Информационные системы в менеджменте

Зміст

1. Планування особистої роботи менеджера з використанням комп'ютерної техніки……………………………………………………... 3
2. Оцінка якості організації інформаційного забезпечення АРМ менеджера. Критерії якості………………………………………………. 8
3. Завдання «Описати особливості переведення отриманих листів у задачі, шляхом їх віднесення до категорій «До виконання» або «Листи на контролі» за допомогою Тайм-менеджменту в Outlook 2007.»…… 11
4. Висновки…………………………………………………………………. 17
5. Список використаних джерел…………………………………………... 18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Планування особистої роботи менеджера з використанням комп'ютерної техніки

 

Комп'ютерні системи організації  праці набули поширення на початку 80-х pp. з бурхливим розвитком персональних комп'ютерів, коли вони стали невід'ємною  частиною офісу і дому. Ідея пристосувати персональний комп'ютер як інструмент особистої ефективності менеджера, програміста і фахівця будь-якого  профілю одержала «друге дихання», коли в програмне забезпечення були закладені головні ідеї ТМ: цільове  планування, ключові завдання, гнучкий  календар, проблемно-орієнтовані бланки. З найвідоміших слід зазначити програмне  забезпечення ТМ «Ключ до результатів» на базі комп'ютерів IBM і Macintosh, і «Lotus»  і «MS Outlook» на базі IBM. Вони дозволяють вирішувати такі завдання:

«Календарне планування» заходів на рік, квартал, місяць, тиждень, день з контролем досягнення результатів;

 «Документообіг» - автоматизоване виготовлення, запис, пошук і друк вхідної і вихідної інформації, причому пошук інформації організований за цілою сукупністю реквізитів (назва, дата, прізвище, підприємство і т.ін.);

 «Довідник», що містить адреси і телефони юридичних і фізичних осіб з можливістю їх автоматизованого пошуку;

«Калькулятор», що забезпечує арифметичні і логарифмічні розрахунки в процесі роботи за основним завданням користувача. При цьому зберігаються зміни на диску, інформація друкується на принтері і захищається паролем. Система «Lotus Organizer» досить демократична: на одному комп'ютері можуть працювати кількох чоловік, причому кожний з них користуватиметься своїми даними, не зачіпаючи чужих.

Комп'ютерні системи володіють  цілим рядом явних переваг  в порівнянні з ручними інструментами  і ЕЗК: практично необмежений обсяг пам'яті, який дозволяє записувати значні обсяги інформації, зберігати довгі роки і шукати дані в режимі реального часу, що особливо ефективно на великих підприємствах і в державних органах; можливість обміну даними усередині підприємства через інформаційні мережі, а через модемний зв'язок з будь-якими іншими архівами в країні і в світі; повна уніфікація і систематизація процесів та отримання будь-яких розрізів інформації (співробітник, функція, день, відділ, проект, період часу і т. ін.); автоматизоване перетворення довгострокових цілей і планів у завдання на тиждень і день, різке скорочення витрат часу на рутинні операції пошуку і запису заходів і концентрація зусиль на вирішенні ключових завдань.

Недоліки комп'ютерних  систем: необхідність володіння персональним комп'ютером в режимі користувача  і додаткового вивчення програмного  забезпечення. Відомо, що багато менеджерів зовсім не працюють з комп'ютером, довіряючи  його секретарю. Тоді ми втрачаємо частину  інформації або маємо її невідповідність  дійсності; висока ціна організації  робочого місця співробітника, оснащенного  комп'ютерною системою, що прийнятне  тільки для успішної фірми і малопридатне для сфери сервісу, торгівлі, малого бізнесу. Дуже непроста справа - дати пораду щодо того, на якому інструменті для особистої роботи зупинити свій вибір. Це залежить від цілого ряду чинників: типу підприємства, категорії співробітника, запланованих річних витрат, рівня володіння комп'ютером і характеру роботи співробітника. Рекомендації надані в табличній формі (табл. 1.1), де хрестиком вказані позитивні ради із застосування конкретного інструмента. Тип підприємства або організації і його економічний стан завжди є вирішальним чинником. Підприємство може для своїх співробітників придбати календарі або «організатори» як елемент фірмового стилю. Це практикують багато великих підприємств. В цьому випадку календарі, тижневики і калькулятори видаються всім менеджерам і провідним фахівцям, тобто має місце тиражування інструментів в тисячах копій. Підприємство малого бізнесу з чисельністю працівників 50-100 чол., яке не може дозволити такі витрати на створення фірмового стилю, може закупити інструменти в звичайних магазинах.

 

Таблиця 1.1

Позитивні ради із застосуванням  конкретного інструмента

Характеристики	Календар	Організатор	Тайм- менеджер	Електронний записник	Комп'ютерна система
Тип підприємства або організації велике  середнє мале	+ + +	+ + +	+ +	+ + +	+
Категорія співробітника менеджер  фахівець  службовець	+ + +	+ + +	+	+	+

 

 

 

 

Продовження Табл.1.1.

Запланован річні витрати  на 1 співробітника високі.-. (більше 1000 дол.) середні (від200до 1000 дол.) невеликі (від 10 до 200 дол.)	+         +	+     +   +	+     +	+     +   +	+     +
Рівень володіння комп'ютерною технікою високий (програміст) середній (користувач) низький (епізодично  нульовий (не володіє)	+       +	+       +	+   +   + +	+   + +	+ +
Характер роботи співробітника постійно на робочому місці частково на робочому місці епізодично на місці	+   +	+   + +	+   + +	+   + +	+   + +

 

Категорія співробітника  має також велике значення у виборі інструмента. Перший керівник (директор, президент) може користуватися будь-яким інструментом, але в сучасних ринкових умовах він зобов'язаний мати престижний ТМ або «організатор» в шкіряному  футлярі, Не викликає довіри фірма, де керівник сидить в шкіряному кріслі, користується перекидним календарем і  працює на запорошеному комп'ютері IBM XT.  Бажано, щоб керівники підрозділів  мали вінілові ТМ або «організатори», а особиста техніка для роботи була б уніфікованою. Це завжди дає  економічний ефект. Фахівці підприємстві), які володіють комп'ютерною технікою, повинні користуватися ЕЗК і  комп'ютерною системою, а фахівці, що віддають перевагу ручним інструментам, - мати під рукою календар або «організатор». Багато що залежить від планованих річних витрат на 1 співробітника. Якщо Ви можете витратити більше 1000 дол. на рік, то Ви можете використовувати всю гаму інструментів, починаючи з календаря як елемента фірмового стилю, придбання ТМ із змінними блоками раз в 2-3 р. І закінчуючи комп'ютерною системою організації праці. При плануванні витрат від 200 до 1000 дол. слід зупинитися на «організаторі», ТМ і ЕЗК для різних категорій співробітників. Якщо Ви не плануєте значних вкладень в особисту техніку для роботи особистої роботи (до 200 дол. на рік), то Ви можете вибирати між календарем, «організатором» або ЕЗК. Рівень володіння комп'ютерною технікою визначає ручний або комп'ютерний варіант інструмента. Якщо Ви вільно або в режимі користувача володієте комп'ютером, то проблем з освоєнням ЕЗК або комп'ютерних систем у Вас не буде. Якщо рівень володіння комп'ютером низький, то краще вибирати ручний інструмент (календар, «організатор» або ТМ). Важливе значення у виборі інструмента має характер роботи співробітника, що визначається часом перебування на робочому місці. Якщо Ви постійно знаходитеся в офісі і за письмовим столом, то Ваш вибір максимальний. При частковому перебуванні на робочому місці, коли решту часу Ви витрачаєте на обхід цехів або ділянок, за кермом автомобіля, часто буваєте на нарадах - тоді комп'ютерна система для Вас не підходить. Співробітники, що мають роз'їзний характер роботи (комівояжери, агенти, водії, кур'єри і т. п.), можуть ефективно використовувати тільки «організатор», ТМ або ЕЗК.

 

2. Оцінка якості організації інформаційного забезпечення АРМ менеджера. Критерії якості

 

Аналізуючи сутність АРМ, фахівці визначають їх найчастіше всього як професійно-орієнтовані малі обчислювальні  системи, розташовані безпосередньо  на робочих місцях фахівців і призначені для автоматизації їх робіт. Для  кожного об'єкту управління потрібно передбачити автоматизовані робочі місця, відповідні їх функціональному  призначенню. Проте принципи створення  АРМ мають бути загальними: системність, гнучкість, стійкість, ефективність. Згідно принципу системності АРМ слід розглядати як системи, структура яких визначається функціональним призначенням. Принцип гнучкості означає пристосовність системи до можливих перебудов завдяки модульності побудови всіх підсистем і стандартизації їх елементів. Принцип стійкості полягає в тому, що система АРМ повинна виконувати основні функції незалежно від дії на неї внутрішніх і зовнішніх факторів. Це означає, що неполадки в окремих її частинах мають бути легко усунені, а працездатність системи швидко відновлена. Ефективність АРМ слід розглядати як інтегральний показник рівня реалізації приведених вище принципів, віднесеного до витрат по створенню і експлуатації системи. Функціонування АРМ може дати чисельний ефект лише за умови правильного розподілу функцій і навантаження між людиною і машинними засобами обробки інформації, ядром яких є ЕОМ. Лише тоді АРМ стане засобом підвищення не лише продуктивності праці, а й ефективності. Система повинна забезпечувати введення, обробку, зберігання, реєстрацію документів, що надходять із численних джерел: по мережі, з дисків, модемів і сканерів. Базовими принципами є: Відвертість - використання прийнятих стандартів, можливість легкої адаптації, зміни і розвитку. Технологічність - використання сучасних засобів розробки программного забезпечення, архітектура «клієнт-сервер», що забезпечує легкість установки, оновлення, централізацію адміністрування. Надійність використання СУБД, яка підтримує реляційну модель даних і стандарт SQL-92, що гарантує високий ступінь збереження даних і підтримки їх цілісності Інтегрованість - всі підсистеми, що входять в ІС, спроектовані за єдиною технологією і виконані в єдиному стилі програмування на основі принципу концептуальної цілісності програмного забезпечення. Модульність - система є набором взаємозв'язаних на рівні даних, але достатньо незалежних підсистем Гнучкість - високий рівень параметризації, можливість настроювання на специфіку роботи користувача, визначення складу функцій і прав доступу до інформації. Уніфікація - можливість оперативного налаштування функціонального складу підсистем, механізм централізованого оновлення версій. Під науковою організацією управлінської праці розуміють сукупність заходів, що забезпечують планомірне і найбільш ефективне використання праці працівників апарату управління. Ці заходи повинні забезпечити найбільш ефективний зв'язок апарату управління із керованим колективом та зовнішніми організаціями. Крім того мають бути забезпечені економічність, оперативність і надійність управління. Ефективність праці управління залежить від цілого ряду організаційних, економічних і психологічних умов. Для того, щоб ефективніше використовувати здібності працівників, позбавляти їх від перевантаження, необхідно дотримуватися принципів наукової організації управлінської праці. Принцип спеціалізації полягає в забезпеченні правильного співвідношення різної спеціальності і кваліфікації відповідно до обсягу робіт по виконанню кожної управлінської функції. При цьому повинні враховуватися освіта, кваліфікація і індивідуальні якості кожного працівника. Принцип синхронізації передбачає узгодженість в діяльності різних працівників по видах управлінських робіт. Принцип прямоточностi забезпечує вибір найкоротших шляхів проходження управлінської інформації. Принцип ритмічності передбачає рівномірне завантаження кожного працівника управління протягом робочого дня і по періодах виробництва. Принцип стандартизації полягає в забезпеченні керівників підрозділів стандартними засобами управлінської праці і формами документації. У сфері управлінської діяльності використовується три види нормування. Норми вироблення встановлюють певні обсяги робіт за певний час. Вони використовуються при нормуванні праці технічних виконавців. Норми обслуговування визначають кількість технічних засобів управління, що обслуговується одним працівником в системі управління. Застосовуються при нормуванні праці інженерно-технічних працівників. Норми керованості визначають кількість працівників, підлеглих безпосередньо одному керівникові на певному рівні управління.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Завдання

Описати особливості  переведення отриманих листів у  задачі, шляхом їх віднесення до категорій  «До виконання» або «Листи на контролі»  за допомогою Тайм-менеджменту в  Outlook 2007.

 

Листи «До виконання»

Як правило, інформація що приходить до нас потребує негайної реакції. Різні листи потребують різних дій, а саме:

• Відповіді - тобто повідомлення з якоюсь інформацією чи прийняття рішення;
• Роздумів - коли прийняття рішення потребує часу;
• Встановлення на контроль - коли необхідно через певну кількість часу згадувати про цей лист, для того щоб перевіряти стан питання;
• Прийняття до виконання - коли в листі є задача до виконання.

Спочатку про листи  «До виконання», як про найважливіші та ті які потребують від нас більшої  кількості дій. Для роботи з такими листами в Outlook є спеціальний інструмент – флаг «До виконання». Він встановлюється с правого боку в спеціальному стовбці. (Див. рис. 3.1.)

Рис. 3.1. Команда «До виконання» в Outlook 2007.

 

 

Встановивши на листі один з флагів «До виконання», я фактично перетворила лист в задачу. З цього  моменту його можна побачити в  панелі «Задачі» при календарі. (Див. Рис. 3.2.)

Рис. 3.2. Переведення листа  в «Задачі».

Його так само, як і будь-яку задачу,  можно перенести в категорію «1-День» та «1-Тиждень» та категорії. Лист став повноправним елементом моєї системи управління задачами.

Трапляється, що на лист треба  відреагувати в якийсь відповідний  момент. Наприклад, в листі сказано  що о третій годині в середу треба  бути на важливій зустрічі. В такому випадку можно установити час  повідомлення. В потрібний момент, наприклад в середу о другій, прозвучить сигнал та в вікні повідомлення з’явится цей лист. (Див. рис. 3.3.)

Рис. 3.3. Встановлення сигналу  в Outlook 2007.

Буває, коли не треба перетворювати  лист в задачу за допомогою флага  «До виконання», а просто перетащити його мишкою в розділ задачі. Тоді нова задача, в якій в полі заметок  буде продубльовано зміст листа. Аналогічно можно створити зустріч, перенісши лист в Календар.

«Листи на контролі»

Беває, що лист не має у  собі задачу, яку потрібно виконати, але воно потребую від вас відповіді, або тримання на котролі, або зберігання цього питання. Зазвичай такий лист залишають в папці «Вхідні», аби  потім воно нагадувало про себе. Як правило, в папці «Вхідні» у  сучасного менеджера знаходяться  від декількох десятків до декількох  тисяч повідомлень. Психологи кажуть, що ми не можемо одночасно контролювати більше 7±2 об’єктів. Звідси висновок: коли в почті багато вхідних листів є великий ризик забути про потрібний лист, не відреагувавши на нього своєчасно.