав аудиторской группы

 

№ п/п	Планируемые виды работ	Период проведения аудита	Исполнитель	Примечания
1	2	3	4	5
1	Правовая оценка договоров с поставщиками и подрядчиками			При возникно-вении необхо- димости при-влечения экс-перта
2	Проверка организации первичного учета расчетов с поставщиками и подрядчиками
3	Проверка состояния задолженнос-ти перед поставщиками и подряд-чиками
4	Проверка правильности отражения в бухгалтерском учете различных операций по расчетам с поставщи-ками и подрядчиками
5	Проверка соответствия данных аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками
6	Проверка организации налогового учета по расчетам с поставщиками и подрядчиками