Информацийно - аналитична дияльнисть у системи управлиння

НАЦІОНАЛЬНА  АКАДЕМІЯ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ

ПРИ  ПРЕЗИДЕНТОВІ  УКРАЇНИ

 

ОДЕСЬКИЙ  РЕГІОНАЛЬНИЙ  ІНСТИТУТ

ДЕРЖАВНОГО  УПРАВЛІННЯ

 

Кафедра регіональної політики та публічного адміністрування

 

 

Творча робота з навчальної дисципліни

 “ Основи інформаційно-аналітичної діяльності ”

 

 

на тему:

«ІНФОРМАЦІЙНО-АНАЛІТИЧНА ДІЯЛЬНІСТЬ У СИСТЕМІ УПРАВЛІННЯ»

 

 

 

Виконав:

слухач 1 курсу

факультету  «Державного управління»

Башілов В.О.

Викладач:

Мамонтова Е.В.

Е.В

 

 

 

Одеса – 2012

План

Вступ

1. Інформаційне забезпечення управління.

2. Види інформаційно-аналітичної діяльності.

3.Експертні  оцінки у підготовці інформації  для прийняття управлінських  рішень.

Висновок

Список використаної літератури.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

Володіння достовірною  і актуальною інформацією поряд  з умінням ефективно використовувати  адекватні методи її збирання, аналізу  і надання, є основою успішної діяльності підприємств і організацій  будь-якої організаційно-правової форми.

Диференціація попиту на всі види інформації –  наукову, технічну, економічну, урядову, задоволення зростаючих інформаційних  потреб є актуальним завданням у  сфері управління. Інтуїтивні дії  у цій сфері, відсутність інформаційної  політики підприємства можуть призвести до неадекватних рішень і відчутних фінансових витрат.

Однією з  особливостей управлінської праці  є постійна необхідність прийняття  рішень в умовах дефіциту часу. Процес вироблення і прийняття рішень в  системі управління за суттю є  інформаційним процесом. Рішення – це “згусток” інформації, спеціально зібраної, проаналізованої і опрацьованої суб’єктом управління. Рішення інформаційне за своєю сутністю, при чому являє собою констатацію нинішнього стану системи, синтез інформації про сьогоднішній день з інформацією про майбутнє, яке виражене у меті, яка поставлена перед системою.

 

1.Інформаційне  забезпечення управління

 

Специфіка інформаційного менеджменту в системі управління вимагає системного підходу не тільки до аналізу первинної інформації, а і до її узагальнення у відповідності з циклічністю фаз (етапів) управлінського рішення, структурою органів управління, попереднім досвідом розв’язання проблемних ситуацій та ін.

Діяльність  в галузі інформаційного менеджменту  пов’язана з проведенням таких  видів робіт.

1. Виявлення  кола управлінських завдань, які  розв’язуються як на рівні  всієї організації, так і в  кожному з її підрозділів.

2. Оцінка значущості  окремих напрямів діяльності  організації на певних етапах  її розвитку.

3. Уточнення  складу і структури інформаційних матеріалів, необхідних для забезпечення управлінських рішень.

Структуру прийняття  управлінського рішення можна представити  такою схемою .

Інформаційну складову управлінської  праці становить збирання, зберігання, опрацювання і передача інформації. Через органи управління проходить велика за обсягом, різноманітністю і динамікою інформація. Одна її частина має безпосередньо управлінський характер, інша виражає взаємозв’язки державного апарату з суспільством, з його численними проявами і потребами, інтересами громадян. Інформацію, яка циркулює в органах державної влади, можна визначити як соціально-управлінську інформацію. Будь-який вид виробничо-економічної діяльності ґрунтується на відповідному інформаційному забезпеченні, в тому числі економічною, кон’юнктурною, науково-технічною, оглядово-аналітичною, фактографічною та іншою інформацією.

Визначення поняття “інформаційне  забезпечення”, наведені в різних наукових джерелах, висвітлюють мету інформаційного забезпечення, його об’єкт, засоби здійснення, процесуально-діяльнісну та інформаційно-ресурсну складові:

Інформаційне забезпечення – сукупність процесів з підготовки та надання спеціально підготовленої  інформації для вирішення управлінських, наукових, технічних та інших задач  у відповідності з етапами їх розв’язування .

Інформаційне забезпечення – комплекс методів і засобів  документаційного, фактографічного  і концептографічного обслуговування, використовуваних для задоволення  інформаційних потреб у конкретній науково-технічній ситуації або  у вирішенні управлінських задач.

Інформаційне забезпечення управління – це організація цілеспрямованих  масивів інформації і інформаційних  потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацювання і передавання інформації (в тому числі і з використанням  комп’ютерних інформаційних систем) з метою аналізу одержаних результатів для підготовки, обґрунтування і прийняття управлінських рішень органами управління .

У загальному обсязі інформації, яка циркулює у складних суспільних системах відрізняють інформацію безпосереднього  управління й інформацію розвитку системи. Під інформацією безпосереднього управління розуміють відомості, які циркулюють по каналах конкретної системи і використовуються для вирішення завдань, які стоять перед цією системою. Під інформацією розвитку системи розуміють відомості, які містять результати науково-технічних досягнень, які можуть бути використані для докорінної перебудови системи. Умовність цього поділу підтверджується конвергенцією на практиці зазначених видів діяльності, що викликано спільною структурою діяльності - об’єктом (документно-інформаційним ресурсом), технологією та іншими структурними компонентами. Виходячи з цього умовного поділу, діяльність спеціалістів в галузі документно-інформаційних ресурсів можна поділити на діяльність в галузі документаційного забезпечення системи управління або документування управлінської діяльності (document management) і діяльність в галузі інформаційно-аналітичного забезпечення (information management), які разом є складовими інформаційного забезпечення діяльності підприємства.

Очевидно, що організація  інформаційної діяльності на підприємствах  і інформаційного забезпечення управління є самостійним видом діяльності, а інформаційні підрозділи підприємств, будучи функціонально включеними до відповідних організаційних структур, виконують специфічні функції управління інформаційною діяльністю, системного аналізу інформаційних потоків і застосування методів інформаційної логістики до руху цих потоків як всередині організації, так і стосовно зовнішнього середовища.

 

Управлінську  інформацію можна умовно поділити на три категорії:

− інформація стратегічного  планування дозволяє вищому керівництву  приймати рішення із встановлення довготермінових  цілей, накопичення ресурсів для  досягнення цих цілей і формулювати  політику їх досягнення (може містити перспективні оцінки середовища, економічні прогнози і демографічні тенденції);

− контрольна управлінська інформація використовується менеджерами  середнього рівня для координації  різних підконтрольних їм дій, приведення ресурсів у відповідність із завданнями і розробки оперативних планів;

− оперативна інформація допомагає виконувати звичайні повсякденні  операції) розрахунок заробітної платні і фінансові розрахунки та ін.

Ефективність  будь-якої інформаційної системи  значною мірою залежить від якості інформації, яка до неї вводиться. Необхідний рівень якості забезпечується шляхом фільтрації вхідного потоку інформації.

Відбір інформації – це процес виділення з інформаційного потоку найбільш цінних документів, їх окремих частин або фактичних відомостей у відповідності з прийнятими критеріями.

Критерій відбору  інформації – ознака або набір  ознак, на основі яких приймається рішення  про включення документа або  його складових до інформаційної  системи.

Оскільки від  якості відібраної інформації залежить результативність рішень, що приймаються, необхідно врахування психологічних критеріїв відбору інформації:

– критерій поліментності - є основою для відбору такої  інформації, яка викликає в людському  мозку найбільшу кількість думок, при-зводить до виникнення декількох варіантів рішення завдання і ство-рює велику вірогідність правильного і швидкого вибору найкращого варіанту її розв’язання;

– критерій активності, за яким відбирають інформацію, яка  є значу-щою не з наукової або  технічної точки зору, а з точки зору психології мислення, тобто таку, що обумовлює народження нових думок, активно впливає на творче мислення користувача інформації;

– критерій евристичності  інформації – пов’язаний з критерієм  активності, але є більш високою  за якістю – спонукає людський мо-зок при її осмисленні створювати таку нову інформацію, яка дозво-ляє знаходити найкоротші шляхи вирішення проблеми, яка стоїть перед користувачем інформації. За критерієм евристичності відбира-ють таку інформацію, яка спрямовує хід думок користувача інформа-ції до вирішення заданої проблеми;

– критерій прогресивності інформації – оцінюють і виділяють  таку ін-формацію, яка веде до знань, які розкривають шляхи руху вперед в розвитку даної проблеми;

– оптимальний  мінімум інформації як психологічний критерій відбору потребує такої кількості інформації, якого достатньо спеціалісту для оптимального вирішення завдання.

 

2.Види  інформаційно-аналітичної діяльності

 

Інформаційно-аналітична діяльність характерна перш за все  для політичних, економічних досліджень з метою прийняття рішень у сфері управління. Інформаційно-аналітичні служби органів влади і управління покликані моделювати соціологічні аспекти, здійснювати прогнозування політичних конфліктів, результатів голосування, здійснювати аналітичний моніторинг не тільки явних поточних проблем, а і виявляти проблемні ситуації, проводити ситуаційний аналіз та вирішувати інші завдання соціального, політичного, фінансового, екологічного моніторингу.

Розрізняють моніторингові, ініційовані і кумулятивні  аналітичні дослідження.

1. Моніторингові  дослідження призначені для довготермінового  аналітичного спостереження за  розвитком певної ситуації з  метою забезпечення можливості  апріорного синтезу управлінських  рішень, які мають профілактичний  або упереджуючий характер.

Моніторинг - безперервне  спостерігання за станом оточуючого середовища і управління ним шляхом своєчасного інформування про можливості настання несприятливих, критичних  або неприпустимих ситуацій.

Моніторингові дослідження  передбачають одержання статистичних або змістовних показників, які характеризують об’єкт спостереження і які можна виміряти. Система спостережень будується на фіксації дискретних кількісних характеристик об’єкта спостереження, накопичуванні цих відомостей і на можливості шляхом інтелектуальної інтерпретації одержаних відомостей зробити висновки про якісний стан об’єкта. Моніторинг ґрунтується на спостереженні типових рис у поведінці об’єктів спостереження і на своєчасній фіксації на їх фоні різних відхилень від норми.

Інформаційно-аналітичний моніторинг – вид інформаційної діяльності, пов’язаний з процесами аналізу, синтезу інформації із застосуванням методів моделювання, експертного оцінювання, діагностики і прогнозування, що реалізуються у режимах постійного збирання інформації з традиційних і нетрадиційних джерел з метою регулярного інформаційного забезпечення користувачів.

Моніторингові аналітичні дослідження, як правило, регламентуються етапами  обробки інформації, обраною тематикою  і фіксованим переліком джерел. Головне  в моніторингових дослідженнях – чітка орієнтація на конкретну постановку задачі і цілеспрямовану змістовну обробку інформації.

2. Ініційовані аналітичні  дослідження проводяться за раніш  незапланованими дорученнями керівництва  або в результаті виявлення  при проведенні моніторингових досліджень нових проблемних ситуацій.

Ініційовані дослідження  вирізняються істотним впливом чинників невизначеності цілей і суб’єктивності критеріїв оцінки рішень, які приймаються. Важливе значення в цьому процесі  надається виявленню індикаторів, формальних характеристик, якісних і кількісних показників, які відображають аналітичну динаміку ситуації. Це завдання передбачає вивчення вітчизняного і зарубіжного досвіду вибору інформаційних індикаторів даної проблемної ситуації, наявні державні і комерційні джерела інформації, оцінити взаємозалежність значень покажчиків з урахуванням динаміки в часі та ін. Вибір індикаторів має проводитись під безпосереднім змістовим контролем кінцевого користувача з урахуванням сформульованої ним задачі аналітичного дослідження. Для виявлення і формулювання характеристик досліджуваної ситуації необхідно забезпечити аналіз і оцінку альтернативних характеристик ситуації з урахуванням їх суб’єктивно-інтуїтивних оцінок експертами-аналітиками.