Система
Access - это набор инструментов конечного
пользователя для управления базами данных.
В её состав входят конструкторы таблиц,
форм, запросов и отчётов. Эту систему
можно и как среду разработки приложений,
используя макросы или модули для автоматизации
решения задач, можно создавать ориентированные
на пользователя приложения такими же
мощными, как приложения, написанные на
языках программирования. При этом они
будут включать кнопки, меню и диалоговые
окна. Программируя на языке VBA, можно создавать
такие мощные программы, как сама Access написаны
именно на VBA.
Под базой
данных Microsoft Access понимает совокупность
данных и объектов, относящихся к определенной
задаче. База данных Microsoft Access может содержать
таблицы, запросы, формы, отчёты, макросы,
модули и ярлыки страниц доступа к данным.
Ядро базы данных Microsoft Jet управляет данными,
которые содержатся в таблицах, находящихся
в базе данных. Данные в связанных таблицах
могут содержаться в другой базе данных
Access, во внешнем источнике данных, таком
как баз данных dBASE или электронная таблица
Microsoft Excel, а также в источнике данных ODBC,
таком как Microsoft SQL Server. Microsoft Access позволяет
управлять информацией из одного файла
базы данных. В рамках этого файла данные
можно разделить на отдельные контейнеры,
называемые таблицами, просматривать,
добавлять и обновлять данные в таблицах
с помощью электронных форм; находить
и извлекать только нужные данные с помощью
запросов, а также анализировать или печатать
данные в заданном макете с помощью отчётов.
Создание страниц доступа к данным позволяет
пользователям просматривать, обновлять
или анализировать данные из базы через
Интернет.
Как реляционная
СУБД Access обеспечивает доступ ко всем
типам данных и позволяет одновременно
использовать несколько таблиц базы данных.
Можно использовать таблицы, созданные
в среде Paradox или dBase.
Работая
в среде Microsoft Office, пользователь получает
в своё распоряжение полностью совместимые
с Access текстовые документы (Word), электронные
таблицы (Excel), презентации (Power Point). С помощью
новых расширений для Internet можно напрямую
взаимодействовать с данными из World Wide
Web и транслировать представление данных
на языке HTML, обеспечивая работу с такими
приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.
Access специально
спроектирован для создания многопользовательских
приложений, где файлы базы данных являются
разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована
надёжная система защиты от несанкционированного
доступа к файлам.
База данных
храниться в одном файле, но профессиональные
пользователи предпочитают разделять
базу данных на два файла: в одном хранятся
объекты данных (таблицы, запросы), в другом
объекты приложения (формы, отчёты, макросы,
модули). Access позволяет создавать различные
отчёты на основе данных таблиц и других
объектов базы данных.
Access так
же позволяет создавать дистрибутивные
диски для распространения готового приложения
(с помощью Office Developer Edition Tools). Распространение
подразумевает поставку всех необходимых
файлов на каком-либо носителе.
Пакет ODE
Tools включает мастер установки, автоматизирующий
создание средств распространения и программы
установки. Он так же позволяет выполнение
приложения на компьютерах, на которых
не установлен Access.
1.2 Типы данных Microsoft Access
Таблицы
баз данных, как правило, допускают работу
с гораздо большим количеством разных
типов данных. Так, например, базы данных
Microsoft Access работают со следующими типами
данных.
Текстовый
- тип данных, используемый для хранения
обычного неформатированного текста ограниченного
размера (до 255 символов). Текст или числа,
не требующие проведения расчётов.
Числовой
- тип данных для хранения действительных
чисел. Этот тип данных содержит множество
подтипов. От выбора подтипа (размера)
зависит точность вычислений.
Поле Мемо
- специальный тип данных для хранения
больших объемов текста (до 65 535 символов).
Физически текст не хранится в поле. Он
храниться в другом месте базы данных,
а в поле храниться указатель на него,
но для пользователя такое разделение
заметно не всегда. Поле этого типа не
может быть ключевым или проиндексированным.
Длинный текст или комбинация текста и
чисел.
Дата/время
- тип данных для хранения календарных
дат и текущего времени в специальном
фиксированном формате.
Денежный
- тип данных для хранения денежных сумм.
Теоретически, для их записи можно было
бы пользоваться и полями числового типа,
но для денежных сумм есть некоторые особенности
(например, связанные с правилами округления),
которые делают более удобным использование
специального типа данных, а не настройку
числового типа. Включает денежные значения
и числовые данные, используемые в математических
вычислениях.
Счетчик
- специальный тип данных для уникальных
(не повторяющихся в поле) натуральных
чисел с автоматическим наращиванием,
при добавлении новой записи в таблицу.
Естественное использование - для порядковой
нумерации записей.
Логический
- тип для хранения логических данных,
а так же поля, которые могут содержать
одно из двух возможных значений (могут
принимать только два значения, например:
Да или Нет).
Гиперссылка
- специальное поле для хранения адресов
URL Web-объектов Интернета. При щелчке на
ссылке автоматически происходит запуск
браузера и воспроизведение объекта в
его окне.
Мастер
подстановок - это не специальный тип данных.
Это объект, настройкой которого можно
автоматизировать ввод данных в поле так,
чтобы не вводить их вручную, а выбирать
их из раскрывающегося списка.
Поле объекта
OLE - включает звукозапись, рисунок и прочие
типы данных. Поле этого типа не может
быть ключевым или проиндексированным.
1.3 Свойства полей
базы данных Microsoft Access
Поля базы
данных не просто определяют структуру
базы - они еще определяют групповые свойства
данных, записываемых в ячейки, принадлежащие
каждому из полей. Ниже перечислены основные
свойства полей таблиц баз данных на примере
СУБД Microsoft Access.
Имя поля
- определяет, как следует обращаться к
данным этого поля при автоматических
операциях с базой (по умолчанию имена
полей используются в качестве заголовков
столбцов таблиц).
Тип поля
- определяет тип данных, которые могут
содержаться в данном поле.
Размер
поля - определяет предельную длину (в
символах) данных, которые могут размещаться
в данном поле.
Формат
поля - определяет способ форматирования
данных в ячейках, принадлежащих полю.
Маска ввода
- определяет форму, в которой вводятся
данные, а поле (средство автоматизации
ввода данных).
Подпись
- определяет заголовок столбца таблицы
для данного поля (если подпись не указана,
то в качестве заголовка столбца используется
свойство Имя поля).
Значение
по умолчанию - то значение, которое вводится
в ячейки поля автоматически (средство
автоматизации ввода данных).
Условие
на значение - ограничение, используемое
для проверки правильности ввода данных
(средство автоматизации ввода, которое
используется, как правило, для данных,
имеющих числовой тип, денежный тип или
тип даты).
Сообщение
об ошибке - текстовое сообщение, которое
выдается автоматически при попытке ввода
в поле ошибочных данных. Обязательное
поле - свойство, определяющее обязательность
заполнения данного поля при наполнении
базы.
Пустые
строки - свойство, разрешающее ввод пустых
строковых данных (от свойства Обязательное
поле отличается тем, что относится не
ко всем типам данных, а лишь к некоторым,
например к текстовым).
Индексированное
поле - если поле обладает этим свойством,
все операции, связанные с поиском или
сортировкой записей по значению, хранящемуся
в данном поле, существенно ускоряются.
Кроме того, для индексированных полей
можно сделать так, что значение в записях
будут проверяться по этому полю на наличие
повторов, что позволяет автоматически
исключить дублирование данных.
Поскольку
в разных полях могут содержаться данные
разного типа, то и свойства у полей могут
различаться в зависимости от типа данных.
Так, например, список вышеуказанных свойств
полей относится в основном к полям текстового
типа. Поля других типов могут иметь или
не иметь эти свойства, но могут добавлять
к ним и свои. Например, для данных, представляющих
действительные числа, важным свойством
является количество знаков после десятичной
запятой. С другой стороны, для полей, используемых
для хранения рисунков, звукозаписей,
видео клипов и других объектов OLE, большинство
вышеуказанных свойств не имеют смысла.
1.4 Безопасность баз
данных Microsoft Access
Базы данных
- это тоже файлы, но работа с ними отличается
от работы с файлами других типов, создаваемых
прочими приложениями. Выше мы видели,
что всю работу по обслуживанию файловой
структуры берет на себя операционная
система. Для базы данных предъявляются
особые требования с точки зрения безопасности,
поэтому в них реализован другой подход
к сохранению данных.
Базы данных
- это особые структуры. Информация, которая
в них содержится, очень часто имеет общественную
ценность. Нередко с одной и той же базой
работают тысячи людей по всей стране.
От информации, которая содержится в некоторых
базах, может зависеть благополучие множества
людей. Поэтому целостность содержимого
базы не может и не должна зависеть ни
от конкретных действий некоего пользователя,
забывшего сохранить файлы перед выключением
компьютера, ни от перебоев в электросети.
Проблема
безопасности баз данных решается тем,
что в СУБД для сохранения информации
используется двойной подход. В части
операций, как обычно, участвует операционная
система компьютера, но некоторые операции
сохранения происходят в обход операционной
системы.
1.5 Защита базы данных
Microsoft Access
обеспечивает два традиционных способа
защиты базы данных: установка пароля,
требуемого при открытии базы данных,
и защита на уровне пользователей, которая
позволяет ограничить, к какой части базы
данных пользователь будет иметь доступ
или какую ее часть он сможет изменять.
Кроме того, можно удалить изменяемую
программу Visual Basic из базы данных, чтобы
предотвратить изменения структуры форм,
отчетов и модулей, сохранив базу данных
как файл MDE.
Простейшим
способом защиты является установка пароля
для открытия базы данных. После того как
пароль установлен, при каждом открытии
базы данных будет появляться диалоговое
окно, в которое требуется ввести пароль.
Только те пользователи, которые введут
правильный пароль, смогут открыть базу
данных. Этот способ достаточно надежен
(Microsoft Access шифрует пароль, так что к нему
нет прямого доступа при чтении файла
базы данных), но он применяется только
при открытии базы данных. После открытия
базы данных все объекты становятся доступными
для пользователя (пока не определена
защита на уровне пользователей, описанная
ниже в этом разделе). Для базы данных,
которая совместно используется небольшой
группой пользователей или на автономном
компьютере, установка пароля обычно оказывается
достаточной.
Описание предметной
области
Автосалон
«ВАЗ-auto» является дилером и занимается
продажей автомобилей российских фирм-производителей.
Процесс продажи протекает следующим
образом. Покупатель (клиент) автомобиль,
пользуясь предоставленным ему продавцом
автосалона каталогом (прайс-лист).
На основании
исследований рынка потенциальных покупателей
и предложений автомобилей отдельный
специалист (менеджер) разрабатывает каталог
предлагаемых к продаже машин; в большой
фирме такую службу назвали бы отделом
маркетинга. Каталог распространяется
на рынке потенциальных покупателей. С
клиентом, решившим приобрести автомобиль,
работает служба оформления заказов. Специалисты
(продавцы), входящие в эту службу, принимают
заказ, отправляют счета, следят за их
оплатой и наконец, вручают клиенту документы
на приобретенный автомобиль.
Таким образом,
можно выявить наиболее важные для данного
бизнеса или производственного процесса
компоненты. В нашем случае это будут:
- сотрудники;
- клиенты (покупатели);
- поставщики;
- каталог (прайс-лист);
- автомобили;
- цена.
На основании
данных компонентов можно получить список
основных бизнес процессов, происходящих
в автосалоне, а именно:
- составление каталога;
- анализ рынка;
- продажи;
- оформление счетов и накладных;
- управление работой персонала;
- решение бухгалтерских задач.
Все операции
выполняются в пределах одного здания,
а организация совместного использования
данных основана на возможности полного
доступа к БД директора автосалона и частичного
доступа персонала.
Определение
сроков выполнения тех или иных бизнес
процессов позволяет правильно расставить
акценты в будущей прикладной программе.
В нашем случае примем такую временную
последовательность выполняемых процессов:
- обновление каталога – периодически;
- подведение итогов продаж – ежемесячно;
- годовой отчет
Выполнение
вышеуказанных действий в бизнес процессе
позволяют определить мотивацию производственной
деятельности автосалона. Бизнес задачи
автосалона "ВАЗ-auto" определяются
как:
- достижение наилучшего соотношения «затраты
- удобство» для клиентов;
- обеспечение условий для успешной деятельности
персонала;
- получение приемлемой прибыли;
- повышение доходов при автоматизации
обработки данных.
Формализованная
постановка задачи будет выглядеть следующим
образом:
- Повысить уровень автоматизация управления
работой дилера по продаже автомобилей.