Информационные технологии в управлении на примере программы Lotus Notes

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И

ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

_________________________________________________________________________________________________________________

 

Факультет национальной безопасности

 

 

 

Контрольная работа по дисциплине:

«Информационно-аналитические технологии государственного и

муниципального управлении»

 

 

Тема: «Информационные технологии в управлении на примере программы Lotus Notes»

 

 

 

Выполнил:                                                              Студент 1 курса магистратуры, заочной формы обучения, набор 2014 года зачётная книжка № МЗ-14 095 группа № 6 Фамилия: Грачева Имя: Алиса  Отчество: Александровна

 

 

 

                                                                      

Оценка

____________________

 

«___» __________ 201_ г. 

 

 

 

 

 

Москва - 2014 год

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………….........3 Глава 1 1.1 Что такое Lotus Notes …………………………….……………………….4 1.2 Что такое Notes и архитектура решений Lotus……………………..…....5 1.3 Lotus Notes как совокупность восьми ключевых технологий …………7 1.4 Документоориентирванная база данных Domino/Notes……………..….8 Глава 2 2.1 Репликация……………………………………………………………..…12 2.2 Система электронной почты и передачи сообщений………...………..15 2.3 Средства разработки приложений………………………………………17 2.4 Защита информации……………………………………………..………19 2.5 Средства календарного планирования………………………………….21 2.6 Заключение…………………………………………………..…………...23 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………...……26

 

Введение:

 

Информационная система управления – это совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, а также предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

Классификация информационных систем управления зависит от видов процессов управления, уровня управления, сферы функционирования экономического объекта и его организации, степени автоматизации управления.

Информационные системы (ИС) федерального значения решают задачи информационного обслуживания аппарата административного управления и функционируют во всех регионах страны.

Территориальные (региональные) ИС предназначены для решения информационных задач управления административно-территориальными объектами, расположенными на конкретной территории.

Муниципальные ИС функционируют в органах местного самоуправления для информационного обслуживания специалистов и обеспечения обработки экономических, социальных и хозяйственных прогнозов, местных бюджетов, контроля и регулирования деятельности всех звеньев социально-экономических областей города, административного района и т. д.

Основной составляющей частью автоматизированной информационной системы является информационная технология (ИТ), развитие которой тесно связано с развитием и функционированием ИС.

Информационная технология (ИТ) – процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.

1.1 Что такое Lotus Notes

Lotus Domino и Notes – это средства, предназначенные для сбора, организации и распределения информации и знаний.

Если отталкиваться от реальной практики использования, то можно выделить следующие группы организаций, которые выбрали и выбирают для себя эти технологии.

Первую группу составляют организации, которым нужна инфраструктура электронной почты, передачи сообщений и коммуникаций: современная, надежная и масштабируемая. Lotus Domino – это почтовый сервер, а Lotus Notes – клиент электронной почты с расширенными возможностями.

Вторую группу составляют организации, которые используют Domino и Notes в качестве платформы и инфраструктуры для бизнес-приложений, автоматизации деловых процедур, документооборота и т.д. Lotus Domino – это сервер приложений, а Lotus Notes – это клиент для выполнения бизнес приложений, работы с информацией и документами, в том числе и в режиме оф-лайн.

Третья группа пользователей выбирает Lotus Domino в качестве уникальной технологии для создания инфраструктуры Web. Lotus Domino – это Web-сервер с расширенными возможностями по динамическому обновлению, категоризации информации, полнотекстовому поиску и т.д.

И, наконец, четвертая группа организаций выбирает Lotus Domino и Notes в качестве интегрирующего программного обеспечения, или "программного обеспечения промежуточного слоя", способного интегрировать информацию и данные практически из произвольных источников информации – реляционных СУБД, систем управления ресурсами предприятий (ERP), таких как SAP R/3, среды Internet и т.д.

 

1.2 Что такое Notes и архитектура решений Lotus

Работа современных организаций, будь то коммерческие структуры или государственные агентства, основана на активном взаимодействии людей, подразделений и других, внешних по отношению к ним, организаций.

Все формы такого взаимодействия можно разбить на три группы:

Коммуникации: Вы и Ваша организация может запрашивать у кого-либо информацию или пересылать информацию

Кооперация: люди и организации используют совместное рабочее пространство (здания, комплексы зданий и т.д.) для выполнения работы и при этом требуется неформальное взаимодействие людей, для того, чтобы работа была сделана

Координирование: существуют определенные процессы, в которые вовлечены разные люди и организации, такие, например, как процесс согласования приказа или прохождения платежного поручения, которые подчиняются заранее определенным правилам.

Если говорить о компьютерных технологиях, которые отвечают и поддерживают эти три формы взаимодействия, то это, соответственно:

Электронная почта и системы пересылки сообщений

Базы данных коллективного доступа:

Средства автоматизации деловых процедур (workflow)

Основу Lotus Domino и Notes как раз и составляют перечисленные выше три технологии.

Lotus Domino и Notes можно было бы охарактеризовать как систему распределенных баз данных коллективного доступа, интегрированную с возможностями электронной почты.

База данных коллективного доступа подразумевает возможности большого количества пользователей одновременно осуществлять доступ и обновлять содержание баз.

Под распределенностью имеется в виду то, что базы данных могут располагаться одновременно на большом количестве серверов, которые периодически пересылают друг другу обновления так, что через определенное время изменения в данных, сделанные на одном сервере достигнут любого другого. Этот процесс называется репликацией.

Во-вторых, решения, основанные на этой платформе должны эффективно функционировать на трех уровнях организационной сложности:

1. 1. Уровень отделов и подразделений
2. 2. Уровень интегрированной организации
3. 3. Уровень расширенной организации (включает в себя все связи с внешним миром –партнерами, заказчиками, поставщиками услуг и пр.)

В этом смысле Lotus Domino и Notes обеспечивают полноценное решение в области систем коллективной работы, и позволяют решать технологически сложные задачи на любом организационном уровне. Lotus Domino – это одновременно сервер электронной почты, сервер приложений для работы с документами и создания систем автоматизации деловых процедур, Web-сервер, дополненный широкими возможностями интеграции с реляционными СУБД и системами управления ресурсами предприятий (ERP-системами). Lotus Notes – это интегрированный почтовый и Internet-клиент, клиент для совместной работы и работы с документами, обеспечивающий кроме всего прочего, возможности мобильной работы пользователей.

 

1.3 Lotus Domino и Notes как совокупность восьми ключевых технологий

Что же такое "интегрированные системы для совместной работы" вообще и что составляет суть Domino и Notes с технологической точки зрения в частности? В упомянутом ранее отчете IDC содержатся интересные результаты опроса европейских пользователей систем для совместной и коллективной работы. По результатам этого опроса были указаны в порядке убывания интенсивности использования следующие технологии, которые и составляют суть "ПО для совместной работы":

• Электронная почта
• Средства распространения и совместного использования информации
• Управление документами
• Возможности выполнения специализированных приложений
• Средства календарного планирования и составления расписаний
• Средства управления корпоративными знаниями
• Управление потоками работ (workflow)
• Средства поддержки приложений "дискуссионного" типа
• Мгновенная пересылка сообщений (chat)
• Конференции в реальном времени

Lotus Domino и Notes сами по себе, а также в сочетании с другими продуктами семейства Domino, включают все перечисленные выше технологии. И все же, если говорить о ключевых технологиях, важных с точки зрения понимания архитектуры продукта и возможностей его применения, то можно выделить следующие:

• - Документоориентированная база данных
• - Средства разработки приложений
• - Система электронной почты
• - Система реплицирования (тиражирования) документов, информации и приложений
• - Средства защиты информации и разграничения доступа
• - Средства календарного планирования и составления расписаний
• - Web-технологии и технологии Internet/intranet
• - Средства интеграции с реляционными базами данных, системами управления ресурсами предприятий (ERP) и транзакционными системами.

 

1.4 Документоориентирванная база данных Domino/Notes

Сердцем Domino и Notes является хранилище объектов, известное как NSF (Notes Storage File), в которым и хранятся данные.

Базы данных Domino и Notes отличаются от реляционных СУБД, с которыми многие привыкли работать. В реляционных СУБД данные описываются с помощью таблиц, жестко задающих формат данных.

Основой единицей хранения информации в базе данных Lotus Domino/Notes является отдельный документ. Структура документа Notes определяется формой, содержащей в себе набор полей различных типов. Например, документ, относящийся к обслуживанию клиентов, может содержать в себе дату, имя клиента, идентификационный номер клиента, имя оператора, текстовое поле для описания запроса клиента, а также поле статуса запроса. Notes использует индексированные представления для отображения списков документов, навигаторы и полнотекстовые индексы для поиска документов, а также агенты для автоматизации определенных процессов в базе.

Реляционная база данных, как правило, жестко структурирована, и каждая запись в таблице имеет один и тот же набор полей, пространство под которое предопределено и выделяется заранее. Люди в 90% случаях имеют дело с документами, которые являются слабоструктурированными объектами, и Notes изначально проектировался для работы с такой информацией. Это и предопределило структуру базы данных Notes. Отдельный документ не обязательно имеет все те же поля, что и остальные документы, под поле выделяется столько памяти, сколько это необходимо для хранения конкретных данных, поля в документы могут добавляться динамически по мере возникновения в них необходимости или изменений представления разработчиков и пользователей.

База данных Notes может хранить любые типы данных, начиная от простого текста, чисел, времени и даты, до форматированного текста, графических образов, звука, видео и произвольных данных, которые могут храниться в виде присоединенных объектов в своем родном формате.

Документ может иметь как структурированный, так и неструктурированный формат, поэтому Notes может хранить и обрабатывать такие массивы данных, обработка которых с трудом поддается реляционным и прочим системам баз данных. Более того, благодаря использованию документной модели обработки Notes предоставляет пользователям ряд полезных функций:

Хранение форматированного текста, присоединенных и внедренных объектов. Хранилище объектов Notes оптимально подходит для эффективного управления и распределения деловой информации. Эта информация обычно состоит из различных типов данных, таких как таблицы (возможно, полученные из реляционной базы данных или электронной таблицы), отформатированный текст, страницы WWW, графика, присоединенные или внедренные объекты, объекты мультимедиа: сканированные изображения и факсы, звуковые фрагменты и видеофрагменты. Таким образом, Notes может выступать в качестве универсального хранилища объектов и центральной точки доступа к любой корпоративной информации.

Полнотекстовый поиск. Lotus Notes поддерживает функцию полнотекстового поиска, которая позволяет пользователям индексировать документы Notes и проводить их поиск по запросам. Notes показывает документы, удовлетворяющие критериям поиска, либо в порядке степени их соответствия критерию, либо в заданном пользователем порядке.