Анализ использования программного продукта Primavera Project Planner (P3) для автоматизации управления проектом

       В ходе исполнения проекта осуществляется ввод фактических данных по работам проекта, а также их применение – процесс пересчёта работ, для которых были введены фактические данные. Primavera позволяет создать иерархическую структуру документов по проекту – так называемое электронное дело проекта. При этом каждый документ может быть назначен как на весь проект, так и на определённый уровень декомпозиции работ, или на конкретную работу проекта.

       В ходе  осуществления проекта вероятно  возникновение различного рода  отклонений от плановых показателей.  Контроль тех или иных отклонений  осуществляется на фазе мониторинга проекта и включает в себя контроль отклонений календарных сроков проекта, контроль по ресурсам и расходам. Для анализа данных о ходе выполнения проекта в Primavera настраиваются макеты в соответствующих разделах и формируются отчёты.

       При завершении проекта необходимо выполнить процедуру изъятия проекта. Она не предполагает удаления проекта из базы данных, но после её выполнения проект не будет учитываться в общем портфеле проектов предприятия, а данные по нему не будут учитываться при формировании итоговых отчётов.

 

2.3. Логическая схема работы Primavera Project Planner

 

       Логическая схема работы Primavera Project Planner, как и любого другого программного продукта, может быть сведена к четырём основным информационным процессам.

1. Сбор  исходных данных. На этапе планирования проекта источником исходных данных выступает группа планирования. На этапе исполнения руководитель проекта получает фактические данные по нему от функциональных подразделений предприятия (отдел по персоналу, отдел снабжения и пр.).

2. Хранение  данных. В модуле Primavera Project Management определены две категории данных – глобальные и проектные. Глобальные данные не зависят от конкретного проекта, а относятся ко всем проектам сразу, и их изменение может затронуть все проекты предприятия.

       К глобальным  проектным данным относятся:

       • Проекты  (Структура проектов предприятия  EPS).

       • Ответственные  (Организационная структура OBS ⁴).

       • Ресурсы  (Структура ресурсов и ролей).

       • Календари.

       • Кодирование  (Структура кодов).

       • Отчёты (Структура отчётов и групп  отчётов).

Проектные данные определяются в проекте и влияют только на данный проект.

       Клиент-серверное приложение Primavera Project Management работает с СУБД Oracle, MS SQL Server, Sybase.

3. Обработка  данных. Данные по проекту подлежат обработке на этапах планирования, исполнения и мониторинга проекта. На всех этапах руководитель проекта использует промежуточные данные, преобразуя их в результатные.

4. Передача  данных. Модуль Primavera предоставляет возможность экспорта и импорта проектных данных, что позволяет обмениваться проектными данными в виде файлов между участниками проекта, работающими на разных компьютерах (нет общей базы данных), между соисполнителями (подрядчиками), имеющими собственные базы данных или использующими другие программные продукты для планирования и контроля проектов (например, Microsoft Project), для архивирования или создания резервной копии.

 

 

 

2.4. Особенности Primavera Project Planner

 

       Primavera Project Planner является естественным выбором профессионалов управления проектами в области строительства, машиностроения, архитектуры, IT и телекоммуникаций. P3 – признанный стандарт среди высокопроизводительного программного обеспечения, применяемого для календарно-сетевого планирования, ресурсного и стоимостного анализа. P3 разработана для крупномасштабных и многоплановых проектов. Работая с проектами, содержащими до 100 000 работ, P3 не имеет ограничений по ресурсам и количеству целевых планов. Сетевая версия Р3 может использоваться для управления, как сложными многоуровневыми иерархическими проектами, так и комплексами распределенных проектов. Однопользовательская версия предназначена для работы с небольшими проектами на уровне высшего звена управления.

       Можно  выделить следующие отличительные особенности Primavera Project Planner:

       • Упорядочение, планирование и управление группой проектов

       •Анализ "Что-Если" неограниченного числа альтернативных целевых проектов

       • Распределение информации в многопользовательской среде с санкционированными правами доступа

       • Реалистичный расчет потребления ресурсов с расширенными возможностями выравнивания ресурсов

       • Ввод и обновление данных с помощью PERT-представления ⁵, календарно-сетевого плана, временной логической диаграммы

       • Обмен и представление данных с помощью Intranet, пользовательских отчётов и электронной почты

 

2.5. Организационная структура управления и состав пользователей

 

       В каждой современной организации есть огромное количество текущей работы, которая никак не документируется и не отслеживается как работа по тому или иному проекту. Однако зачастую такая работа занимает 70% рабочего времени, поэтому она должна учитываться в корпоративной системе для её дальнейшего анализа и поиска возможных путей оптимизации таких работ. Во многих случаях, работа по проекту документируется, как результаты, документы, знания, инструкции и процессы. Учёт и управление всем объёмом данных по проектам и ресурсам организации требует архитектуры, которая будет направлена не только на хранение большого количества информации, но и организована для облегчения навигации по проектам и всем связанным данным.

       Программные продукты, разработанные компанией Primavera Systems, позволяют создать корпоративную систему управления проектами.

       В отличие от других современных средств для управления проектами, архитектура модулей Primavera разработана для поддержания и хранения больших объемов стандартной и дополнительной информации по проектам и ресурсам. Специализированные структуры – структура проектов предприятия (EPS), организационная структура (OBS), структура декомпозиции работ (WBS), портфели проектов, иерархическая структура кодирования, иерархическая структура ресурсов (RBS), структура ролей, ресурсов и квалификаций – обеспечивают дополнительные возможности хранения проектной информации, совершенствуя процессы доступа и управления большими объёмами данных по проектам, пакетам работ и ресурсам.

       Ключевой структурой при организации корпоративной системы является структура проектов предприятия (EPS). EPS – это иерархическая структура базы данных проектов. Каждый узел (уровень) EPS декомпозируется на программы и проекты, которые должны быть выполнены в рамках организации. EPS используется для бюджетирования проектов, многопроектного управления, и определения прав доступа к информации.

       Далее, проекты подвергаются дальнейшей декомпозиции на отдельные фазы и стадии – такая иерархия называется структурой декомпозиции работ (WBS). Каждый проект имеет собственную иерархию WBS с верхним уровнем, эквивалентным проекту. Каждый пакет (элемент) WBS может содержать более детальные пакеты WBS, работы или и то, и другое.

       WBS – это иерархия работ, которые должны быть выполнены для завершения проекта. Она определяет продукт или услуги, которые должны быть произведены в рамках конкретного проекта.

       Построение целостной корпоративной системы управления проектами невозможно без описания организационной структуры (OBS) и определения соответствия между её элементами и элементами структуры EPS и WBS. OBS – это глобальная иерархическая структура, описывающая структуру ответственных по проектам организации. Обычно OBS отображает структуру управления организации, с уровня высшего руководства до руководителей различных уровней.

       Ответственные исполнители могут быть связаны с их областями ответственности из EPS – узлами или отдельными проектами.

       OBS также используется для назначения пользователям специфических привилегий при доступе к проектам и пакетам работ (WBS) проектов.

       Связь структур EPS, WBS и OBS в рамках корпоративной системы управления проектами приведена на рисунке 4.

 

 

2.6. Экономическая эффективность использования Primavera Project Planner

      Разумеется, никакие функциональные возможности информационной системы не имеют веса, если внедрение такой системы в организации не приводит к значительному улучшению качественных и количественных показателей эффективности её работы. Своей востребованностью и популярностью P3 обязан именно экономическим выгодам, получаемым от использования данного программного продукта. Примером может служить опыт практического применения системы управления проектами Primavera Project Planner в проектном институте ОАО «Гипроспецгаз» г. Санкт-Петербурга.

       Система управления проектами на базе Primavera Project Planner for the Enterprise является частью интегрированной системы автоматизации, разработанной в ОАО «Гипроспецгаз». Именно благодаря автоматизации проектной деятельности компании удалось достичь высоких показателей и обеспечить создание системы менеджмента качества международного уровня. Результатами работы системы качества и автоматизации проектной деятельности общества являются и должны являться такие факторы успеха, как:

• значительная экономия затрат на качество, по сравнению с затратами  на контроль качества в этой же организации  до внедрения системы управления качеством по стандарту ИСО;

• повышение степени предсказуемости  проектов за счет более точного планирования и предоставления фактической информации во все заинтересованные подразделения;

• улучшение координации работ по проекту за счет наличия доступа к системе, хранящей все необходимые данные;

• более оперативное управление изменениями, возникающими в ходе реализации проекта, благодаря наличию инструмента, позволяющего анализировать информацию о ходе работ проекте и получать сведения о появляющихся тенденциях.

     Всё вышеперечисленное наглядно демонстрирует, что качественная, грамотно подобранная корпоративная информационная система управления проектами может вывести организацию на значительно более высокий, качественно новый уровень развития. Именно к таким программным продуктам и относится Primavera Project Planner.

 

Заключение

 

       Сегодня IT-организации переживают один из самых больших кризисов за всю историю их существования. Диапазон предпринимаемых антикризисных действий варьируется от классической стратегии «затягивания поясов» до применения инноваций для снижения добавочной стоимости своих услуг. А первоначальной стратегией по снижению добавочной стоимости является совершенствование систем управления проектами и задачами.

       В связи с этой стратегией, будущее автоматизированных систем управления проектами выглядит особенно перспективным. В период глобального экономического кризиса, промышленные страны во всем мире направляют миллиарды долларов в фонды экономического стимулирования для развития инфраструктуры и обеспечения функционирования других финансовых проектов. Это порождает значительный спрос на программное обеспечение по управлению проектами.

       Каковы же перспективы автоматизированных систем управления проектами на ближайшие 10 – 15 лет? Вот несколько тенденций, которые играют решающую роль для таких систем на рынке программного обеспечения.

       С технической точки зрения, это применение технологий Saa S⁶, модели поставки программного обеспечения делают его более доступным для большего числа организаций, особенно мелких. Более того, рост веб-ориентированных социальных сервисов, таких как Facebook и Twitter, ставит акцент на создании гибкого и удобного программного обеспечения, обеспечивающего коллективную работу пользователей. Сегодня системы управления проектами ускоряют коммуникации вне зависимости от того, находятся ли пользователи в одном здании либо в разных точках земного шара, и улучшают развитие бизнеса.

       С точки зрения аспектов управления, организации медленно, но уверенно обращаются к проектно-ориентированному подходу, чтобы сократить расходы и уменьшить добавленную стоимость. Вследствие сдерживания затрат и управляющего давления, снова ожидается использование централизованных систем управления. Это вызовет усиление руководящей роли офисов по управлению проектами (PMO), что в свою очередь, может сократить число проектов, выполняемых организацией. Организации столкнутся с проблемами, связанными с одновременной эксплуатацией слишком большого числа проектов (особенно если они не имеют достаточного количества членов команды по каждому проекту). Офису по управлению проектами понадобится соответствующее программное обеспечение для принятия правильных решений.

       Исходя из опыта  внедрения корпоративных информационных  систем управления проектами, каждая организация может на порядок – или в 10 раз улучшить эффективность управления проектами за период от 5 до 10 лет, при условии, что она возьмёт на себя обязательства по достижению этой цели. Учитывая эти потенциальные возможности, а также экономические и технологические тенденции, в ближайшие 10 – 15 лет можно ожидать спрос на автоматизированные системы управления проектами.

 

Использованная литература

 

1. Трофимов В.В, Цветков А.В., Евсеев Д.А., Карпова В.С. Primavera в управлении проектами. Практическое пособие. Изд-во ЗАО «ПМСОФТ», 2008. – 315 с.