Сбытовая деятельность производственного предприятия

Стоимость потребляемых материальных ресурсов «переносится» на себестоимость продукции, что напрямую влияет на прибыль компании. В настоящее время от совершенства процесса закупок зависит сама возможность существования компании, и именно поэтому процессы закупок заслуживают пристального внимания с точки зрения их оптимизации.

Стоимость товаров, стоимость транспортных услуг, условия  оплаты, надежность поставщиков - все эти параметры из-за кризиса стали другими. Серьезность происходящих на рынке изменений требует сейчас пересмотра множества контрактов, потому что их условия в большинстве случаев можно изменить в лучшую для покупателя сторону. Но нельзя ограничиться лишь изменениями среди поставщиков, одновременно с этим нужно пересмотреть логику самого процесса закупок и организационную эффективность его участников.

Начиная заниматься оптимизацией любого коммерческого процесса, в первую очередь необходимо сформировать цели процесса, определить показатели для оценки его эффективности, идентифицировать операционные риски и разработать для их минимизации систему внутреннего контроля. Все эти мероприятия позволяют определить направления оптимизации процесса с точки зрения наиболее критичных параметров. Именно по такому пути наиболее эффективно оптимизировать процессы закупок. В наиболее известной литературе под целью закупок понимается «приобретение товаров нужного качества в нужном количестве по установленной заранее цене в конкретном источнике и в нужное время». Такой упрощенный подход оправдан при принятии ключевых решений: что купить, какое качество и цена необходимы, где лучше всего приобрести необходимый товар, а также —  в какой именно момент это следует делать».

В тоже время  практика показывает, что на логику построения процесса закупок влияют следующие факторы:

- необходимость совершения регулярных и крупных закупок по оптимальным ценам;

- обеспечение     надежного и беспрерывного материального потока в организацию;

- максимально полное удовлетворение потребностей подразделений с учетом существующих ограничений;

- закупка необходимых материалов  и гарантия  того, что они    имеют приемлемое качество, доставляются вовремя и туда, куда необходимо, а также удовлетворяют всем требованиям;

- соблюдение оптимальных цен при заданном качестве материалов;

- поиск подходящих поставщиков и тесное взаимодействие с ними;

- учет при принятии решения   репутации   и   надежности поставщика;

- сохранение    минимально-достаточного уровня запасов на складах;

- обеспечение прозрачности и   контролируемости   процесса закупок;

- обеспечение высокой скорости срочных закупок;

- оптимизация стоимости процесса закупок.

Все эти факторы  могут стать основой для определения  целей процесса закупок. При этом для оценки степени достижения целей необходимо разработать набор связанных с ними показателей. Определение целей и показателей в процессе закупок необходимо также, для обоснования результативности выполняемых изменений и применения соответствующих инструментов в закупочной деятельности. При этом для понимания того, как оптимизация влияет на основные показатели компании, необходимо выполнить агрегацию показателей по процессу (время обработки заявки на закупку, число неутвержденных заявок, число возвратов продукции и т. д.).

Если показатели стратегического уровня в закупках, как правило, уже известны и контролируются, то показатели уровня процесса часто выпадают из фокуса внимания менеджеров. А это значит, что, скорее всего, договор на поставку долго утверждается, заявки на закупку часто зависают на неопределенный срок, заявки на оплату долго согласовываются, в результате непонятно кто за это все должен отвечать. Такая непрозрачность закупочного процесса не позволяет определить, сколько мы несем затрат на данный процесс и можем ли мы тратить меньше.

Сформировав цели и основные показатели в области закупок, по которым можно оценить эффективность процесса, далее необходимо перейти к анализу организации логики существующего процесса закупок.

Для полноценного анализа закупочной деятельности необходим специализированный инструментарий, который позволит собрать информацию из различных информационных систем в единое хранилище, что даст возможность восстановить «фактический» процесс закупок, а затем провести его анализ и оптимизацию.

Что же нужно анализировать в процессе закупок? В первую очередь, это время выполнения всех этапов процесса, ведь скорость выполнения процесса является одним из ключевых факторов его эффективности. Расставляя контрольные точки в процессе закупок, можно увидеть, как долго формируется заказ, сколько времени утверждается договор, какое число заявок удовлетворено существующими запасами на складах. Помимо внутренних параметров процесса закупок можно отслеживать время реакции поставщика, число возвратов товара и другие параметры.

Помимо временных  параметров необходимо контролировать частотные параметры процесса закупок. Примером этих параметров являются: число заявок на закупки, число поставщиков, число договоров, число возвратов продукции. Эти показатели показывают «мощность» процесса, а значит качество его организации. Число контрольных точек в процессе закупок может варьироваться от 10 до 15, что позволяет не только собирать информацию для анализа, но и обеспечить контроль правильности исполнения всех регламентных процедур процесса.

После рассмотренных процессов можно  перейти непосредственно к рассмотрению оптимизации процесса закупок.

Процесс закупок  является одним из «слабых мест» любой компании. Неважно, что закупается - сервера или станки, везде существуют «схемы» построенные для обогащения участников процесса закупок. И хотя уровень нарушений может быть разный, но они присутствуют фактически в любой компании.

Для большинства  менеджеров первоочередной является задача сокращения затрат, поэтому, если говорить об оптимизации процесса закупок с точки зрения системы внутреннего контроля, то можно выделить следующие основные моменты, на которые нужно обратить внимание:

-   контроль рыночной цены закупаемых товаров;

-   присутствие   состязательности среди поставщиков;

-   внутренний контроль правильности согласования заявки на закупку;

-   контроль действий исполнителей     при     осуществлении закупок.

Контроль логики выполнения процесса закупок и организационной эффективности всех его участников необходим в регулярном режиме, и здесь информационные технологии позволяют сделать внутренний контроль тотальным. Ведь важно не только определить регламенты процесса закупок и «зашить» в них необходимые контрольные процедуры. Необходимо обеспечить контроль соблюдения контрольных процедур всеми участниками процесса, что сейчас достаточно сложно без использования специализированных информационных технологий. Поэтому одним из способов оптимизации процесса закупок является внедрение информационной системы для контроля и анализа логики исполнения «сквозного» процесса.

В тоже время  внутренний контроль не отменяет оптимизации процессов по другим параметрам. Поэтому если рассматривать оптимизацию процесса закупок с точки зрения показателей качества, стоимости и времени, то можно выделить следующие основные моменты, которые необходимо учесть при его оптимизации:

- вариативность     процесса закупок в зависимости от параметров закупок;

- число участников процесса закупок;

- уровень   принятия   решений в процессе закупок.

Один из самых  используемых методов совершенствования  процессов заключается в создании вариантов для процесса закупки. При этом, варианты, как правило, могут различаться по уровню принятия решения, объему закупок и ликвидности товара. Таким образом, «мелочевку» закупаем быстро и без лишних согласований, тогда как крупные закупки требуют серьезного цикла согласования.

В дополнение к  вышеозначенным методам оптимизации, для ускорения процесса закупок часто применяется метод сокращения числа исполнителей в процессе, что позволяет избавиться от множества организационных и информационных разрывов, что в свою очередь позволяет сделать процесс эффективнее.

Усовершенствовать сбыт продукции можно также следующими способами:

1. Осуществлять  повышение квалификации работников с помощью курсов, конференций, семинаров и практических занятий, которые могут проходить как с отрывом, так и без отрыва от производства.

2. Пользоваться  услугами консультантов по маркетингу. Они обеспечат подготовку решений  в области сбыта, работы с торгово-посредническими фирмами, осуществят исследование рынка, дадут рекомендации по продвижению продукции на рынок.

3. Обеспечивать  эффективную доставку продукции  или создать удобные условия  для отгрузки продукции покупателям  или самим предоставлять эффективные услуги по доставке.

4. Выход на  внешние рынки.

5. Снижение себестоимости производимой продукции.

В целом, можно сказать, что главной целью любого предприятия является получение максимального объема прибыли, а это возможно лишь при эффективной сбытовой деятельности предприятия.

Рассмотрим  этот вопрос на примере УПП «Витебская областная типография».