Разработка АРМ сотрудника рекламного агентства

Министерство транспорта Российской Федерации

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«Дальневосточный государственный  университет путей сообщения»

 

 

Кафедра «Финансы и кредит»

 

 

Курсовая работа

По теме: «Разработка АРМ сотрудника рекламного агентства »

 

 

 

 

 

 

 

                                Выполнил: студент группы 34И

Нечаева Екатерина Олеговна

 

Проверил: доцент кафедры   

 

 

 

 

Оглавление

Введение 3

1. Изучение организационно-функциональной структуры агентства «Парус» 5

1.1 Организационный анализ и статистическое описание компании 5

1.2 Динамическое описание и предпроектное обследование клиентского отдела рекламного агентства «Парус» 7

1.3 Спецификация функциональных требований к АРМ 8

2. Разработка основных документов, содержащих требования на разработку АРМ 10

2.1 Техническое задание 10

2.2 Календарный план 30

3. Анализ и проектирование АРМ сотрудника рекламного агентства «Парус» структурным подходом 34

3.1 Разработка функциональной модели АРМ 34

3.2 Исследование информационной модели АРМ 38

3.3 Изучение поведенческой модели АРМ 41

Заключение 46

Список библиографических источников 47

 

 

Введение

В настоящее время все  реже можно наблюдать функционирование какого-либо предприятия или фирмы  без использования ИС для решения своих задач, которые влекут за собой более эффективную работу предприятия посредством экономии времени, ведением электронной документации и синхронизацией данных в единой информационной базе.

Автоматизированное рабочее место сотрудника рекламного агентства должно представлять собой комплекс управления и контроля над его деятельностью. Программный комплекс работает по средствам локальной сети. Работа сотрудников рекламного отдела требует больших временных трудозатрат, для того, что бы обработать несколько сотен или тысяч клиентов необходимо много времени. Основное назначение информационной системы состоит в том, что бы обеспечить автоматизацию работы сотрудников рекламного отдела, что приведет к высокой скорости обработки поступающих заявок клиентов, мгновенного формирования отчетов по необходимым критериям работников фирмы.

По мнению специалистов для  эффективной деятельности необходимо использовать ИС, которые разработаны  для конкретного предприятия  или конкретного отдела. Рекламный  бизнес не является исключением. В настоящее  время наблюдается недостаток ИС в этой сфере. Поэтому тема данной курсовой работы является актуальной. Суть проблемы состоит в недостатке или даже отсутствии программного продукта, содержащего в себе весь необходимый спектр функций для работы рекламного отдела или рекламного агентства. Подобные системы в конечном итоге разрабатываются большими компаниями, которые в виду своих рекламных проблем нацеливают программный продукт в узкое русло употребления своей компании. Но даже эти системы нельзя назвать полноценными, т.к. они создаются в соответствии с потребностями компаний их разработавших и предоставляют только тот набор функций, которые были необходимы этим компаниям. Такие системы разработаны для работы над конкретной проблемой, и непригодны для большинства других предприятий. Существует также проблема установки и настройки таких систем, из-за сложности построения и реализации программных продуктов.

Объектом исследования при  этом является технологический процесс  работы клиентского отдела. Предмет исследования – деятельность работника клиентского отдела в процессе рекламной деятельности. Если автоматизировать его деятельность, то это позволит ускорить процесс работы с клиентом и повысит эффективность работы.

Отсюда цель – создать  систему автоматизирования работы сотрудника рекламной компании (в дальнейшем именуемого как «работник-А»), автоматизирующую процесс управления потоками информации на предприятии, а также ускоряющую работу всего отдела или агентства. Для достижения поставленной цели необходимо проанализировать технологию работы рекламной фирмы – функциональные потребности работника-А, наличие программных и аппаратных средств и на основе анализа разработать программный продукт.

 

1. Изучение организационно-функциональной структуры агентства «Парус»

1.1 Организационный анализ и статистическое описание компании

Проектирование автоматизированного рабочего места предполагает несколько этапов на основе жизненного цикла разработки. Он предполагает линейную последовательность прохождения стадий в следующем порядке: системный анализ, анализ требований, проектирование, кодирование, тестирование, сопровождение. Первым этапом является организационный анализ и статистическое описание компании.

Рекламное агентство «Парус»  существует 2 года. Суть его деятельности состоит в оказании качественного рекламного обслуживания для организаций, заинтересованных в развитии своего бизнеса и активного продвижения на рынке своих товаров и услуг. Основные направления их деятельности:

• размещение рекламного материала в СМИ или передачах;
• производство наружной рекламы любой сложности (вывески и фасады, комплексное оформление, штендеры, световые короба, объемные буквы);
• полноцветная печать баннеров, постеров отличного качества и в короткие сроки и многое другое.

Организационная структура  агентства «Парус» представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Организационная структура агентства «Парус»

Директор рекламной компании следит за тенденциями на рынке рекламных  услуг. Он занимается вопросами организации  бизнес-процессов в компании, принимает  важные решения и следит за получением прибыли.

Отдел полиграфии и наружной рекламы занимается созданием рекламы, соответствующей заказу клиента: создает  рисунки, надписи, печатает баннеры, монтирует  рекламные видеоролики и прочее.

Отдел маркетинга занимается продвижением созданного вида рекламы: либо размещение баннеров, либо обеспечение того, чтоб реклама транслировалась на телевидении и так далее.

Бухгалтерский отдел проводит все платежи, рассчитывает стоимость заказанных услуг в соответствии с их перечнем в бланке заказов и подготавливает полный комплект бухгалтерских и других документов, предусмотренных российским законодательством.

Клиентский отдел выполняет  следующие функции:

• обработка заявок клиентов,
• расчет суммы скидок,
• расчет суммы прибыли для клиентов,
• составления отчетности для менеджеров по рекламе.

Основной участник деятельности рекламной компании – рекламный  агент, в его функции входит:

• ведение переговоров с потенциальными клиентами рекламной компании;
• ведение отчетности по проделанной работе с клиентами организации;
• консультации клиентов по различным вопросам, касающимся деятельности организации, ее продукции;
• постоянная работа по увеличению клиентской базы рекламного агентства.

Анализ предприятия показал  наличие нескольких проблем:

1. слишком большие трудозатраты и временные потери при составлении отчетности;
2. заявки клиентов обрабатываются вручную;
3. для каждого клиента сумма скидки просчитывается вручную;
4. вся документация хранится в бумажном варианте.

Для понимания состава  вышеуказанных проблем необходимо более конкретно разобрать деятельность работника-А и рассмотреть его  бизнес-процессы.

1.2 Динамическое описание и предпроектное обследование клиентского отдела рекламного агентства «Парус»

В клиентском отделе данного  рекламного агентства работает один сотрудник, постоянно взаимодействующий с клиентами, обращающимися в агентство.

Основные бизнес-процессы работника-А:

• общается с клиентами
• предоставляет клиенту перечень услуг
• уточняет выбранные клиентом услуги
• заполняет бланк заказа
• обсуждает с клиентом особенности заказа
• предоставляет постоянному клиенту скидку
• делает пометки в бланке заказа
• относит оплаченный клиентом бланк заказа в отдел полиграфии и наружной рекламы.
• предоставляет клиенту предварительный результат работы
• делает пометки по исправлению, доработке проекта, либо одобрению клиента на дальнейший выпуск рекламы в печать или трансляцию.

Анализ указанный выше бизнес-процессов показал, что можно выделить основные направления повышения качества деятельности работника-А. Необходимо отметить, что его рабочее место не оснащено компьютером и другой офисной техникой, то есть полностью исключает какой-либо вид автоматизации. Бланки заказываются в типографии, что несет за собой дополнительные затраты агентства.

В данной ситуации требуется  разработать АРМ работника-А, которое позволит устранить выявленные проблемы.

1.3 Спецификация функциональных требований к АРМ

АРМ работника отдела кадров – это программное средство, разработанное для внедрения его в клиентский отдел, построенное на базе персонального компьютера, на котором установлено клиентское общее и специальное программное обеспечение.

Планируется при использовании  данного программного средства осуществлять регистрацию клиентов и их заказов, и прочей информации, необходимой для учета заказов, а так же отправлять заказы по локальной сети в бухгалтерский отдел для оплаты, и в отдел полиграфии и наружной рекламы, для дальнейшего выполнения заказа.

Таким образом, требуется разработка специального программного модуля, который бы осуществлял решение вышеизложенных задач.

Программное средство должно хранить подробные сведения о  клиентах, предоставлять возможность их редактировать, быть пригодным для предоставления данных в удобной форме.

Общее программное обеспечение, как правило, представлено операционной системой с набором стандартных  пользовательских приложений, именуемых  аксессуарами и обладающих некоторым  минимальным набором функций  для решения часто встречающихся  задач обработки информации, например для работы с текстом.

Специальное программное  обеспечение работает «поверх» общего ПО (т.е. под управлением операционной системы) и обычно является клиентской частью, взаимодействующей с серверной  частью, установленной на удаленном  сервере, по локальной сети.

Для разработки этого комплекта  необходимо создать техническое  задание и разработать календарный  план.

 

2. Разработка основных документов, содержащих требования на разработку АРМ

Техническое задание –  это документ, определяющий цели, требования и основные исходные данные, необходимые  для разработки информационной системы. Состав и содержание технического задания  определяет ГОСТ 34.602-89.

Техническое задание является основополагающим документом всего  проекта и всех взаимоотношений  заказчика и разработчика. Корректный документ, написанный и согласованный  между всеми заинтересованными  и ответственными лицами – залог  успешной реализации проекта.

Обычно заказчик не является профессионалом в области высоких  технологий, и задача им ставится на общем уровне. В таком случае исполнитель может сам предложить варианты, очередность решения поставленной задачи. Заказчик потом выбирает наиболее оптимальный вариант.

Вся работа разбивается на несколько этапов, это делается для  того, чтобы Заказчик мог проконтролировать  работу исполнителя и постоянно  находится в курсе процесса разработки, с другой стороны за каждый этап вносится предоплата.

В техническом задании  расписывается каждый из этапов проектирования, причем необходимо указать, что должно быть получено от заказчика в начале каждого этапа и что должно быть на выходе.

2.1 Техническое задание

Согласно [1], техническое задание включает в себя следующие разделы:

1. Общие сведения.

1.1. Полное наименование  системы и ее условное обозначение.

Автоматизированное рабочее  место сотрудника рекламного агентства  «Парус» клиентского отдела. Условное обозначение – «АРМ работника-А».

1.2. Шифр темы или шифр (номер) договора.

Шифр договора – 121009251209KL.

1.3. Наименование предприятий  (объединений) разработчика и  заказчика (пользователя) системы  и их реквизиты.

Разработчик – ООО «Система-плюс», реквизиты:

Получатель: Фомин Тарас Дмитриевич.

№ счета получателя: 879264568323565009.

Банк получателя: ОАО «Сбербанк  России» в г. Хабаровск.

Корр. Счет: 30250023824746666999004.

БИК 575756575676.

ИНН 645454577746.

КПП 4467675675676.

ОКПО 377755645342.

Заказчик (пользователь) системы  – ООО «Парус», реквизиты:

Отправитель: Нечаева Екатерина Олеговна.

№ счета отправителя: 3477768686999322.

Банк отправителя: ОАО  «Сбербанк России» в г. Хабаровск.

Корр. Счет: 876453233565757.

БИК 1234767673.

ИНН 7575673637.

КПП 3245678889.

ОКПО 965645624.

1.4. Перечень документов, на  основании которых создается  система, кем и когда утверждены эти документы:

• Договор XFG-6578/01 на создание модулей и скриптов для системы. Утвержден заказчиком 05.01.2012.
• Договор XFG-6578/03 на внедрение модулей в систему. Утвержден заказчиком 05.01.2012.

1.5. Плановые сроки начала, и окончания работы по созданию системы: 01.06.2012 – 15.08.2012.

1.6. Сведения об источниках  и порядке финансирования работ.

Источником финансирования является заказчик – ООО «Парус», порядок финансирования – частями, в соответствии с календарным планом (п 2.2.), посредством банковских счетов, указанных в п. 1. 3. технического задания.

1.7. Порядок оформления  и предъявления заказчику результатов  работ по созданию системы  (ее частей), по изготовлению и  наладке отдельных средства (технических,  программных, информационных) и программно-технических  (программно-методических) комплексов  системы.