Информационные технологии в процессах управления

 

Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование новых информационных технологий. Среди наиболее важных и массовых сфер, в которых информационные технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм специалистов, занятых управленческой деятельностью.

В настоящей курсовой работе описаны вопросы взаимосвязи  информатики и управления, а также роль, которая отводится информатике в процессах управления.

В практической части курсовой работы приведено решение экономической  задачи с помощью табличного процессора Microsoft Excel о проценте брака изготовленных деталей на заводе «Красный Октябрь».

Для выполнения и оформления данной курсовой работы была использована операционная система Windows seven x64 maximal edition с помощью пакета прикладных программ Microsoft Office 2007: табличного процессора MS Excel и текстового редактора MS Word, Screenshot Creator 2.0 на ПК AMD Athlon(tm) 64 X2 Dual Core Processor 5200+ 2.61 ГГц, 2,00 ГБУ ОЗУ.

 

 

 

 

Информатика и  управление

Сегодня компьютер рассматривается  не как устройство, позволяющее организовать конкретную практическую деятельность на более высоком профессиональном уровне, а как один из путей повышения эффективности профессиональной деятельности за счет более полного и широкого применения возможностей различных методов, программ и систем. Будущее в руках тех, кто управляет информацией.

Термин «информация» — один из самых популярных в  нашем лексиконе. В него вкладывается широкий смысл и, как правило, его объяснение дается на интуитивном уровне. Информацию можно воспринимать по-разному: хранить в памяти или записать на бумаге. Зафиксированные в сознании людей (когнитивное представление), в письменной или какой-либо технико-организационной форме (физическое представление) события представляют собой факты. В факте заключается семантика события. Это констатация существования в прошлом или настоящем определенных предметов, процессов событий, их свойств или отношений между ними. Факты необязательно предполагают подразумеваемое или реальное использование. Они могут храниться и в определенное время быть востребованы. В общем, информация — сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), которые можно воспроизводить путем передачи людям устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т. д.). [5, стр. 23]

Информация осознана современным обществом как необходимое условие для любой целесообразной деятельности. Она становится важнейшим стратегическим ресурсом. Информационные ресурсы — это знания, подготовленные людьми для социального использования в обществе и зафиксированные на материальных носителях. Информационные ресурсы страны, региона, организации все чаще рассматриваются как стратегические ресурсы, аналогичные по значимости запасам сырья, энергии, ископаемых и прочим ресурсам. Развитие мировых информационных ресурсов позволило: превратить деятельность по оказанию информационных услуг в глобальную человеческую деятельность; сформировать мировой и внутригосударственный рынок информационных услуг; повысить обоснованность и оперативность принимаемых решений в фирмах, банках, биржах, промышленности, торговле и др. за счет своевременного использования необходимой информации.

Изучает информацию наука «информатика». Термин информатика получил распространение с середины 80-х гг. прошлого века. Он состоит из корня inform — «информация» и суффикса matics — «наука о...». Таким образом, информатика — это наука об информации. В англоязычных странах термин не прижился, информатика там называется Computer Science — наука о компьютерах. Информатика — это наука, изучающая: методы реализации информационных процессов средствами вычислительной техники, ее состав, структуру, общие принципы функционирования, а также принципы управления. [3, стр. 19] Из определения следует, что информатика — прикладная наука, использующая научные достижения многих наук. Кроме того, информатика — практическая наука, которая не только занимается описательным изучением перечисленных вопросов, но и во многих  случаях предлагает способы их решения. В этом смысле информатика технологична и часто смыкается с информационными технологиями.

Понятия "управление" и "информатика" тесным образом связаны между  собой. Объекты, изучаемые информатикой, имеют много общего с объектами, изучаемыми теорией управления. Для  того чтобы осмыслить связь теории управления с информатикой, необходимо выделить основную категорию управления - цель. В определении информатики в явной форме не содержатся цели алгоритмизации, анализ, принятие и выработка решений, контроль по принципу обратной связи и оценка "качества" достижения цели. С учетом вышеизложенного информатика и управление определяются как единство понятий "цель - модель - алгоритм - программа". Такое единство облегчает синтез и развитие средств и методов из данных отраслей наук. Первичным в цепи определения является цель, формулируемая человеком, и модель (моделирование), вторичным - алгоритм и компьютерная программа, реализующая этот алгоритм.

Управленческая  деятельность - это совокупность действий руководства предприятия и других сотрудников аппарата управления по отношению к объекту управления - трудовому коллективу или производственной системе. Эти действия заключаются в выработке некоторого управленческого решения, являющегося, по сути продуктом управленческого труда, и доведении этого решения до исполнителей с последующим выяснением результатов его выполнения.

Информационная  система управления - это система  информационного обслуживания работников управленческих служб. Таким образом, она выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Применение  новых информационных технологий позволяет  в несколько раз ускорить процессы организации и планирования, а развитие методов управления с использованием ускоренных информационных потоков или виртуальных методов организации и управления сокращает не только время на принятие решений, но и их эффективность. Современное управление - совокупность действий, выбранных на основании определенной технологии обработки информации, направленных на оптимизацию и развитие процессов функционирования производственной (социальной и т. п.) системы для достижения поставленных целей. [6, стр. 123]

Информационные  технологии в процессах управления

Для информатизации общества и бизнеса  необходим широкий спектр программно-аппаратных средств, в том числе вычислительной техники. Различные технические средства обеспечивают прием и передачу трех основных видов информации (речь, печатный текст, графика) в статике и динамике с максимальным использованием трех чувств восприятия человека (слух, осязание, зрение). Технология при переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, а это не что иное, как процессы. Под процессом следует понимать определенную совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализоваться с помощью совокупности различных средств и методов.

Информационная  технология (ИТ) — система методов  и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки, анализа, выдачи данных, информации и знаний на основе применения аппаратных и программных средств  в соответствии с требованиями, предъявляемыми пользователями. Целью любой информационной технологии — производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Информационные  технологии состоят из трех основных компонентов (рис.1):

• комплекса  технических средств — вычислительной, телекоммуникационной и организационной  техники;

• системы программных  средств — общего (системного) и  функционального (прикладного) программного обеспечения;

• системы организационно-методического обеспечения.

 

 

 

 

 

Рис. 1. Структура информационной технологии

Информационные  технологии обладают следующими отличительными свойствами, знание и использование  которых крайне важно для жизни и развития общества:

• позволяют активизировать и эффективно использовать информационные ресурсы общества, которые сегодня являются наиболее важным стратегическим фактором его развития. Активизация, распространение и эффективное использование информационных ресурсов (научных знаний, открытий, изобретений, технологий, передового опыта) позволяют получить существенную экономию других видов ресурсов: сырья, энергии, материалов и оборудования, людских ресурсов, социального времени.
• позволяют оптимизировать и автоматизировать информационные процессы, занимающие все более значительное место в жизни общества. Идет этап становления информационного общества, в котором объектами и результатами труда большинства занятого населения становятся не материальные ценности, а информация и научные знания. В развитых странах большая часть занятого населения в той или иной мере связана с подготовкой, хранением, обработкой и передачей информации, вследствие чего вынуждена осваивать и практически использовать соответствующие этим процессам информационные технологии.
• информационные процессы — важный неотъемлемый элемент сложных производственных или социальных изменений, информационные технологии часто выступают в качестве компонентов соответствующих производственных или социальных технологий, при этом обычно они включают в себя наиболее важные, «интеллектуальные» функции этих технологий. От самых простых, требующих выполнения одного действия, до очень сложных позволяющих выполнять и контролировать множество процессов и параметров в заданный интервал времени.
• информационные технологии крайне важны для обеспечения информационного взаимодействия между людьми, а также в системах подготовки и распространения массовой информации. Помимо традиционных средств коммуникации (телефон, радио, телевидение), в социальной сфере все более широко используются системы электронных телекоммуникаций: электронная почта, факсимильная передача информации и другие виды связи. Эти средства находят все новых приверженцев в современном обществе, так как они не только создают большие удобства, но и снимают многие производственные, социальные и бытовые проблемы, вызываемые процессами глобализации и интеграции мирового сообщества, расширением внутренних и международных экономических и культурных связей, миграцией населения и его все более динамичным перемещением по планете.
• ИТ занимают центральное место в развитии системы образования и культуры общества. Практически во всех развитых и во многих развивающихся странах компьютерная и телевизионная техника, учебные программы на оптических дисках и мультимедиа-технологии становятся привычными атрибутами не только высших учебных заведений, но и обычных школ системы начального и среднего образования. Использование обучающих информационных технологий оказалось весьма эффективным и в системе самообразования, продолженного обучения, а также в системах повышения квалификации и переподготовки кадров.
• информационные технологии играют ключевую роль в процессах получения и накопления новых знаний. Традиционные методы информационной поддержки научных исследований (накопление, классификация и распространение научно-технической информации) сменяются новыми, основанными на использовании вновь открывающихся возможностей информационной поддержки фундаментальной и прикладной науки. Современные информационные технологии базируются на теории искусственного интеллекта, методах информационного моделирования, когнитивной компьютерной графики, позволяющих найти решения плохо формализуемых задач, а также задач с неполной информацией и нечеткими исходными данными.
• принципиально важным для современного этапа развития общества является тот факт, что использование и активное развитие ИТ может оказать существенное содействие в решении глобальных проблем человечества и, прежде всего, проблем, связанных с необходимостью преодоления переживаемого мировым сообществом глобального кризиса цивилизации. Методы информационного моделирования глобальных процессов, особенно в сочетании с методами космического информационного мониторинга, могут обеспечить возможность прогнозирования многих кризисных ситуаций в регионах повышенной социальной и политической напряженности, а также в районах экологического бедствия, в местах природных катастроф и крупных технологических аварии, представляющих повышенную опасность для общества.

Таким образом, информационные технологии предназначены для оптимизации процесса сбора, хранения и обработки информации, снижения трудоемкости использования информационных ресурсов, повышения обоснованности управленческих решений за счет интеграции и своевременного обновления информации, применения новых форм информационной поддержки любых видов деятельности.

В зависимости от сферы  применения можно выделить ряд классов  информационных технологий и систем. Рассмотрим подробнее сферы применения ИТ в управленческой деятельности.

В экономико-управленческой деятельности предприятия информационные технологии могут применяться для выполнения задач бухгалтерского учета, страховой, банковской, налоговой, аудиторской и другой деятельности.

Бухгалтерская информационная система (ИС) создается для получения и систематизации информации, необходимой для управления производственной и хозяйственной деятельностью предприятия. Любая бухгалтерская ИС обладает функциями сбора и регистрации хозяйственной информации, ее накопления и хранения и формирования отчетной бухгалтерской документации. Нередко бухгалтерская ИС фирмы представляет собой подсистему единой интегрированной системы управления предприятием. Именно бухгалтерская подсистема является наиболее важной, так как выполняет ведущую роль в управлении потоком информации, направлении ее во все подразделения предприятия, а также заинтересованным лицам вне его.

В банковской деятельности информационные технологии выполняют, прежде всего, поддерживающую и развивающую  функции — начиная с автоматизации  простейших банковских операций- транзакций (перевод денежных с одного счета на другой) до моделирования самого банка и его бизнес-процессов с последующим их совершенствованием или реинжиниринг¹. Специфика банковской деятельности приводит к появлению ряда особенностей, характерных для систем, создаваемых в этой сфере. В зависимости от выполняемых операций банковские информационные технологии подразделяются на три уровня:

• верхний уровень — модули и подсистемы, выполняющие ввод и первичную обработку информации, а также обеспечивающие взаимодействие банка с клиентами.
• средний уровень — функциональные модули внутрибанковской деятельности.
• нижний уровень — так называемое бухгалтерское ядро, т. е. модули и подсистемы, выполняющие, прежде всего, основные функции бухгалтерского учета. В свою очередь внутри каждого из этих уровней (по аналогии с информационной технологией вообще) выделяются обеспечивающие и функциональные подсистемы. Обеспечивающие подсистемы организуют связь и коммуникации, защиту информации и т. п. Функциональные подсистемы отвечают непосредственно за бизнес-процессы банка и задачи, непосредственно касающиеся банковской деятельности.