Психологические особенности планирования в управлении

Цель бизнес-плана состоит  в том, чтобы сориентировать хозяйственную  деятельность фирмы в соответствии с потребностями рынка и возможностями  получить ресурсы; определить конкретные ее виды, рынки; оценить финансовое положение; предусмотреть трудности  и подводные камни. По сравнению с другими видами планов бизнес-план обладает двумя специфическими особенностями.

Во-первых, для доказательства выгодности того или иного проекта  он должен быть привлекательным, наглядно демонстрировать всем заинтересованным лицам преимущества, которые могут  получить, приняв участие в его  реализации.

Во-вторых, бизнес-план составляется в нескольких вариантах. Главный и наиболее полный предназначен для внутреннего пользования, а на основании его уже разрабатываются варианты с учетом различных видов пользователей. Это вполне понятно, ибо каждого из них интересуют только те моменты, которые создают гарантии их собственных интересов. Для банков, страховых компаний и инвесторов это - финансовая устойчивость организации. Для сбытовых фирм - качество, новизна, стоимость продукции. Для поставщиков - объем потребности в сырье, материалах, полуфабрикатах, комплектующих изделиях, услугах. Для профсоюзов - социальные моменты.

Структура бизнес-плана является свободной, тем не менее, в нем должен присутствовать определенный набор разделов и показателей, характеризующих как саму организацию, так и будущий проект, ради которого данный документ составляется. Любой бизнес-план открывается введением, которое помогает сразу же определить целесообразность дальнейшего знакомства с документом. Во введении раскрывается роль избранного организацией вида деятельности в настоящий момент, тенденции и перспективы его развития; приводятся ориентировочные сроки работы в данном направлении; рассчитываются ожидаемая прибыльность и период окупаемости вложений; приводятся гарантии их сохранности.

В основных разделах бизнес-плана  может содержаться следующая  информация:

Цели предпринимательской  деятельности	Цели главной и функциональной стратегий
Потенциал организации	Его развитие на предстоящий период и связанные с этим затраты
Имидж	Традиции, репутации в  деловых кругах, у потребителей и  общественности. Благоприятный имидж  много значит для решения вопроса  о доверии к фирме со стороны  потенциальных партнеров
Персонал	-принципы его подбора, оценки, продвижения; -система управления и  пути ее развития; -внедрения новых методов  руководства; -формы взаимоотношений  с профсоюзной организацией
Будущая производственная деятельность	-ее необходимые условия  (планируемые к внедрению технологии и оборудование; -источники и способы  обеспечения потребностей в сырье,  материалах, энергии, комплектующих  изделиях, необходимых затратах; -пути повышения производительности труда и эффективности производства, способы контроля процессов и качества продукции
Продукт или услуга	- их технический уровень,  качественные параметры, уникальные  свойства, недостатки; -наличие у продукции  сертификатов, защищенности патентами,  лицензиями, товарными знаками;  - возможности использования  отходов
Стратегии маркетинга	Обычно этот раздел начинается с характеристики рынков сбыта для  планируемой к производству продукции
Конкурентоспособность продукции	Пути борьбы с основными потенциальными и реальными конкурентами, завоевания рыночной ниши. В разделе приводятся сведения о конкурентах, их доле на рынке, перечисляются основные параметры, по которым может вестись конкурентная борьба (технические показатели, надежность, эстетичность, экологичность, эргономичность, безопасность, качество, унифицированность, упаковка, сервис и пр.). На основе всестороннего анализа этих моментов определяются параметры, по которым можно превзойти соперников.
План маркетинга		- описание маркетинговой  ситуации (величины рынка, главные  виды присутствующей на нем  продукции, основные конкуренты, каналы распределения); - перечень задач, программа  действий по их реализации, способы  контроля над ними и необходимые  затраты
Основные направления внешнеэкономической деятельности		Здесь, в частности, рассматривается  порядок регистрации фирмы как  ее участницы, сроки открытия валютного  счета. Особенности расчетов с зарубежными  партнерами, предположительные объекты  экспорта и импорта, возможные контрагенты.
Себестоимость, цена, прибыльность производства		Их критическая величина, ниже которой деятельность фирмы  является убыточной.
Риски и способы  их страхования		Риски, возникающие в процессе хозяйственной деятельности, могут  быть связаны с уничтожением, порчей или хищением имущества, стихийными бедствиями и политическими конфликтами, препятствующими нормальному ходу работы, финансовыми и коммерческими  неудачами. В разделе дается примерная  оценка рисков, и перечисляются основные мероприятия, направленные на их снижение (профилактика оборудования, меры противопожарной  безопасности, оснащение сигнализацией).
Финансовая стратегия организации при осуществлении нового вида деятельности		Здесь определяются источники  формирования финансовых ресурсов (выпуск акций, облигаций, банковские ссуды, накопленная  прибыль), требования к эффективности  их использования, соотношению собственных  и заемных средств, общей прибыльности и т.п.
Итог		Итоговый раздел обычно посвящается  финансовому плану организации, который концентрированно представляет в денежном выражении все предыдущие разделы. В рамках финансового плана  с учетом прогноза объемов реализации составляется ряд важнейших документов: план доходов и расходов, прогнозный баланс, план получения целевых средств  от вышестоящих организаций или  заказчиков для осуществления целевых  программ, план движения денежных средств  на счетах в банке и в кассе, план прибылей и убытков.

 

Помимо основных разделов, бизнес-план может содержать приложения в виде наглядных различных материалов - графиков, схем, диаграмм, таблиц, облегчающих восприятие материала, а также график основных мероприятий с указанием ответственных лиц.

По сравнению со стратегическим планом бизнес-план характеризуется  следующими особенностями:

- включает только одну цель, связанную с развитием определенного бизнеса;

- имеет четко очерченные временные рамки, не пролонгируется, не уточняется;

- обладает высокой функциональной направленностью.

 

 

 

 

2. Психологические особенности планирования в управлении

2.1. Возникновения психологических проблем при планировании

Среди психологических аспектов планирования выделяют несколько групп факторов, определяющих особенности реализации этой деятельности. К первой группе относятся различные по типологии задачи, решаемые руководителем в процессе составления и реализации планов. Вторая связана с особенностями механизмов, детерминирующих процессы выработки планов. Третья группа касается смыслообразования в деятельности руководителя, механизмов формирования личностного смысла в ней (в зависимости от особенностей спектра его интересов) и, наконец, определяющие зависимость индивидуального планирования от особенностей спектра его интересов.

Прежде всего, следует отметить, что в зависимости от уровня управления в деятельности руководителя меняется характер и масштабы планирования, а также используемые в этих целях средства. Существенно, также и то, что любой руководитель ограничен в составлении и реализации планов всевозможными нормативно закреплёнными правилами, процедурами, режимами, графиками, стратегиями, принятыми курсами действий и т.д.

Закреплённые в документах правила  требуют, чтобы были или не были приняты  определенные действия в конкретных ситуациях. Правила устанавливаются для обеспечения целенаправленности в работе, они закрепляют определённый тип поведения, отвечающий интересам дела. Аналогичную роль играет «регламент». Стандартизируя деятельность людей, правила минимизируют усилия организатора конкретных работ в области планирования.

Такую же функцию выполняют процедуры  и режим. «Процедура» – это  последовательность правил, это ориентиры  для действий, которые указывают, как надо выполнять определённую деятельность. «Режим» правила выполнения чего-либо в определённых условиях, последовательность действий, определяющих стабильность и эффективность протекания каких-либо процессов, способ реализации некоторой установки (например, режим экономии), а также порядок использования календарного времени. Естественно, что планируя деятельность подразделения и даже собственную деятельность, руководитель не может игнорировать существующие правила, процедуры и режимы.

Планирование также должно осуществляться с учётом решений вышестоящего уровня управления. Эти решения могут  различаться по степени жёсткости  предписаний в отношении деятельности лиц, на которых решение ориентировано. По этому признаку выделяют три категории  решений: контурные, обозначающие лишь общие контуры предстоящих действий, структурирующие, определяющие относительно строгие рамки деятельности исполнителей и решения-алгоритмы.

Совокупность решений образует программы. «Программа» – намеченный к планомерному осуществлению, направленный на достижение единой цели и приуроченный к определённым срокам комплекс мероприятий, обеспеченный необходимыми ресурсами. Это совокупность правил, процедур, целей, установок. Программы могут быть различными по масштабам. Наиболее широкой в этом смысле является генеральная программа действий, которая представляет собой распределение приоритетов и ресурсов для достижения целей. Такая генеральная программа называется стратегией.

Стратегия чаще всего реализует  курс действий, под которым понимаются общие положения и понятия. Этими понятиями руководствуются, когда принимают решения, или которые ограничивают альтернативы при принятии решений. Курс действий имеет столько же уровней, сколько имеет сама организация. Он предполагает известную свободу и может выступать как средство развития самостоятельности и инициативы. Курсы действий, хотя и облегчают достижение целей предприятия, не всегда в должной мере интегрированы по уровням.

И, наконец, наивысший уровень в  этом списке занимают цели и задачи организации. Это те рубежи, к достижению которых направлена деятельность организации. «Цель» – это предвосхищение результата управленческой деятельности, конечный этап многочисленных управленческих операций. В производственных организациях проявляются  три основных типа целей: цели-задания, исходящие от вышестоящих органов  и отражающие внешнюю функцию  предприятия; цели-системы, отражающие объективную необходимость поддержания  целостности организации, цели-ориентации, выражающие потребности членов организации.

Ясно сформированные цели создают  предпосылки для возможности  сконцентрировать усилия организации  и, тем самым, повысить её конкурентоспособность. Сформулированные цели и задачи, провозглашённый курс действий и реализующие его стратегии, разработанные на этой основе программы деятельности в принципе, с одной стороны, ограничивают свободу руководителя в реализации функции планирования, с другой стороны, они выступают основой для организации деятельности подразделения или службы.

2.2. Психологические механизмы снижения и коррекции эффективности планирования

Характеризуя связанные с реализацией  этой основной управленческой функции  психологические проблемы, следует  обратить внимание на то, что в первую очередь они обусловлены спецификой условий, в которых и по отношению  к которым эта функция осуществляется. Степень их проявлений будет зависеть от индивидуальных особенностей разрешения противоречий между потребностью реализовать  установку на планирование и установками, на фоне высокой неопределённости или  блокады деятельности за счёт либо ограниченности «верхом» возможностей для её осуществления, либо ограниченности вышестоящим уровнем делегированных по статусу полномочий по реализации данной функции.

В планировании выделяют следующие  характеристики: источник планирования, объём планов, детали планов, гибкость планов, темп планирования, координация  планов, удержание планов, сигнал остановки.

Чаще всего наблюдаются:

1. Снижение мотивации планирования  в связи с постоянным давлением  «сверху».

2. Снижение мотивации планирования  в связи с деструкцией планов  на фоне текущих событий.

3. Преобладание краткосрочных оперативных  планов. Досрочное планирование  отождествляется с установками  вышестоящих уровней или с  производственным планом.

4. Формальное существование долгосрочных  планов. Оперативные планы ориентированы  в соответствии с текущими  обстоятельствами и локальными  целями.

Эти данные свидетельствуют, что психологические  проблемы реализации этой функции не сводимы к проблемам принятия решения (проблемам мышления). Это  в первую очередь проблемы мотивации  и волевой регуляции деятельности.

Установка на жёсткие планы, чаще всего выявляемая у руководителей, приходит в противоречие с действительностью, становится основой переживаний, на фоне которой теряется личностный смысл планирования. Устоявшийся стереотип поведения состоит в том, что если нечто выступает в роли плана (совокупность целей и действия, ориентированные на их достижения), то любое отступление переживается и оценивается в отрицательном свете.

Особо встаёт вопрос о психологических  механизмах снижения мотивации планирования. Когда действительно присутствует планирование собственной деятельности, а не формальный акт составления  планов на будущее. Создаются предпосылки  для формирования намерений, которые  в свою очередь обеспечивают сохранение во времени мотивационного значения перспективой цели.

Так, делегирование функции планирования исполнителю повышает удовлетворённость  трудом и создаёт условия устойчивой мотивации деятельности.

В области управления невозможность  полноценно реализовать намерения  в сфере претворения в жизнь  собственных планов приводит к фрустрации «эго» мотивации. Руководитель в  этой ситуации не ощущает себя полноправным хозяином собственных намерений, что  негативно отражается на управленческой функции. Выходом из такого положения является формирование установки на гибкое планирование.

«Управляющие должны управлять  планом, а не план управлять ими» – Куц и О’Доннел.

Изменение мотивации планирования – не единственный тип нарушений  в реализации этой функции. Оно сочетается с ущербностью самих планов, программ действий. План должен быть целеустремлённым, пригодным для достижения цели. Его  составление должно быть экономичным, более или менее должно быть пользование  им. Необходима максимальная ясность  плана, что обеспечивает лёгкость его  использования.

Следующие требования к плану –  точность и гибкость (пластичность). Пластичность подразумевает, что план не должен предписывать определённый шаг там, где этот шаг будет  зависеть от неизвестных пока обстоятельств.

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Планирование является одним  из наиболее сложных видов умственной деятельности, доступных человеку, ведь при составлении планов нужно  столь много предугадать, предвидеть, увязать воедино, что эту деятельность с полным правом можно считать  граничащей с искусством.

Планирование охватывает все стороны хозяйственной жизни, и, сегодня без него не может обойтись ни одно предприятие. В то же время  планы нельзя абсолютизировать, ибо  они сковывают инициативу, что  в условиях стремительно меняющейся экономики недопустимо. Поэтому  планирование всегда должно сопровождаться предоставлением подразделениям максимально  возможной самостоятельности, права  принятия решений с учетом складывающегося  положения дел, если такие решения  оказываются более эффективными, чем заложенные в плане.

На некоторых предприятиях к планированию еще до сих пор  зачастую подходят по старинке. Составленные планы спускают для безоговорочного  выполнения, но это порочный подход. Сегодня планирование может быть только живым творчеством всех работников и только тогда оно окажется успешным.

Планирование предполагает принятие конкретных решений о функционировании и развитии производственной системы, их увязку с точки зрения оптимизации  конечного результата. Это позволяет  обеспечить ее эффективное функционирование и развитие в будущем. Любое хозяйственное решение, принимаемое в условиях риска, требует тщательного технико-экономического обоснования, прогнозирования, как будущего результата, так и условий его реализации, что можно осуществить только с помощью средств и методов планирования. Поэтому изучение его теории и практики занимает важное место в подготовке специалистов управленческого профиля.