Информационные технологии в управлении на примере программы Lotus Notes

Управление версиями. Lotus Notes содержит функцию управления версиями документа, которая отслеживает многочисленные изменения, вносимые в документ различными пользователями. Автоматическое управление версиями реализовано таким образом, что при каждом сеансе редактирования документ помечается либо как основной, либо как производный от оригинала. При этом изменения, внесенные в документ Notes одним пользователем, не затираются, когда другой пользователь сохраняет свои изменения в документе.

Ссылки на документы. Notes имеет средства поддержки гипертекста, то есть каждый документ может содержать "ссылки" на другие документы в любой базе данных Notes или на документы в WWW. Пользователи имеют возможность легко создавать ссылки с одной страницы на другую с помощью одного щелчка мышью.

Для того чтобы гарантировать адекватную масштабируемость для любых целей, размер хранилища объектов Domino ограничен только доступными физическим ресурсами. Это хранилище может распространяться за границы физических систем хранения. Высоко оптимизированный формат минимизирует использование операций ввода-вывода, что уменьшает число обращений к дискам и делает эти обращения более эффективными.

Для обеспечения высочайшей надежности и защиты от потери данных, хранилище объектов Domino использует лучшие алгоритмы журналирования или протоколирования транзакций. Операции с базами данных записываются последовательно, уменьшая активность ввода-вывода одновременно с оптимизацией целостности данных и ускорением перезапуска сервера.

Базы данных Notes как правило располагаются на серверах Domino, однако могут находиться и на клиентских машинах с Notes, что является очень важным с точки зрения поддержки работы пользователей в режиме оф-лайн и мобильных пользователей. Пользователи получают доступ к данным на сервере через сеть, либо через модем, либо работая с данными локально с помощью клиента Notes.

Пользователи имеют возможность просмотра списков документов, хранящихся в базе данных Domino/Notes. Их также называют представлениями, видами или взглядами (view). Когда пользователь Notes открывает вид, то названия полей выводятся как заголовки столбцов данных. Если, например, пользователь желает просмотреть документы по дате, то Notes, отсортировав их по значениям в этом поле, открывает вид, самый левый столбец которого содержит дату, а прочая информация из полей (номер клиента, название политики, и т. п.) выводится в столбцах справа от основного. Виды в Notes отличаются гибкостью и используют схематичную метафору, основанную на "раскрытии и скрытии".

Различные представления (взгляды) могут выполнять различные выборки документов, а также, возможно, их сортировку и/или категоризацию (группирование) по определенным критериям. Если продолжить пример базы данных отслеживания внешних контактов, то одним из режимов просмотра может быть просмотр всех документов, с категоризацией по названием организаций, другим режимом просмотра может быть только список личных карточек сотрудников, отсортированный по фамилиям и т.д.

2.1 Репликация

Система репликации решает две основные задачи:

• - Поддержка территориально-распределенной работы (синхронизация данных и приложений)
• - Поддержка работы мобильных пользователей.

Domino и Notes обеспечивают коллективное использование информации в любое время и вне зависимости от места расположения пользователя. Пользователями баз данных и приложений Notes могут быть сотрудники из различных подразделений организации в регионе, в стране или во всем мире. Каждое из этих подразделений может иметь свой сервер, подключение к которому персонала производится достаточно просто и без больших затрат. В результате, пользователь будет иметь доступ к данным и приложениям на своем локальном сервере, вместо того, чтобы работать с удаленным сервером по медленным каналам связи.

Пользователи в разных офисах  работают со своей "копией" базы данных, расположенной на локальном сервере, а репликация обеспечивает то, что рабочие группы, расположенные в различных географических точках, работают с актуальными версиями одних и тех же документов и обмениваются информацией. Сервера Domino будут обмениваться между собой данными в соответствии с заданным расписанием по тем каналам, которые им доступны.

Репликация в Notes непревзойденна по своей функциональности и степени гранулированности: она выполняется на уровне отдельных полей и в высшей степени настраиваема. Она характеризуется следующими свойствами:

Двунаправленность. Пользователи во всех подразделениях организации, в которых имеется полученная с помощью репликации копия базы данных, могут добавлять, модифицировать и удалять из нее документы. Двунаправленная репликация в Notes синхронизирует все изменения, произведенные во всех представительствах, а не только распространяет по удаленным серверам изменения, внесенные в центральной точке.

Эффективность. При синхронизации баз данных репликация необходима только для новых полей документов или для полей документов, в которые были внесены изменения на любом из экземпляров базы данных, участвующих в процессе репликации. Такая репликация на уровне поля обеспечивает оптимальное использование ресурсов и самую короткую продолжительность цикла синхронизации.

Репликация для клиента Notes. Пользователям, подключающимся к серверу от случая к случаю (например, мобильные пользователи, работающие в удаленной точке, в командировке или из дома), необходим такой же уровень доступа к информации, как и подключенным пользователям. Notes не ограничивается организацией взаимодействия между серверами, им также поддерживается репликация между клиентом и сервером. За счет этого обеспечивается великолепная поддержка работы мобильных пользователей, работающих с данными и приложениями Notes в режиме оф-лайн точно также, как если бы они находились в офисе и были подключены к серверу. Пользователь легко может унести с собой актуальные копии баз данных Notes, работать с ними локально, а затем синхронизировать их как только будет такая возможность.

Выборочная репликация. С помощью всего лишь нескольких щелчков мышью пользователь Notes может скопировать к себе только определенное подмножество информации из базы данных Notes. Notes позволяет пользователям определять тип документов, с которыми они хотят работать на своих клиентских рабочих станциях.

Синхронизация дизайна и логики приложений. Этот аспект часто остается незамеченным при поверхностном знакомстве с продуктом, хотя это та технология, которая позволяет легко распространять приложения по всей организации и за ее пределами и вносить в них необходимые изменения по мере необходимости. Во время сеансов связи между серверами Domino пересылаются не только данные как таковые, но и все изменения в дизайне и логике приложения. Domino хранит данные и дизайн отдельного приложения в едином файле NSF.

2.2 Система электронной почты и передачи сообщений

Эта система может быть охарактеризована такими словами, как надежная, масштабируемая, защищенная и управляемая. В мире есть организации, в которых более 100 и даже 200 тысяч сотрудников объединены системой передачи сообщений Domino и Notes. Это означает, что, выбрав эту технологию, Вы не натолкнетесь на технологические ограничения, когда все работает хорошо на десятках или нескольких сотнях пользователях, но при дальнейшем расширении инфраструктуры начинаются непреодолимые проблемы. Что касается защищенности, то Domino предлагает самую мощную из возможных систему защиты для почты в Internet, применяемую для подписываемых и шифруемых сообщений, за счет бесшовной интеграции инфраструктуры публичных ключей (Public Key Infrastructure, PKI) и сертификатов X.509 V3.

Система передачи сообщений Notes используется как по своему основному назначению — для связи между людьми — так и в качестве важного компонента приложений автоматизации рабочих потоков (workflow), а также в качестве платформы для группового ведения календаря и планирования.

Система передачи сообщений Notes предоставляет в распоряжение простой в использовании ящик электронной почты. Более опытные пользователи для обработки и организации больших объемов почты могут использовать средства управления сообщениями. Пользовательский интерфейс Notes построен на базе завоевавшего множество наград интерфейса Lotus cc:Mail, который, по сути дел, стал стандартом интерфейса электронной почты для всех производителей. Агенты могут автоматизировать выполняемые на сервере задач, давая вашему Web-узлу возможности по автоматической генерации почтовых сообщений определенного содержания при наступлении определенных условий и событий.

Следует особо отметить, что электронная почта является неотъемлемой, фундаментальной частью систем автоматизации потоков работ и документооборота (workflow). Интегрированная в Domino/Notes система передачи сообщений и базы данных документов объединяют в себе оба метода коллективного использования информации — "принудительное проталкивание" и "добровольное извлечение" — а также предоставляет пользователям интуитивно понятные и эффективные средства для совместной работы. Например, при создании исходного варианта документа, который должны просмотреть несколько сотрудников, пользователь может послать им сообщение электронной почты, которое включает в себя только ссылку на этот документ. Каждый из получивших сообщение может одним щелчком мышью открыть документ, что обеспечивает работу всех сотрудников с одним и тем же, самым последним вариантом документа. Почтовые сообщения могут содержать ссылки на любые документы в базе данных Notes, включая дискуссии, профили заказчиков и документацию (такие, например, как описания правил и процедур, руководства по поиску неисправностей и т.д.), страницы Web и службы новостей.

Функционирование системы электронной почты невозможно без ряда сервисов и служб, на котором основана среда передачи сообщений и которые поддерживает сервер Domino:

Надежное, гибкое и масштабируемое хранилище сообщений Domino, основанное на рассмотренной выше технологии баз данных.

Сервис каталога масштаба предприятия (Domino Directory). Каталог Domino Directory - это масштабируемый и защищенный компонент архитектуры с полной поддержкой протокола службы каталогов LDAP V3, который может легко справляться с требованиями к службе каталогов даже огромных предприятий, обеспечивая гарантированную поддержку миллионов записей. Изменения, сделанные в одном экземпляре этого каталога могут распространяться по организации с помощью эффективного и защищенного сервиса репликаций Domino, с гарантией синхронизации всех копий Domino Directory.

Он обслуживает пользователей, группы пользователей, записи о соединениях, роли и другую информацию по контролю доступа, что позволяет осуществлять централизованное управление (даже в офф-лайновом режиме) всей сетевой инфраструктуры.

Сервис маршрутизации сообщений. Маршрутизатор Domino обеспечивает высокопроизводительную и высокоточную передачу сообщений, как для почты, так и для приложений поверх широкого диапазона протоколов. Сервер Domino поддерживает также режим хранения "одной копии объекта", что позволяет экономить дисковое пространство и уменьшать трафик при рассылки одних и тех же сообщений большому количеству пользователей.

Таким образом, передача сообщений в Domino – это передача сообщений в соответствии со стандартами Internet, для которых Domino предлагает самую всеобъемлющую поддержку.

2.3 Средства разработки приложений

Наибольший возврат от инвестиций в Domino/Notes можно получить при использовании их для координации стратегических деловых процессов. Такие приложения позволяют управлять не только документами и данными, но и рабочими потоками внутри и за пределами организаций. Ключом к этим приложениям является среда разработки приложений Notes.

Платформа Notes включает в себя интегрированную среду разработки, предоставляющую мощные средства разработчикам с самым различным опытом. Пользователи, не обладающие опытом программирования, могут быстро построить и создать простые, но полезные приложения Notes, тогда как профессиональные разработчики имеют возможность создавать мощные приложения с использованием встроенных в Notes средств программирования.

Domino Designer содержит также средства создания графических навигаторов. Разработчик может использовать навигаторы вместо иерархических папок и представлений в панели поиска Notes в целях еще большего упрощения метода просмотра информации в приложениях. Навигаторы состоят из графических изображений и "горячих зон", которые позволяют разработчику управлять ходом исполнения приложения Notes. Одним из средств разработки, обеспечиваемых Domino Designer, является графическая среда создания представлений (взглядов).

Следующим средством создания приложений являются агенты. Агенты позволяют вкладывать сложную логику в приложения Notes, позволяя разработчикам автоматизировать выполнение прикладных задач на клиентах и серверах. Агенты без написания единой строчки со стороны разработчика могут отслеживать огромное количество событий, которые могут происходить или не происходить с документами в базах данных Notes и с почтовыми сообщениями.

Профессиональным разработчикам Domino Designer предоставляет возможность использования целого спектра средств программирования, таких как:

• - Язык формул. Он очень похож на язык, которым можно пользоваться в электронных таблицах для обработки данных. Его можно использовать, например, для обработки информации из различных полей документов для отображения в представлении.
• - LotusScript: объектно-ориентированная версия языка программирования Basic, аналогичная Visual Basic
• - Java и JavaScript

Эти средства дают полный программируемый доступ к объектам и сервисам сервера Domino, таким как маршрутизация, репликация индексирование представлений, служба справочников, средства контроля доступа и т.д.

2.4 Защита информации

Все компоненты архитектуры Domino и Notes используют проверенную модель безопасности, которая по общему признанию является наиболее эффективной и гибкой в отрасли. Система безопасности Domino/Notes гарантирует то, что только авторизованные пользователи имеют право на чтение, создание и редактирование информации, хранящейся в базах данных.

Стандартом de facto в отрасли для доступа к каталогам X.500 является сертификат X.509, основанный на технологии шифрования RSA с открытым ключом. Инфраструктура публичных ключей Domino и Notes (PKI – Public Key Infrastructure) имеет самое большое число инсталляций из существующих в мире. Domino может также выступать в качестве средства по созданию сертификатов (CA – Certificate Authority), выпуская сертификаты X.509 не только для Notes, но также и для других клиентов, таких как Web-браузеры.

Аутентификация с использованием публичных ключей исключает необходимость передачи паролей по сети. Публичные ключи, используемые вместе с частными ключами пользователей, делают возможным создание цифровых подписей и полное шифрование документов и почтовых сообщений.

Инфраструктура Domino и Notes обеспечивают четыре уровня безопасности:

Аутентификация, которая основана на сертификатах и обеспечивает надежную проверку того, что пользователи, подключающиеся к сетевым ресурсам Domino, являются теми, за кого они себя выдают.