Информацийно - аналитична дияльнисть у системи управлиння

У результаті ініціації або одержують кінцевий аналітичний результат із структуризацією проблеми, або починається моніторинговий аналітичний процес, або проводиться кумулятивне аналітичне дослідження.

3. Кумулятивні дослідження  характеризуються високими вимогами  до оперативності їх проведення, використанням спеціалізованих методів опрацювання експертної інформації.

Кумулятивні дослідження  проводяться на основі ситуативної  обробки інформації групами керівників та/або експертів-аналітиків. У цих  дослідженнях широко застосовується методологія групових експертних процедур (метод “комісій”, метод “мозкової атаки”, метод “ситуаційного аналізу”, процедура “Дельфі” та ін.).

Одним із видів інформаційно-аналітичного моніторингу є комунікативний аудит, який передбачає вивчення повідомлень  про фірму і повідомлень, розповсюджуваних від лиця фірми і здійснюваний для визначення результативності комунікативної політики, яка проводиться організацією.

Поняття “комунікативна політика”  може застосовуватись у таких  значеннях: 1. Перспективний курс дій  підприємства і наявність у нього обґрунтованої стратегії використання комплексу комунікативних (комунікаційних) засобів взаємодії з усіма суб’єктами маркетингової системи, яка забезпечує стабільну і ефективну діяльність з формування попиту і просування товарів і послуг на ринок. 2. Комплекс заходів із забезпечення ефективної взаємодії бізнес-партнерів, організації реклами, методів стимулювання збуту і зв’язків із громадськістю.

Бізнес, як сфера інформаційної  діяльності, є предметною галуззю  з притаманними тільки їй завданнями, джерелами і каналами одержання інформації, з новою понятійною парадигмою, пов’язаною із певною структурою управління діяльністю, її цілями і критеріями. Сфера підприємництва потребує осмислення нових підходів до інформаційної діяльності, вироблення адекватних форм і методів її забезпечення і підготовки кадрів, яки володіють цими підходами, формами і методами.

Система інформаційного забезпечення управління ефективно функціонує за таких умов:

− спеціальна підготовка спеціалістів широкого профілю, які добре обізнані з відповідною тематикою і завданнями, які стоять перед організацією;

− чітке визначення методів, форм і видів інформаційного обслуговування для забезпечення його оперативності  і компактності.

Інформаційне забезпечення управління і бізнесу включає:

− пошук і оцінку ідей, гіпотез, рішень;

− виявлення і опис проблем, тенденцій, альтернатив, конфліктних  і надзвичайних ситуацій;

− багатокритеріальний аналіз даних і оцінка складних об’єктів;

− інформаційне моделювання  проблем і вибір методів їх вирішення;

− формування системи критеріїв  і оцінок, інформаційна експертиза планів, програм, наукових і конструкторських досліджень, проектних робіт;

− оцінка і впровадження науково-технічних досягнень і  передового досвіду конкуруючих  організацій;

− збирання і аналіз даних про партнерів і конкурентів;

− визначення поведінки  в конкурентній боротьбі, конфліктах, протистоянні; аналіз і прогнозування  надзвичайних ситуацій, пошук їх аналогів;

− аналіз і прогнозування “лідерів” у комерції, науці, технології, техніці, виробництві;

− інформаційне супроводження розробки прогнозів  розвитку галузі, підприємства, регіону;

− акумулювання і оцінка ініціатив, інновацій і  розробка пропозицій з їх використання;

− інформаційно-діагностичний  аналіз ліцензійної діяльності і  угод;

− діагностичний  передпрогнозний аналіз торговельних угод, пропозицій по бартеру, лізингу, клірингу, біржовим процедурам, контрактам, намірам, угодах, поставках, фінансових процедурах та ін.;

− інформаційна експертиза проектів з ризиковим  фінансуванням;

− інформаційна експертиза проектів для інноваційних банків;

− прогнозування  хвиль економічної кон’юнктури;

− прогнозування  хвиль соціального розвитку;

− аналіз комерційного рейтингу фірм, партнерів і конкурентів;

− аналіз соціально-політичного  рейтингу;

− накопичення  відомостей і їх використання для  посередницької діяльності в науці, технології, виробництві, в діяльності бірж, банків, у великих програмах, соціальних і політичних заходах;

− накопичення і використання відомостей про виставки, аукціони, ярмарки, конференції, наради;

− редакційно-аналітична діяльність і підготовка аналітичних  матеріалів, довідок, доповідей, прогнозів, реклами.

Аналіз інформаційних  потреб, вивчення мотивацій в управлінських рішеннях, тематичне інформаційне забезпечення керівників, психологія індивідуального і групового інформаційно-аналітичного забезпечення є об’єктами діяльності в галузі інформаційного забезпечення управління і бізнесу.

Інформаційне  забезпечення управління і бізнесу передбачає:

− комплексне інформаційне забезпечення найбільш повною і достовірною  фактографічною і концептуальною інформацією  порівняльного і прогнозного  характеру – стану, тенденцій  і перспектив розвитку предметної галузі, конкретних об’єктів-аналогів;

− підготовка аналітичних, порівняльних або реферативних оглядів;

− проведення патентних  досліджень;

− організація  консультацій, експертних оцінок;

− співставлення  техніко-економічних параметрів виробів;

− переклад ділової  інформації;

− формування спеціалізованих (в тому числі повнотекстових) баз даних для побудови аналітичних моделей і кількісного аналізу об’єктів експертизи і прогнозування.

Для ефективної роботи необхідне знання джерел інформації, характеристик інформаційних масивів: розсіяння інформації, старіння, актуальності інформації, оцінювання характеристик інформації – якісних (достовірність, об’єктивність, однозначність, своєчасність, релевантність, пертинентність, актуальність), кількісних (повнота, достатність), ціннісних.

 Для будь-яких видів і форм інформаційного забезпечення можна сформулювати спільні вимоги, яким повинна відповідати інформація:

1.Якісні

− вірогідність – наближеність інформації до першоджерела або точність її передачі (відсутність  випадкових або умисних спотворень інформації);

− об’єктивність  – інформація, “очищена” від  неминучих спотворень, які виникли  при її передаванні, а також від  суб’єктивних спотворень психологічного плану;

− однозначність  – навіть достовірна і об’єктивна інформація повинна підлягати повторній перевірці;

− своєчасність – інформація потрібна у потрібний  час і у потрібному місці;

− релевантність  – характеристика ступеня відповідності  змісту документа, знайденого в результаті інформаційного пошуку, змісту інформаційного запиту;

− пертинентність – характеристика ступеня відповідності змісту документа, знайденого в результаті інформаційного пошуку, інформаційній потребі, вираженій в інформаційному запиті;

− актуальність – важливість інформації у даний  конкретний момент часу у прийняття  конкретного рішення.

2. Кількісні

− повнота –  необхідна і достатня кількість  інформації для прийняття рішення;

− достатність  – кількість інформації, достатня для вирішення поставленого вузького завдання.

3. Ціннісні.

− значущість для;

− вартість –  всі видатки за фактом одержання інформації.

 

 

3.Експертні  оцінки у підготовці інформації  для прийняття управлінських  рішень

 

В основі здатності  до вирішення різноманітних завдань  інформаційної діяльності лежать складні  міжпредметні знання, уміння і навички. Однією з важливих функцій, яку реалізують спеціалісти з управління інформаційними потоками, є функція експерта в галузі документальних джерел інформації і функція когнітолога – організатора експертиз для формалізації процедур збирання і аналізу думок спеціалістів у форму, найбільш зручну для підготовки обґрунтованих рішень на всіх етапах управлінського циклу - аналізі проблемних ситуацій, прогностичних дослідженнях, аналізі існуючих рішень та ін.

У практиці управління зустрічається значна кількість  завдань, на які складно отримати точні відповіді. Це пов’язано, в першу чергу, з невизначеністю, обумовленою випадковою поведінкою елементів тієї чи іншої системи, а також обмеженим знанням про об’єкт управління. Для одержання більш повних знань про досліджуваний об’єкт необхідно мати більший обсяг інформації, яка часто має якісний характер і не піддається кількісним вимірюванням.

Тому при  прогнозуванні, розробці проектів і  виборі програми напряму розвитку системи, оцінки якості продукції, роботи підприємства і організації та інших завдань все ширше застосовуються методи експертних оцінювань (експертні методи), які допомагають формалізувати процедури збирання і аналізу думок спеціалістів і перетворити одержану інформацію у форму, найбільш зручну для підготовки обґрунтованих рішень.

Спеціалісти, які  готують інформацію для прийняття  управлінських рішень, повинні надати її у вигляді цілісної картини, яка  відображає об’єкт управління у зручному для сприйняття ракурсі, містить  пропозиції варіантів альтернативної поведінки і можливих наслідків, дає можливість сприймати об’єкт у його динаміці.

Основними етапами  цього процесу є:

− побудова інформаційної  моделі досліджуваного об’єкта;

− розробка системи  якісного аналізу інформації;

− розробка інформаційної  моделі розвитку об’єкта;

− визначення тенденцій і перспектив розвитку досліджуваного об’єкта.

Працівники, що займаються інформаційним забезпеченням  осіб, які приймають рішення, повинні  вчасно помітити виникнення проблемної ситуації, повинні бути висококваліфікованими  спеціалістами в галузі науки управління, володіти методами прогностичних досліджень.

Експертні оцінки використовуються на всіх етапах інформаційного забезпечення управління – від локальних  до глобальних. Наприклад, інформаційні потреби організації визначаються на основі думок окремих спеціалістів і тих специфічних завдань, що стоять перед ними. На основі узгодження інтересів різних підрозділів організації виробляється консенсус відносно їх інформаційних потреб.

На кожному  з етапів управлінського циклу, серед  яких аналіз проблемної ситуації, прогностичні дослідження, аналіз існуючих рішень, аналіз варіантів дерева виявлених цілей, розробка документів, необхідні кількісні і якісні оцінки висококваліфікованих спеціалістів – експертів. Результати експертних оцінок багато в чому визначають ефективність управлінських рішень, які приймаються.

Експертні оцінки – це судження кваліфікованих фахівців-професіоналів, висловлені у виді змістовної, якісної  або кількісної оцінки об’єкта, призначені для використання при прийнятті  рішень.

Експертизи можуть бути індивідуальні і колективні, з обміном інформацією між експертами і без обміну, анонімні і відкриті.

Основною метою  проведення експертиз є підвищення професійного рівня рішень, які приймаються  за рахунок використання спеціально розроблених і перевірених практикою технологій експертного оцінювання.

Для одержання  якісної експертної інформації необхідно  додержання таких умов:

− наявність  експертної комісії, яка складається  з спеціалістів, що професійно знайомі  з об’єктом експертизи і мають  досвід роботи експерта;

− наявність  аналітичної групи, яка професійно володіє технологією організації  і проведення експертиз, методами одержання  і аналізу експертної інформації;

− одержання  достовірної експертної інформації;

− коректна обробка  і аналіз експертної інформації.

При застосуванні експертних технологій виникають такі проблеми:

1. Формування  експертної комісії. Однією з  основних проблем є визначення  якості експерта.

2. Організація  і проведення експертиз.

3. Одержання  експертної інформації.

4. Визначення остаточних експертних оцінок.

5. Багатокритеріальні  оцінки.

6. Аналіз результатів  експертизи.

Типовими помилками  при застосуванні експертних технологій є:

− перебільшення  можливостей експертних оцінок;

− залучення  некомпетентних експертів;

− недостатня поінформованість експертів про об’єкт експертизи;

− недостатньо  чітка постановка задачі перед експертами;

− обмеження  експертизи межами однієї експертної процедури;

− надлишкове захоплення кількісними оцінками;

− порушення  правил теорії вимірювань;

− необхідність організації інформаційної взаємодії між експертами;

− конформізм експертів;

− неврахування фактора кон’юнктурності;

− невірне розуміння  точності експертних оцінок;

− неправильна  обробка результатів експертизи;

− некоректна інтерпретація  результатів.

Одним з головних завдань інформаційного менеджера є комплексне інформаційне забезпечення користувачів найбільш повною і достовірною фактографічною і концептуальною інформацією, особливо порівняльного і прогнозного характеру щодо стану, тенденцій і перспектив розвитку певної предметної галузі. В умовах існування значної кількості різноманітних інформаційних джерел і масивів інформації, перед спеціалістом виникає завдання визначення відносної цінності різних джерел інформації з точки зору їх використання у діючих системах інформаційного забезпечення. За допомогою логічного аналізу існуючої інформації, систематизованої у вигляді інформаційного поля, тобто аналізу сукупного змісту документального потоку, який передбачає знання джерел інформації, навички інформаційного пошуку тощо, спеціаліст може одержати необхідну інформацію для забезпечення інформаційних потреб користувачів, але успішність діяльності інформаційного спеціаліста у виконанні цих завдань залежить від того, наскільки він власне сам є компетентним експертом, зокрема в галузі використання інформаційних джерел, визначення інформаційних потреб користувачів інформації.